Module MT Coll 2020

BASIC COLLECTION
Presented by HC Learning Team

MANAGEMENT TRAINEE (MT)
Module Collection
TUJUAN PEMBELAJARAN
1.Memahami Istilah – Istilah Umum
Collection
2.Memahami Peran & Fungsi

Collection
3.Memahami Proses Kerja

Collection
4.Memahami Indikator Performance

Collection
STO Collection & Remedial HO
COLLECTION & REMEDIAL
DIVISION HEAD
COLLECTION REMEDIAL
DEPUTY DIV HEAD DEPUTY HEAD
COLLECTION COLLECTION
AREA STRATEGIC REMEDIAL REMEDIAL
MANAGEMENT STRATEGIC AREA REMEDIAL
COLLECTION DEPARTEMENT DEVELOPMENT MANAGEMENT
MANAGER HEAD Deparment Head DEPARTEMENT HEAD DEVELOPMENT MANAGER
DEPARTEMENT HEAD
Performance
Analyst Section COLLECTION MANAGEMENT COLLECTION STRATEGIC REMEDIAL MANAGEMENT REMEDIAL STRATEGIC
Head SPECIALIST SPECIALIST SPECIALIST SPECIALIST
Performance Analyst COLLECTION MANAGEMENT

STAFF STAFF
ISTILAH – ISTILAH UMUM COLLECTION
SINGKATAN KEPANJANGAN PENGERTIAN

KAT Kode Area Tagih Kode wilayah penagihan berdasarkan Kode POS
DKH Daftar Kunjungan Harian Daftar nama konsumen yang akan ditagih oleh Collection Officer (CO)
SP Surat Peringatan Surat yang diberikan kepada konsumen karena menunggak
STP Surat Tugas Penarikan Surat yang dibawa oleh MR ketika akan Tarik Barang (TB)
BASTK Berita Acara Serah Terima Kendaraan Sebagai Bukti bahwa Unit kendaraan telah di tarik
TB Tarik Barang Proses penarikan kendaraan konsumen karena menunggak
JB Janji Bayar Konsumen yang berjanji akan membayar pada tanggal tertentu
JT Jatuh Tempo Tanggal konsumen berkewajiban membayar angsuran kreditnya
KP Kartu Piutang Berisi data informasi lengkap tentang piutang konsumen
KA Konsumen Aktif Daftar detail & lengkap semua konsumen yang masih aktif kredit di WOM
SIPOK Sisa Pokok Sisa Pokok Hutang konsumen yang kredit di WOM
OD Over Due Konsumen yang menunggak pembayaran angsuran kreditnya
No - OD No Over Due Konsumen yang tidak menunggak (lancar)
FKPA Form Kronologis Penanganan Account Form berisi tentang history penanganan konsumen selama kredit di WOM
CO Collection Officer Petugas penagihan
FE Front End Petugas penagihan di bucket depan (1-30)
MR Mid Range Petugas penagihan di bucket tengah (31-60)
BA Beban Awal Total konsumen dimasing2 bucket (di Awal Bulan) yang harus ditagih selama 1 bulan
ISTILAH – ISTILAH UMUM COLLECTION
SINGKATAN KEPANJANGAN PENGERTIAN

AR Account Recievable Seluruh total piutang / portfolio kredit
ENR Ending Nett Recievable Seluruh total piutang / portfolio kredit diakhir periode tertentu
BTC Back To Current Konsumen menunggak yang kembali ke bucket lancar (No-Od)
PDR Past Due Ratio Ratio konsumen menunggak
NPL Non Performing Loan Konsumen menunggak > 90 hari
NBD Nett Bad Debt Piutang bermasalah yang telah dibukukan sebagai kerugian perusahaan
WO Write Off Piutang bermasalah yang telah dihapus bukukan ( menunggak > 210 hari)
LOR Loss on Repo Kerugian akibat Tarik Barang
MAPPING KAT Pembagian wilayah tagih base on KAT ke masing - masing CO & SPV
BUCKET Pengelompokan piutang berdasarkan jumlah hari menunggak (kelipatan 30)
BALANCE Piutang dibucket tertentu (Bucket itu wadahnya, Balance itu isinya)
FLOW / FLOW FORWARD Konsumen yg mengalir / pindah ke bucket berikutnya & tdk bayar s/d akhir bulan
EVER / FLOW EVER Konsumen yg Dalam 1 bulan PERNAH mengalir / PERNAH pindah ke bucket berikutnya
DAYS TO FLOW (DTF) Jumlah hari konsumen tersebut akan flow
ROLL BACK Konsumen menunggak yang balik ke bucket sebelumnya
STAY Konsumen yang bulan ini dan bulan lalu berada dibucket yang sama
DELINQUENCY Total konsumen menunggak dibandingkan total AR (umumnya OD > 30 hari)
PROVISI Cadangan kerugian yang harus dianggarkan akibat piutang tidak tertagih
LAPPING Pelanggaran (Fraud) akibat uang angsuran / unit TB tidak disetor ke kantor
CARA PENAGIHAN SECARA UMUM
1.Dunning Letter
2.Desk Collection
3.Field Visit
FIELD VISIT (KUNJUNGAN LAPANGAN)
ADA 2 :
1.FE 2.MR
(Front End) (Mid Range)
Bucket 1-30 Bucket 31-60
Tugas Utamanya Tugas Utamanya

Melakukan Proses Melakukan Proses
Penagihan Tarik Barang (TB)
FE & MR ini secara jabatan disebut Collection Officer (CO)

