INSTRUME

N
MANAJEME RISIK
N
1. OSeverity Assessment
2. Root Cause Analysis
3. Failure Mode & Effect Analysis
4. Risk Register

dr. Eko Rahmi Nurhidayati, MSi

1
 Pengertian
Risk Management merupakan
proses mengenal, mengevaluasi,
mengendalikan, meminimalkan
risiko dalam suatu organisasi
secara menyeluruh (NHS)
2
 Tools untuk Risk Analisis

1. Severity Assessment
2. Root Cause Analysis
3. Failure Mode & Effect Analysis

2
Severity Assessment

Menentukan tingkat keparahan risiko

Variabel yang digunakan untuk

yang digunakan untuk menilai

Dampak risiko (Severity)

Dan
Probabilitas
3
 Frequent
Probable
Possible
Unlikely
Rare

Probability
1. Extreme risk
Severity 2. High risk
assessment 3. Moderate
Severity risk risk
4. Low
(Dampak)
Extreme
Major
Moderate
Minor
4
Minimal
 Dampak Risiko (Severity)
TK Deskripsi
RIKS
Dampak
1 Minimal Tidak ada cedera
2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet
• Dapat diatasi dng P3K
3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek
• Berkurangnya fungsi motorik/ sensorik/
psikologis atau intelektual (reversibel. Tdk
berhubungan dengan penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang perawatan

4 Mayor • Cedera luas/berat, mis: cacat, lumpuh

• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/
psikologis atau intelektual (ireversibel),
tidak berhubungan dengan penyakit

5 Ekstrem Kematian yang tidak berhubungan

dengan perjalanan penyakit
5
 Probabilitas
Frequent: Sangat sering terjadi (Tiap
minggu/bulan): 5
Probable: Sering terjadi (bbrp kali/tahun): 4
Possible: Mungkin terjadi (1 - < 2 tahun/
kali): 3
Unlikely: Jarang terjadi (> 2 - < 5 th/kali): 2
Rare: Sangat jarang terjadi ( > 5 thn/Kali): 1
6
 MATRIKS GRADING RISIKO
Dampak Tak MINOR Moderat Mayor Katatros
Significant 2 3 4 pik
Probabilitas 1 5
Sangat sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(Tiap minggu/bulan)
5
Sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(bbrp kali/tahun) 4

Mungkin terjadi Rendah Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim

(1 - < 2 tahun/kali)
3
Jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim
(> 2 - < 5 th/kali) 2

Sangat jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim

( > 5 thn/Kali) 1
 Tindakan sesuai Tingkat & Band Risiko
LEVEL/BAN TINDAKAN
DS
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45 hari,
(SANGAT membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke
TINGGI) Direktur RS

HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari,

(TINGGI) kaji dengan detail & perlu tindakan segera, serta
membutuhkan tindakan top manajemen

MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana

(SEDANG) (PDCA) paling lama 2 minggu. Manajer/pimpinan klinis
sebaiknnya menilai dampak terhadap bahaya & kelola
risiko

LOW Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana

(RENDAH) (PDCA) paling lama 1 minggu diselesaikan dengan
9
prosedur rutin
Root Cause Analysis

Kategori :
merah
atau
kuning
10
Langkah RCA
1. Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian
2. Pelajari kejadian
3. Analisis sebab,
4. Menyusun rencana tindakan, dan
5. Melaporkan proses analisis dan
temuan.

11
 2. Mempelajari kejadian
1. Menentukan masalah,
2. Mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
3. Melakukan wawancara,
4. Meneliti lingkungan kejadian,
5. Menggambarkan rantai terjadinya kejadian
6. Mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap
timbulnya kejadian,
7. Mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)

12
• Melakukan analisis dengan menggunakan
pohon masalah/diagram tulang ikan
untuk mengetahui kegiatan atau kondisi
yang menyebabkan timbul kejadian,
• Lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem
yang melatar belakangi timbulnya kejadian
atau sampai tidak beralasan lagi untuk
melanjutkan

13
• Mengidentifikasi akar-akar penyebab:
1.Faktor manusia: kelalaian,
incompetence, sistem pengelolaan
sumber daya manusia termasuk
reward system
1. Sistem breakdown (mati), system
failure (gagal), system incapability
(tidak kapabel)
2. Sistem pengendalian
3. Sumber daya (fasilitas dan peralatan)
dan manajemen sumber daya
• Rumuskan pernyataan akar masalah
14
Root Cause
Masalah

Root cause

15
 Susun rencana tindakan
1. Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi
penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh
pihak yang terkait dengan kejadian.
2. Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab
kejadian dan pengukuran untuk menilai efektifitas
tindakan terhadap akar penyebab
3. Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam
organisasi

16
 Catat dan laporkan

1. Catat proses dan alat yang digunakan

2. Biaya yang dibutuhkan
3. Ringkasan kejadian
4. Proses investigasi dan analisis
5. Temuan

17
 Memahami penyebab kejadian
1. Kegagalan aktif: pelanggaran yang sengaja
dilakukan oleh seseorang

2. Kondisi laten: breakdown dari proses atau

sistem:
1. Kurangnya pendidikan
2. Gagal mengikuti prosedur
3. Alat yang rusak
4. Disain yang tidak tepat, dsb
18
 Jika tidak ada kejadian, tetapi
kita akan memperbaiki suatu
sistem agar minimal risiko, maka
lakukan

FMEA

19
Failure Mode and
Effect Analysis

20
 Why does it always
seem we have
plenty of time to
fix our problems,
but never enough
time to prevent the
problems by doing
it right the first
time?

