Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

Jurnal Internasional Sistem

Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

Manajemen pengetahuan di seluruh sumber daya perusahaan

siklus hidup sistem perencanaan

Daniel E. O'Leary
Sekolah Bisnis Marshall, Universitas California Selatan, 3660 Trousdale Parkway, Los Angeles,
CA 90089-1421, AS

Diterima 2 Juli 2001; diterima dalam bentuk revisi 14 April 2002; diterima 17 April 2002

Abstrak

Makalah ini menyelidiki penggunaan manajemen pengetahuan untuk mendukung sistem perencanaan sumber daya
perusahaan (ERP) di seluruh siklus hidup mereka. Manajemen pengetahuan dapat digunakan untuk mendukung sistem ERP
dalam pilihan, implementasi dan penggunaan, baik input maupun output. Makalah ini merangkum sejumlah contoh aktual
dan membahas beberapa upaya yang muncul, dengan fokus pada manajemen pengetahuan, dengan minat khusus dalam
manajemen pengetahuan berbasis kasus. Sebuah sistem prototipe yang dirancang untuk mendukung penggunaan sistem
ERP disajikan.
D2002 Elsevier Science Inc. Semua hak dilindungi undang-undang.

Kata kunci:Sistem perencanaan sumber daya perusahaan; Manajemen pengetahuan

1. Perkenalan

Salah satu area implementasi perangkat lunak terbesar adalah apa yang disebut sebagai sistem
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Mungkin yang paling terkenal dari sistem ERP termasuk
yang dikenal sebagai "empat besar" ERP: SAP, PeopleSoft, Oracle Applications, dan JD Edwards. Sistem
terkenal lainnya termasuk Lawson, Great Plains, dan Platinum.

Alamat email:oleary@rcf.usc.edu (DE O'Leary).

1467-0895/02/$ – lihat bagian depanD2002 Elsevier Science Inc. Semua hak dilindungi undang-
undang. PII: S1467-0895(02)00038-6
100 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

Sistem ERP adalah perangkat lunak yang dapat berintegrasi di beberapa area fungsional dengan berfokus pada
proses, daripada fungsi individu. Pada satu tingkat, sistem ERP menyediakan kemampuan pemrosesan transaksi
yang membantu mengintegrasikan semua pemrosesan transaksi perusahaan. Pada tingkat lain, dengan
menggunakan informasi pemrosesan transaksi tersebut, perusahaan dapat merencanakan aktivitas mereka,
seperti produksi. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen pengetahuan dapat digunakan untuk berbagai kegiatan,
misalnya, dukungan pemrosesan transaksi.
Secara arsitektur, sistem ERP umumnya didasarkan pada sistem basis data relasional, seperti Oracle.
Menggunakan database relasional dan desain ulang proses yang tepat memungkinkan perusahaan untuk
menangkap data setelah mereka dihasilkan. Kemudian, laporan dapat dibuat sehingga semua pengguna memiliki
akses ke informasi yang sama. Hal ini memungkinkan adanya ''kesesuaian informasi'', misalnya, sehingga setiap
area fungsional menggunakan perkiraan penjualan yang sama, menghasilkan kesesuaian antara area utama
perusahaan, seperti pemasaran dan produksi. Akibatnya, beberapa manajemen pengetahuan mungkin dapat
mengeksploitasi informasi yang mendasari dan struktur database, seperti yang terlihat pada sistem prototipe yang
dikembangkan di bawah ini.
Baik perusahaan besar maupun kecil telah mengadopsi sistem ERP. Diperkirakan bahwa
hampir semua perusahaan Fortune 500 telah menerapkan sistem ERP atau menerapkan sistem
ERP. Selain itu, usaha kecil menengah juga telah mengadopsi sistem ERP. Misalnya, pada tahun
1997, sekitar 35% pelanggan SAP memiliki pendapatan di bawah US$200. Akibatnya, kebutuhan
manajemen pengetahuan dapat bervariasi secara substansial di klien yang berbeda.