RATIO VISIT (KUNJUNGAN) / BULAN
Ratio Ini Gunanya Untuk Menghitung Productivity & Kebutuhan SDM
FE MR
Contoh :
Jawa : 150 Jawa : 100
kons / bln kons / bln Cabang “A” (Di Jawa) Jumlah Kons bucket
1-30 & Ever 1up Dari No-Od = 1.500 kons
L.Jawa : 100 L.Jawa : 80 Maka kebutuhan FE : 1.500/150 = 10 org
kons / bln kons / bln
Terdiri dari Terdiri dari Cabang “B” (Di Luar Jawa) Jumlah Kons
(Beban Awal 1-30 (Beban Awal bucket 31-60 & Ever 31up Dari 1-30 = 450
+ Ever 1up dari 31-60 + Ever 31up Maka kebutuhan MR : 450/80 = 4 org
No-Od) dari 1-30)
❑ Ever 1 up dari No-Od adalah Beban Awal (BA) No-Od yang pernah Overdue 1 up dibulan lalu
❑ Ever 31 up dari 1-30 adalah Beban Awal (BA) 1-30 yang pernah Overdue 31 up dibulan lalu
❑ Untuk Mobil Ratio Visit FE : 50 Kos & MR : 25 Kons / Bln (Jawa & L.Jawa Sama)
DASAR PERHITUNGAN
PRODUCTIVITY RATIO – CO MOTOR
1.Jam Kerja Normal / Hari (Rata – rata) 8 Jam – 2 Jam (Docking + Ishoma) = 6 Jam (360 Menit)
2.Waktu Visit / Kons (Rata - rata) Jawa FE 30 Mnt, MR 40 Mnt & L.Jawa FE 40 Mnt, MR 50 Mnt
3.Hari Kerja / Bulan (Rata - rata) Rata-rata hari kerja normal perbulan adalah 25 Hari
4.Frequency Visit / 1 Kons (Rata – rata) 1 Kons rata-rata divisit oleh FE 1.75 kali & MR 2 kali / bulan
Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 30 Menit = 12 kons / hari Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 40 Menit = 9 kons / hari
Cara Hitungnya Adalah :
12 Kons X 25 Hari Kerja = 300 kons / bln 9 Kons X 25 Hari Kerja = 225 kons / bln
300 Kons / 1.75 = 171 kons, Pembulatan 🡪 170 kons / bln 225 Kons / 2 = 112,5 kons, Pembulatan 🡪 112 kons / bln
FE MR
Luar Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 40 Menit = 9 kons / hari L Jawa = 6 Jam (360 Menit) / 50 Menit = 7.2 kons / hari
9 Kons X 25 Hari Kerja = 225 kons / bln 7.2 Kons X 25 Hari Kerja = 180 kons / bln
225 Kons / 1.75 = 128,57 kons, Pembulatan 🡪 130 kons / bln 180 Kons / 2 = 90 kons / bln
DASAR PERHITUNGAN
PRODUCTIVITY RATIO – CO MOBIL
1.Jam Kerja Normal / Hari (Rata – rata) 8 Jam – 2 Jam (Docking + Ishoma) = 6 Jam (360 Menit)
2.Waktu Visit / Kons (Rata - rata) Jawa & L.Jawa Sama : FE 90 Menit, MR 120 Menit
3.Hari Kerja / Bulan (Rata - rata) Rata-rata hari kerja normal perbulan adalah 25 Hari
4.Frequency Visit / 1 Kons (Rata – rata) 1 Kons rata-rata divisit oleh FE 2 kali & MR 3 kali / bulan
Cara Hitungnya Adalah :
6 Jam (360 Menit) / 90 Menit = 4 kons / Hari 6 Jam (360 Menit) / 120 Menit = 3 kons / Hari
FE 4 Kons X 25 Hari Kerja = 100 kons / Bulan MR 3 Kons X 25 Hari Kerja = 75 kons / Bulan
75 Kons / 3 = 25 Kons / Bulan
100 Kons / 2 = 50 kons, / Bulan
KOMPETENSI : SKILL / KEMAMPUAN :
✔ Komunikasi
✔ Negosiasi
SKILL / KEMAMPUAN
Kualifikasi
KNOWLEDGE /
KNOWLEDGE / PENGETAHUAN
PENGETAHUAN
✔ :
Karakter Konsumen
✔ Wilayah Tagih & Jalan
Collection BEHAVIOUR / PERILAKU

✔ Kebijakan perusahaan
✔ Hukum dan peraturan yg
Officer
berlaku
BEHAVIOUR / PERILAKU :
✔ Jujur
✔ Rajin
✔ Ulet / Gigih
✔ Disiplin
PERAN & FUNGSI
COLLECTION OFFICER (CO)
1 Sebagai Duta Perusahaan
2 Sebagai Customer Service
3 Sebagai Problem Solver

