INSTRUMEN

MANAJEMEN
RISIKO

SEVERITY ASSESSMENT
ROOT CAUSE ANALYSIS
FAILURE MODE &
EFFECT ANALYSIS
RISK REGISTER
 Pengertian
 Risk Management merupakan proses
mengenal, mengevaluasi, mengendalikan,
meminimalkan risiko dalam suatu
organisasi secara menyeluruh (NHS)

Source : NHS (National

(National Health Service)
Service) Highland Annual Report 2007/2008
 Pendekatan dalam manajemen
risiko
 Reaktif:
 Ada kejadian  dilakukan severity assessment  derajat
risiko  dianalisis (RCA)  ditindaklanjuti

 Proaktif:
 Tidak ada kejadian  lakukan identifikasi risiko-risiko yang
mungkin terjadi  dilakukan analisis (severity assessment)
 upaya meminimalkan  disusun register risiko
 Suatu proses yang berpotensi banyak risiko  dilakukuan
disain ulang (FMEA)  proses yang sudah didisain ulang
 Tools untuk risk analysis

 Severity assessment (kajian keparahan)

 Root Cause Analysis (analisis akar masalah)
 Failure mode and effect analysis (mode kegagalan potensial
potensia
dan efeknya)
Severity assessment
Menentukan tingkat keparahan risiko:
Variabel yang digunakan untuk
menilai severity:
Dampak risiko
dan
Probabilitas
Frequent (sangat sering terjadi)
Probable (sering terjadi)
Possible ( Mungkin terjadi)
Unlikely (Jarang terjadi)
Rare (Sangat Jarang terjadi)

Probability
(Peluang) TINGKAT KEPARAHAN

1. Extreme risk
2. High risk
Severity
3. Moderate risk
assessment
4. Low risk

Severity
(Dampak)

Extreme (Kematian)
Major (Cedera Berat, kehilangan fungsi motorik)
Moderate (Cedera sedang)
Minor (Cedera ringan)
Minimal (Tidak ada Cedera)
 Dampak risiko (Severity)
TK RIKS Deskripsi Dampak

1 Minimal Tidak ada cedera

2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet

• Dapat diatasi dng P3K

3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek

• Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis
atau intelektual (reversibel. Tdk berhubungan dng
penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang perawatan
4 Mayor • Cedera luas/berat, mis : cacat, lumpuh
• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/ psikologis
atau intelektual (ireversibel), tdk berhubungan dng
penyakit
5 Ekstrem Kematian yg tdk berhubungan dng perjalanan
penyakit

7 t
9 dr Luwi - PMKP 7 Okt
 LEVEL/BANDS TINDAKAN
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45 hari,
(SANGAT TINGGI) membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke
Direktur RS / Ka Pus
HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari, kaji
(TINGGI) dng detail & perlu tindakan segera, serta
membutuhkan tindakan top manajemen / Ketua Tim
Mutu
MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi sederhana paling
(SEDANG) lama 2 minggu. Manajer/pimpinan klinis sebaiknnya
menilai dampak terhadap bahaya & kelola risiko
(dokter penanggung jawab) Investigasi sederhana
PDCA
LOW Risiko rendah dilakukan investigasi sederhana paling
(RENDAH) lama 1 minggu diselesaikan dng prosedur rutin (SPO)
Investigasi sederhana PDCA
10
Root Cause Analysis
(RCA)
Kategori merah atau kuning
Root Cause Analysis
(Analisis Akar Penyebab masalah/ risiko)
 Langkah RCA

 Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian

 Pelajari kejadian
 analisis sebab,
 menyusun rencana tindakan, dan
 melaporkan proses analisis dan( temuan.
Pelaksanaan sampai hasil )
 Mempelajari Kejadian
 menentukan masalah,
 mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
 melakukan wawancara,
 meneliti lingkungan kejadian,
 menggambarkan rantai terjadinya kejadian
 mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap
timbulnya kejadian,
 mengenali kejadian-kejadian yang mengawali
(trigger)
 Lanjutan...
 melakukan analisis dengan menggunakan
pohon masalah/diagram tulang ikan untuk
mengetahui kegiatan atau kondisi yang
menyebabkan timbul kejadian,
 lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang
melatar belakangi timbulnya kejadian atau
sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan
 Lanjutan...
 mengidentifikasi akar-akar penyebab:
 Faktor manusia: kelalaian, incompetence (tdk
kompeten terkait dg pengeolaan SDM), sistem
pengelolaan sumber daya manusia termasuk reward
system
 Sistem breakdown (kerusakan sistem), system failure
(kegagalan sistem), system
incapability*(ketidakmampuan sistem)
 Sistem pengendalian
 Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen
sumber daya
 rumuskan pernyataan akar masalah
 Masalah
Root Cause