Implementasi sistem ERP telah berkembang menjadi bisnis konsultasi yang penting. Selama akhir
1990-an, diperkirakan sekitar sepertiga hingga setengah dari konsultasi yang dilakukan oleh
perusahaan konsultan besar berkaitan dengan memilih, menerapkan, atau menggunakan sistem ERP.
(Laporan Akuntansi Publik, 1998). Selanjutnya, konsultasi tambahan sering dilakukan setelah sistem
ERP diinstal, misalnya, meningkatkan konfigurasi dan keamanan. Akibatnya, ada potensi besar untuk
manajemen pengetahuan melalui siklus hidup, baik untuk konsultan dan perusahaan yang
mengimplementasikan perangkat lunak.
Sistem ERP berukuran besar. Sebagai salah satu ukuran ukurannya, implementasi Quantum dari aplikasi
ERP Oracle dilaporkan memiliki lebih dari 40.000 tabel (mis.O'Leary, 2000). Selain itu, implementasi ERP
semakin disertai dengan gudang data yang besar, dan dirancang untuk memfasilitasi akses data dan
meningkatkan kemampuan pelaporan. Karena ukuran dan biayanya, perusahaan dapat memperoleh
manfaat dari upaya manajemen pengetahuan yang substansial.
Sebagai hasil dari semua perkembangan ini, sistem manajemen pengetahuan muncul sebagai alat
penting untuk mendukung sistem ERP. Oleh karena itu, tujuan dari makalah ini adalah untuk
membahas beberapa pengembangan sistem manajemen pengetahuan di seluruh siklus hidup ERP
dalam memilih, menerapkan, dan menggunakan sistem ERP.
Bagian 1 memberikan motivasi untuk manajemen pengetahuan dalam sistem ERP dan latar
belakang. Bagian 2 memberikan latar belakang singkat dalam manajemen pengetahuan dan
penalaran berbasis kasus. Bagian 3 menjelaskan penggunaan manajemen pengetahuan untuk
memilih sistem ERP. Bagian 4 menyelidiki penggunaan penalaran berbasis kasus untuk mendukung
implementasi sistem ERP. Bagian 5 dan 6 menganalisis penggunaan manajemen pengetahuan untuk
mendukung penggunaan sistem ERP, baik untuk input dan output data. Bagian 7 mengulas secara
singkat penggunaan manajemen pengetahuan oleh vendor ERP. Bagian 8
 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110 101

membahas penggunaan komunitas virtual dalam manajemen pengetahuan untuk sistem ERP,
merangkum beberapa keuntungan dan keterbatasan. Bagian 9 secara singkat merangkum makalah
ini.

2. Latar Belakang

Tujuan dari bagian ini adalah untuk memberikan ringkasan latar belakang singkat tentang manajemen
pengetahuan dan penalaran berbasis kasus sebagai cara mengelola pengetahuan.

2.1. Manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan (misalnya,O'Leary, 1998, sedang dicetak) mencakup upaya-upaya yang dirancang untuk
(1) menangkap pengetahuan; (2) mengubah pengetahuan pribadi menjadi pengetahuan yang tersedia untuk
kelompok; (3) menghubungkan manusia dengan manusia, manusia dengan pengetahuan, pengetahuan dengan
manusia, dan pengetahuan dengan pengetahuan; dan (4) mengukur pengetahuan tersebut untuk memfasilitasi
pengelolaan sumber daya dan membantu memahami evolusinya. Menangkap pengetahuan mengacu pada
penentuan informasi dan pengetahuan apa yang harus ditambahkan ke sistem. Selain itu, menangkap dapat
merujuk pada menciptakan pengetahuan dari data jika memungkinkan. Mengubah pengetahuan pribadi menjadi
pengetahuan yang tersedia untuk kelompok sering dipandang sebagai salah satu masalah utama manajemen
pengetahuan. Analisis itu dapat mencakup isu-isu seperti mengintegrasikan pengetahuan dari komunitas virtual ke
dalam sistem manajemen pengetahuan formal, hingga mengubah bentuk pengetahuan yang lebih tradisional,
seperti keahlian. Menghubungkan pengetahuan bertujuan untuk memfasilitasi asimilasi dan penggunaan
pengetahuan. Pengukuran termasuk sebagai dimensi lain yang juga muncul sebagai bidang minat potensial,
terutama karena kebutuhan untuk memberikan hasil pengembalian investasi dan hasil penggunaan kepada
manajemen.
Definisi ini konsisten dengan bagaimana perusahaan ERP mendefinisikan misi manajemen pengetahuan
mereka, mengingat pernyataan SAP. Dalam kertas putih,SAP (2000)menyatakan misinya sebagai:

Untuk menghubungkan mereka yang tahu dengan mereka yang perlu tahu. Untuk mengubah pengetahuan pribadi
menjadi pengetahuan organisasi.

