PENDEKATAN SISTEM

CHAPTER 7
PENDEKATAN SISTEM

“pemecahan masalah dan pengambilan keputusan melalui pendekatan sistem”

Pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha:

 Persiapan

manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem, memahami lingkungan

perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem.
 Definisi

manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisa bagian-

bagian sistem menurut urutan tertentu.
 Solusi

manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasi, memilih

yang terbaik, menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan solusi itu
berjalan.
PEMECAHAN MASALAH
 Pemecahan masalah
respon terhadap masalah untuk menekan akibat
buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

 Pengambilan keputusan
tindakan untuk memilih strategi atau aksi yang
diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut.
 ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH
 Standar Keadaan yang diharapkan
apa yang harus dicapai oleh sistem
 Informasi Keadaan saat ini
apa yang sedang dicapai oleh sistem

Perbedaan dua hal diatas ada pada kriteria solusi

 Apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi
keadaan yang diharapkan

Kendala:
 Intern : sumber daya yang terbatas

 Lingkungan : tekanan dari berbagai elemen lingkungan

ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH

Masalah

Elemen-elemen sistem konseptual

Keadaan yang
diinginkan Berbagai solusi
Standar
alternative
Pemecah
Keadaan saat masalah
ini
(manager)
Informasi Kendala

Solusi
MASALAH VS GEJALA
 Masalah adalah penyebab dari suatu persoalan
 Masalah yang menyebabkan timbulnya gejala
 Gejala dihasilkan oleh masalah
 Gejala biasanya lebih jelas daripada akar masalah
tersebut.
 Gejala seperti gunung es, harus diteliti untuk
menemukan penyebab masalah
 Ex: gejala penjualan yang rendah tercermin di dalam
suatu sistem pelaporan penjualan
STRUKTUR MASALAH
 Masalah terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang semuanya dipahami
oleh pemecahan masalah
 Masalah tak terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh
pemecah masalah
 Semi terstruktur
Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti
oleh pemecah masalah

Konsep DSS manajer dan komputer bekerja sama untuk mencari

solusi
STRUKTUR MASALAH

Manager
Computer
DSS Solve
Solve

Terstruktur Semi Terstruktur Tak Terstruktur

PENDEKATAN SISTEM
John Dewey (1910), Seorang professor Filosopi di Universitas
Columbia
1. Mengenali kontroversi Masalah timbul
2. Menimbang klaim alternatif

3. Membentuk penilaian Solusi

Pendekatan sistem
 Serangakaian langkah pemecahan masalah yang memastikan

bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif

dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
TAHAP DAN LANGKAH DARI PENDEKATAN SISTEM
Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Tahap II: Usaha Definisi

Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Langkah 5. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu

Tahap III: Usaha Solusi

Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif
Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif
Langkah 8. Memilih solusi terbaik
Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
 GABUNGAN LANGKAH-LANGKAH PENDEKATAN SISTEM

 Pendekatan sistem
 Pemecahan masalah
 Pengambilan keputusan
 CBIS
– Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat

digunakan sebagai sistem dukungan (support

systems) saat menerapkan pendekataan sistem.
– Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan

antara masalah dan CBIS

SUBSISTEM DARI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER MEMBANTU
MANAJER MEMECAHKAN MASALAH
Pendekatan Sistem
Keputusan CBIS Subsystem
Bergerak dari
system ke
subsystem Keputusan CBIS Subsystem

Menganalisa bagian-
bagian secara Keputusan CBIS Subsystem
berurutan
Keputusan CBIS Subsystem
Mengidentifikasi
solusi terbaik Keputusan CBIS Subsystem

Mengevaluasi solusi
Problem terbaik
Keputusan CBIS Subsystem

Memilih solusi
Keputusan CBIS Subsystem
terbaik

Keputusan CBIS Subsystem

Menerapkan solusi
Keputusan CBIS Subsystem

Tindak lanjut Keputusan CBIS Subsystem

USAHA PERSIAPAN
 Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk
mengenai masalah
 Subsistem utama dapat dilihat melalui bidang-bidang fungsional
 Tingkat manajemen juga dapat dilihat sebagai subsistem
 Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi
atau arus keputusan

 Bidang lain yang dapat dijadikan subsistem

1. Arus sumber daya

2. Produk

3. Pelanggan

4. Area geografis
SETIAP BAGIAN FUNGSIONAL MERUPAKAN SUBSISTEM

Direktur
utama

Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem

Human Resources Subsystem Information Service Subsystem

SETIAP TINGAKATAN MANAJEMEN MERUPAKAN SUBSISTEM
Standards

Transformation
Inputs Outputs
Process

Standards

Transformation
Inputs Outputs
Process

Standards

Transformation
Inputs Outputs
Process
USAHA DEFINISI

PEMICU
MASALAH

Mengidentifikasi
masalah

Memahami masalah

1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

2. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
USAHA DEFINISI
 Pemicu masalah
 Suatu tindakan yang salah

