Alat-alat manajemen risiko

Alat-alat
manajemen risiko
 Pendekatan dalam manajemen risiko
• Reaktif:
– Ada kejadian  dilakukan severity assessment  derajat
risiko  dianalisis (RCA)  ditindaklanjuti

• Proaktif:
– Tidak ada kejadian  lakukan identifikasi risiko-risiko yang
mungkin terjadi  dilakukan analisis (severity assessment)
 upaya meminimalkan  disusun register risiko
– Suatu proses yang berpotensi banyak risiko  dilakukuan
disain ulang (FMEA)  proses yang sudah didisain ulang
 SEVERITY ASSESSMENT
ROOT CAUSE ANALYSIS
FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS
RISK REGISTER
PHRAT
HVA
 Severity assessment

Menentukan derajat risiko:

Variabel yang digunakan untuk menilai
severity:
Dampak risiko
dan
Probabilitas
Frequent
Probable
Possible
Unlikely
Rare

Probability

1. Extreme risk
Severity 2. High risk
assessment 3. Moderate risk
4. Low risk
Severity
(Dampak)

Extreme
Major
Moderate
Minor
Minimal
 Dampak risiko (Severity)
TK RIKS Deskripsi Dampak

1 Minimal/tdk Tidak ada cedera

signifikan
2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet
• Dapat diatasi dng P3K

3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek

• Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis
atau intelektual (reversibel. Tdk berhubungan dng
penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang perawatan

4 Mayor • Cedera luas/berat, mis : cacat, lumpuh

• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/ psikologis
atau intelektual (ireversibel), tdk berhubungan dng
penyakit

5 Ekstrem/ Kematian yg tdk berhubungan dng perjalanan

katastropik penyakit

7 t
9 dr Luwi - PMKP 7 Okt
LEVEL/BANDS TINDAKAN
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45 hari,
(SANGAT TINGGI) membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai
ke Pimpinan Faskes
HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari,
(TINGGI) kaji dng detail & perlu tindakan segera, serta
membutuhkan tindakan Pimpinan Faskes

MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana

(SEDANG) paling lama 2 minggu. Manajer/pimpinan klinis/unit
kerja sebaiknya menilai dampak terhadap bahaya
& kelola risiko
LOW Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana
(RENDAH) paling lama 1 minggu diselesaikan dng prosedur
rutin
10
Dampak terhadap pencapaian tujuan program
Level dampak Nilai Penjelasan

Sangat rendah 1 Tidak berdampak pada pencapaian tujuan

Rendah 2 Mengganggu pencapaian tujuan

Sedang 3 Mengganggu pencapaian tujuan secara signifikan
Tinggi 4 Sebagian tujuan gagal dilaksanakan
Sangat tinggi 5 Sebagian besar tujuan gagal dilaksanakan
     

Sumber PMK 25/2019

Dampak terhadap pelayanan
Level dampak Nilai Penjelasan

Sangat rendah 1 Agak mengganggu pelayanan

Rendah 2 Cukup mengganggu pelayanan

Sedang 3 Mengganggu pelayanan secara
signifikan
Tinggi 4 Mengganggu pelayanan lebih dari 2
hari, tetapi kurang dari 1 minggu

Sangat tinggi 5 Mengganggu pelayanan lebih dari 1

minggu
     

Sumber PMK 25/2019

 Dampak kerugian
Level dampak Nila Penjelasan
i
Sangat rendah 1 Kerugian material sedikit tidak
mempengaruhi proses kerja organisasi
Rendah 2 Kerugian material sedikit mempengaruhi
proses kerja organisasi
Sedang 3 Kerugian keuangan cukup besar
Tinggi 4 Kerugian besar bagi organisasi baik keuangan
maupun non keuangan
Sangat tinggi 5 Kerugian sangat besar bagi organisasi baik
keuangan maupun non keuangan
     

