Proses penyusunan rencana penyelesaian

masalah manajemen

Prestasianita Putri, S. Kep., Ns., M.

Kep
• Proses manajemen merupakan sebuah proses yang
holistik, hal ini dikarenakan melibatkan banyak sisi
yang saling berinteraksi.
• Untuk memetakan sebuah masalah, diperlukan
sebuah analisis seperti analisis SWOT dan fishbone.
• Langkah yang diperlukan untuk membuat
perencanaan:
• 1. pengumpulan data
• 2. analisis lingkungan
 Analisis Lingkungan
• 1. Analisis situasi: ingat untuk selalu bertindak
sesuai dengan tujuan.
• Harus selalu dilakukan upaya untuk
memusatkan konsentrasi dari organisasi untuk
melihat apa yang diinginkan, bagaimana cara
mencapai, dan melakukan evaluasi sejauh
mana ketercapaian dari sebuah tujuan.
 Analisis lingkungan
• 2. analisis SWOT: bentuk analisis situasi secara
deskripstif (gambaran). Analisis SWOT
menggambarkan apa yang sedang terjadi dalam
sebuah organisasi, bukan sebagai alat yang
memberikan jalan keluar dalam sebuah masalah.
• S=strength
• W=weakness
• O=opportunity
• T=thread
 Contoh pasangan SWOT kelemahan dan
kelebihan
Komponen Subkomponen komponen Subkomponen

S Perawat ruangan W Jumlah anggota

berjumlah banyak besar menurunkan
tingkat efektifitas
koordinasi dan
komunikasi antar
anggota
O Tersedianya T Lulusan perawat
pendidikan kepw tidak sesuai
membuat makin kompetensi yang
banyak perawat diharapkan
bersekolah hingga
perguruan tinggi
 2 model analisis SWOT
• Model kuantitatif: dimana harus berpasangan
antara S dengan W, O dengan T.
• Model kualitatif: tidak perlu ada pasangan.
Matriks SWOT Strength Weakness

Opportunities Strategi SO Strategi WO

Susun daftar peluang Gunakan kekuatan untuk Tanggulangi kelemahan dg
memanfaatkan peluang memanfaatkan peluang

Threats Strategi ST Strategi WT

Susun daftar ancaman Gunakan kekuatan untuk Perkecil kelemahan, hindari
menghindari ancaman ancaman
 SWOT

IFAS - EFAS
Internal/Eksternal strategic FActors Summary
 ANALISIS SWOt
1. Mengidentifikasi dan mendaftar
item untuk masing2 kekuatan dan
Unsur Bobot Rating Bobot X Rating kelemahan pd kolom unsur
Manajemen
manaj,
Internal Factors (IFAS)
STRENGTH 2. Berikan nilai masing2 bobot mulai
1,0 (paling penting) – 0,0 (paling
Total tidak penting), jumlah bobot
WEAKNESS keseluruhan = 1 (tanpa melihat
Total jumlah item).

S – W = . . . . . (x) 3. Berikan rating untuk masing2

External Factors (EFAS) faktor mulai 5 (sangat baik) – 1
(sangat buruk), ada juga 4 – 1.
OPPORTUNITY
Total 4. Kalikan bobot setiap faktor dg
THREAT rating.
Total 5. Jumlahkan seluruh skor terbobot
O – T = . . . . . (y) pada kolom 4 untuk memperoleh
skor total
 DIAGRAM LAYANG SWOT
Y
Organisasi dalam kondisi prima dan mantap
Organisasi disarankan mengubah strategi sehingga sangat dimungkinkan untuk terus
sebelumnya. Sebab, strategi lama melakukan ekspansi, memperbesar
dikhawatirkan sulit menangkap peluang yang pertumbuhan dan meraih kemajuan secara
ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi. maksimal.

Kondisi internal berada pada pilihan dilematis  Organisasi dalam kondisi mantap namun
organisasi disarankan menggunakan strategi menghadapi tantangan berat sehingga
bertahan, mengendalikan kinerja internal agar diperkirakan roda organisasi mengalami kesulitan
tidak semakin terperosok. Strategi dipertahankan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada
sambil berupaya membenahi diri. strategi sebelumnya  disarankan segera
memperbanyak ragam strategi taktisnya.
 diagram fish-bone • Diperkenalkan Dr. Kaoru Ishikawa (ahli pengendalian
kualitas dari Jepang).
• Digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan
penyebab masalah dan akar penyebab suatu
masalah
Katego Katego
ri 1 ri 2
Sebab Sebab

Pernyataan
Sebab
Masalah
Sebab Sebab

Sub-sebab
Katego Katego Katego
ri 3 ri 4 ri 5

CAU EFFECT
SE
TAHAPAN Pembuatan Fishbone Diagram

• Langkah 1: Sepakati pernyataan masalah

• Sepakati pernyataan masalah  “effect” -- “kepala
ikan”.
• Langkah 2: Identifikasi kategori-kategori
• Buat garis horisontal utama “tulang utama”, garis
diagonal “cabang”. Setiap “cabang” mewakili
“sebab utama” -- “cause” -- “tulang ikan” 
gunakan pendekatan kategori organisasi, missal
5M.
TAHAPAN Pembuatan Fishbone Diagram

• Langkah 3: Temukan sebab-sebab potensial dengan brainstorming

• Setiap sebab-sebab yang perlu diuraikan  brainstorming.
• Hasilnya tempatkan pada cabang (kategori), misal: “Mengapa bahaya
Keselamatan Pasien?” Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur”
Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah
“Man”.
• Sebab ditulis dengan garis horisontal yang keluar dari garis diagonal.
• Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang”
lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa
perawat tidak mengikuti prosedur? Jawab: “Karena tidak memakai
APD”.
• Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut
berhubungan dengan beberapa kategori.