PERAN & FUNGSI
COLLECTION OFFICER (CO)
Duta Customer Problem
Perusahaan Service Solver
• Company Image / • Melayani Keluhan / • Membantu
Branding Complain Kons Memberikan Solusi
• Menyampaikan • Memberikan kpd Kons yang
Product / Program Informasi Terkait Menunggak
• Menyampaikan apa Kredit Kons (Cara • Memberikan Edukasi
yg boleh & tdk boleh ambil BPKB, kpd Kons agar bayar
dilakukan oleh Kons perpanjang STNK dll) tepat waktu
( Do & Don’t )
DO & DON’T KONSUMEN
(APA YANG BOLEH & TIDAK BOLEH DILAKUKAN )
DO DON’T
Bayar Tepat Waktu Gadai / Oper Unit Kendaraan
Bayar Via Payment Point Menunggak
Rawat / Jaga Unit Kendaraan Oplos / Ganti Spare Part (Non Ori)
DO & DON’T COLLECTION
(APA YANG BOLEH & TIDAK BOLEH DILAKUKAN )
DO (LAKUKAN)
PERSIAPAN PROSES PENAGIHAN PENUTUP
• Bawa Kartu Pengenal & Surat Tugas • Buka Jacket & Helm • Konfirmasi Ulang Apa Hasil
• Bawa Alat Penagihan ( MC, Printer • Rapikan Pakaian & Rambut Kesepakatan Dengan Konsumen
& Kertas Thermal) • Ucapkan Salam • Ingatkan Konsumen Agar Selalu
• Bawa Dokumen Penagihan • Minta Ijin Untuk Masuk Bayar Tepat Waktu Agar Tidak
(SP / STP) Jika Ada • Gunakan Bahasa yang mudah Terkena Denda
• Download DKH Via MC dimengerti oleh Konsumen • Doakan Konsumen Agar Bisa
• Pelajari Histori Pembayaran Kons • Jaga Etika & Sopan Santun Lancar Membayar Angsuran
• Pelajari & Atur Rute Penagihan • Sampaikan Maksud & Tujuan • Doakan Konsumen & Keluarga
• Berpakaian Bersih, Rapi & Sopan • Pastikan Unit Kendaraan Masih Agar Selalu Diberikan Kesehatan
• Periksa Kelengkapan Surat-surat • Mohon Pamit & Ucapkan Salam
ada di konsumen
Kendaraan Anda (SIM & STNK) • Sampaikan Yg Boleh & Tdk Boleh
• Selalu Gunakan Jacket & Helm Full Dilakukan Oleh Kons (DO & DON’T)
Face Untuk Menjaga Keselamatan
• Siapkan Jas Hujan (Saat Musim
Hujan)
DON’T !
LARANGAN KERAS !!!
1.Talangan / Tombokan Angsuran
2.Lapping Angsuran / Unit TB

Jika Dilanggar Tidak
Hanya PHK Tetapi
PENJARA, Jika Sampai
3.Minta / Terima Imbalan Dari Merugikan WOM
Konsumen (Uang / Barang) Secara Financial !!!
4.Manipulasi Laporan Hasil

Kunjungan
DON’T !
LARANGAN KERAS !!!
5.Mengancam / Intimidasi Kons
6.Melakukan Tindak Kekerasan

Jika Dilanggar Tidak
Hanya PHK Tetapi
PENJARA, Jika Sampai
7.Merusak Properti Konsumen Melanggar HUKUM !!!
8.Melakukan Tindakan Asusila &

Pelanggaran Hukum Lainnya
TUGAS & TANGGUNG JAWAB CO
Memastikan semua kons

1.Mengelola melakukan pembayaran
Tagihan, bukan tepat waktu
tukang tagih
Melakukan proses TB utk
konsumen yg menunggak FE
> 30 hari
3.Mengaman 2.Menjaga
kan Asset Asset Memastikan Unit
MR (Motor / Mobil ) masih
berada di konsumen
ETHOS KERJA COLLECTION (JuRUD)
J
•JUJUR (HONEST / INTEGRITY)
R
•RAJIN (DILIGENT)
G •ULET / GIGIH (TENACITY)
D
•DISIPLIN (DISCIPLINE)
PENYEBAB UTAMA LAPPING
Secara Umum Penyebab Utama Lapping ada 3 Yaitu :
PERILAKU KEBUTUHAN
GAYA HIDUP
MENYIMPANG MENDESAK
• Beli HP Mahal • Main Judi • Terlilit Hutang
• Beli Pakaian Branded • Main Perempuan • Keluarga Sakit
• Foya – foya • Minum Minuman • Dll
(Club Malam dll) Keras / Obat Terlarang
❖ Gaya Hidup biasanya dipengaruhi oleh faktor “ISTRI” menuntut diluar kemampuan suami !
❖ Perilaku menyimpang biasanya dipengaruhi oleh faktor LINGKUNGAN / PERGAULAN !
❖ Lapping ini bukan semata – mata karena ada Niat Tapi Juga Karena Ada Kesempatan !
COLLECTION STRATEGY &
COLLECTION PROCESS
COLLECTION STRATEGY
Ini adalah Strategy Penanganan / Pengelolaan AR Di Collection
SP SP SP
-3 s/d 4 1 2 3
STP 1&2 STP (Internal) & SKP (External) 1.Desk Coll Handle
0 (7) 3 DPD 31&45
6 9 21 WO Bucket (-3 s/d 4)
(14 (21
) ) 0 0 0 0
0 Field Coll Field Coll Rem Officer &
Desk Coll External Remedial External
(Front End) (Mid Range) External Remedial
2.Collection Handle
Bucket (0-60)
0 3 6 9 21 WO
0 0 0 0
3.Remedial Handle
Collection Division Remedial Division
Bucket (60 up & WO)
REPO
4.AMU Handle Stock &

ASSET MANAGEMENT UNIT (AMU) DIVISION
Lelang Unit TB
❖ SP1 diberikan kpd kons yg overdue 7 hari, SP2 14 hari & SP3 21 hari ❖ STP1 (Surat Tugas Penarikan 1) akan keluar saat kons overdue 31 hari & STP2 overdue 45 hari
❖ Utk Remedial Surat Penarikan Unit ada 2 macam yaitu : STP utk Internal Remedial (Remedial Officer / RemOff) & SKP (Surat Kuasa Penarikan) utk External Remedial
COLLECTION PROCESS
Ini adalah Flow Proses Penagihan Di Collection
R : Coll SPV R : ADM Coll R : Coll Officer

A : Coll Head / BH A : Coll SVP A : Coll SVP
2.Assign DKH 4.Visit Kons 6.Setor Ke teller