Sumber PMK 25/2019

Derajat Risiko
MENYUSUN REGISTER RISIKO
 RISIKO YANG MUNGKIN TERJADI AKIBAT
PENYELENGGARAAN PELAYANAN OLEH FKTP
• CONTOH DI PUSKESMAS:
– RISIKO AKIBAT
PENYELENGGARAAN
PELAYANAN KLINIS
– RISIKO AKIBAT
PENYELENGGARAAN
KEGIATAN UKM
– RISIKO YANG TERKAIT
DENGAN KONDISI
SARANA, PRASARANA,
DAN PERALATAN YANG
ADA DI PUSKEMAS
 REGISTER RISIKO

• A tool for documenting risks, and actions to manage each

risk. (alat untuk mendokumentasikan risiko-risiko dan
tindakan untuk mengelola tiap risiko tersebut)
• The Risk Register is essential to the successful management
of risk. (register risiko merupakan kunci keberhasilan dalam
mengelola risiko)
• As risks are identified they are logged on the register and
actions are taken to respond to the risk. (risiko-risiko yang
diidentifikasi dicatat dan disusun tindakan untuk merespons
risiko-risiko tersebut)

• Source: Risk Register Definition | How to use a Risk Register

with sample
Template https://www.stakeholdermap.com/risk/risk-
register.html
 ISI REGISTER RISIKO
• UNIT KERJA/KEGIATAN PELAYANAN
• RISIKO-RISIKO YANG MUNGKIN TERJADI
• TINGKAT RISIKO (DIHITUNG DENGAN
MEMPERHATIKAN DAMPAK RISIKO DAN
KEMUNGKINAN TERJADINYA)
• PENYEBAB TERJADINYA
• AKIBAT JIKA TERPAPAR
• UPAYA PENANGANAN YANG PERNAH DILAKUKAN
• PENCEGAHAN AGAR TIDAK TERJADI LAGI
• PENANGGUNG JAWAB
• PELAPORAN
CONTOH REGISTER RISIKO
HIRAC
Hazard Vulnerability Assessment (HVA)
• Dikembangkan oleh Kaiser Permanente untuk
assessment yang dilakukan oleh rumah sakit di bawah
Kaiser Permanente terkait dengan K3 dan disaster
• Diadop oleh WHO untuk risk assessment untuk
disaster dan K3
• Asesmen dilakukan terhadap:
– Natural Hazard
– Technology Hazard
– Human Hazard
– Hazardous Materials
Hazard Vulnerability Assessment
 Modifikasi HVA untuk public health risk
assessment
• MODIFIKASI menjadi:
– Public health and safety
– Occupational health and safety (K3)
– Paparan di dalam rumah tangga
– Paparan di lingkungan
– Pola makan dan nutrisi
– Perilaku Kesehatan
Modifikasi HVA untuk Public Health Risk
Assessment
 Kelompok risiko pada MFK
• Risiko keselamatan dan keamanan: petugas,
pengunjung, pasian.
• Risiko terkait B3 dan limbah B3
• Risiko terkait peralatan/tehnologi (medis dan
non medis)
• Risiko terkait sistem utilitas
• Risiko bencana
• Risiko kebakaran
Root Cause Analysis
Kategori merah atau kuning
SUMBER: RCA In Health Care, JCI, 2020
SUMBER: RCA In Health Care, JCI, 2020
SUMBER: RCA In Health Care, JCI, 2020
 Langkah RCA
• Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian
• Pelajari kejadian
• Analisis sebab,
• Susun rencana tindakan, dan
• Laporkan proses analisis, temuan, dan tindak lanjut
 1. Bentuk Tim RCA

Terdiri dari Tim Keselamatan Pasien (ditambah perwakilan

dari unit kerja yang terlibat dalam kejadian)
 2. Pelajari kejadian
• Tentukan masalah (kejadian) yang akan dianalisis,
• Bukti-bukti yang nyata,
• Lakukan wawancara,
• Teliti lingkungan kejadian,
• Gambarkan rantai terjadinya kejadian
• Kenali kejadian-kejadian yang mengawali
• Kenali penyebab langsung (proximate/direct cause)
• Kenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian (underlying cause & other
contributing factors)
3. Analisis sebab
masalah:
pohon masalah/diagram
tulang ikan sehingga
dikenali sistem yang
melatar belakangi (akar-
akar masalah)
Identifikasi akar masalah

