Pertemuan -6

Knowledge Capturing
 Studi kasus : IBM

1. Menggunakan teknik “Storytelling“- bercerita dalam

mengungkap dan men-transfer pengetahuan.
2. Bercerita dan saling berbagi tentang pengalaman dan
pengetahuan membantu komunitas dapat belajar dari
kesalahan.
3. Menggunakan 4 tahap pendekatan dalam bercerita :
- Wawancara dan observasi .
- Analisa tentang budaya, cara kerja, nilai, aturan,
dan pesan-pesan kunci.
- Merancang komunikasi dengan topik cerita yang
telah ditentukan.
- Penyebaran cerita.
 Studi kasus
4. Pengetahuan tacit di-captured, dan cerita mereka dapat
disimpan dan dihubungkan dengan area subjek, proses
dan komunitas.

5. Hal ini dapat memicu dan mendukung adanya forum

diskusi (makan dan belajar), intellectual capital
management system (training), database, document
management system, papan buletin, online chats,
intranet (kompetensi, skill profilling)

6. Untuk mendukung komunitas yang efektif, kita perlu

memahami masalahnya, apa yang dibutuhkan, dan
fasilitas serta solusi yang cocok.
 Materi Pembahasan

1. Mengevaluasi keahlian pakar

2. Membangun hubungan dengan pakar
3. Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge
4. Teknik interview
 Pendahuluan

 Tacit knowlegde di-captured (elicited)

 Explicit knowledge di-organisasi (coded)
 Capture tacit adalah pendekatan sistematis
dalam meng-capture, mengorganisasi,
memilih informasi, dan menjadikan informasi
mudah didapat, mendukung pembelajaran
dan pemecahan masalah.
 1. Mengevaluasi keahlian pakar
Kualifikasi khusus yang biasanya dimiliki oleh pakar :

1. Mengetahui kapan harus menduga dan kapan melakukan

pengecualian. (biasanya berdasarkan pengalaman)
2. Melihat gambaran secara keseluruhan terhadap suatu masalah.
3. Memiliki keahlian komunikasi yang baik.
4. Men-tolerir terhadap adanya stress khususnya ketika knowledge
developer memiliki kesulitan dalam pemahamannya.
5. Berpikir secara kreatif dalam memecahkan masalah atau penjelasan
terhadap suatu masalah.
6. Memiliki kepercayaan diri dan mampu menjaga kredibilitas.
7. Mempunyai sekelompok pengetahuan yang saling berkaitan.
8. Mengerjakan dengan berorientasi pada struktur, berpikir secara
realistis.
9. Memiliki motivasi dan antusias terhadap pekerjaan.
10. Mau dalam berbagi kepakaran.
11. Menunjukkan kebiasaan mengajar dengan baik.
 1. Mengevaluasi keahlian pakar
Tingkat kepakaran dibagi menjadi 3 yaitu :
1. Highly expert : memberikan penjelasan yang singkat.
Biasanya pendengar sudah memiliki pengetahuan yang
cukup terhadap masalah, sehingga hanya fokus terhadap
langkah utama.

2. Moderately expert : cenderung memberi penjelasan

secara men-detail, namun sifatnya sementara, dan
biasanya memberikan jawaban yang lebih cepat
dibandingkan dengan highly expert.