• Penentuan CO • Action Code
Siapa menagih KAT •BASTK •Download DKH MC • Risk Code • Settlement MC*
mana ? •KWT Manual • Case Category
•Pemilihan Kons yg •Bawa ID Card • Print Deposit Slip*
akan ditagih oleh CO •SP / STP •Bawa Berkas • Setor Uang Tagihan
(Dibuat H-1) Penagihan
3.Assign Berkas 5.Input Hasil
1.Mapping KAT
Penagihan Visit*
R : Coll SPV R : Coll Officer

R : Coll Officer
A : Coll Head / BH A : Teller & SPV
A : Coll SPV
❑ Input Hasil Visit jika tdk dilakukan maka setelah 6 Hari MC akan TERLOCK & tdk bisa digunakan
R = Responsible ❑ Settlement adalah proses penutupan Transaksi di Mobile Collection yg dilakukan oleh Teller
A = Accountable ❑ Deposit Slip adalah Rekap hasil tagihan di MC yang harus diprint saat akan setor uang ke Teller
MAPPING KAT
Adalah proses penentuan CO siapa akan handle wilayah / KAT mana ?
CONTOH :
KAT KAT
Mapping KAT harus 7,8,9 1,2,3 KAT inilah yang akan
mempertimbangkan
= CO = CO dijadikan dasar untuk
JARAK & POPULASI
“C” “A” perhitungan RAPORT &
konsumen di KAT
INSENTIF CO ybs
tersebut
KAT 4,5,6
= CO “B”
❑ KAT mengacu kepada Kode POS, 1 KAT hanya bisa dimapping ke 1 CO & 1 CO bisa handle > 1 KAT
❑ Mapping KAT dilakukan setiap awal bulan & dapat di re-mapping jika ada CO resign / CO baru
❑ Setelah dilakukan Mapping KAT di Excel, maka harus dilakukan UPLOAD di System WISE
UPLOAD MAPPING KAT
Contoh Format file excel Mapping KAT untuk di Upload
ASSET_TYPE_CODE OFFICE_CODE BUCKET_ COLL_ZIPCODE_AREA ZIP_CODE SUB_ZIP_CO USER_NAME_COLL DAY EFFECTIVE_DT

CODE _H_CODE DE ECTOR
MOTOR 0851 FE 085001 64183 D0587 060500304 ALL DAYS 09/11/2019
UPLOAD MAPPING KAT
Langkah – langkah Upload Mapping KAT Collector
1. Langkah-langkah point nomor 1

• Pilih Menu
1 • Pilih Collection
• Pilih General
• Upload Mapping Collector
UPLOAD MAPPING KAT
Langkah – langkah Upload Mapping KAT Collector
2. Langkah-langkah point nomor 2

• Di kolom Choose File : pilih file excel yang akan di
upload lalu klik open
• Setelah muncul file yang akan di upload, klik
Validate & Upload
Langkah-langkah Untuk Check Hasil Upload Collector / KAT

2 • Pilih menu
• Pilih Collection
• Pilih General
• Pilih Checking Upload Collector
Di kolom upload status ada beberapa nama status, jika ERROR
berarti isi data file excel yang di upload ada yang tidak sesuai.
Jika EXECUTED berarti isi data file excel yang di upload sudah
sesuai & SUKSES diupload.
DAMPAK KESALAHAN MAPPING KAT
1.Terjadi UNMAPP yaitu Konsumen Tidak termapping ke

CO
sehingga konsumen tsb tidak ada yang menagih
2.Berdampak pada perhitungan performance / Raport
3.Berdampak pada perhitungan insentif

PENYEBAB ACCOUNT UNMAPP
1.Cabang melakukan penjualan diluar KAT cabang tersebut
2.Kode POS / Zip Code / Milling City KAT tersebut salah /

belum terisi
3.Ada KAT yang belum / tidak dimapping ke CO

SIMULASI MAPPING KAT FE – P.JAWA
Asumsi : Kons yg ada di KAT dibawah ini adalah BA 1-30 + No-Od Ever 3 up
1
1=50 2=100
• Dari populasi ini hitung berapa
kebutuhan FE ?
10=10 3=150
2
Sebaran Kons • Setelah tau jumlah kebutuhan FE,
9=180 4=90
1-30 + No-Od buat list nama-nama FE tsb (Nama
Ever 3 up Fiksi)
8=10 5=75
3
• Dari list nama-nama FE tersebut
lakukan Mapping KAT, siapa akan
7=100 6=65
handle KAT mana ?
❑ Jelaskan faktor apa saja yang menjadi dasar pertimbangan anda melakukan Mapping KAT ini !
SIMULASI MAPPING KAT MR – L.JAWA
Asumsi : Kons yg ada di KAT dibawah ini adalah BA 31-60 + 1-30 Ever 37 up
1
1=20 2=10
• Dari populasi ini hitung berapa
kebutuhan MR ?
10=10 3=20
2
Sebaran Kons • Setelah tau jumlah kebutuhan
9=20 4=35
31-60 + 1-30 MR, buat list nama-nama MR tsb
Ever 37 up (Nama Fiksi)
8=10 5=5
3
• Dari list nama-nama MR tersebut
lakukan Mapping KAT, siapa akan
7=30 6=0
handle KAT mana ?
❑ Jelaskan faktor apa saja yang menjadi dasar pertimbangan anda melakukan Mapping KAT ini !
ASSIGN DKH
Adalah proses pemilihan kons yg mana yg akan ditagih oleh CO esok hari, dan ada 2 Cara :
1.Filtering 2.Edit by
by system SPV
P.Jawa 15 Kons Bisa
DTF, L.Jawa 12 Kons ditambah DKH Wajib
Angs SP,JT
Ke, JB dibuat H-1
Sipok
Filtering By Bisa
dikurangi
DKH
SPV bisa menambah DKH melalui Edit dengan pertimbangan : SPV bisa mengurangi DKH melalui Edit dengan pertimbangan :
1. Ada kons prioritas tapi blm masuk ke DKH by System 1. Kons yg masuk ke DKH by System telp minta jangan ditagih dulu
2. Kons tidak ada di DKH by System, namun telpon minta ditagih 2. Kons yg masuk ke DKH System menurut SPV tidak prioritas
3. Jumlah kons yang turun via DKH System < 15 (Jawa) / < 12 (L.Jawa) 3. Jumlah kons yang turun via DKH System > 15 (Jawa) / > 12 (L.Jawa)
KEBIJAKAN TGL JATUH TEMPO (JT)
Penetapan Tgl JT ada 2 : CDD (Change Due Date) & Normal, ketentuan sbb :
TGL SO (SALES ORDER) TGL JT (JATUH TEMPO)