Faktor manusia:
 Kelalaian
 Tidak paham
 Tidak
kompeten
– Sistem breakdown, system failure,
system incapability
– Sistem pengendalian
Sumber daya
tidak memadai
5 Why dalam mencari akar masalah
 Tetapkan
Masalah
Akar-akar masalah

Root cause Root cause

 Pasien coma krn
SYMPTOM
Salah minum obat

Petugas memberi
PROBLEM
obat salah orang

Petugas tidak
Human error Petugas mengambil Petugas tdk lakukan
Lakukan identifikasi saat identifikasi saat ambil
menyerahkan obat
set obat yg salah
obat

Dua set obat dengan

label nama sama RO
Petugas OT
Menyiapkan dua set obat dg CA
label nama sama US
Petugas tdk ES
Dokter meresepkan Petugas tidak
paham prosedur Human
dengan identitas Melakukan
penyampaian factor
disingkat Telaah resep
obat
Petugas yg Belum ada prosedur baku
tidak Belum ada
identifikasi pasien dlm
Kompeten kebijakan danSystem
Menyerahkan proses penyiapan dan
SOP peresepan
obat penyampaian obat
KTD
SUMBER: RCA In Health Care, JCI, 2020
 4. Susun rencana tindakan
• menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang
diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan
kejadian.
• Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan
pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab
• Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi
 5. Catat dan laporkan
• Catat proses dan alat yang digunakan
• Biaya yang dibutuhkan
• Ringkasan kejadian
• Proses investigasi dan analisis
• Temuan dan tindak lanjutnya
 Memahami penyebab kejadian
• Kegagalan aktif: pelanggaran yang sengaja
dilakukan oleh seseorang
• Kondisi laten: breakdown dari proses atau
sistem:
– Kurangnya pendidikan
– Gagal mengikuti prosedur
– Alat yang rusak
– Disain yang tidak tepat, dsb
 Penugasan
• Baca studi kasus
• Lakukan RCA untuk kasus tersebut
• Susun laporan kejadian
• Susun laporan RCA
Failure mode and effect analysis
(Analisis efek modus kegagalan)
 Why does it always
seem we have plenty of
time to fix our
problems, but never
enough time to prevent
the problems by doing
it right the first time?

55
“Anything that can go wrong, will go
wrong.”
 Apakah FMEA
• Suatu alat manjemen
risiko untuk mengkaji
suatu prosedur secara
rinci, dan mengenali
model-model adanya
kegagalan/kesalahan
pada suatu prosedur,
melakukan penilaian
terhadap tiap model
kesalahan/kegagalan,
dengan mencari
penyebab terjadinya,
mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan,
dan mencari solusi
dengan melakukan
perubahan
disain/prosedur
• Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) is a
systematic, proactive method for evaluating a
process to identify where and how it might
fail, and to assess the relative impact of
different failures in order to identify the parts
of the process that are most in need of
change.(IHI, 2018)
 Prosedur
Prosedur yang sudah
yang ada FMEA diperbaiki
sekarang yang
minimal dari
kesalahan
 Failure modes

• all the components, systems, processes and functions

that could potentially fail to meet the required
level of quality or reliability.
• The team should not only be able to describe the
effects of the failure, but also the possible causes.
 Memilih proses untuk dianalisis dengan
FMEA
selecting a process that is known to be
problem- prone or potentially risky.
• Failure mode: Apa saja yang bisa salah
• Severity : Seberapa membahayakan akibatnya
• Occurrence: Seberapa sering kemungkinan
terjadinya
• Detectability: Seberapa sulit untuk dideteksi
• Akibat : apa akibatnya ?
• Sebab: apa penyebabnya ?
 Langkah-langkah
• Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam
suatu proses
• Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim
• Tetapkan peran dari tiap anggota tim
• Gambarkan alur proses yang ada sekarang
• Kenalilah Failure modes pada proses tersebut
• Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model
kesalahan/kegagalan
• Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap
model kesalahan/kegagalan
No Tahapan Proses Failure modes
1 Menerima resep Resep tertukar
Resep terselip
2 Membaca resep Identitas tidak
terbaca
Identitas disingkat
Nama obat tidak
terbaca
3 ….dst
 Langkah-langkah….
• Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
– Sering tidaknya terjadi (occurrence): (O)
• 1 : tidak pernah, 10 sangat sering
– Kegawatannya (severity): (S)
• 1 : tidak gawat, 10 sangat gawat
– Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (D)
• 1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
• Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: O x S x D
• Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
• Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
• Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
• Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
• Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Modus- Penyeba Akibatn Kemung Tingkat Kemuda Risk Solusi Indikator
modus b ya kinan kepataha han Priority untuk
kegagala terjadiny terjadiny n (S= dideteksi Number( menguk
n/kesala a a ( O= Severity) (D= RPN) ur
han Occurre Detectab RPN = keberhas
nce) ility) OxSxD ilan dari
solusi
 Occurence Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Kemungkinan Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
terjadinya dapat
dipastikan

