Pemerintah Provinsi Jawa Timur

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

PAPARAN
RAPAT KOORDINASI PENYUSUTAN
ARSIP PERANGKAT DAERAH DI
LINGKUNGAN PROVINSI JAWA TIMUR
Hotel Grand Mercure, Surabaya
16 Maret 2022
DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950
01 tentang Pembentukan Propinsi Djawa Timur

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

02 Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009

Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor
5071)

Undang-undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

03 Pembentukan Peraturan Perundang-undangan

(Lembaran Negara Tahun 2011 Nomor 82,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5234)
 DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

05 Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

06 Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan

Arsip

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4

07 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, Lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
- Undang – Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Daur Hidup Arsip
PENCIPTAAN

PENYUSUTAN PENGOLAHAN
 PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan
Provinsi Jawa Timur.
PENYUSUTAN ARSIP
MELIPUTI KEGIATAN:
01
Pemindahan Arsip Inaktif dari unit
pengolah ke unit Kearsipan.

02
Pemusnahan Arsip Inaktif yang tidak
bernilai guna dan/ atau telah habis masa
simpannyaa

03
Penyerahan Arsip yang bernilai guna tinggi, telah
habis masa simpannya, serta berketerangan
permanen sesuai dengan JRA kepada Lembaga
Kearsipan Provinsi
JADWAL RETENSI
ARSIP
Jadwal Retensi Arsip atau JRA adalah
daftar yang berisi sekurang –
kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip
 CARA PENYUSUTAN ARSIP

Penyerahan Arsip
Penyerahan Arsip dari lembaga
Pemindahan Arsip negara, Perangkat Daerah, organisasi
Memindahkan Arsip Inaktif dari unit politik dan kemasyarakatan, lembaga
pengolah ke unit kearsipan pendidikan dan perusahaan yang
berdasarkan jadwal retensi arsip memperoleh anggaran atau bantuan
lembaga pencipta luar negeri kepada Lembaga
Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Pemusnahan Arsip
Memusnahkan Arsip Inaktif yang tidak
memiliki nilai guna, telah habis masa
retensinya, dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak
ada peraturan yang melarang dan
tidak berkaitan dengan penyelesaian
suatu perkara
 PEMINDAHAN ARSIP
Pemindahan dilakukan dengan memperhatikan:
kaidah, bentuk, dan media arsip.
• Penyeleksian arsip aktif yang sudah masuk masa
inaktif;
• Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan;
• Pembuatan Daftar Arsip Inaktif yang akan
dipindahkan
• Harus berdasarkan JRA, kecuali ada kondisi
mendesak sehingga arsip harus segera dipindahkan.
 PEMUSNAHAN ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP DILAKUKAN DENGAN CARA:

Pencacahan
Menggunakan mesin pencacah
kertas (paper shredder) sehingga
informasi dalam arsip tidak dapat
dikenali/dipahami lagi.
PEMUSNAHAN ARSIP

Pembakaran
Menggunakan api sehingga fisik
dan informasi arsip tidak dapat
dikenali dan memerlukan lokasi
yang lapang; biasa dilakukan
untuk arsip dalam volume yang
banyak.
 PENYERAHAN ARSIP
PENYERAHAN ARSIP DILAKUKAN DENGAN KETENTUAN

• Arsip diserahterimakan oleh

pencipta arsip kepada Lembaga
Kearsipan Provinsi
• Pelaksanaan serah terima arsip
dilakukan setelah melalui proses
seleksi dan penilaian oleh panitia
penilai arsip Provinsi
TERIMA KASIH