Strategi Pengembangan SIA
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:
1. Mendeskripsikan bagaimana organisasi membeli perangkat lunak
aplikasi, layanan vendor, dan perangkat keras.
2. Menjelaskan cara departemen sistem informasi mengembangkan
perangkat lunak yang dipesan khusus.
3. Menjelaskan cara para pengguna akhir mengembangkan,
menggunakan, dan mengendalikan sistem informasi berbasis komputer.
4. Menjelaskan alasan organisasi mengalihdayakan sistem informasinya
dan mengevaluasi manfaat serta risiko strategi tersebut.
5. Menjelaskan prinsip dan tantangan manajemen proses bisnis.
6. Mendeskripsikan bagaimana prototipe digunakan untuk
mengembangkan sebuah SIA serta mendiskusikan keuntungan dan
kerugian dari melakukannya.
7. Menjelaskan apa rekayasa perangkat
Kasus Integratif
Ann Christy senang bahwa sistem yang sangat dibutuhkan Shoppers Mart (SM) disetujui
dan bahwa dia serta timnya telah menilai dengan tepat kebutuhan perusahaan. Sekarang,
Ann perlu menentukan apakah membeli atau tidak perangkat lunak tersebut serta akan
mengembangkannya secara in-house atau mengalihdayakan pengembangan dan operasi
sistem. Secara lebih spesifik, dia perlu menjawab pertanyaan berikut.
1. Dapatkah Ann membeli perangkat lunak yang ia butuhkan? Jika iya, bagaimana
cara dia membeli perangkat keras, perangkat lunak, dan memilih vendor?
2. Bagaimana perusahaan mengembangkan perangkat lunak secara in-house?
Apakah hal tersebut merupakan pendekatan terbaik untuk SM?
3. Seberapa luaskah SM seharusnya menggunakan perangkat lunak yang
dikembangkan pengguna akhir?
4. Haruskah SM meningkatkan sistemnya saat ini atau mendesain ulang proses
bisnisnya dan mengembangkan sebuah sistem untuk mendukungnya?
5. Apakah pengalihdayaan sistem informasi merupakan sebuah alternatif untuk
mendapatkan sebuah sistem baru? Apakah manfaat pengalihdayaan melebihi
risikonya?
6. Jika SM memutuskan untuk mengembangkan sistem tersebut secara in-house,
haruskah ia menggunakan prototyping atau program perangkat lunak komputer ?
Pendahuluan
Perusahaan telah mengalami kesulitan-kesulitan ketika mengembangkan sebuah
sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai berikut.
1. Permintaan pengembangan ada banyak sehingga proyek menumpuk selama
bertahun-tahun.
2. Para pengguna merasa bahwa SIA yang baru tidak memenuhi kebutuhannya. Hal
tersebut terjadi karena para pengguna sulit untuk memahami cara operasi SIA
dengan meninjau dokumentasi desain dan sebab lain yaitu para pengembang yang
tidak memahami bisnis atau kebutuhan pengguna, mereka sulit memberikan solusi
perbaikan yang berarti.
3. Pengembangan berlangsung sangat lama, sehingga sistem tidak lagi memenuhi
kebutuhan perusahaan. Fannie Mae menghabiskan delapan tahun dan $100 juta
untuk mengembangkan sistem akuntansi pinjaman terbesar di dunia. Sayangnya,
sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan Fannie Mae.
4. Para pengguna tidak mampu menspesifikasikan kebutuhan mereka karena mereka
tidak mengetahui hal yang sebenarnya mereka butuhkan atau mereka tidak dapat
mengomunikasikan kebutuhan ke para pengembang sistem.
5. Perubahan sulit dibuat setelah persyaratan dibekukan. Jika para pengguna terus
mengubah persyaratan, SIA mungkin tidak akan pernah selesai.
Pada bab ini, Anda mempelajari tiga cara untuk
mendapatkan sebuah sistem informasi
mengembangkan
perangkat lunak
secara in-house
Membeli Perangkat Lunak
Perangkat lunak
kalengan (canned Sistem turnkey (turnkey
software) system)
dijual ke para pengguna perangkat lunak dan
dengan persyaratan perangkat keras yang
yang sama. dijual dalam bentuk
sebuah paket.
masalah utama dengan masalah utama dengan
perangkat lunak kalengan perangkat lunak kalengan
adalah bahwa ia mungkin adalah bahwa ia mungkin
tidak memenuhi seluruh tidak memenuhi seluruh
kebutuhan informasi kebutuhan informasi
sebuah perusahaan, sebuah perusahaan,
kemudian diatasi dengan kemudian diatasi dengan
memodifikasi perangkat memodifikasi perangkat
lunak tersebut. lunak tersebut.
Memilih Vendor
Vendor dipilih berdasarkan masukan, dari konferensi, majalah industri,
Internet, atau dari buku telepon. Pemilihan harus dilakukan secara cermat
karena vendor dengan sedikit pengalaman, modal yang tidak cukup, atau
produk yang buruk akan menghilang dari bisnis dan meninggalkan para
pelanggan serta produk-produknya tanpa solusi atau bantuan .