2.2. Penalaran berbasis kasus

Alat penting dalam manajemen pengetahuan secara umum, dan penerapan manajemen
pengetahuan untuk sistem ERP, seperti yang dibahas dalam makalah ini, adalah penalaran berbasis
kasus.Hammond (1988, hal. 17)mencatat bahwa ide-ide dasar di balik penalaran berbasis kasus
adalah:

"Jika berhasil, gunakan lagi." dan "Jika tidak berhasil, ingatlah untuk tidak melakukannya lagi."

Sistem manajemen pengetahuan yang menggunakan penalaran berbasis kasus bertujuan untuk mengingat apa yang
berhasil dan apa yang tidak berhasil. Kasing dapat dicocokkan untuk memenuhi kebutuhan atau berdasarkan kasus
102 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

penalaran dapat digunakan untuk mengembangkan kasus yang ada untuk memenuhi kebutuhan yang muncul. Sistem
berbasis kasus akan berusaha menemukan kasus yang paling sesuai dengan permasalahan yang ada. Jika tidak ada
kecocokan yang tepat, maka kasus yang "terbaik" memenuhi masalah yang ada akan dipilih.

2.3. Contoh manajemen pengetahuan menggunakan kasus

Jika informasi kasus ingin mudah ditangkap, maka derivasinya harus berasal dari proses kerja. Informasi
tentang suatu kasus harus dikumpulkan secara diam-diam, saat itu terjadi. Informasi harus digunakan
kembali oleh orang yang mengumpulkan informasi sehingga tercapai kualitas informasi yang tinggi.
Sebagai contoh, pertimbangkan skenario meja bantuan di mana pengguna memanggil meja bantuan, dan
meja bantuan memasukkan atau menggunakan kembali informasi tentang pengguna dan masalah mereka
untuk membantu menyarankan solusi (misalnya,O'Leary dan Watkins, 1992). Dengan meminta petugas meja
bantuan memasukkan solusi ke dalam basis pengetahuan, mereka berdua dapat melacak apa yang telah
diberitahukan kepada pengguna dan mengubah pengetahuan pribadi menjadi pengetahuan yang tersedia
bagi kelompok. Sebuah sistem menangkap kasus dan menyediakan kasus-kasus tersebut memfasilitasi
hubungan orang dengan pengetahuan. Akhirnya, menganalisis penggunaan sistem dan kasus memberikan
kemampuan untuk mengukur penggunaan dan evolusi pengetahuan. Misalnya, pertumbuhan jumlah kasus
memberikan satu ukuran untuk pertumbuhan sistem manajemen pengetahuan. Ide-ide yang sama ini
diterapkan pada sejumlah pengaturan yang berbeda sepanjang siklus hidup ERP.

3. Memilih sistem ERP

Kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan untuk memfasilitasi pilihan sistem ERP
diilustrasikan dalam kasus Timberjack, di mana dua divisi senilai US$30 juta baru-baru ini
dihadapkan pada pilihan untuk memilih sistem ERP yang sama untuk dua divisi, satu di AS dan
yang lainnya. di Swedia(Romanow et al., 1998). Timberjack dihadapkan pada upaya untuk
menemukan sistem ERP tunggal yang memenuhi kebutuhan kantor AS dan Swedia. Karena
mereka berada di benua yang berbeda, berbagi informasi adalah tugas penting. Sayangnya,
banyak sharing dilakukan dengan menggunakan kertas dan dilakukan secara ad hoc, sehingga
terjadi asimetri informasi antara kedua divisi tersebut. Akibatnya, tidak semua pengetahuan
kritis yang diperlukan umumnya tersedia pada waktu yang tepat. Misalnya, informasi penting
yang terkandung dalam sebuah artikel yang ditemukan oleh salah satu orang yang terlibat
dibuat tersedia secara umum hanya untuk kantor Swedia. Kemudian, ketika AS mendorong satu
vendor ERP tertentu, grup Swedia kemudian memanggil informasi diskusi dari artikel tersebut.

Untuk memfasilitasi akses luas ke informasi dan menghilangkan asimetri informasi, sistem
manajemen pengetahuan yang dirancang untuk menangkap dan menyediakan informasi mengenai
berbagai sistem ERP pada waktu yang tepat akan menjadi perangkat yang membantu. Sistem seperti
itu dapat mencakup informasi umum yang terkait dengan setiap sistem ERP dan perkembangan
spesifik perusahaan, seperti persyaratan dan masalah lainnya. Informasi tentang masing-masing
sistem yang dipertimbangkan bisa saja tertanam dalam sistem. Laporan dari majalah dan sumber
lain, seperti Gartner, dapat dimasukkan ke dalam sistem. Sebagai tambahan,
 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110 103

jika sistemnya telah digital dan tersedia melalui intranet perusahaan atau melalui Internet,
maka kecepatan penyebaran informasi akan lebih cepat dan tidak digunakan secara
selektif.