1-2 3 (N + 1)
3 - 20 3 - 20 (N + 1) 🡪 NORMAL
21 - 22 19 (N + 1)
23 - 25 20 (N + 1)
26 - 28 3 (N + 1)
29 - 30 4 (N + 2)
31 5 (N + 2)
❑ Kons SO tgl 1-2 Jan’20, maka akan JT tgl 3 Feb’20

* N = BULAN JUAL, Contoh : ❑ Kons SO tgl 3-20 Jan ‘20, maka akan JT tgl 3-20 Feb‘20
❑ Kons SO tgl 31 Jan 2020, maka akan JT tgl 5 Mar 2020
ACTION CODE, RISK CODE & CASE CATEGORY
Ini Adalah 3 Hal Utama Yang Harus Diinput di MC Oleh CO Sebagai Hasil Visit
• CONTOH : • A (Kons & Unit Terlacak, Keuangan • A (Bad Debt)

ACTION CODE
CASE CATEGORY
RISK CODE
• JBY (Janji Bayar Baik/Ringan) • B (Potential Bad
• BYR (Bayar) • B (Kons & Unit Terlacak, Keuangan Debt)
• TKK (Tdk Ketemu Berat) • C (Masalah
Kons) • C (Kons Terlacak, Unit Tdk Terlacak, Administrasi)
• BDK (Belum Keungan Baik/Ringan)
Dikunjungi) • D (Kons Terlacak, Unit Tdk Terlacak,
• KTD (Kons Tdk Keungan Berat)
Dikenal) • E (Kons Tdk Terlacak, Unit Terlacak)
• F (Konsumen & Unit Tdk Terlacak)
Contoh Case Category / Kategori Kasus :
❖ Bad Debt : Asuransi No Claim, Kons & Unit Tdk Terlacak, Kasus Dealer / Channel, Pra Kredit Tdk Benar
❖ Potential Bad Debt : Kons Meninggal, Pindah Tangan, Atas Nama, Dalam Kasus Hukum, Masalah Keuangan Berat ? Ringan
❖ Administrasi : Jumlah Tenor / Angsuran tidak sama dengan yang diminta kons saat ajukan kredit, Proses Claim Asuransi
RISK CODE
KONSUMEN UNIT Keuangan RISK CODE
+ + + A
+ + - B
+ - + C
+ - - D
- + E
- - F
( + ) Terlacak ( - ) Tidak Terlacak Kata Kuncinya “Konsumen”

Baik/Ringan Berat selalu didepan
PROSES CETAK SP KONSUMEN
2.Cetak SP 4.Input Status SP

• SP Rekomendasi • SP Dikirim Oleh
By System • SP1 DPD 7 Hari CO maks 3 hari • SP diinput maks
dari tgl Cetak 3 hari dari tgl
• SP2 DPD 14 Hari
• SP3 DPD 21 Hari kirim (By Admin)
(By
1.Rekomendasi SP Admin) 3.Delivery SP
SP ini menjadi sangat penting

❑ SP Wajib sudah dicetak maksimal 3 hari dari tgl Rekomendasi krn jika tdk ada akan menjadi
kendala saat proses TB
❑ Input Status SP 🡪 “Deliver / Terkirim” atau “Return / Kembali”
CARA PEMBAYARAN ANGSURAN
Cara Pembayaran Angsuran Konsumen ada 4 :
Alfamart
Biaya
Indomaret Rp.
4.Via
1.Via 3.500
Dikenakan Biaya Ditagih Payment PT.POS
Adm MC Rp.10.000 CO Point
3.Via 2.Via
Teller Transfer
Dikenakan Biaya WOM ATM
Adm Rp.2.000 Biaya
E-Banking Sesuai
Bank
M-Banking
“Tidak dibenarkan konsumen bayar Via transfer ke Rekening

pribadi CO, SPV / Coll Head dengan alasan apapun “
DENDA KETERLAMBATAN
Yaitu Denda Yang Timbul Akibat Konsumen Terlambat Bayar Angsuran
❑ Besarnya adalah 0,5% (5/1.000) Perhari X Angsuran Perbulan
❑ Masa Grace Period (Masa Tenggang / Tidak Kena Denda) Adalah 3 Hari Dari Tanggal JT
❑ Jika Lewat 3 Hari Maka Akan Kena Denda & Dihitung Mulai Dari Hari Pertama Menunggak
Contoh :
1.Konsumen “A” Jatuh Tempo Tanggal 5, Angsuran Rp.1.000.000 / Bulan, Bayar Tanggal 7, Maka 🡪 TIDAK KENA DENDA
(Karena masih masa GRACE PERIOD / Masa Tenggang)
2.Konsumen “B”Jatuh Tempo Tanggal 5, Angsuran Rp.1.000.000 / Bulan, Bayar Tanggal 8, Maka 🡪 AKAN KENA DENDA
Dihitung Dari Hari Pertama Menunggak, Jadi Perhitungan Dendanya Adalah (Rp.1.000.000 X 0.5% X 4 (Hari) 🡪 Rp.20.000
“Denda ini Wajib ditagih / dibayar konsumen bersamaan dengan pembayaran angsuran / bulan”
KPI (RAPOR & INSENTIF)
PARAMETER & BOBOT RAPORT /
INSENTIF CO ADA 2 :
PDR
(60%)
PDR
Past Due Ratio
RAPORT /
(Ratio INSENTIF
Tunggakan)
Flow
(40%)
PARAMETER & BOBOT RAPORT /
INSENTIF COLL SPV & COLL HEAD
Delq 30+ RAPORT

