Tools Dalam Manajemen

pelayanan kebidanan
Lady Wizia
contents
• Analisa SWOT
• Analsis fish bone
 definisi
 Analisis SWOT adalah metode perencanaan (planning)
yangdigunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan
(weaknesses ), peluang (opportunities), dan ancaman (threats )
 dalam suatu organisasi. Analisa SWOT bisa dianggap sbg metoda
analisa yg paling dasar, yg berguna utk melihat suatu “topik atau
permasalahan” dari 4 sisi yg berbeda. Hasil analisa biasanya adalah
arahan/rekomendasi utk mempertahankan kekuatan dan menambah
keuntungandaripeluang yg ada sambil mengurangi kekurangan dan
menghindariancaman.
cont
• SWOT adalah singkatan dari: Strenghts
(kekuatan),Weakness
(kelemahan),Oppurtunities
(peluang),Threats(ancaman).
• Kekuatan dan kelemahan adalah hal-hal
yangberasal dari INTERNAL organisasi
• sedangkan Peluang & Ancaman berasal
dari EKSTERNAL(Lingkungan)
1. Strengh (kekuatan):

• adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi

(berasal dari internal organisasi)
• Contoh :
 75% tenaga bidan di IRNA Lantai 5 RSUA berpendidikan Profesi
 100% klien di IRNA Lantai 5 RSUA menyatakan puas dengan kinerja
dan pelayanan yang diberikan bidan
 Rumah Sakit sudah terakreditasi Paripurna KARS 2012
 2. Weaknesses (Kelemahan) 
• kegiatan organisasi yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya
yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi tidak dimiliki
• Contoh :
 tenaga bidan di ruangan belum pernah mengikuti pelatihan yang
dibutuhkan dalam memberikan asuhan
 Berdasarkan perhitungan kebutuhan SDM menggunakan metode
Douglas, Gilies, Rasio, dan WISN didapatkan jumlah Bidan Praktisi
di ruangan kurang
 Belum adanya SPO kegiatan Refleksi Diskusi Kasus dan
Penerimaan pasien baru
3.Opportunity (kesempatan) 
• faktor positif yang muncul dari lingkungan (ekstenal) dan memberikan
kesempatan bagi organisasi untuk memanfaatkannya
• Contoh :
Sumber dana berasal dari APBN
Terdapat kerjasama dengan beberapa perusahaan, rumah sakit lain,
instansi pendidikan, puskesmas, dan pemkot
Pemasaran ke pihak luar melalui kegiatan yang melibatkan
masyarakat umum
4. Ancaman (Threats)
• Ancaman merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam
lingkungan suatu perusahaan. Ancaman merupakan penghalang
utama bagi perusahaan dalam mencapai posisi saat ini atau yang
diinginkan.
Analisis matriks SWOT
• Analis faktor internal  Analisis faktor-faktor haruslah menghasilkan
adanya kekuatan (strength) yang dimiliki oleh suatu organisasi, serta
mengetahui kelemahan (weakness) yang terdapat pada organisasi itu
• Analisis faktor eksternal  harus dapat mengetahui peluang
(opportunity) yang terbuka bagi organisasi serta dapat mengetahui
pula ancaman (treath) yang dialami oleh organisasi yang
bersangkutan
alternatif strategi
• Strategi SO (Strenght- Opportunity)
 Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan
memanfaatkan seluruh kekuatan yang dimiliki untuk merebut dan memanfaatkan
peluang sebesar- besarnya.
• Strategi ST (Strenght- Threath)
 Strategi ini dibuat berdasarkan kekuatan- kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk
mengantisipasi ancaman- ancaman yang ada
• Strategi WO (Weakness- Opportunity)
 Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara
meminimalkan kelemahan yang ada
• Strategi WT (Weakness- Threath)
 trategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif, berusaha meminimalkan
kelemahan- kelemahan perusahaan serta sekaligus mengindari ancaman- ancaman.
Matriks SWOT
Tahapan analisis SWOT
1
Identifikasi faktor- faktor penting
dari kondisi internal dan eksternal
2