4. Menerapkan sistem ERP

Menerapkan sistem ERP dapat menghasilkan sejumlah masalah yang dapat mengambil manfaat
dari manajemen pengetahuan, termasuk mendukung kesulitan implementasi dan mengelola
perubahan sistem.

4.1. Dukungan untuk kesulitan implementasi

Mengembangkan sistem ERP mengharuskan banyak pengguna dan pengembang

mengoordinasikan upaya implementasi mereka. Saat pengguna dan pengembang
menemukan masalah selama implementasi, mereka perlu mencatat masalah tersebut,
untuk memastikan bahwa masalah tersebut ditangani dan solusi ditemukan. Masalah dan
solusi menjadi kasus. Dalam beberapa kasus, pengguna mungkin memiliki masalah yang
sama atau serupa. Jika masalah telah dipecahkan, maka pengguna harus dapat mencari
tahu tentang solusi sebelumnya untuk kasus tersebut. Selain solusi sebelumnya, basis
pengetahuan dapat melacak masalah ''siapa'': siapa yang memecahkan masalah dan apa
informasi kontak mereka. Jika masalahnya belum terpecahkan, tetapi yang lain memiliki
masalah yang sama, maka perlu ada koordinasi upaya penyelesaian kasus karena, jika
tidak,
Sebagai contoh, sebagai bagian dari pengembangan ERP, konsultan ''5 Besar'' mengembangkan basis
pengetahuan yang akan menangkap masalah dan memungkinkan pelacakan solusi mereka. Seperti yang
dicatat oleh konsultan selama wawancara:

(Sistem ini digunakan untuk). . . mengkategorikan masalah berdasarkan kategori masalah, misalnya, pelatihan,
sistem, jaringan, Pengaturan Konfigurasi PeopleSoft, Modul PeopleSoft, dll. . .a pengguna masuk masalah
dengan informasi, seperti modul mana, proses, tangkapan layar. . . (itulah sumber masalahnya). Kemudian,
seorang konsultan membukanya untuk memecahkan masalah. . . Setiap kemajuan atau penyelesaian masalah
akan masuk ke database ini. . . Cara ini. . . proyek dapat memiliki perencanaan alokasi sumber daya yang lebih
baik.

Awalnya, sistem ini dikembangkan untuk memberikan perbaikan cepat untuk melacak
sejumlah besar permintaan dukungan pengguna. Selain itu, ada pertanyaan duplikat yang pada
akhirnya mengarah pada upaya yang berlebihan, yang sekarang diminimalkan oleh sistem
manajemen pengetahuan. Seiring berjalannya waktu, ada peningkatan jumlah masalah dan
solusi yang ditambahkan ke sistem, menghasilkan database besar kasus masalah dan solusi.
104 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

Rencana masa depan termasuk mengubah lingkungan komputasi dan memigrasi sistem ke Lotus Notes.
Selain itu, mereka berencana untuk memperluas basis pengetahuan. Sebuah sistem berbasis kasus
sekarang sedang dirancang, yang menyimpan data sebagai kasus untuk lebih mengeksploitasi kemampuan
pemrosesan mesin dari kasus tersebut.

5. Menggunakan sistem ERP: mengembangkan data untuk input ke sistem ERP—dukungan untuk transaksi
keuangan

Menggunakan sistem ERP mengharuskan pengguna untuk menyadari tidak hanya bagaimana menggunakan sistem,
tetapi juga apa yang dia ingin lakukan dengan sistem. Salah satu pendekatan adalah dengan menggunakan manajemen
pengetahuan untuk mendukung pengguna.