3. New expert : memberikan pengetahuan yang dangkal

dan jawaban yang singkat.
 1. Mengevaluasi keahlian pakar

KEUNTUNGAN
Single expert Multiple expert
1 Cocok untuk membangun sistem KM yang sederhana 1 Mendorong interaksi dan memadukan pengalaman
2 Baik untuk masalah dengan domain yang terbatas 2 Baik untuk masalah dengan domain yang kompleks
3 Mempermudah dalam pengaturan knowledge capture 3 Menghasilkan kontribusi pemikiran yang lebih banyak
Lebih mau menunjukkan rahasia informasi yang Mendengar lebih banyak pandangan dan alternatif
4 4
berhubungan dengan proyek penyelesaian
5 Masalah dan konflik personal lebih mudah diselesaikan
 1. Mengevaluasi keahlian pakar
KEKURANGAN
Single expert
1 Tidak mudah meng-capture pengetahuan dari pakar
2 Hanya memberikan 1 jalur alasan pemecahan masalah
3 Lebih sering mengubah-ubah jadwal pertemuan
Kadang-kadang dalam masalah yang kompleks, pakar
4
dapat meberikan penjelasan yang "blind spots"
Multiple expert
1 Menambah kemungkinan adanya pertentangan
2 Menambah hal-hal yang bersifat rahasia
3 Sulit dalam mengatur jadwal
4 Memerlukan lebih dari seorang pengembang pengetahuan
5 Kesulitan dalam menentukan solusi
 2. Membangun hubungan dengan pakar
a. Memberikan kesan yang baik.
Knowledge developer harus menggunakan psikologi,
pemikiran yang sehat, dan keahlian teknis untuk
memperoleh perhatian dan respek dari pakar. Pakar
yang berpengalaman sering menjelaskan secara
sederhana dan jelas.

b. Memahami gaya para pakar

Para pakar secara umum dapat dibagi ke dalam 4 jenis :
- Tipe Prosedur : Berorientasi pada prosedur dan logika.
Menggunakan pendekatan metode terhadap solusi.
Knowledge developer sebaiknya fokus pada
penjelasannya dan petunjuknya dalam mengatasi
masalah.
 2. Membangun hubungan dengan pakar
- Tipe storyteller : pakar fokus pada inti dari sumber
permasalahan. Pakar tipe ini dapat mengulangi apa yang ia
ceritakan tetapi seringpula menjelaskan keluar dari topik.
Knowledge developer harus menggunakan wawancara
terstruktur dengan pakar tipe ini.
- Tipe godfather : Pakar tipe ini sering mengendalikan
knowledge developer sehingga seringkali knowledge
developer yang berupaya mengimbanginya menjadi berada
dalam posisi yang salah.
- Tipe salesperson : Pakar tipe ini sering menghamburkan
waktu knowledge developer dengan menjelaskan mengapa
solusinya adalah yang terbaik. Knowledge developer sering
bingung dengan kebiasaan pakar yang menjawab dengan
jawaban lain. Knowledge developer harus mengarahkan
pembicaraan dan jawaban yang benar.
 2. Membangun hubungan dengan pakar
c. Persiapan sesi.
Knowledge developer harus mengetahui sesuatu yang
berhubungan dengan pakar ( kepribadian, temperamen,
pengalaman kerja, dan kebiasaan terhadap masalah).
Knowledge developer harus me-review materi yang ada
sesuai proyek, seperti buku atau catatan yang ditulis oleh
pakar. Penting pula dalam hal ini adalah perkenalan diri
oleh knowledge developer, sehingga pakar dapat
mengenal dan mengetahui tujuan proyek ini.

d. Memutuskan dimana mengadakan sesi.

Sesi harus dilakukan di lingkungan yang nyaman bebas
dari gangguan seperti bunyi telepon. Pakar akan lebih
nyaman jika ia telah memiliki informasi di tangannya.
 2. Membangun hubungan dengan pakar
Pendekatan terhadap Multiple Experts
a. Pendekatan secara individual
b. Pendekatan dengan Pakar Primer dan Sekunder
Pertama-tama knowledge developer bertemu pakar
sekunder untuk mendapatkan informasi kemudian
bertemu pakar primer untuk mengecek informasi yang
diberikan pakar sekunder.
c. Pendekatan Kelompok Kecil
Para pakar berada di suatu tempat untuk berdiskusi
tentang domain permasalahan. Informasi yang diberikan
oleh pakar ini kemudian ditest dengan kepakaran lain
dalam suatu kelompok. Knowledge developer dapat
memutuskan pakar mana yang lebih bisa bekerjasama
dan lebih dipercaya.
3. Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge
a. Analogi dan ketidakjelasan dalam informasi
Ketika pakar menjelaskan tentang suatu kejadian,
mereka menggunakan analogi untuk membandingkan
suatu masalah dengan sesuatu yang terjadi di waktu
sebelumnya yang bertujuan untuk membuat keputusan.

b. Memahami pengalaman
Para pakar biasanya mengikuti prinsip dasar yang sama
seperti yang sebelumnya dalam memecahkan suatu
masalah. Para pakar mendapatkan informasi dari luar
dan menyimpan dalam pikiran. Sehingga ketika ditanya,
mereka dapat menjelaskannya untuk memecahkan suatu
masalah.
3. Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge

c. Masalah bahasa
Hal yang penting pada waktu knowledge capture adalah
dapat mengerti dan meng-interpretasi gambaran
informasi, heuristik dari ucapan pakar.