Pembobotan masing-masing faktor

3

Rating masing-masing faktor

4

Penentuan nilai
5

Penentuan posisi
1. Penentuan faktor-faktor
 2. Memberikan pembobotan
• Kolom bobot merupakan tingkat kepentingan tiap- tiap faktor
• pembobotan:
o sangat penting : 0,2
o Penting : 0,15
o cukup penting : 0,10
o tidak penting : 0,05
• jika dijumlahkan akan bernilai 1,00
3. Pemberian rating
• Rating merupakan nilai tanggap/ antisipasi manajemen organisasi
terhadap kondisi lingkungan tersebut.
• Pemberian nilai rating untuk faktor peluang dan kekuatan bersifat
positif (peluang yang semakin besar diberi rating 4 tetapi jika
peluangnya kecil diberi rating 1).
• Pemberian nilai rating ancaman dan kelemahan adalah kebalikannya.
Jika ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1, tetapi jika
ancamannya sedikit nilai ratingnya 4.
4. Penentuan nilai
• Nilai tiap- tiap faktor merupakan hasil kali antara bobot dan rating
• Internal Factor Analysis system (IFAS) : nilai kekuatan – nilai
kelemahan
• Eksternal Factor Analysis system (EFAS) : nilai peluang – nilai
ancaman
Gambaran tabel
Internal Factor Analysis system (IFAS)
Analisis SWOT Bobot Rating Skor Nilai
STRENGTH
1. ..........
2. ..........
Total = 1 Total = a
Nilai x = a-b
WEAKNESS
1. ..........
2. ..........
Total = 1 Total = b
 5. Positioning
• dimana sumbu vertikal
menunjukkan total skor aspek
eksternal
• sumbu horizontal menunjukkan
total skor aspek internal.
• Angka koordinat kedua aspek
tersebut menunjukkan posisi BMT
yang bersangkutan
Implementasi positioning
• Kuadran 1 : merupakan situasi yang sangat menguntungkan.
Perusahaan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat
memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan
dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang
agresif (growth oriented strategy).
• Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini
masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus
diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan
peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi
(produk/pasar).
Implementasi positioning
• Kuadran 3: Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar,
tetapi dilain pihak, ia menghadapi berbagai kendala/ kelemahan
internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan
masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut
peluang pasar yang lebih baik.
• Kuadran 4: Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan,
perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan
Internal.
 definisi
• Analisis Fishbone (atau Ishikawa) adalah suatu pendekatan
terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih
terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu
masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada
• Fishbone Analysis atau yang sering disebut juga Cause Effect Diagram
merupakan sebuah metode yang digunakan untuk membantu
memecahkan masalah yang ada dengan melakukan analisis sebab dan
akibat dari suatu keadaan dalam sebuah diagram yang terlihat seperti
tulang ikan.
Tujuan
Fishbone Analysis dapat berfungsi sebagai pengidentifikasikan
penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu spesifik masalah
dan kemudian memisahkan akar penyebabnya, memungkinkan juga
untuk mengidentifikasi solusi yang dapat membantu menyelesaikan
masalah tersebut (bisa lebih dari satu masalah)
Gambaran fish bone
 Kelebihan dan kekurangan fishbone
• Kelebihan  dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan
setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran
yang mungkin menjadi penyebab masalah tersebut.
• Kekurangan  opinion based on tool dan di design membatasi
kemampuan tim / pengguna secara visual dalam menjabarkan
masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali
bila kertas yang digunakan benar – benar besar untuk menyesuaikan
dengan kebutuhan tersebut. Serta biasanya voting digunakan untuk
memilih penyebab yang paling mungkin yang terdaftar pada diagram
tersebut.
Langkah-langkah
1.Mulai dengan pernyataan masalah-masalah utama yang penting dan mendesak
terlebih dahulu.
2.Menuliskan masalah tersebut pada bagian kepala ikan yang merupakan
penyebab utama masalah tersebut bisa terjadi.
3.Tulis pada sisi sebelah kanan dari kertas (kepala ikan), kemudian gambarkan tulang
belakang dari kiri ke kanan dan tempatkan pernyataan masalah itu dalam kotak.
4.Tuliskan faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi masalah
kualitas sebagai tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak. Faktor-faktor
penyebab atau kategori-kategori utama dapat dikembangkan melalui Stratifikasi ke
dalam pengelompokan dari faktor-faktor: manusia, mesin, peralatan, material,
metode kerja,
1. Identifikasi dan definisikan dengan jelas hasil
atau akibat yang akan dianalisis
• Hasil atau akibat disini adalah karakteristik dari kualitas tertentu,
permasalahan yang terjadi pada kerja, tujuan perencanaan, dan
sebagainya.
• Gunakan definisi yang bersifat operasional untuk hasil atau akibat agar
mudah dipahami.
• Hasil atau akibat dapat berupa positif (suatu tujuan, hasil) atau negatif
(suatu masalah, akibat). Hasil atau akibat yang negatif yaitu berupa
masalah biasanya lebih mudah untuk dikerjakan. Lebih mudah bagi kita
untuk memahami sesuatu yang sudah terjadi (kesalahan) daripada
menentukan sesuatu yang belum terjadi (hasil yang diharapkan) .
2. Gambar garis panah horisontal ke kanan yang akan
menjadi tulang belakang.

• Disebelah kanan garis panah, tulis deskripsi singkat hasil atau akibat
yang dihasilkan oleh proses yang akan dianalisis
• Buat kotak yang mengelilingi hasil atau akibat tersebut

Belum adanya
pelaksanaan
MONEV
3. Identifikasi penyebab‐penyebab utama yang
mempengaruhi hasil atau akibat.
• Penyebab Ini akan menjadi label cabang utama diagram dan menjadi kategori
yang akan berisi berbagai  penyebab yang menyebabkan penyebab utama.
• Tulis penyebab utama tersebut disebelah kiri kotak hasil atau akibat, beberapa
tulis diatas garis horisontal, selebihnya dibawah garis.
• Buat kotak untuk masing‐masing penyebab utama tersebut

material

Belum adanya
pelaksanaan
MONEV
4. Untuk setiap penyebab utama, identifikasi faktor‐faktor
yang menjadi penyebab dari penyebab utama

• Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab dan tulis sebagai sub

cabang utama
• Jika penyebab‐penyebab minor menjadi penyebab dari lebih dari satu
penyebab utama, tuliskan pada semua penyebab utama tersebut.

Belum adanya
pelaksanaan
MONEV
 5. Menganalisis diagram
• Analisis membantu kita mengidentifikasi penyebab yang menjamin
pemeriksaan lebih lanjut. Diagram fishbone ini hanya mengidentifikasi
kemungkinan penyebab
• Lihat keseimbangan diagram
• Cari penyebab yang muncul berulang, mungkin penyebab ini adalah
penyebab akar
• Cari apa yang bisa diukur dari setiap penyebab sehingga kita dapat
mengkuantitaskan hasil atau akibat dari setiap perubahan yang kita lakukan
• Dan yang terpenting, identifikasi penyebab‐penyebab yang dapat diambil
tindakan
tugas
• Buatlah kelompok terdiri dari 4-5 orang
• Identifikasi analisis SWOT di fasilitas pelayanan Kesehatan tempat ibu
bekerja
• Temukan dua masalah manajemen yg ada di tempat ibu bekerja,
tentukan penyebab masalah berdasarkan analisis fish bone
terimakasih