ADMINISTRASI UMUM

BAB 1 JENIS-JENIS ADMINISTRASI

KOMPETENSI DASAR
3.1 MEMAHAMI ADMINISTRASI
4.1 MENGELOMPOKAN JENIS-JENIS ADMINISTRASI
• Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
• Menurut The Liang Gie, unsur-unsur administrasi mencakup kegiatan perorganisasian,
manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan.
• Karakteristik administrasi meliputi adanya sekelompok orang, adanya kerja sama, adanya
proses/usaha yang berkesinambungan, adanya pembagian tugas, adanya bimbingan,
kepemimpinan, dan pengawasan, serta adanya tujuan.
• Jenis-jenis administrasi meliputi administrasi publik, administrasi pembangunan, dan
administrasi lingkungan.
• Drs. Soekarno K. menggolongkan administrasi menjadi tiga, yaitu administrasi negara (public
administration), administrasi swasta (private administration), dan administrasi internasional
(internasional administration).
• Administrasi negara (public administration) terbagi menjadi dua, yakni administrasi
pemerintahan negara dan administrasi perusahaan negara.
• Administrasi swasta (private administration) terbagi menjadi dua, yakni administrasi
niaga (business administration) dan administrasi nonniaga (nonbusiness administration)
• Administrasi internasional (international administration) terbagi menjadi dua, yakni
administrasi niaga internasional (internasional business administration) dan
administrasi nonniaga internasional (international nonbusiness administration).
• Menurut Quible (2001), terdapat lima fungsi pendukung administrasi, yakni fungsi
rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal dan fungsi manajerial.
• Menurut Mills, fungsi administrasi terbagi menjadi empat macam, yakni perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengendalian
(controlling).
 ADMINISTRASI UMUM
BAB 2 JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN
PEKERJAAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

KOMPETENSI DASAR
3.2 MENGANALISIS JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN PEKERJAAN PADA KEGIATAN
ADMINISTRASI
4.2 MEMBUAT URAIAN TUGAS SETIAP TINGKATAN JABATAN PADA KEGIATAN
ADMINISTRASI
• Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegaawai dalam struktur organisasi
serta memiliki kualifikasi berdasarkan strandart yang ada di perusahaan itu
sendiri, dengan fungsi spesifik.
• Jenis-jenis jabatan dalam perusahaan antara lain:
1. Kepala/Pimpinan kantor
2. Manajerial
3. Staf atau pembantu ahli
4. Kepala personalia
5. Kepala administrasi
6. Jabatan fungsional
• Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis
pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana cara mengerjakannya, dan
mengapa pekerjaan tersebut dilaksanakan.
• Berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Indonesia (SKKNI) jabatan dalam
bidang administrasi adalah:
1. Administrasi kantor (office administrative)
2. Sekretaris Junior (Junior Administrative Assistant)
3. Sekretaris (Administrative Assistant)
4. Sekretaris Eksekutif (Executive Administrative Asistant)
5. Manajer Kantor (Office Manager)
 ADMINISTRASI UMUM
BAB 3 PERSYARATAN PERSONEL ADMINISTRASI

KOMPETENSI DASAR
3.3 MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI
4.3 MENYUSUN PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI
• Personel administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk
menjalankan tugas-tugas administrasi di organisasi atau perusahaan.
• Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh personel administrasi.
Persyaratan tersebut meliputi persyaratan pengetahuan, persyaratan potensi,
persyaratan keterampilan, dan persyaratan kepribadian.
• Persyaratan potensi meliputi potensi fisik dan potensi nonfisik. Potensi nonfisik
meliputi kecerdasarn intelektual (IQ/intellengence quotient), kecerdasan emosi
(EQ/emotional quotient), kecerdasan spiritual (spiritual quotient/SQ), dan
kecerdasan social (SQ/social quotient).
• Persyaratan keterampilan, meliputi kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan.
• Kepribadian dapat diartikan sebagai keseluruhan watak dan sifat seseorang yang
terwujud melalui sikap dan tingkah laku.
• Terdapat empat kategori kepribadian menurut Hippocrates, yakni sanguine/sanguinis
(extrovert feeling), choleric/koleris (extrovert thingking), melancholy/melankolis, dan
phlegmatic/plegmatis (introvert thingking).
• Kepribadian seseorang dapat dilihat melalui beberapa ciri, diantaranya cara berbicara
dan cara berjalan, sikap badan pada saat duduk, cara berbusana, sifat bersih dan rapi,
sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri, kemampuan dan keterampilan
dalam bekerja, serta sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian.
• Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan oelh seorang personel administrasi, antara
lain loyalitas, tekun dan rajin, kesabaran, kerapian, serta dapat menyimpan rahasia.
 ADMINISTRASI UMUM
BAB 4 BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

KOMPETENSI DASAR
3.4 MEMILIH BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
4.4 MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI SESUAI KEBUTUHAN
• Organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri dari bagian-bagian (orang) dalam
perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerjasama antara orang –
orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
• Prinsip-prinsip organisasi kantor adalah:

1. Perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Rentang manajemen
5. Tingkat pengawasan
6. Kesatuan perintah dan tanggungjawab
7. Koordinasi
• Struktur organisasi adalah suatu kerangka dantata susunan perwujudan pola
tetap hubungan antara bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-
beda dalam suatu organisasi.
• Bentuk struktur organisasi meliputi:
1. Bentuk organisasi garis/lini,
2. Bentuk organisasi garis dan staf, serta
3. Bentuk organisasi fungsional.
Contoh bentuk struktur organisasi garis/lini
Contoh bentuk struktur organisasi garis dan staf
Contoh bentuk struktur organisasi fungsional
SEKIAN TERIMAKASIH