5.1. Transaksi keuangan

Modul keuangan ERP mengharuskan pengguna dapat memberikan informasi transaksi untuk digunakan dalam
sistem. Transaksi bervariasi dalam kesulitannya, dan beberapa entri bisa sangat sulit. Dalam beberapa kasus, hanya
pakar yang dapat mengembangkan entri tersebut. Namun, para ahli itu mungkin sedang berlibur atau sakit.
Akibatnya, pengguna mungkin tidak cukup siap untuk menempatkan entri keuangan ke dalam sistem. Selanjutnya,
sistem ERP kompleks dan tidak mudah digunakan. Pelatihan substansial mungkin diperlukan untuk memfasilitasi
penggunaan sistem. Dengan demikian, ada minat untuk mengembangkan dukungan sistem untuk pengguna lain.
Misalnya, baru-baru ini, saya melakukan percakapan dengan perwakilan dari salah satu dari empat perusahaan ERP
besar yang menunjukkan bahwa perusahaan mereka tertarik untuk memperoleh dukungan berbasis pengetahuan
bagi personel yang melakukan transaksi sistem keuangan.
Sayangnya, ada penelitian terbatas sampai saat ini tentang representasi pengetahuan formal dari
pengetahuan transaksi untuk memandu upaya pengembangan. Mungkin satu-satunya makalah untuk
memodelkan representasi transaksi keuangan berbasis pengetahuan adalahO'Leary dan Kandelin (1992).
Dalam makalah itu, penulis mengembangkan sistem berbasis bahasa alami khusus domain yang
"memahami" bahasa akuntansi dan mampu menggunakan pemahaman peristiwa itu untuk menghasilkan
entri transaksi keuangan yang dihasilkan. Namun, sistem tidak ditujukan untuk memberikan dukungan
untuk penggunaan transaksi.

5.2. Karakteristik transaksi

Karakteristik penting dari transaksi keuangan adalah bahwa transaksi tersebut

cenderung berulang. Misalnya, sebagian besar transaksi keuangan perusahaan adalah
pembelian atau penjualan. Dalam dua jenis transaksi ini, ada kesamaan substansial. Bentuk
dasar dari semua pembelian kira-kira sama, termasuk pengeluaran tunai dan pembelian
atau hutang dan pembelian. ''Pembelian'' adalah akun umum yang terkadang diganti
dengan akun yang mewakili pembelian barang tertentu, seperti bahan atau jenis bahan
tertentu. Sifat berulang ini mengarahkan kita untuk menyarankan bahwa pendekatan
penalaran berbasis kasus adalah kendaraan yang tepat untuk menangkap dan mewakili
pengetahuan tentang transaksi keuangan.
 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110 105

5.3. Sebuah sistem prototipe

Menggunakan shell M.4, saya mengembangkan desain sistem awal yang mengeksploitasi
persyaratan basis data dasar yang mendasari untuk transaksi keuangan (lihat Lampiran A untuk
contoh kasus dan beberapa aturan). Secara khusus, penelitian menunjukkan bahwa sistem ERP
menggunakan skema database yang menghasilkan informasi tentang sumber daya, peristiwa, agen,
dan lokasi dari transaksi keuangan dalam sistem ERP.(O'Leary, 1999). Akibatnya, struktur database
yang mendasari digunakan sebagai dasar kasus.
Secara khusus, skema Resources–Events–Agents–Location (REA/REAL) digunakan sebagai
dasar untuk menangkap informasi tentang entri untuk pustaka kasus. REA(McCarthy, 1982) dan
NYATA (misalnya,Hollander dkk., 1996) memberikan model teoritis yang menjadi dasar sistem.

Kriteria pencocokan awal dan pendorong untuk kasus dalam sistem adalah peristiwa (E), yang
dirancang untuk diproses oleh sistem. Informasi tambahan dalam kasus termasuk sumber daya
(misalnya, uang tunai) dan arah perubahan sumber daya (misalnya, peningkatan uang tunai),
agen eksternal (misalnya, klien tertentu), dan lokasi terjadinya peristiwa (misalnya , kantor
pusat). Selain itu, entri sistem keuangan yang dihasilkan, dalam hal debit dan kredit, juga
ditangkap. Meskipun REA/REAL tidak memerlukan struktur debit-kredit, sistem ERP masih
menggunakan pendekatan tersebut untuk mendapatkan informasi transaksi. Akibatnya, sistem
dirancang di sekitar struktur debit-kredit.

5.4. Ekstensi

Setidaknya ada tiga arah di mana prototipe dapat diperpanjang. Pertama, sistem dapat diperluas dengan
memperluas himpunan variabel yang digunakan untuk mengkarakterisasi suatu kasus. Misalnya, waktu
dapat ditambahkan sebagai variabel. Ukuran waktu dapat mencakup:

- Kapan selama tahun tersebut transaksi tersebut terjadi?

- Kapan selama bulan tersebut (misalnya, akhir bulan) transaksi terjadi?
- Kapan terakhir kali transaksi terjadi?