Bahasa dapat menjadi kurang jelas karena bebera hal :

1. Perbandingan kata seperti lebih tinggi atau lebih baik.
2. Kata-kata khusus yang hilang dari penjelasan. (key point)
3. Beberapa kata yang bersifat ambigu.
4. Teknik Interview
Interview sebagai salah satu teknik dalam tacit
knowledge capture memberikan 4 keuntungan :
1. Fleksibilitasnya dapat mengeksplorasi area yang
belum banyak diketahui.
2. Knowledge developer tidak hanya mendengar tetapi
dapat pula mengetahui mengapa pakar berkata
demikian.
3. Teknik efektif untuk mendapatkan informasi untuk
subjek yang kompleks.
4. Banyak orang yang menyukai ketika di-interview yang
berhubungan dengan subjeknya.
 4. Teknik Interview
Interview dapat dibagi menjadi terstruktur dan
yang tidak terstruktur. Untuk yang tidak
terstruktur, knowledge developer dapat
mengeksplorasi masalah.

Untuk yang terstruktur dapat dibagi menjadi

pertanyaan terbuka dan tertutup.

Untuk Pertanyaan tertutup dapat dibagi menjadi :

1. Pertanyaan pilihan ganda
2. Pertanyaan ya/tidak
3. Pertanyaan dengan skala ranking.
 4. Teknik Interview

Contoh Pertanyaan :

_ “How does that work?”

_ “What do you need to know before you decide?”
_ “Why did you choose this one rather than that one?”
_ “What do you know about . . .”
_ “How could . . . be improved?”
_ “What is your general reaction to . . . ?”
 4. Teknik Interview
Ada 4 jenis teknik dalam menyatakan hasil yang
didengar yaitu : paraphrasing,clarifying, summarizing,
dan me-refleksikan perasaan.

1. Paraphrasing : adalah menyatakan pernyataan dengan

menggunakan kata-kata sendiri yang bertujuan untuk
mengecek kesesuaian dan keakuratan antara
pernyataan yang disampaikan dengan yang dipahami
oleh knowledge developer (pengembang pengetahuan)

Contoh :
_ “What I believe you said was . . .”
_ “If I am wrong, please correct me but I understood you to say . . .”
_ “In other words, . . .”
_ “As I think I understand it . . .”
 4. Teknik Interview

2. Clarifying adalah meminta penjelasan kembali mengenai

pernyataan yang belum dimengerti kepada pakar.

Contoh :
_ “I don’t understand . . .”
_ “Could you please explain . . .”
_ “Please repeat that last part again . . .”
_ “Could you give me an example of that . . .”
 4. Teknik Interview

3. Summarizing : meringkas bagian – bagian informasi dan

pengetahuan yang diperoleh untuk memberikan
pengertian secara menyeluruh.

Contoh :
_ “To sum up what you have been saying . . .”
_ “What I have heard you say so far . . .”
_ “I believe that we are in agreement that . . .”
 4. Teknik Interview

4. Me-refleksikan perasaan. Fokus utama pada emosi,

sikap dan reaksi bukan pada isi pernyataan.

Contoh :
_ “You seem frustrated about . . .”
_ “You seem to feel that you were put on the spot . . .”
_ “I sense that you are uncomfortable with . . .”
 Perhitungan biaya untuk ketidak-berhasilan dalam
mencari informasi berdasarkan Excellent Intranet Cost
Analyzer (http://www.dack.com/web/cost_analyzer.html).

1. Masukkan jumlah pekerja perusahaan.

2. Masukkan jumlah rata-rata halaman intranet yang
dikunjungi oleh tiap pekerja per hari.
3. Masukkan jumlah waktu (detik) rata-rata dari adanya
kekacauan dalam halaman intranet perusahaan.
4. Masukkan rata-rata gaji pegawai
5. Tekan tombol “Hitung”.
Baca Bagian “Guide to a Successful Interview”

Ada pertanyaan ???