PDR FLOW
(10%) /
(55%) (35%)
INSENTIF
Bobot PDR & FLOW, masing – masing dibagi 2 sbb :
❑ Bobot PDR 1-30 : 30% & Bobot PDR 31-60 : 25%
❑ Bobot Flow 1-30 : 20% & Bobot Flow 31-60 : 15%

FAKTOR PEMBILANG PDR ADA 3 :
FLOW
FE STAY EVER NO-OD PDR
Stay & Ever FE adalah bucket 1-30
MR FLOW
STAY EVER
1-30 PDR
Stay & Ever MR adalah bucket 31-60

FAKTOR PEMBAGI PDR ADA 2 :
FE BA 1-30 BA NO-OD Pembagi
BA 31-60 Ever 1-30 Pembagi

MR
BA = Beban Awal
RUMUS PDR
( Stay + Ever + Flow No-OD )

FE 100%
( Beban Awal 1-30 + Beban Awal No-OD )
( Stay + Ever + Flow 1-30 )

MR 100%
( Beban Awal 31-60 + Ever 1-30 )
❖ Stay disini adalah “ STAY YANG BELUM EVER ” Artinya kons bayar 1 angs sebelum JT berikutnya & s/d EOM tidak bayar lagi
❖ EVER adalah kons yg PERNAH pindah ke bucket berikutnya & tdk bayar atau bayar hanya 1 angs s/d EOM, dikurangi Lunas & TB
CONTOH MENGHITUNG PDR
( Stay 1-30 + Ever 1-30 + Flow No-OD )
(5.000 + 6.000 + 4.000) = 15.000
FE 100% = 16.66%
( Beban Awal 1-30 + Beban Awal No-OD )
(10.000 + 80.000) = 90.000 PDR
( Stay 31-60 + Ever 31-60 + Flow 1-30 )

(1.000 + 1.200 + 500) = 2.700
MR 100% = 34.61%
( Beban Awal 31-60 + Ever 1-30 )
(1.800 + 6.000) = 7.800 PDR
❖ Stay disini adalah “ STAY YANG BELUM EVER ” Artinya kons bayar 1 angs sebelum JT kedua & s/d EOM tidak bayar lagi
❖ EVER adalah kons yg PERNAH pindah ke bucket berikutnya & tdk bayar atau bayar hanya 1 angs s/d EOM, dikurangi Lunas & TB
CONTOH PERHITUNGAN RAPORT /
INSENTIF FE
Base on IM No.177 Perihal Skema Insentif & Rapor 2019
TOTAL NILAI KATEGORY RAPORT
1 (1 s/d 2) Unacceptable
2 (>2 s/d <3) Need Improvement (NI)
3 (3 s/d <4) On Target (OT)
4 (4 s/d <5) Exceed Target (ET)
5 Exceptional
CONTOH :
❖ FE a/n “A” PDR : ≤ 35% (Index 5 X 60% bobot = 3) & Flow : ≤ 4% (Index 5 X 40% bobot,= 2) 🡪 Total Nilai = 5, maka RAPORT nya EXCEPTIONAL & INSENTIF nya Rp.3.500.000
❖ Jika Total Nilainya ≤ 2 (Unacceptable & NI) maka TIDAK mendapatkan Insentif ❖ Jika Total Nilai nya 1 akan dikenakan SP1 & Jika 3 bln berturut2 🡪 LAY OFF
CONTOH PERHITUNGAN RAPORT /
INSENTIF MR
Base on IM No.177 Perihal Skema Insentif & Rapor 2019
TOTAL NILAI KATEGORY RAPORT

1 (1-2) Un Acceptable
2 (>2 - <3) Need Improvement (NI)
3 (3 - <4) On Target (OT)
4 (4 - <5) Exceed Target (ET)
5 Exceptional
CONTOH :
❖ MR a/n “B” PDR : ≤ 25% (Index 5 X 60% bobot = 3) & Flow ≤ 19% (Index 5 X 40% bobot = 2) 🡪 Total Nilai = 5, maka Raportnya EXCEPTIONAL & INSENTIF nya Rp.3.000.000
❖ Jika Total Nilainya ≤ 2 (Unacceptable & NI) maka TIDAK mendapatkan Insentif ❖ Jika Total Nilai nya 1 akan dikenakan SP1 & Jika 3 bln berturut2 🡪 LAY OFF
KONTROL & MONITORING
BENTUK KONTROL & MONITORING
DOCKING
Responsible : Coll SPV

OTS (ON THE SPOT)
Accountable : Coll Head
RANDOM SAMPLING
BY PHONE
PROSES DOCKING
Proses Permintaan Pertanggung jawaban dari SPV kepada CO
atas hasil Visit ke konsumen
3.Kwa
litas 1.Cara /
Yang mempengaruhi Docking Metode
proses Docking
2.Waktu /
Durasi
1. Cara / Metode Docking 🡪 Tidak sekedar menggunakan pertanyaan2 tertutup, tetapi lebih kepada proses
INVESTIGASI dan gunakan pertanyaan2 JEBAKAN
2. Waktu / Durasi 🡪 Jika Waktu Docking tidak mencukupi, bisa dibagi pagi & Sore hari, dan antara CO yang
satu dengan yang lain tidak mesti sama tergantung CO mana yang kita sudah PERCAYA & mana yg kita RAGU
3. Kwalitas Docking 🡪 Jangan basa-basi, to the POINT langsung ke INTI docking yaitu memastikan apakah CO kita
benar datang / tidak ke konsumen & BOHONG / TIDAK atas semua informasi yg dia sampaikan
ON THE SPOT (OTS)
Target OTS Dibagi menjadi 2,berdasarkan TOTAL OD 1-60 Cabang :
1.Cbg Overdue 2.Cbg Overdue

