Surat-Menyurat

 Surat adalah media komunikasi tertulis antara

seseorang atau lembaga dengan seseorang atau
lembaga lainnya untuk menyampaikan berbagai
maksud dan kepentingan.
Kejelasan penggunaan ragam bahasa surat
ditentukan oleh;

ketepatan ejaan,
 ketepatan pemilihan kata,
 penyusunan kalimat, dan
 pengaturan hubungan antarparagraf.
Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat
berfungsi sebagai berikut.
 Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang
dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa
hukum.
 Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
 Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
 Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula
sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan.
 Suratberfungsi sebagai duta organisasi yang
mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan
kewibawaan penulis.
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi:
surat undangan, surat pengantar, surat
pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat keterangan, surat tugas, surat edaran,
surat pernyataan, surat pengumuman, surat
peringatan, surat permohonan izin, surat
perintah, surat perjanjian, surat keputusan,
surat pengusulan, surat kuasa, surat berita
acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat
balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota
dinas.
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal
adanya;

surat permintaan barang,

 surat penawaran,
 surat pesanan,
 surat penolakan pesanan,
 surat pengiriman,
 surat perjanjian.
Dalam kepentingan pribadi/keluarga dikenal;
 surat lamaran kerja,
 surat ucapan terima kasih,
 surat permintaan maaf,
 surat ucapan bela sungkawa,
 surat persahabatan.
Berdasarkan kepentingannya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.
 Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam
kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas
pemerintah maupun dinas swasta.
 Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam
dunia bisnis atau perniagaan.
 Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan
untuk kepentingan keluarga.
Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan
atas;
 Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau
instansi kepada seseorang suatu instansi.
 Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada
beberapa orang atau beberapa instansi.
 Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada
sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak
diterakan secara langsung.
 Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat
dibedakan atas;
 Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca
pihak lain tidak akan merugikan penerima
maupun pengirimnya.
 Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya
tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh
orang yang dimaksud dalam surat tersebut.
 Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya
berupa surat yang berhubungan erat dengan
keamanan negara.
Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya,
surat dibedakan atas;
 Surat biasa, surat semacam ini tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang
cepat.
 Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
 Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.
Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah sebagai berikut.

 Menentukan perihal surat

 Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan
 urutan waktu (kronologis)
 urutan kausalitas
 urutan familiaritas
 pola perkenalan
 pola langsung
 Pengumpulan informasi
 Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh
 Mengetik surat
 Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat, baik
dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk menyunting
penggunaan ejaannya
 Melipat surat dan menyampul surat
 Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor surat dan
cap dinas
Surat Pemberitahuan
 Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-
pernyataan berikut.
 Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa
karyawan kami yang bernama....
 Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami
menyetujui kebijakan Saudara...
 Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini
kami beri tahukan bahwa...
 Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat
kami beri tahukan bahwa....
 Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami
beri tahukan bahwa...
Surat Perjanjian
Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.
 Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau kertas
biasa yang dibubuhi materai
 .
 Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa
paksaan.
 Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang
berjanji.
 Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah dewasa dan
dalam keadaan waras dan sadar.
 Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak mempunyai
peluang untuk ditafsirkan secara berbeda (tidak bermakna
ganda).
 Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-
undang dan norma susila yang berlaku.
Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai
berikut.
 Menciptakan ketenangan bagi kedua belah
pihak yang berjanji karena terdapatnya
kepastian di dalam surat perjanjian.
 Mengetahui secara jelas batas hak dan
kewajiban pihak yang berjanji.
 Menghindari terjadinya perselisihan/silang
pendapat.
 Penyelesaian perselisihan atau perkara yang
mungkin timbul sebagai akibat suatu
perjanjian.
 Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam,
antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing),
sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-
meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta
perjanjian kerja sebagai karyawan.