INSTRUMEN

MANAJEMEN RISIKO

1. SEVERITY ASSESSMENT
2. ROOT CAUSE ANALYSIS

3. FAILURE MODE & EFFECT

ANALYSIS
4. RISK REGISTER1
 Pengertian
 RiskManagement merupakan
proses mengenal,
mengevaluasi, mengendalikan,
meminimalkan risiko dalam
suatu organisasi secara
menyeluruh (NHS)
2
 Tools untuk risk analysis

1. Severity assessment
2. Root Cause Analysis
3. Failure mode and effect analysis 3
Severity assessment
Menentukan tingkat keparahan
risiko:
Variabel yang digunakan untuk
menilai severity:
Dampak risiko
dan
Probabilitas
4
Frequent
Probable
Possible
Unlikely
Rare

Probability
1. Extreme risk
Severity 2. High risk
assessment 3. Moderate risk
Severity
4. Low risk
(Dampak)
Extreme
Major
Moderate
Minor
5
Minimal
 Dampak Risiko (Severity)
TK RIKS Deskripsi Dampak
1 Minimal Tidak ada cedera
2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet
• Dapat diatasi dng P3K
3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek
• Berkurangnya fungsi motorik/ sensorik/
psikologis atau intelektual (reversibel. Tdk
berhubungan dengan penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang perawatan
4 Mayor • Cedera luas/berat, mis: cacat, lumpuh
• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/
psikologis atau intelektual (ireversibel),
tidak berhubungan dengan penyakit
5 Ekstrem Kematian yang tidak berhubungan
dengan perjalanan penyakit
6
 Probabilitas
Frequent: Sangat sering terjadi (Tiap
minggu/bulan): 5
Probable: Sering terjadi (bbrp kali/tahun): 4
Possible: Mungkin terjadi (1 - < 2 tahun/
kali): 3
Unlikely: Jarang terjadi (> 2 - < 5 th/kali): 2
Rare: Sangat jarang terjadi ( > 5 thn/Kali): 1

7
 Dampak Tak MINOR Moderat Mayor Katatros
Significant 2 3 4 pik
Probabilitas 1 5
Sangat sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(Tiap minggu/bulan)
5
Sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(bbrp kali/tahun) 4

Mungkin terjadi Rendah Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim

(1 - < 2 tahun/kali)
3
Jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim
(> 2 - < 5 th/kali) 2

Sangat jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim

( > 5 thn/Kali) 1
8
9
LEVEL/BANDS TINDAKAN
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45
(SANGAT hari, membutuhkan tindakan segera, perhatian
TINGGI) sampai ke Direktur RS

HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45

(TINGGI) hari, kaji dengan detail & perlu tindakan segera,
serta membutuhkan tindakan top manajemen

MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana

(SEDANG) (PDCA) paling lama 2 minggu. Manajer/pimpinan
klinis sebaiknnya menilai dampak terhadap
bahaya & kelola risiko

LOW Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana

(RENDAH) (PDCA) paling lama 1 minggu diselesaikan
dengan prosedur10rutin
11
Root Cause Analysis

Kategori merah atau kuning

12
 Langkah RCA
1. Bentuk tim RCA untuk suatu
kejadian
2. Pelajari kejadian
3. Analisis sebab,
4. Menyusun rencana tindakan, dan
5. Melaporkan proses analisis dan
temuan.
13
 2. Mempelajari kejadian
1. Menentukan masalah,
2. Mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
3. Melakukan wawancara,
4. Meneliti lingkungan kejadian,
5. Menggambarkan rantai terjadinya kejadian
6. Mengenali faktor-faktor yang berkontribusi
terhadap timbulnya kejadian,
7. Mengenali kejadian-kejadian yang
mengawali (trigger) 14
 Melakukan analisis dengan menggunakan
pohon masalah/diagram tulang
ikan untuk mengetahui kegiatan atau
kondisi yang menyebabkan timbul
kejadian,
 Lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem
yang melatar belakangi timbulnya
kejadian atau sampai tidak beralasan lagi
untuk melanjutkan
15
 Mengidentifikasi akar-akar penyebab:
1.Faktor manusia: kelalaian, incompetence,
sistem pengelolaan sumber daya
manusia termasuk reward system
1. Sistem breakdown (mati), system failure
(gagal), system incapability (tidak
kapabel)
2. Sistem pengendalian
3. Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan
manajemen sumber daya
 Rumuskan pernyataan akar masalah
16
Root Cause Masalah