Kedua, meskipun transaksi pada dasarnya "mengulangi dirinya sendiri", mereka tidak selalu identik. Penalaran
berbasis kasus tambahan mungkin diperlukan. Misalnya, transaksi keuangan yang disimpan sebelumnya mungkin
perlu dimodifikasi untuk membuat transaksi baru, dan/atau transaksi baru tidak cocok 100% dengan transaksi yang
disimpan sebelumnya dan dengan demikian pemilihan harus dibuat berdasarkan kecocokan sebagian. Dengan
demikian, pendekatan berbasis kasus tambahan dapat diimplementasikan dalam pengaturan dunia nyata.

Ketiga, dukungan tambahan dapat dihasilkan untuk mendukung pengguna modul lain, seperti sumber
daya manusia. Sebagai bagian dari mendefinisikan dukungan berbasis kasus untuk modul lain tersebut,
prototipe menyarankan agar kami terus fokus pada peristiwa yang menjadi perhatian pengguna, dan
menangkap informasi kasus yang mencakup sumber daya, agen, dan lokasi. Selanjutnya, domain modul
tertentu dapat menyarankan informasi lain yang dapat digunakan untuk mengkarakterisasi kasus.
106 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

Keempat, pengembang transaksi dapat mencatat bahwa transaksi tertentu itu sulit dan
alasannya sulit. Informasi tersebut dapat dimasukkan kembali ke dalam sistem yang
menyediakan kasus lain dan kemungkinan dimensi lain—penyebab kesulitan, kecuali
dimensi tersebut sudah disertakan.

6. Menggunakan sistem ERP: mengembangkan data untuk keluaran

Kemampuan pelaporan untuk sistem ERP umumnya dianggap sulit untuk digunakan.
Akibatnya, perusahaan telah mengambil sejumlah strategi untuk menyediakan informasi,
termasuk intranet dan portal.

6.1. Intranet

Dimulai dengan implementasi SAP oleh Microsoft, ada dorongan untuk membuat informasi
laporan ERP tersedia di intranet perusahaan(O'Leary dan Markus, 2001). Akibatnya, informasi
laporan ERP semakin diperlakukan sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan
perusahaan.
Dalam kasus Microsoft, pengguna ahli diharapkan menggunakan kemampuan pelaporan
sistem ERP. Namun, untuk pengguna yang kurang ahli dan biasa, berbagai informasi yang
dihasilkan dari ERP tersedia di intranet. Selain itu, dalam membuat informasi tersedia secara
luas, pemindahan informasi ke intranet meminimalkan biaya ERP yang dikeluarkan Microsoft,
karena biaya sistem ERP didasarkan pada tingkat penggunaan per kursi.

6.2. Portal

Tidak lama setelah perusahaan mulai membuat informasi ERP tersedia di intranet, vendor ERP
mulai merilis rencana portal ke sistem ERP mereka. Mungkin yang paling terkenal dari portal tersebut
adalah "MySAP.com.'' SAP. Lainnya termasuk (misalnya,O'Leary, 2000) JD Edwards'''''ActiveEra'' dan
portal Lawson. Portal ini tidak hanya dilihat sebagai kendaraan untuk menyediakan informasi
keluaran kepada pengguna. Selain itu, mereka dipandang sebagai pusat dalam strategi manajemen
pengetahuan vendor ERP (misalnya,SAP, 2000).

6.3. Gudang data untuk sistem ERP

Semakin, perusahaan membuat informasi ERP tersedia di intranet mereka. Namun, biasanya,
laporan berbasis ERP dirancang untuk satu bulan, kuartal, atau tahun. Akibatnya, beberapa pengguna
sekarang tertarik untuk menganalisis data yang tersedia. Akibatnya, perusahaan menerapkan gudang
data untuk memfasilitasi akses ke rentang data yang lebih luas selama periode waktu yang lebih
lama, seperti beberapa tahun. Jika data tersedia di gudang data, maka data yang sama dapat
dianalisis dari perspektif penemuan pengetahuan. Hubungan antara variabel yang berbeda dapat
dieksplorasi dan akhirnya diubah menjadi pengetahuan yang dapat digunakan.
 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110 107

7. Manajemen pengetahuan di perusahaan ERP

Masing-masing dari empat perusahaan besar ERP menghadapi tantangan manajemen pengetahuan
yang substansial. Pertama, semua perlu membuat pengetahuan tersedia untuk mitra dan klien mereka.
Misalnya, "Taman Pengetahuan" JD Edwards menyediakan sumber daya yang dilindungi kata sandi untuk
karyawan dan mitra.Edward (2001)Knowledge Garden memiliki konten di beberapa area, antara lain sebagai
berikut:

- posisi perusahaan dan fakta kunci

- kesempatan pendidikan
- penjualan dan pemasaran
- pemasaran
- mitra, dan
- informasi produk, termasuk materi yang dapat diunduh.

