Komunikasi Skill

TEKNIK KOMUNIKASI VIA E-MAIL DAN MEMO

Pengertian e-mail
 kata email merupakan singkatan dari Elektronik Mail, yang
berarti surat elektronik. Lebih spesifik lagi, email diartikan
sebagai cara pengiriman data, file teks, foto digital, atau file-
file audio dan video dari suatu komputer ke komputer
lainnya, dalam suatu jaringan internet.
Cara mengirim e-mail
 klik compose atau tulis’ untuk mengirim sebuah email.
 Setelah klik compose maka akan muncul windows khusus untik mengirim email.
Masukkan to : alamat email tujuan [usernameteman@yahoo.com]
 Dan masukkan subjek : Title [perihal, kalimat pokok] dan ketk isi dibagian
bawahnya apa saja yang ingin disampaikan.
 Untuk mengirim multiple mail maka dibagian to : gunakan koma [,] sebagai
pembatas email 1 dan lainnya.
 Untuk mengirim file gambar / mp3 atau file lainnya klik attachment [ attach file ]
dan masukkan file tersebut.
 Setelah kita selesai mengirim dan membaca email jangan lupa untuk sign
out/keluar/menutup akun email kita agar orang lain tidak dapat membaca email
kita.
Pengertian umum memo

 memorandum (memo juga lebih umum) adalah catatan tertulis singkat

komunikasi, yang digunakan dalam office, apakah bisnis, pemerintah, lembaga
pendidikan atau kantor hukum.
 Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi
dari seorang pimpinan kepada bawahannya.
 Memo bersifat pribadi dipakai nota atau surat pernyataan tidak resmi antara
teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
 Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkas, to the point.
Formulir memo berupa cetakan dengan dua macam ukuran. Ukuran Standar 8
½ x 11 inchi dan ukuran eklusif 5 x 8 ½ inchi , biasanya memo menggunakan
struktur standar yang terdiri dari : to (kepada siapa), Subject (hal yang
bicarakan) dan date (tanggal).
Penggunaan Memo/ Memorandum

 Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis oleh pihak;

1. Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada
umumnya bernada informasi.
2. Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal.
Struktur biasa untuk memo mencakup
beberapa atau semua hal berikut.

 ATAS: orang atau kelompok menerima memo (penerima)

 DARI: orang menulis memo (pengirim)
 CC: (carbon copy) orang atau kelompok yang harus diberitahu tentang
memo tersebut
 DATE: biasanya secara formal penulisan tanggal (bulan / tanggal /
tahun) untuk exampel: 22 Februari 2009
 SUBJECT: topik yang spesifik pendek yang dibahas dalam memo itu.
Ini harus dalam huruf tebal (bukan
 SUBJECT:. It `s juga diterima untuk menggunakan RE: yang berarti
mengenai atau referensi)
BENTUK MEMO
 Kepala memo
 Penerima
 Pengirim
 Perihal dan tanggal pengirim
 Paraf dan nama terang pengirim
 Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam
kalimat pendek dan lugas
Keuntungan penulisan Memo

 Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memo digunakan

sebagai dokumen karena dibuat secara tertulis
 Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit
dengan singkat. Memo digunakan sebagai pengingat bagi
seseorang mengenai instruksi yang telah diterimanya.
 Dapat menghubungi berbagai pihak dengan serempak .
Kelemahan penulisan Memo
 Memo tidak mencakup informasi secara lengkap. Karena
penulisan memo biasanya bersifat informal dan singkat,
maka informasi yang terkandung dalam memo tidak lengkap
dan terperinci sehingga sering menimbulkan kesalah
pahaman
 Menimbulkan kejengkelan pada penerima. Karena memo
merupakan alat komunikasi yang informal , singkat dan
ekonomis maka seringkali seseorang menerima banyak
memo dalam satu hari
 Mudah hilang dan Bersifat umum
Contoh MEMO
Contoh MEMO Resmi
Contoh MEMO Tidak Resmi