9 Hampir tidak Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dapat
dihindarkan
8 Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7 terjadai sangat
tingggi

6 Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan

5 terjadi tinggi
sedang

4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan

3 terjadi sedang

2 Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun

terjadi rendah

1 Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir
terjadi amat terjadi
sangat rendah
 Severity Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem
berbahaya tanpa tanda-tanda yang mendahului
9 Sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau
8 berbahaya gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya
tanda yang mendahului

7 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat
ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung
sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan

6 Berbahaya Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan
5 sedang dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem

4 Berbahaya Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan
3 ringan sampai mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem
sedang yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan

2 Berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya
ringan masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada
sistem
1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
 Detection Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
untuk diketahui
9 Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan
8 diketahui tidak segera dapat dilakukan

7 Sulit diketahui Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang
6 baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan

Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan
5 untuk diketahui secara sampling

4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
3 untuk diketahui

2 Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis

tinggi untuk
diketahui

1 Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahan
untuk diketahui
Menetapkan “cut off point”dengan Pareto

• Urutkan failure mode dengan nilai RPN dari

yang tertinggi ke yang terendah
• Hitung kumulatif untuk tiap failure mode
• Hitung persentase kumulatif
• Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80
%, maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut
kita tetapkan sebagai “cut off point”
 Contoh
Modus RPN Kumulatif Persentase
kegagalan/kes Kumulatif
alahan
Modus 1 320 320 26,4 %

Modus 4 270 590 48,7 %

Modus 3 240 830 68,6 %

Modus 2 160 990 81,8 % Cut off: 160

Modus 6 100 1090 90,1 %
Modus 5 80 1170 96,7 %
Modul 7 40 1210 100 %

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2

 Panduan membuat solusi
• What safeguards are needed to prevent this failure from
happening?
• What would have to go wrong to have a failure like this
happen? How can we prevent this from going wrong?
• How could we change the way we do things to make sure that
this failure never happens?
• If a failure like this happened, how could we quickly catch and
correct the problem before the patient ended up being
harmed?
• If the patient were harmed by this failure, how could we
minimize the effect of the failure on the patient's condition?
 Panduan untuk membuat solusi
• Apa safeguard/barier/pelindung yang perlu dilakukan untuk
mencegah terjadinya kesalahan
• Jika suatu kesalahan akan berakibat timbulnya kesalahan yang
lain, bagaimana mencegah agar tidak timbul kesalahan yang lain
• Apa yang perlu kita ubah agar kesalahan tidak akan terjadi lagi di
masa mendatang
• Jika kesalahan tersebut terjadi, solusi apa yang bisa kita lakukan
• Jika terjadi kesalahan bagaimana kita bisa secara cepat
menindak lanjuti agar tidak mencederai pasien
• Jika pasien cedera akibat kesalahan tsb, solusi apa yang perlu
dilakukan
 Contoh
No Tahapan proses Failure Sebab Akibat Solusi
Mode
1 Menerima resep Salah Nama Salah Melatih dokter
identitas pasien tidak memberi untuk menulis
dapat obat resep dengan
dibaca jelas

Jika nama
pasien tidak
dapat dibaca
lakukan
konfirmasi
pada pasien

Jika nama
tidak jelas cek
nomor rekam
medis pasien
 Prosedur
yang sudah
Prosedur
diperbaiki
yang ada FMEA yang
sekarang
minimal
dari
kesalahan