1-60 ≤ 20% 1-60 > 20%
Bucket 1-30 Bucket 1-30 R : Coll SPV

TARGET 15 Kons 20 Kons
OTS/SPV/BLN A : Coll Head
Bucket 31-60 Bucket 31-60

10 Kons 15 Kons
OTS Ini fungsinya untuk memastikan apakah terjadi FRAUD / tidak dilapangan !
INDIKATOR PERFORMANCE
COLLECTION
INDICATOR PERFORMANCE
COLLECTION
1.LEAD 2.LAG
(Sinyal Awal) INDICATOR INDICATOR
(Sinyal Akhir)
Performance
yg diharapkan Balance Delq 30+ Hasil akhir yg
utk mencapai ingin Dicapai
sebuah hasil
akhir yg ingin Flow NPL (90+)
dicapai
Stay
* “ LEAD INDICATOR “ akan berkorelasi langsung terhadap “ LAG INDICATOR “

BALANCE
AR Atau Piutang Di Bucket Tertentu
Total keseluruhan Balance 🡪 AR (10.000)
No – OD 1 – 30 31 – 60 61 – 90 DST……
8.600 1.000 150 50 200
COLLECTION REMEDIAL
FE MR
RUMUS BALANCE :
AR Di Bucket Tertentu / Total AR X 100 %
No - OD CONTOH :
1 - 30 31 - 60 Balance NO-OD : 8.600/10.000 X 100% = 86.00 %
Balance 1-30 : 1.000/10.000 X 100% = 10.00 %
Balance 31-60 : 150/10.000 X 100% = 1.50 %
No-OD Semakin BESAR semakin “BAIK”

FLOW
Adalah Konsumen Yang Pindah Ke Bucket Berikutnya
ADA 2 MACAM
FLOW FORWARD Sudah ▪ Pindah Ke Bucket Berikutnya

Pasti FLOW EVER
1.FLOW FORWARD ▪ Sampai Akhir Bulan Tidak Bayar
▪ Sudah PASTI Flow EVER
FLOW EVER Blm Tentu
FLOW FORWARD
▪ Pernah Pindah Ke Bucket Berikutnya

2.FLOW EVER ▪ S/d Akhir Bln Bisa Bayar / Bisa Tdk
▪ Blm Tentu Flow Forward
FLOW FORWARD
RUMUS :
AR Yang Flow / AR Bucket sebelumnya X 100 %
NO - OD • 8.600
Contoh :
Flow Forward Flow Ke • 430 Flow No-Od : 430 / 8.600 X 100 % = 5.00 %
adalah Kons yang 1-30
Pindah ke bucket
berikutnya & Tdk
Bayar s/d Akhir Flow Ke
Bulan • 15 Flow 1-30 : 15 / 430 X 100 % = 3.48 %
31-60
FLOW EVER
Adalah Kons Yg PERNAH Flow Ke Bucket BERIKUTNYA
RUMUS :
Kons Yg Pernah Flow Dibagi
Bucket • 8.600
Total Kons Di Bucket Tersebut X 100 %
Contoh : 1-30
Flow Ever nya adalah

Pernah Flow Ke 4.300 / 8.600 X 100%
Bucket 31-60 • 4.300 = 50%
❖ FLOW sudah Pasti EVER

❖ EVER Belum Tentu FLOW
STAY
Adalah “Kons Yg SAMA”, bulan LALU & Bulan INI Berada Di Bucket Yg SAMA
Bulan Lalu Di STAY : Bulan ini Kons Yg

CONTOH : Bucket 1-30 Ada : 50/100 Sama Di Bucket
X 100%
100 Kons 1-30 Ada : 50
= 50%
STAY ini Akibat Dari Konsumen Hanya Bayar 1

Angsuran
DELINQUENCY 30+
Adalah Total Konsumen Yang Menunggak > 30 Hari
Total AR 🡪 10.000
No – OD 1 – 30 31 – 60 61 – 90 DST……
8.600 1.000 150 50 200
COLLECTION REMEDIAL
FE MR
RUMUS :
IN
Flow 1-30 Kons Yg Menunggak > 30 Hari / Total AR X 100 %
Delq 30+
No - OD OUT
CONTOH :
1.BTC 31 - 60 Kons Yg Menunggak > 30 Hari : (150 + 50 + 200) /10.000 X 100% = 4.00 %
2.Rollback
3.Lunas
4.TB
4.WO
Delq 30+ ini adalah
Delq 30+ Semakin KECIL semakin “BAIK” Harga Diri Collection
MOVING AR
Pergerakan AR dari satu bucket ke bucket lainnya
Awal Bulan Akhir Bulan ( In Amount - Mio )
Bucket Awal ACCOUNT AMOUNT NO_OD P001_030 P031_060 P061_090 P90+ TB Lunas Asuransi
No Overdue 623,115 6,487,596 6,084,868 336,253 45 0 0 3,119 58,054 5,256
NATIONAL P001_030 158,307 1,299,662 216,609 976,101 76,775 1 0 14,416 14,010 1,751
P031_060 30,668 197,048 4,689 18,461 102,023 61,225 3,234 3,897 3,147 372
P061_090 11,905 87,407 1,186 1,001 4,657 16,618 57,760 3,799 2,298 89