Selain itu, perusahaan ERP menyediakan produk kepada pelanggan mereka untuk memfasilitasi
manajemen pengetahuan. Misalnya, SAP (www.sap.com) memfokuskan sumber pengetahuannya
pada dua produk yang ditujukan untuk berbagai jenis pengetahuan, tidak terstruktur dan terstruktur.
"Gudang Pengetahuan" SAP ditujukan untuk mengelola pengetahuan yang tidak terstruktur dan
menyampaikannya kepada mereka yang menginginkan atau membutuhkan pengetahuan itu.
Pengetahuan itu mencakup banyak informasi yang tersedia dari situs web SAP, seperti pengetahuan
bisnis (data, proses, dan model), pengetahuan produk (fungsi R/3), materi pelatihan, dan
dokumentasi, dalam sebuah program yang tumbuh dari ' 'Solusi Pelatihan Lanjutan'. Gudang
Informasi Bisnis SAP, gudang data, digunakan untuk mengelola data terstruktur, biasanya dihasilkan
dari sistem ERP.

8. Komunitas virtual untuk pertanyaan di seluruh siklus hidup

Komunitas virtual yang berpusat di sekitar Internet atau intranet perusahaan dapat menyediakan sarana
untuk menghasilkan pengetahuan di seluruh siklus hidup ERP. Komunitas virtual menyediakan pengaturan
informal di mana peserta mengajukan pertanyaan kepada peserta lain dalam komunitas. Bukan hal yang
aneh jika komunitas seperti itu tersedia untuk hampir semua paket ERP utama, dengan pertanyaan tentang
paket yang terjadi tentang paket di seluruh siklus hidup. Peserta ke daftar memposting pertanyaan ke
daftar dengan harapan beberapa peserta lain akan mengetahui jawabannya atau di mana solusi dapat
ditemukan. Di lain waktu, peserta mengatakan tindakan apa yang mereka ambil dan bertanya apakah ada
yang tahu apa yang salah.
Berbeda dengan situs web vendor yang berpotensi besar, keuntungan dari daftar tersebut adalah
mereka mengakomodasi pertanyaan spesifik. Seringkali, tanggapannya tepat sasaran dan tepat waktu.
Selanjutnya, begitu seorang peserta menanggapi pertanyaan tertentu, itu dapat memungkinkan dialog
antara penanya dan responden.
Namun, ada beberapa batasan daftar tersebut. Sayangnya, pengetahuan bisa hilang dari daftar.
Dalam beberapa kasus, peserta memberikan alamat email pribadi untuk tanggapan. Satu kali
108 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

seorang responden telah memposting jawaban atas sebuah pertanyaan, selalu ada kemungkinan
bahwa komunikasi lebih lanjut akan dihapus dari daftar. Selanjutnya, tidak semua pertanyaan dijawab
atau tidak semua pertanyaan dijawab tepat waktu. Selain itu, tidak ada jaminan kualitas jawaban di
sebagian besar komunitas virtual. Akibatnya, tidak semua pertanyaan harus dijawab dengan benar.
Akhirnya, pertanyaan yang sama dapat ditanyakan lagi dan lagi, karena peserta menghadiri daftar
dan kemudian keluar dari daftar. Sayangnya, meskipun mungkin ada pertanyaan yang sering
diajukan, seringkali tidak ada yang melacak pertanyaan tersebut atau mengumpulkan daftar tersebut.

Komunitas virtual dapat sangat membantu vendor, bukan hanya pengguna. Masalah pengguna dapat
memberikan umpan balik untuk desain sistem. Selanjutnya, vendor dapat meminta personel memantau daftar
tersebut untuk menjawab pertanyaan yang sulit dijawab.

