The impact of procurement card

usage on cost reduction,

management control, and the
managerial audit function
Emilio Boulianne
Department of Accountancy, John Molson School of Business,
Concordia University, Montreal, Quebec, Canada
Dampak penggunaan kartu pengadaan terhadap pengurangan biaya, pengendalian
manajemen, dan fungsi audit manajerial

Sri Ayu Mayangsari

2132600236
sebuah survei di antara 329 perusahaan AS oleh American Institute of Certified
Public Accountants (AICPA) tentang penggunaan P-Card menunjukkan bahwa faktur
Yang totalnya di bawah $2.000 mewakili lebih dari 60 persen dari semua faktur
yang diproses oleh hutang dagang tetapi terhitung kurang dari 20 persen dari
moneter jumlah pembelian (AICPA, 2000).
Survei tersebut juga menyatakan bahwa P-Card digunakan lebih luas ketika manfaat
Kartu telah ditunjukkan dengan jelas, memimpin manajemen puncak untuk
mendukung evaluasi, implementasi, dan pemanfaatan P-Card.
Dua penelitian lain di berbagai sektor juga menunjukkan manfaat P-Card. Studi
pertama, oleh Palmer et al. (2002a), menyelidiki penggunaan P-Card di 47 universitas
AS. Lembaga-lembaga ini melaporkan bahwa penghematan dokumen rata-rata untuk
setiap transaksi adalah $110.
Dengan 23.732 transaksi P-Card yang dilaporkan pada tahun 2001, penggunaan P-
Card menghasilkan penghematan biaya sekitar $2,6 juta setiap tahun untuk
universitas-universitas ini. Studi longitudinal ini, membandingkan tahun 1998 versus
2001, menunjukkan bahwa rata-rata pengeluaran bulanan P-Card naik sebesar 86
persen (dari $217.994 menjadi $405.420), rata-rata transaksi per kartu per bulan naik
sebesar 24 persen (dari 3,3 menjadi 4,1 transaksi), dan persentase rata-rata pegawai
universitas dengan kartu meningkat dari 7 menjadi 11 persen.
Pengeluaran P-Card universitas terutama untuk pemeliharaan, perbaikan,
pengoperasian barang, material, komputer, dan perlengkapan kantor. Dalam analisis
lebih lanjut, Palmer et al. menciptakan dua kelompok universitas: pengeluaran tinggi
(lebih dari $300.000 per bulan) versus pengeluaran rendah (di bawah $300.000
perbulan). Mengontrol ukuran dan usia program P-Card, dua faktor yang dapat
mempengaruhi penggunaan P-Card, para peneliti menemukan bahwa pemboros
yang tinggi mendapatkan lebih banyak manfaat, seperti pengurangan atau
penempatan ulang rata-rata 5,1 karyawan pembelian / pembayaran penuh waktu
yang setara, sementara pembelanja rendah mengurangi rata-rata 0,6 karyawan
penuh waktu
Penggunaan P-Card sangat mengurangi kebutuhan uang muka, dan memungkinkan perusahaan untuk mengontrol
pengeluaran karyawan tanpa memerlukan persetujuan dari setiap transaksi. Penggunaan sistem P-Card
memungkinkan AIS berbasis komputer untuk melakukan tugas pengendalian internal, yang dapat membatasi
penyembunyian kecurangan. P-Card membebaskan karyawan dari kebosanan mengetik ulang data faktur, sehingga
memungkinkan perusahaan mengalokasikan kembali mereka ke aktivitas yang lebih produktif dan menantang.
Karena mereka memainkan peran yang lebih berpengaruh, auditor manajemen dapat mengambil peluang strategis
untuk meningkatkan nilai mereka sebagai penasehat manajemen (Dittenhofer, 2001). Pengaturan profil pengeluaran
untuk setiap P-Card juga dapat mewakili sumber pemberdayaan karyawan. Karyawan melakukan tugas dan membuat
keputusan yang berdampak pada operasi perusahaan. Karena manajer dan auditor manajemen kekurangan waktu dan
sumber daya untuk memantau setiap aktivitas dan keputusan, mereka menetapkan kebijakan bisnis dan tingkat
otorisasi untuk memberdayakan karyawan. Penerbitan P-Card memiliki efek memberikan tanggung jawab lebih
kepada karyawan untuk keputusan pembelian
Terlepas dari kemampuan sistem untuk menyandikan setiap kartu dengan fitur kontrol, beberapa manajer masih khawatir
dengan penyalahgunaan kartu oleh karyawan. Namun menurut Gamble (2003), cerita-cerita anekdot tentang
penyalahgunaan diisolasi dan dibesar-besarkan; Penyalahgunaan P-Card diperkirakan hanya $270 untuk setiap $1 juta
dalam pembelian, dan beberapa perusahaan melabeli penyalahgunaan sebagai akuisisi yang sesuai tetapi dari pemasok
yang tidak disukai. Meskipun penyalahgunaan karyawan jarang terjadi, perusahaan dapat mengambil asuransi;
misalnya, Visa menawarkan perlindungan kewajiban perusahaan hingga $50.000 per pemegang kartu terhadap
transaksi yang tidak sah
Kesimpulan dan Saran untuk Investigasi Masa Depan Makalah ini bertujuan
untuk memperkenalkan kartu pengadaan beserta fungsi, manfaat, dan
aplikasinya. Penggunaan P-Card memungkinkan karyawan untuk membeli
barang/jasa yang dibutuhkan tanpa melalui prosedur otorisasi biasa. P-Card
adalah instrumen berisiko rendah dan berbiaya rendah yang merampingkan
proses pembelian dengan mengurangi biaya dan membebaskan auditor
manajemen untuk melakukan aktivitas yang lebih produktif, bersamaan
dengan memungkinkan mekanisme kontrol manajemen diatur melalui profil
pengeluaran pengguna tertentu.
THANKS!