 Perubahan waktu

 Dari dalam perusahaan atau lingkungan

 Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem

 Semua level merupakan sistem

 Apakah subsistem itu teritegrasi menjadi satu unit yang

berfungsi lancar
 Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem
USAHA DEFINISI
 Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
1. Mengevaluasi standar
 Valid

 Realistik

 Dimengerti

 Terukur

2. Membandingkan output sistem dengan standar

3. Mengevaluasi manajemen

4. Mengevaluasi pengolah data

5. Mengevaluasi input dan sumber daya input

6. Mengevaluasi proses transformasional

7. Mengevaluasi sumber daya output

SETIAP BAGIAN DARI SISTEM DIANALISA SECARA BERURUTAN

1.
Standar

4.
3.
Pengolah
Manajemen
Informasi

5. + 6. 7. 2.
Sumber
Input Proses Sumber Output
daya input
Transformasi daya output
 PENDEKATAN SISTEM MENYEDIAKAN ALUR UNTUK
MENDEFINISIKAN MASALAH

Menganalisis perusahaan sebagai suatu sistem

Pengolah Sumber Proses Sumber

Standar Output Manajemen Input daya input daya output
informasi Transformasi

Menganalisis subsistem dalam perusahaan (marketing division)

Output Pengolah Sumber Proses Sumber

Standar Manajemen informasi Input daya input Transformasi daya output

Menganalisis subsistem dalam di visi marketion (marketing department)

Pengolah Sumber Proses Sumber daya

Standar Output Manajemen Input daya input output
informasi Transformasi
USAHA SOLUSI
 Mengidentifikasi solusi alternatif
Menemukan bermacam-macam cara untuk
memecahkan permasalahan yang sama.
– Brainstorming

– Sesi Joint Application Design (JAD) / rancangan

aplikasi bersama
USAHA SOLUSI
 Mengevaluasi solusi alternatif
– Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi

yang sama.
– Sebagai tolak ukur adalah seberapa jauh alternatif memampukan sistem

untuk mencapai tujuan.

Kriteria evaluasi:
1. Biaya operasi

2. Pelatihan pemakai

3. Daya respon

4. Keamanan data

5. Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai

USAHA SOLUSI
 Memilih solusi terbaik
Tiga cara untuk memilih alternatif terbaik:
– Analisis

– Penilaian
– Tawar menawar
USAHA SOLUSI
 Menerapkan solusi terbaik
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih
solusi terbaik tetapi solusi tersebut perlu diterapkan

 Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa

solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk
memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang
direncanakan
MODEL YANG INTEGRATIF DARI PENDEKATAN SISTEM

Definition Effort
4. Proceed from a system to a subsystem
level
5. Analyze system parts in a certain
sequence

Solution Effort
6. Identify alternative solutions
7. Evaluate the alternative solutions
8. Select the best solution
9. Implement the solution
10. Follow-up to ensure solution is effective
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi
bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan
menggunakan informasi.
 Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah
(problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah
 Penghindar masalah (problem avoider)

manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia
berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang perencanaan.
 Pemecahan masalah (problem solver)

manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah,
masalah tersebut dipecahkan.
 Pencari masalah (problem seeker)

manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

 Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya
mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap
terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
 Gaya teratur (preceptive style)

manajer jenis ini mengikuti management by exception dan

menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area
minatnya.
 Gaya menerima (receptive style)

manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan

apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam
organisasi.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

 Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua
gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu
cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu
masalah.
 Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi

perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah

ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
 Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai

suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan

dengan situasi.
TAHAPAN MASALAH YANG DIIKUTI PARA CIO

Identifikasi
Masalah Langkah 1
(I)

Pencarian
Rancangan
Alternatif Siap
Alternatif Baru (D) Langkah 2
Pakai (S)

Evaluasi/Pilihan
(E) Langkah 3

Wewenang (A) Langkah 4

PEMECAHAN MASALAH SERINGKALI KEMBALI KE TAHAP
SEBELUMNYA

Identifikasi
Masalah Langkah 1
(I)
13 5

Pencarian
Rancangan 12 Alternatif Siap
Alternatif Baru (D) Langkah 2
Pakai (S)

2 10
Evaluasi/Pilihan
(E) Langkah 3

3
Langkah 4
Wewenang (A)
MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM
PERSEPEKTIF

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal

sehat (common sense)
2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara untuk
memecahkan masalah
3. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem
dasar
TERIMA KASIH