9. Ringkasan

Sistem ERP menerima penggunaan yang luas. Manajemen pengetahuan digunakan melalui
seluruh siklus hidup untuk mendukung upaya klien dan konsultasi. Makalah ini berfokus pada
manajemen pengetahuan untuk memilih, menerapkan, dan menggunakan sistem ERP. Secara
khusus, desain sistem prototipe disajikan untuk menggunakan pengetahuan berbasis kasus tentang
transaksi keuangan. Namun, sistem manajemen pengetahuan juga dapat dikembangkan untuk aspek
lain dari sistem ERP, seperti perancangan, pengembangan, pemeliharaan, dan pengujian.

Meskipun makalah ini telah membahas beberapa masalah penting, ini baru permulaan. Ada sejumlah
masalah lain yang mengintegrasikan sistem ERP dan manajemen pengetahuan. Pembelajaran organisasi
menjadi semakin digabungkan dengan manajemen pengetahuan. Akibatnya, penting untuk menganalisis
bagaimana sistem ERP dapat memfasilitasi pembelajaran organisasi dan bagaimana pembelajaran
organisasi dapat dibangun ke dalam sistem ERP. Selain itu, daripada berfokus pada penggunaan
manajemen pengetahuan pada bagian-bagian dari siklus hidup, penelitian dapat berfokus pada upaya yang
lebih sistematis di seluruh siklus hidup.
Selanjutnya, penelitian dapat fokus pada perangkat yang dirancang untuk memfasilitasi manajemen
pengetahuan di dalam atau di antara organisasi. Misalnya, sejumlah komunitas virtual telah dikembangkan
untuk mengumpulkan dan menghasilkan pengetahuan tentang paket ERP tertentu, seperti SAP atau Oracle.
Penelitian dapat dirancang untuk lebih memahami keberadaan, kontribusi, dan kesinambungan komunitas
semacam itu.

Ucapan Terima Kasih

Versi sebelumnya dari makalah ini dipresentasikan pada Simposium Penelitian Internasional tentang
Sistem Informasi Akuntansi (IRSAIS) di Brisbane, Australia, pada bulan Desember 2000. Penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada para peserta atas komentar mereka. Demikian pula, Steve Sutton atas
komentarnya pada versi sebelumnya dari makalah ini.
 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110 109

Lampiran A
110 DE O'Leary / Jurnal Internasional Sistem Informasi Akuntansi 3 (2002) 99–110

Referensi

Edwards JE. Program mitra JD Edwards. Colorado: JD Edwards, 2001. Hammond

K. Perencanaan berbasis kasus. Dalam: Kolodner, editor. 1988. p. 17–20.
Hollander A, Denna E, Cherrington O. Akuntansi, teknologi informasi, dan solusi bisnis. Chicago:
Irwin, 1996.
McCarthy W. Model akuntansi REA. Account Rev. 1982;554–77 (Juli).
O'Leary DE. Sistem manajemen pengetahuan: mengubah dan menghubungkan. IEEE Intell Syst 1998 (Mei–Juni).
O'Leary DE. SAP itu nyata. Makalah dipresentasikan di SMAP 98, New Orleans, Agustus 1998, dan di American
Rapat Asosiasi Akuntansi, San Diego, Agustus 1999.
O'Leary DE. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan. Cambridge, Inggris: Cambridge Univ. Tekan, 2000. O'Leary DE.
Manajemen pengetahuan di perusahaan jasa profesional. Dalam: Arnold V, Sutton S, editor. Penelitian di
sistem informasi akuntansi. American Accounting Association, Bagian Sistem Informasi, 2002 (akan
datang).
O'Leary DE, Kandelin N. Akuntan: sistem pemrosesan bahasa akuntansi yang bergantung pada domain. Dalam: O'Leary
D, Watkins P, editor. Sistem pakar di bidang keuangan. Amsterdam: Elsevier, 1992. hal. 253–67.
O'Leary DE, Markus L. Manajemen pelaporan Microsoft: SAP, pergudangan data dan alat pelaporan. Kasus
studi, 2001, tidak diterbitkan.
O'Leary DE, Watkins PR. Integrasi sistem cerdas dan sistem konvensional. Akun Sistem Intell J Int
Financ Manag 1992;1(2):135–45 (Mei).
laporan akuntan publik. Enam besar mendominasi pasar integrasi sistem, Aspen Publishers, New York, 1998. p. 4
(31 Juli).
Bagian Romanow D, Keil M, McFarlan W. Timberjack: proyek pemilihan perangkat lunak yang dikemas. Boston, Massachusetts:
Harvard Business School, 1998 (25 Februari).
GETAH. Memperkenalkan manajemen pengetahuan dengan mySAP.com. Waldorf, Jerman: SAP, 2000.