Awal Bulan Akhir Bulan ( In % )
Contoh
Bucket Awal ACCOUNT AMOUNT NO_OD P001_030 P031_060 P061_090 P90+ TB Lunas Asuransi
NATIONAL No Overdue 623,115 6,487,596 93.79% 5.18% 0.00% 0.00% 0.00% 0.05% 0.89% 0.08%
P001_030 158,307 1,299,662 16.67% 75.10% 5.91% 0.00% 0.00% 1.11% 1.08% 0.13%
P031_060 30,668 197,048 2.38% 9.37% 51.78% 31.07% 1.64% 1.98% 1.60% 0.19%
P061_090 11,905 87,407 1.36% 1.15% 5.33% 19.01% 66.08% 4.35% 2.63% 0.10%
Moving AR gunanya untuk melihat pergerakan / perpindahan AR Dari Awal s/d Akhir Bulan di masing-masing bucket
Ada yang Flow, ada yang Stay, ada yang BTC, ada yang Rollback, ada yang Lunas, ada yang TB & ada yang Hilang / Asuransi
LATIHAN SIMULASI
Data Moving AR Sebagai berikut :
AWAL BULAN AKHIR BULAN
BUCKET AWAL ACCOUNT NO_OD 1-30 31-60 61-90 EVER TB Lunas Asuransi
No-Od 537,650 490,000 25,000 250,000 250 22,000 400
1-30 117,900 26,000 78,000 6,500 60,000 800 6,500 100
31-60 19,970 1,100 2,150 11,000 3,300 12,000 400 2,000 20
1. Berapa % Flow No-OD ? 6. Berapa % Flow 31-60 ?

2. Berapa % Flow 1-30 ? 7. Berapa % Stay 31-60 ?
Hitunglah 3. Berapa % Stay 1-30 ? 8. Berapa % Roll Back 31-60 ?
4. Berapa % BTC 1-30 ? 9. Berapa % BTC 31-60 ?
5. Berapa % PDR 1-30 ? 10. Berapa % PDR 31-60 ?

Module MT Coll 2020

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Module MT Coll 2020

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BASIC COLLECTION

Presented by HC Learning Team

2.Memahami Peran & Fungsi

3.Memahami Proses Kerja

4.Memahami Indikator Performance

Performance Analyst COLLECTION MANAGEMENT

SINGKATAN KEPANJANGAN PENGERTIAN

SINGKATAN KEPANJANGAN PENGERTIAN

Tugas Utamanya Tugas Utamanya

FE & MR ini secara jabatan disebut Collection Officer (CO)

Cara Hitungnya Adalah :

Collection BEHAVIOUR / PERILAKU

1 Sebagai Duta Perusahaan

2 Sebagai Customer Service

3 Sebagai Problem Solver

Bayar Tepat Waktu Gadai / Oper Unit Kendaraan

Bayar Via Payment Point Menunggak

PERSIAPAN PROSES PENAGIHAN PENUTUP

1.Talangan / Tombokan Angsuran

2.Lapping Angsuran / Unit TB

4.Manipulasi Laporan Hasil

5.Mengancam / Intimidasi Kons

6.Melakukan Tindak Kekerasan

8.Melakukan Tindakan Asusila &

Memastikan semua kons

G •ULET / GIGIH (TENACITY)

4.AMU Handle Stock &

R : Coll SPV R : ADM Coll R : Coll Officer

2.Assign DKH 4.Visit Kons 6.Setor Ke teller

R : Coll SPV R : Coll Officer

ASSET_TYPE_CODE OFFICE_CODE BUCKET_ COLL_ZIPCODE_AREA ZIP_CODE SUB_ZIP_CO USER_NAME_COLL DAY EFFECTIVE_DT

1. Langkah-langkah point nomor 1

2. Langkah-langkah point nomor 2

Langkah-langkah Untuk Check Hasil Upload Collector / KAT

1.Terjadi UNMAPP yaitu Konsumen Tidak termapping ke

2.Berdampak pada perhitungan performance / Raport

3.Berdampak pada perhitungan insentif

1.Cabang melakukan penjualan diluar KAT cabang tersebut

2.Kode POS / Zip Code / Milling City KAT tersebut salah /

3.Ada KAT yang belum / tidak dimapping ke CO

TGL SO (SALES ORDER) TGL JT (JATUH TEMPO)

❑ Kons SO tgl 1-2 Jan’20, maka akan JT tgl 3 Feb’20

• CONTOH : • A (Kons & Unit Terlacak, Keuangan • A (Bad Debt)

Contoh Case Category / Kategori Kasus :

( + ) Terlacak ( - ) Tidak Terlacak Kata Kuncinya “Konsumen”

2.Cetak SP 4.Input Status SP

SP ini menjadi sangat penting

“Tidak dibenarkan konsumen bayar Via transfer ke Rekening

❑ Besarnya adalah 0,5% (5/1.000) Perhari X Angsuran Perbulan

Delq 30+ RAPORT

Bobot PDR & FLOW, masing – masing dibagi 2 sbb :

❑ Bobot PDR 1-30 : 30% & Bobot PDR 31-60 : 25%

❑ Bobot Flow 1-30 : 20% & Bobot Flow 31-60 : 15%

Stay & Ever FE adalah bucket 1-30

Stay & Ever MR adalah bucket 31-60

FE BA 1-30 BA NO-OD Pembagi

BA 31-60 Ever 1-30 Pembagi

( Stay + Ever + Flow No-OD )

( Stay + Ever + Flow 1-30 )

( Stay 31-60 + Ever 31-60 + Flow 1-30 )

TOTAL NILAI KATEGORY RAPORT

Responsible : Coll SPV