Root cause

17
 Susun rencana tindakan
1. Menetapkan strategi yang tepat untuk
mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan
dapat diterima oleh pihak yang terkait
dengan kejadian.
2. Rencana tindakan disusun untuk tiap akar
penyebab kejadian dan pengukuran untuk
menilai efektifitas tindakan terhadap akar
penyebab
3. Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan
dalam organisasi 18
 Catat dan laporkan
1. Catat proses dan alat yang
digunakan
2. Biaya yang dibutuhkan
3. Ringkasan kejadian
4. Proses investigasi dan analisis
5. Temuan
19
 Memahami penyebab kejadian
1. Kegagalan aktif: pelanggaran yang
sengaja dilakukan oleh seseorang
2. Kondisi laten: breakdown dari proses
atau sistem:
1. Kurangnya pendidikan
2. Gagal mengikuti prosedur
3. Alat yang rusak
4. Disain yang tidak tepat, dsb
20
 Jika tidak ada
kejadian, tetapi kita
akan memperbaiki suatu
sistem agar minimal
risiko, maka lakukan
FMEA
21
22
Failure mode and
effect analysis
 Why does it always
seem we have plenty of
time to fix our
problems, but never
enough time to prevent
the problems by doing
it right the first time?

25
 “Anything that can go wrong, will go
wrong.”
 Apakah FMEA
 Suatu alat manjemen
risiko untuk mengkaji
suatu prosedur secara
rinci, dan mengenali
model-model adanya
kegagalan/kesalahan
pada suatu prosedur,
melakukan penilaian
terhadap tiap model
kesalahan/kegagalan,
dengan mencari
penyebab terjadinya,
mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan,
dan mencari solusi
dengan melakukan
perubahan
disain/prosedur
 Prosedur
Prosedur yang sudah
yang ada FMEA diperbaiki
sekarang yang
minimal dari
kesalahan
 Failure modes

 all the components, systems, processes and functions

that could potentially fail to meet the required
level of quality or reliability.
 The team should not only be able to describe the effects
of the failure, but also the possible causes.
 Memilih proses untuk dianalisis dengan
FMEA
selecting a process that is known to be
problem- prone or potentially risky.
 Failure mode: Apa saja yang bisa salah
 Severity : Seberapa membahayakan akibatnya
 Occurrence: Seberapa sering kemungkinan
terjadinya
 Detectability: Seberapa sulit untuk dideteksi
 Akibat : apa akibatnya ?
 Sebab: apa penyebabnya ?
 Langkah-langkah
 Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat
dalam suatu proses
 Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual
tim
 Tetapkan peran dari tiap anggota tim
 Gambarkan alur proses yang ada sekarang
 Kenalilah Failure modes pada proses tersebut
 Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk
tiap model kesalahan/kegagalan
 Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk
tiap model kesalahan/kegagalan
No Tahapan Proses Failure modes
1 Menerima resep Resep tertukar
Resep terselip
2 Membaca resep Identitas tidak
terbaca
Identitas disingkat
Nama obat tidak
terbaca
3 ….dst
 Langkah-langkah….
 Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
 Sering tidaknya terjadi (occurrence): (O)
 1 : tidak pernah, 10 sangat sering
 Kegawatannya (severity): (S)
 1 : tidak gawat, 10 sangat gawat
 Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (D)
 1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: O x S
xD
 Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
 Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
 Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
 Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
 Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Modus- Penyeba Akibatny Kemung Tingkat Kemuda Risk Solusi Indikator
modus b a kinan kepataha han Priority untuk
kegagala terjadiny terjadiny n (S= dideteksi Number( menguku
n/kesala a a ( O= Severity) (D= RPN) r
han Occurre Detectab RPN = keberhasi
nce) ility) OxSxD lan dari
solusi
 Occurence Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Kemungkinan Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
terjadinya dapat
dipastikan
9 Hampir tidak Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dapat dihindarkan

8 Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7 terjadai sangat
tingggi
6 Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan
5 terjadi tinggi
sedang
4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan
3 terjadi sedang
2 Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
terjadi rendah

1 Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
terjadi amat
sangat rendah
 Severity Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem tanpa
berbahaya tanda-tanda yang mendahului
9 Sangat berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau
8 gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda
yang mendahului
7 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat
ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung sistem
yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan
6 Berbahaya sedang Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan
5 dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem

4 Berbahaya ringan Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan
3 sampai sedang mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang
dapat diatasi dengan modifikasi ringan

2 Berbahaya ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah
tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem

1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
 Detection Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
untuk diketahui
9 Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak
8 diketahui segera dapat dilakukan

7 Sulit diketahui Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku
6 untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan

Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan
5 untuk diketahui secara sampling

4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
3 untuk diketahui
2 Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
tinggi untuk
diketahui
1 Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahan
untuk diketahui
 Menetapkan “cut off point”dengan
Pareto
 Urutkan failure mode dengan nilai RPN dari
yang tertinggi ke yang terendah
 Hitung kumulatif untuk tiap failure mode
 Hitung persentase kumulatif
 Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80 %,
maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut kita
tetapkan sebagai “cut off point”
 Contoh
Modus RPN Kumulatif Persentase
kegagalan/ke Kumulatif
salahan
Modus 1 320 320 26,4 %

Modus 4 270 590 48,7 %

Modus 3 240 830 68,6 %

Modus 2 160 990 81,8 % Cut off: 160

Modus 6 100 1090 90,1 %
Modus 5 80 1170 96,7 %
Modul 7 40 1210 100 %

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2

 Panduan membuat solusi
 What safeguards are needed to prevent this failure from
happening?
 What would have to go wrong to have a failure like this happen?
How can we prevent this from going wrong?
 How could we change the way we do things to make sure that
this failure never happens?
 If a failure like this happened, how could we quickly catch and
correct the problem before the patient ended up being harmed?
 If the patient were harmed by this failure, how could we
minimize the effect of the failure on the patient's condition?
 Panduan untuk membuat solusi
 Apa safeguard/barier/pelindung yang perlu dilakukan untuk
mencegah terjadinya kesalahan
 Jika suatu kesalahan akan berakibat timbulnya kesalahan yang
lain, bagaimana mencegah agar tidak timbul kesalahan yang
lain
 Apa yang perlu kita ubah agar kesalahan tidak akan terjadi lagi
di masa mendatang
 Jika kesalahan tersebut terjadi, solusi apa yang bisa kita
lakukan
 Jika terjadi kesalahan bagaimana kita bisa secara cepat
menindak lanjuti agar tidak mencederai pasien
 Jika pasien cedera akibat kesalahan tsb, solusi apa yang perlu
dilakukan
 Contoh
No Tahapan proses Failure Sebab Akibat Solusi
Mode
1 Menerima resep Salah Nama pasien Salah Melatih dokter
identitas tidak dapat memberi untuk menulis
dibaca obat resep dengan
jelas

Jika nama
pasien tidak
dapat dibaca
lakukan
konfirmasi
pada pasien
Jika nama tidak
jelas cek nomor
rekam medis
pasien
 Prosedur
Prosedur yang sudah
yang ada FMEA diperbaiki
sekarang yang
minimal dari
kesalahan
Contoh Peran anggota tim FMEA
 Berperan aktif dalam seluruh kegiatan tim:
 Paham proses FMEA
 Hadir setiap pertemuan FMEA

 Mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk

melakukan
 Memberikan input dengan jujur kepada tim

 Mendengarkan dengan aktif

 Membantu tim untuk fokus pada masalah

 Tugas
 Pilih satu prosedur pelayanan (pilih: pelayanan di
laboratorium, pelayanan obat, atau pelayanan
gawat darurat)
 Lakukan FMEA pada prosedur yang dipilih
tersebut (gunakan form FMEA)
 Menentukan area prioritas
Area/unit High High High Problem Total Urutan
kerja risk cost volume Prone Priorit
as
Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI

Farmasi 9 8 8 5 30 I

Laboratori 9 8 8 4 29 II
um
Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftara 6 4 8 5 23 V
n 48
49
 Bahan bacaan
 Risk Management Guidelines AS/NZS 4360.2004
 American Society for Health Care Risk Management, Risk
Management Handbook, 2004
 Hunter Area Health Service Clinical Governance Unit, Adverse
Event Management Program Overview, August 2003
 FAA, FAASystem Safety Handbook, Dec. 2000
 Gain., Guide to methods and tools for safety analysis in air
traffic management, 2003.
 Hunter Area Health Service, Management of Clinical Adverse
Event, May 2003
 Ward, S. E., Incident Investigation and Root cause Analysis, JHQ,
May/June 2005
 JCAHO., Root Cause Analysis in Health Care, Joint Commission,
2000
 Burgmeyer, J., Failure Mode and Effect Analysis: An Application in
Reducing Risk in Blood Transfusion, Journal on Quality
Improvement, Vol 28, No.6, June 2002.
50