Memperoleh Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Perusahaan yang membeli sistem besar atau kompleks mengirimi vendor
dengan sebuah permintaan untuk proposal (request for proposal—RFP),
meminta para vendor untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi
kebutuhan perusahaan. Proposal terbaik akan diverifikasi.
RFP penting karena: menghemat waktu, menyederhanakan proses pembuatan
keputusan, mengurangi kesalahan, menghindari potensi untuk
ketidaksepakatan.
Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sebuah Sistem
Proposal yang kekurangan informasi penting, gagal untuk memenuhi persyaratan
minimum, atau proposal yang ambigu harus dieliminasi. Proposal yang lolos
penyaringan awal ini dicocokkan dengan persyaratan sistem untuk menentukan
apakah seluruh persyaratan wajib telah dipenuhi dan seberapa banyak persyaratan
yang diinginkan telah dipenuhi.
Penskoran poin (point scoring) memberikan sebuah bobot untuk setiap kriteria
evaluasi berdasarkan kepentingannya. Untuk masing-masing kriteria, para vendor
diberikan skor berdasarkan seberapa baik proposal mereka memenuhi persyaratan
dan total skor terbobot dibandingkan.
Penentuan biaya persyaratan (requirement costing) mengestimasikan biaya
pembelian atau pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia.
Penskoran poin maupun penentuan biaya persyaratan secara menyeluruh tidaklah
objektif, pilihan akhir di antara proposal-proposal vendor tidaklah jelas. Bobot
penskoran poin dan skor ditentukan secara subjektif dan estimasi biaya serta
manfaat tidak dimasukkan. Penentuan biaya persyaratan mengabaikan faktor-faktor
tak berwujud seperti keterandalan dan dukungan vendor.
Pengembangan oleh Departemen Sistem
Informasi In-House
Organisasi mengembangkan perangkat lunak khusus
(custom software) untuk dapat memberikan sebuah
keunggulan kompetitif yang signifikan. Halangan yang harus
dilalui untuk mengembangkan perangkat lunak berkualitas
adalah lamanya waktu yang diperlukan, kompleksitas sistem,
persyaratan yang buruk, perencanaan yang tidak cukup,
komunikasi dan kerja sama yang kurang, kurangnya staf
berkualifikasi, dan dukungan manajemen puncak yang buruk.
Jika memilih pengembang luar??
Cermat memilih pengembang yang memiliki pengalaman
dalam industri perusahaan dan pemahaman mendalam
bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya.
Menandatangani kontrak yang menegaskan dengan kuat
hubungan antara perusahaan dan pengembang, memberikan
tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan sistem pada
pengembang, dan mengizinkan produk dihentikan jika
kondisi-kondisi utama tidak dipenuhi.
Merencanakan proyek secara detail dan secara berkala
mengawasi tiap langkah dalam proses pengembangan.
Berkomunikasi secara efektif dan berkala.
Mengendalikan seluruh biaya dan meminimalkan aliran
pengeluaran kas (cash outflow) sampai proyek tersebut
diterima.
Perangkat Lunak yang Dikembangkan Pengguna Akhir
Komputasi pengguna akhir (end-user computing—EUC) merupakan
pengembangan, penggunaan, dan pengendalian terus-menerus atas sistem
informasi berbasis komputer oleh para pengguna.
Berikut adalah contoh pengembangan pengguna akhir yang sesuai.
Memuat informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan
sederhana atau untuk menjawab query dalam satu waktu.
Menjalankan analisis sensitivitas “ bagaimana-jika” atau analisis statistik.
Mengembangkan aplikasi menggunakan perangkat lunak seperti
spreadsheet atau sistem database.
Menyiapkan jadwal, seperti jadwal depresiasi dan amortisasi pinjaman.
Pengembangan pengguna akhir tidak sesuai untuk sistem yang kompleks,
misalnya pada sistem yang memproses sejumlah besar transaksi atau
memperbarui catatan database. Oleh karena itu, sistem tersebut tidak digunakan
untuk memproses penggajian, piutang dan utang, buku besar umum, atau
persediaan.
Kelebihan
Penciptaan, pengendalian, dan Kesalahan logika dan pengembangan
implementasi pengguna
Aplikasi yang diuji dengan tidak layak
Sistem yang memenuhi
kebutuhan pengguna
Sistem yang tidak efisien
Ketepatan waktu Sistem yang dikendalikan dan
didokumentasikan dengan buruk
Membebaskan sumber data Sistem yang tidak kompatibel.
sistem
Duplikasi sistem dan data;
sumber daya yang terbuang
Fleksibilitas dan kemudahan
penggunaan
Peningkatan biaya
Mengalihdayakan Sistem
Definisi: mempekerjakan
sebuah perusahaan luar untuk
menangani seluruh atau sebagian
aktivitas pengolahan data
organisasi.