Root cause
KTD
 Susun rencana tindakan

 menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi

penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima
oleh pihak yang terkait dengan kejadian.
 Rencana tindakan disusun untuk tiap akar
penyebab kejadian dan pengukuran untuk
menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab
 Dapatkan persetujuan dari pemimpinan dalam
organisasi
 Catat dan laporkan
 Catat proses dan alat yang digunakan
 Biaya yang dibutuhkan
 Ringkasan kejadian
 Proses investigasi dan analisis
 Temuan
 Tindak lanjut
 Evaluasi
 Memahami penyebab kejadian

 Kegagalan aktif : pelanggaran yang sengaja

dilakukan oleh seseorang
 Kondisi laten : breakdown dari proses atau
sistem:
 Kurangnya pendidikan
 Gagal mengikuti prosedur

 Alat yang rusak

 Disain yang tidak tepat, dsb

Jika tidak ada kejadian,
tetapi kita akan
memperbaiki suatu
sistem agar minimal
risiko, maka lakukan
FMEA
Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA)
Modus Kegagalan dan Analisis Efek
 Apakah FMEA
 Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur
secara rinci, dan mengenali model-model
adanya kegagalan/kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap
model kesalahan/kegagalan, dengan mencari
penyebab terjadinya, mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi
dengan melakukan perubahan disain/prosedur
 Prosedur yang
Prosedur sudah
yang ada diperbaiki
FMEA yang minimal
sekarang
dari kesalahan
 Apakah FMEA ?
 Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu
prosedur secara rinci, dan mengenali model-
model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap
model kesalahan/kegagalan, dengan mencari
penyebab terjadinya, mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi
dengan melakukan perubahan disain/prosedur
 Langkah-langkah

 Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam

suatu proses
 Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim
 Tetapkan peran dari tiap anggota tim
 Gambarkan alur proses yang ada sekarang (tiap
tahapan)
 Kenalilah Failure modes pada proses tersebut
 Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap
model kesalahan/kegagalan
 Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap
model kesalahan/kegagalan
 Lanjutan langkah..
 Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
 Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)
 1 : tidak pernah, 10 sangat sering
 Kegawatannya (severity): (SV)
 1 : tidak gawat, 10 sangat gawat
 Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT)
 1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV
x DT
 Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
 Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
 Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
 Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
 Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
 Failure mode: Apa saja yang bisa salah
 Severity : Seberapa membahayakan akibatnya
 Occurrence: Seberapa sering kemungkinan
terjadinya
 Detectability: Seberapa sulit untuk dideteksi
 Akibat : apa akibatnya ?
 Sebab: apa penyebabnya ?
 CONTOH Di Ruang Obat

Alur proses Failure mode Sebab Akibat S O D RPN

Menerima resep A.Salah identitas  - nama  Slh        
disingkat2 memberi
-alamat obat
tdk jelas

  B. Salah baca resep Tulisan  Salah        

tdk meracik
terbaca  obat
  C. Resep tertukar            
Mencatat dalam -            
buku register
Menganalisis Salah menganalisis            
resep
Mempersiapkan Salah ambil obat            
obat
  Salah meracik obat            
Modus Penye Akibat Kemun Tingkat Kemud Risk Solusi Indikat
- bab nya gkinan kepara ahan Priority or
modus terjadin terjadin han didetek Numbe untuk
kegaga ya ya (S= si (D= r(RPN) mengu
lan/kes ( O= Severit Detect RPN = kur
alahan Occurr y) ability) OxSxD keberh
ence) asilan
dari
solusi
Occurence Rating Scale (kemungkinan)
NILAI PENJELASAN PENGERTIAN

10 Kemungkinan Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir

terjadinya dapat setiap saat
dipastikan
9 Hampir tidak dapat Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3
dihindarkan sampai 4 hari
8 Kemungkinan terjadai Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu
7 sangat tingggi sekali

6 Kemungkinan terjadi Kesalahan terjadi sekali sebulan

5 tinggi sedang
4 Kemungkinan terjadi Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan
3 sedang
2 Kemungkinan terjadi Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
rendah
1 Kemungkinan terjadi Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang
amat sangat rendah ingat kapan terakhir terjadi
 Severity Rating Scale (Keparahan)
NILAI PENJELASAN PENGERTIAN
10 Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan
berbahaya sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului
9 Sangat berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada
8 pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan
pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului
7 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan
tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan
ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang
yang signifikan
6 Berbahaya sedang Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan
5 pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem
4 Berbahaya ringan Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi
3 sampai sedang dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah
ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan

2 Berbahaya ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari
adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak
berakibat pada sistem
1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
Detection Rating Scale (Kemudahan Deteksi)
NILAI PENJELASAN PENGERTIAN

