Dokumen
Dokumen
1
tujuan pembelajaran
umum
Ragil.BPTPK. Gombong. 3
DOKUMEN
Memungkinkan terjadinya komunikasi
tentang maksud dan konsistensi
tindakan.Pemakaian memberi sumbangan
pada:
•Pencapaian kesesuain pada persyaratan
pelanggan dan perbaikan mutu,
•Penyediaan pelatihan yg sesuai,
• Alat dalam penelusuran,
• Prasarana bukti obyektif
•Evaluasi dan keefektifan dan kesestabilan
Jenis dokumen
1. PEDOMAN MUTU/MANUAL MUTU,
2. RENCANA MUTU,
3. PERSYARATAN (SPESIFIKASI),
4. REKOMENDASI/SARAN
(PANDUAN),
5. PROSEDUR/ SPO DAN GAMBAR,
6. REKAMAN (BUKTI OBYEKTIF
KEGIATAN YG DILAKUKAN)
dokumen
Manual Mutu:dokumen yang memberi informasi
yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang
sistem manajemen mutu,
Renana mutu: dokumen yang menguraikan
bagaimana sistem manajemen mutu diterapkan
pada suatu produk,proyek/ kontrak tertentu,
Spesifikasi: dokumen yang menyatakan
persyaratan mutu,
Panduan: dokumen yang memberikan informasi
tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan
proses secara konseistendokumen
terdokumentasi, instruksi kerja, dan gambar,
Rekaman: dokumen yang memberi bukti obyektif
dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang
dicapai.
Pemberi informasi tentang bagaimana
melaksanakan kegiatan dan proses secara
konsisten: Prosedur/ SPO, gambar.
Dokumen
Ragil.BPTPK. Gombong. 9
Jenis &
Macam
Dokumen Kebijakan,
Akreditasi Prosedur/ SPO,
. Kerangka Acuan,
Ragil.BPTPK. Gombong. 13
Prosedur
SPO.SOP.
Protap
Ragil.BPTPK. Gombong. 14
Standard
Operating
Procedure Standard
Prosedur (SOP) Procedure
Tatap Operasional
(SPO)
(Protap)
Prosedur
Tindakan
Istilah Prosedur
Lain Kerja
Prosedur Juklak/
Penatalaksan
aan Algoritma/ Juknis.
Clinical
Ragil.BPTPK. Patway
Gombong. 15
Pengertian
Suatu perangkat instruksi/ langkah yg
dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses
kerja rutin ttt,
Sustu perangkat instruksi yg memberikan
langkah-langkah berurutan yg benar &
terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas
untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
fungsi yan.
Suatu perangkat instruksi yg memberikan
langkah-langkah berbagai kegiatan,
sehingga membantu mengurangi
Ragil.BPTPK. Gombong. 16
kesalahan.
Tujuan
Agar proses kerja rutin
terlaksana dg efektif,
konsisten/ uniform & aman
dlm. Rangka meningkatkan
mutu yan. Melalui
pemenuhan standar yg
berlaku.
Ragil.BPTPK. Gombong. 17
Manfaat
1. Memenuhi Persyarratan standar Yan.
Puskesmas/ akreditasi Puskesmas,
2. Mendokumentasi alur kegiatan,
3. Memastikan karyawan Puskesmas
mengetahui pekerjaannya,
4. Meminimalisasi duplikasi wewenang & tg-
jawab,
5. Memastikan tdk.adanya daerah abu-abu,
6. Overlapping & underlapping wewenang
tdk ada,
7. Bukti adanya manajemen mutu.
Ragil.BPTPK. Gombong. 18
Prinsip SPO.
1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat
yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap
upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan,
2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk
langsung berhub. Dg. ps,
3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas
memudahkan pemakaian , mempunyai urutan,
tdk bermakna ganda,
4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar
profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs,
serta kebijakan & serta peraturan formal,
5. Harus selalu didokumentasikan.
Ragil.BPTPK. Gombong. 19
Prinsip SPO.
6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 3 tahun,
7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus
mengganti SPO,
8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus
dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,
Jenis:
SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik, lab,
rekam medik, dll.
SPO pelayanan,
SPO Administrasi.
Ragil.BPTPK. Gombong. 20
Ciri-ciri prosedur yang baik
Ragil.BPTPK. Gombong. 22
Syarat Menyusun SPO
Puskesmas
SPO Tgl.Berlaku
…………… Halaman
1.Pengertian
2.Tujuan
3.Kebijakan
4.Referensi
5.Prosedur
6. Unit t
Ragil.BPTPK. Gombong. 24
Contoh Format
SPO/ PROSEDUR.
Ragil.BPTPK. Gombong. 25
Diagram Alir (Flow Chart):
- Membantu mencari masalah & sebab masalah,
- Mencari variasi-variasi dalam Proses,
- Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses.
?
Tidak
- Simbol Penghubung =
- Simbol Kegiatan =
- Simbol Dokumen =
- Diarsipkan =
Bagan Alur Makro :
Ya
?
Tidak
2
Contoh Diagram Makro :
Pasien
Membayar
Pasien
Pulang
Contoh Diagram Alur Mikro :
Pasien
Pasien diberi Ya Perlu
12 dipersilahkan
ke Lab.
pengantar Lab ?
Tidak
Ya
Pasien Perlu
Disuntik Suntik ?
Tidak
Pasien Pasien
Pasien
pulang dipersilahkan
Diberi R/
ke Apotik
Evaluasi SPO.
Evaluasi bisa dg ceklist
Tujuan: membudayakan internal audit,
Evaluasi dilaksanakan:
Berkala, maksimal 3 th sekali,
Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan
dlm melaksanakan SPO tsb,
Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim
akreditasi,
Buat SPO, cara evaluasi,
Kembangkan format/ check list untuk evaluasi,
Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan.
Ragil.BPTPK. Gombong. 35
Daftar tilik
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang
dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam
pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat,
dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen
mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses
pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur
yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung,
mempermudah pelaksanaan dan memonitor
prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu
sendiri.
Langkah-langkah menyusun
daftar tilik
Identifikasi spo yang membutuhkan daftar tilik
untuk mempermudah pelaksanaan dan
monitoringnya
Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut
Buat daftar kerja yang harus dilakukan
Susun urutan kerja yang harus dilakukan
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan
format tertentu
Lakukan uji-coba
Lakukan perbaikan daftar tilik
Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik (Check List)
Ragil.BPTPK. Gombong. 39
Compliance rate (CR) =
Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
Revisi SPO.
Ragil.BPTPK. Gombong. 45
Notulen.
Ragil.BPTPK. Gombong. 46
Contoh Format
Notulen.
Ragil.BPTPK. Gombong. 47
Pengendalian Dokumen
Tidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.:
2.1.11...Admen
Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B:
Kode pelayanan program, IV:
Bab IV, SPO: Standar
Prosedur Operasional,6: bulan
6/ Juni, 13 tahun 2013, 005:
nomor urut SPO),