Tidak semua pengalaman pengalihdayaan berhasil. Antara 25% dan 50%
perjanjian pengalihdayaan gagal atau menjadi kekecewaan besar. Kegagalan
pengalihdayaan disebabkan oleh kegagalan untuk mempersiapkan secara
benar, semangat pembelian besar-besaran perusahaan tanpa pikir panjang, asal
menjiplak para pesaing, berpikir bahwa pengalihdayaan akan menyelesaikan
masalah yang lebih jauh, mengalihkan tanggung jawab sebuah proses yang
buruk ke orang lain, dan melakukan perjanjian dengan didefinisi buruk yang
tidak memenuhi harapan.
Keuntungan Kekurangan
Sebuah solusi bisnis Ketidakfleksibilitas
Pemanfaatan aset Hilangnya pengendalian
Akses pada keahlian yang lebih besar
Mengurangi keuntungan kompetitif
dan teknologi yang lebih baik
Sistem yang terkunci
Biaya yang lebih rendah
Tujuan yang tak terpenuhi
Lebih sedikit waktu pengembangan
Layanan yang buruk
Eliminasi penggunaan maksimal
dan rendah (peak-and-valley).
Peningkatan risiko
Memfasilitasi perampingan
Manajemen Proses Bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis
(business process
reengineering—BPR): sebuah
pendekatan drastis dan Sebuah pendekatan sistematis
dilakukan sekali untuk secara berkelanjutan untuk
meningkatkan dan meningkatkan dan
mengotomatiskan proses mengoptimalkan proses bisnis
bisnisnya. Meski demikian, ia organisasi; sebuah pengingkatan
memiliki tingkat keberhasilan yang lebih bertahap yang
yang rendah. difasilitasi oleh teknologi.
Beberapa prinsip penting yang mendasari
manajemen proses bisnis
1. Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan
kompetitif
2. Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung.
3. Proses bisnis haruslah cekatan.
4. Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi
dan kebutuhan keorganisasian.
Sistem manajemen proses bisnis (business process management system—
BPMS) mengotomatiskan dan memfasilitasi meningkatan proses bisnis.
Sistem tersebut dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi,
mengotomatiskan aktivitas, dan berintegrasi dengan sistem lain serta dengan
rekan lain dalam rangakaian nilai.
Sistem manajemen proses bisnis memiliki empat
komponen utama.
Prototyping
Prototyping adalah sebuah pendekatan desain sistem
yang berada dalam suatu model kerja disederhanakan
yang tengah dikembangkan. Prototipe dikembangkan
menggunakan empat langkah.
Ketika ada tingkat ketidakpastian yang
tinggi, tidak jelas pertanyaan apa yang
ditanyakan, SIA tidak dapat dengan
jelas divisualisasikan, atau ada
kemungkinan tinggi untuk gagal.
Langkah-Langkah untuk Mengembangkan Sistem dari Prototipe
Keuntungan Kekurangan
Sebuah solusi bisnis Ketidakfleksibilitas
Pemanfaatan aset Hilangnya pengendalian
Akses pada keahlian yang lebih besar
Mengurangi keuntungan kompetitif
dan teknologi yang lebih baik
Sistem yang terkunci
Biaya yang lebih rendah
Tujuan yang tak terpenuhi
Lebih sedikit waktu pengembangan
Layanan yang buruk
Eliminasi penggunaan maksimal
dan rendah (peak-and-valley).
Peningkatan risiko
Memfasilitasi perampingan
Rekayasa Perangkat Lunak
Dibantu Komputer
Rekayasa (atau sistem) perangkat lunak dibantu
komputer (computer-aided software [or systems]
engineering—CASE) adalah sebuah paket alat-alat
terintegrasi yang digunakan oleh para pendesain ahli
untuk membantu merencanakan, menganalisis,
mendesain, memprogram, dan memelihara sebuah
sistem informasi.
Keuntungan:
1. Peningkatan produktivitas
2. Peningkatan kualitas program
3. Penghematan biaya
4. Peningkatan prosedur pengendalian
5. Dokumentasi yang disederhanakan
masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE:
1. Inkompatibilitas
2. Biaya
3. Ekspektasi yang tidak terpenuhi
Kesimpulan
Sebuah perusahaan dapat menggunakan strategi yang
berbeda untuk mendapatkan SIA baru.Pertama, dengan
kualitas dan kuantitas perangkat lunak buatan-vendor
yang meningkat, beberapa perusahaan membelinya.
Kedua, departemen SI mengembangkan perangkat lunak.
tersebut atau mengizinkan para pengguna akhir untuk
mengembangkannya. Ketiga, beberapa perusahaan
membeli perangkat lunak dan memodifikasi sendiri atau
meminta vendor untuk memodifikasinya, sehingga SIA
yang baru memenuhi kebutuhan perusahaan. Keempat,
perusahaan mengalihdayakan aktivitas pengolahan data.