21
 Apakah FMEA
• Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu
prosedur secara rinci, dan mengenali model-
model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap
model kesalahan/kegagalan, dengan mencari
penyebab terjadinya, mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan
melakukan
perubahan disain/prosedur
22
 Prosedur
Prosedur yang sudah
yang ada FMEA diperbaiki
sekarang yang
minimal dari
kesalahan
 Prosedur
Prosedur yang sudah
yang ada FMEA diperbaiki
sekarang yang
minimal dari
kesalahan

tentukan area prioritas

 Menentukan area prioritas
Area/unit High High High Problem Total Urutan
kerja risk cost volume Prone Priorita
s
Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat 5 5 8 4 22 VI
jalan
Farmasi 9 8 8 5 30 I
Laboratori 9 8 8 4 29 II
um
Rawat 6 7 5 6 24 IV
inap
Pendaftara 6 4 8 5 23 V
n
 Langkah-langkah
1. Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat
dalam suatu proses
2. Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim
3. Tetapkan peran dari tiap anggota tim
4. Gambarkan alur proses yang ada sekarang
5. Kenalilah Failure modes pada proses tersebut pada
tiap tahap
6. Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap
model kesalahan/ kegagalan
7. Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap
model kesalahan/ kegagalan
26
 Contoh Peran anggota tim FMEA
• Berperan aktif dalam seluruh kegiatan tim:
– Paham proses FMEA
– Hadir setiap pertemuan FMEA
– Mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk
melakukan
– Memberikan input dengan jujur kepada tim
– Mendengarkan dengan aktif
– Membantu tim untuk fokus pada masalah
 Contoh
No Tahapan Proses Failure modes
1 Menerima resep Resep tertukar
Resep terselip
2 Membaca resep Identitas tidak
terbaca
Identitas disingkat
Nama obat tidak
terbaca
3 ….dst
 Langkah-langkah….
• Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
1. Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)
1 : tidak pernah, 10 sangat sering
2. Kegawatannya (severity): (SV)
1 : tidak gawat, 10 sangat gawat
3. Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT)
1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
• Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan:
Occ x SV x DT
• Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
• Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
• Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
• Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
• Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Modus- Penyebab Akibatny Kemungk Tingkat Kemudah Risk Solusi Indikator
modus terjadiny a inan kepataha an Priority untuk
kegagala a terjadiny n (S= dideteksi Number( menguku
n/kesalah a ( O= Severity) (D= RPN) r
an Occurren Detectabi RPN = keberhasi
ce) lity) OxSxD lan dari
solusi
 Severity Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian
10 Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan
berbahaya sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului
9 Sangat berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada
8 pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan
pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului

7 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang

dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau
menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat
atau kerja ulang yang signifikan

6 Berbahaya sedang Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan
5 pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem

4 Berbahaya ringan Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi
3 sampai sedang dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah
ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan

2 Berbahaya ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari
adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak
berakibat pada sistem

1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
 Occurence Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Kemungkinan Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
terjadinya dapat
dipastikan

9 Hampir tidak Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dapat dihindarkan

8 Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7 terjadai sangat
tingggi

6 Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan

5 terjadi tinggi
sedang

4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan

3 terjadi sedang
2 Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
terjadi rendah
1 Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan
terjadi amat terakhir terjadi
sangat rendah
32
 Detection Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya

untuk diketahui kesalahan
9 Sangat sulit diketahui Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang
8 menyeluruh, tidak feasible dan tidak segera dapat
dilakukan
7 Sulit diketahui Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual
6 atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui,
sehingga ketahuan karena kebetulan
Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi
5 untuk diketahui tidak otomatis atau dilakukan secara sampling

4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak
3 untuk diketahui otomatis
2 Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
tinggi untuk diketahui

1 Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses

untuk diketahui untuk mencegah kesalahan 33
 Menetapkan “cut off point”dengan
Pareto
• Urutkan failure mode dengan nilai RPN
dari yang tertinggi ke yang terendah
• Hitung persentase kumulatif
• Perhatikan nilai kumulatif sampai
dengan 80 %, maka pada nilai
kumulatif 80 % tersebut kita tetapkan
sebagai “cut off point”
34
 Contoh
Modus RPN Kumulatif Persentase
kegagalan/k Kumulatif
esalahan
Modus 1 320 320 26,4 %

Modus 4 270 590 48,7 %

Modus 3 240 830 68,6 %

Modus 2 160 990 81,8 % Cut off: 160

Modus 6 100 1090 90,1 %
Modus 5 80 1170 96,7 %
Modul 7 40 1210 100 %

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2

 Panduan untuk membuat solusi
• Apa safeguard/barier/pelindung yang perlu dilakukan untuk
mencegah terjadinya kesalahan
• Jika suatu kesalahan akan berakibat timbulnya kesalahan yang
lain, bagaimana mencegah agar tidak timbul kesalahan yang lain
• Apa yang perlu kita ubah agar kesalahan tidak akan terjadi lagi di
masa mendatang
• Jika kesalahan tersebut terjadi, solusi apa yang bisa kita lakukan
• Jika terjadi kesalahan bagaimana kita bisa secara cepat
menindak lanjuti agar tidak mencederai pasien
• Jika pasien cedera akibat kesalahan tsb, solusi apa yang perlu
dilakukan
 Contoh
No Tahapan proses Failure Sebab Akibat Solusi
Mode
1 Menerima resep Salah Nama Salah Melatih dokter
identitas pasien tidak memberi untuk menulis
dapat obat resep dengan
dibaca jelas

Jika nama
pasien tidak
dapat dibaca
lakukan
konfirmasi
pada pasien

Jika nama
tidak jelas cek
nomor rekam
medis pasien
 Tugas

• Pilih satu prosedur pelayanan (pilih: pelayanan

di laboratorium, pelayanan obat, atau
pelayanan gawat darurat)
• Lakukan FMEA pada prosedur yang dipilih
tersebut (gunakan form FMEA)