DOKUMENTASI

Cara Melakukan
Dokumentasi yang Baik
OLEH
TEGUH S

PT. Gujati 59 Utama

2016
TUJUAN PELATIHAN
Memberikan pedoman dalam melakukan
pencatatan (recording) untuk menjamin bahwa
data yang dimasukkan/dicatat adalah data yang
sah dan dapat ditelusuri
 Ruang Lingkup
Good documentation practices harus diterapkan
pada catatan/record yang menjadi persyaratan
dalam CPOTB a.l :
Batch records
Catatan pemakaian dan pembersihan alat
Catatan kualifikasi dan validasi
Catatan pemeliharaan dan kalibrasi alat
Catatan pemantauan kondisi ruangan (suhu
dan kelembaban)
Catatan hasil pengujian laboratorium
Label identitas alat/bahan/produk
 Tanggung Jawab

 Setiap personnel yang melakukan kegiatan

CPOTB wajib mengikuti aturan dokumentasi
yang baik
Motto CPOTB dalam dokumentasi
Motto :
Tulis apa yang akan dilakukan
Lakukan apa yang ditulis
Catat/dokumentasikan hasil kerja

Kalau tidak dicatat…..berarti hanya

Gossip/omdo
PROSEDUR
MUDAH DIBACA

 Pencatatandengan tulisan tangan harus mudah

dibaca dan cukup jelas untuk difotocopy.

 Pastikan bahwa setiap huruf dan angka yang

ditulis mudah dibaca oleh orang lain
ALAT TULIS
Setiap tulisan harus dibuat menggunakan tinta
biru atau hitam.
Dilarang menggunakan tinta yang dapat dihapus
atau pensil

PARAF
Setiap memasukkan/menuliskan data
dan melakukan koreksi harus diikuti
dengan paraf dan tanggal
 Penulisan Tanggal
Format penulisan tanggal adalah :
DD/MM/YY
DD = dua digit untuk tanggal
MM = dua digit untuk bulan
YY = dua digit untuk tahun
Contoh :
08/04/07
25/10/07
Dilarang : menulis tanggal yang telah lewat atau
tanggal yang akan datang
MELENGKAPI DOKUMENTASI
Mencatat Data
 Setiap informasi/bidang kosong yang
membutuhkan input data harus selalu
dilengkapi/diisi
 Setiap data yang berkaitan dengan tugas
spesifik harus dicatat pada saat tugas
tersebut dilakukan
 Bila kegiatan yang akan dicatat
berlangsung lebih dari satu hari, catatan
harus jelas menunjukkan kapan terjadi
“break” dan kapan dimulai kembali.
Memberikan komentar (Note)

 Harus langsung ditulis pada tempat yang

disediakan.
 Tidak boleh menulis pada kertas terpisah dan
memasukkannya belakangan
 Tidak boleh menggunakan kertas berperekat
(Post-Its, label)
Bidang Kosong
Bila suatu bidang yang memerlukan input
data, tidak terdapat data yang harus diisi maka
harus ditulis “N/A” (Not Applicable/Tidak
Terpakai)
Tujuan: untuk menunjukkan bahwa bidang
tersebut tidak terlewat atau lupa diisi.

Bilaterdapat halaman/kolom yang cukup

besar,yang tidak digunakan, beri satu garis
menyilang, tulis “N/A”, paraf dan tanggal
 KOREKSI DATA
 Koreksidata yang telah ditulis hanya boleh
dilakukan oleh personel yang bertanggung
jawab mengisi data tersebut

 Personel lain (yang ditunjuk oleh

management) hanya boleh melakukan koreksi
bila :
-personel yang bertanggung jawab mengisi
data tidak masuk kerja
-terdapat dokumen yang mendukung untuk
dilakukannya koreksi tersebut
 Cara Mengoreksi Data
 Beri satu garis pada data yang salah
 Tuliskan data yang benar di dekatnya
 Beri paraf dan tanggal
 Dilarang : - menghilangkan/mengaburkan
- mencoret-coret,
- menghapus,
- menimpa (overwriting)
- menggunakan tipp ex
pada data yang salah
Cara Mengoreksi Data
 Bila
tidak terdapat tempat yang cukup untuk
menuliskan data/penjelasan yang benar, beri
angka yang dilingkari di dekat data yang
salah

 Tulis
data yang benar di bagian bawah
halaman beserta angka yang dilingkari
tersebut
 Aturan Lain
 Tidakboleh menggunakan tanda “ atau
menulis IDEM untuk menunjukkan pengulangan
data.
 Hindari penggunaan tanda strip (-), panah (-->)
dan simbol-simbol lain yang dapat bermakna
ganda.
 MELAMPIRKAN DATA
 Bilamelampirkan suatu data (misalnya print out
dari alat), pastikan bahwa data tersebut
dipasang/ditempel dengan baik.

 Bila
data harus ditempelkan pada log
book/kertas lain, beri paraf dan tanggal yang
harus melewati lampiran tsb dan kertas di
bawahnya (tempat menempelnya)
Praktek curang dalam dokumentasi
antara lain :

Menandatangani untuk orang lain tanpa ada

pelimpahan wewenang
Membuat dan/atau mengubah data agar
memenuhi spesifikasi
Back-dating dan/atau mengisi ulang data tanpa
ada ketertelusurannya.
Catatan yang Kotor
Bila suatu catatan menjadi kotor dan sangat
sulit dibaca, laporkan kepada Supervisor
Data dapat disalin ke lembar yang bersih
dan lembar asli harus dilampirkan.
Lakukan sbb. :
Beri penandaan bahwa catatan tsb
merupakan salinan dan beri alasannya
Beri paraf dan tanggal pada salinan tsb.
Lampirkan catatan aslinya
Jangan pernah membuang catatan yang asli
 Catatan yang Hilang
 Bila catatan asli hilang dan terdapat copy
(electronic, photocopy, fax), gunakan copy tsb.
Beri alasannya, paraf dan tanggal.
 Bila catatan hilang dan tidak ada copy, tapi
terdapat informasi yang cukup untuk membuat
ulang catatan tsb, maka berikan referensinya
disertai penjelasan.
 Bila catatan hilang, tidak ada copy, tidak ada
data pengganti, tulis “Dokumen hilang”, paraf
oleh personel ybs dan Supervisornya.
 Dalam hidup kadang kita lebih banyak
mndptkn apa yg tdk kt inginkn. Dan
ketika kt mndptkn apa yg kt inginkan
terkadang tdk mbuat hdp kt lbh bhg.