10 Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
untuk diketahui
9 Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh,
8 diketahui tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan
7 Sulit diketahui Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak
6 ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan
karena kebetulan
Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak
5 untuk diketahui otomatis atau dilakukan secara sampling
4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
3 untuk diketahui
2 Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
tinggi untuk
diketahui
1 Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk
untuk diketahui mencegah kesalahan
 Menetapkan “cut off point”
dengan Pareto
 Urutkan failure mode dengan nilai RPN dari yang
tertinggi ke yang terendah
 Hitung persentase kumulatif
 Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80 %,
maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut kita
tetapkan sebagai “cut off point”
 Contoh
Modus RPN Kumulatif Persentase
kegagalan/kes Kumulatif
alahan
Modus 1 320 320 26,4 %

Modus 4 270 590 48,7 %

Modus 3 240 830 68,6 %

Modus 2 160 990 81,8 % Cut off 160

Modus 6 100 1090 90,1 %
Modus 5 80 1170 96,7 %
Modul 7 40 1210 100 %

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3,2
 Menentukan area prioritas
Area/ High High High Problem Total Urutan
unit kerja risk cost volume Prone Prioritas
(resiko (biaya (volume (potensial
tinggi) tinggi) tinggi) rawan
masalah )
Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI
Farmasi 9 8 8 5 30 I

Laboratoriu 9 8 8 4 29 II
m
Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftaran 6 4 8 5 23 V
1. Contoh Peran anggota tim FMEA
 Berperan aktif dalam seluruh kegiatan tim:
 Paham proses FMEA
 Hadir setiap pertemuan FMEA

 Mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk

melakukan FMEA
 Memberikan input dengan jujur kepada tim

 Mendengarkan dengan aktif

 Membantu tim untuk fokus pada masalah

2. Panduan mengidentifikasi failure
modes
 Gagal menyediakan sesuatu
 Salah melakukan sesuatu
 Salah membaca……
 Tidak dapat menyelesaikan dengan tuntas suatu tahapan
kegiatan
 Tidak mampu untuk….
 Tidak dapat melakukan sesuai dengan waktu yang
ditetapkan
 Melakukan melebihi waktu yang ditentukan
 Terlalu awal (prematur) melakukan
4. Panduan untuk membuat solusi
 Apa safeguard/barier/pelindung yang perlu dilakukan untuk
mencegah terjadinya kesalahan
 Jika suatu kesalahan akan berakibat timbulnya kesalahan
yang lain, bagaimana mencegah agar tidak timbul kesalahan
yang lain
 Apa yang perlu kita ubah agar kesalahan tidak akan terjadi
lagi di masa mendatang
 Jika kesalahan tersebut terjadi, solusi apa yang bisa kita
lakukan
 Jika terjadi kesalahan bagaimana kita bisa secara cepat
menindak lanjuti agar tidak mencederai pasien
 Jika pasien cedera akibat kesalahan tsb, solusi apa yang
perlu dilakukan
 Contoh
No Tahapan proses Failure Sebab Akibat Solusi
Mode
1 Menerima resep Salah Nama pasien Salah Melatih
identitas tidak dapat memberi dokter untuk
dibaca obat menulis
resep
dengan jelas
Jika nama
pasien tidak
dapat dibaca
lakukan
konfirmasi
pada pasien
Jika nama
tidak jelas
cek nomor
rekam medis
pasien
 KTD:
pasien bukan penderita diabetes
coma karena mendapat obat
glikazide

Petugas salah memberikan

obat

Petugas salah Petugas salah

mengidentifika menginterperta
si pasien sikan nama
Petugas tidak
melakukan telaah
pemberian obat
Dokter
Petugas tidak kompeten
menggunakan
melakukan pemberian
singkatan
obat dg benar
nama
Petugas tidak tahu harus
melakukan telaah
Belum ada kebijakan
Keterbatasan tenaga identifikasi pada prosedur
farmasi pelayanan obat
 Menentukan area prioritas
Area/ High High High Problem Total Urutan
unit kerja risk cost volume Prone Prioritas
(resiko (biaya (volume (potensial
tinggi) tinggi) tinggi) rawan
masalah )
Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI
Farmasi 9 8 8 5 30 I

Laboratoriu 9 8 8 4 29 II
m
Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftaran 6 4 8 5 23 V
 Penugasan RCA
 Kelas dibagi kelompok: masing-masing
puskesmas
 Pelajari kasus yang dibagikan
 Lakukan RCA
 Tuangkan dalam form RCA (bisa
menggunakan form JCI, atau form sederhana)
 Penugasan FMEA
 Pilih satu unit pelayanan klinis untuk dianalisis
(misalnya laboratorium atau farmasi)
 Lakukan FMEA untuk salah satu proses
pelayanan.