SISTEM PEMBELIAN:

DESKRIPSI FISIK

POLBAN
Oleh:
IYEH SUPRIATNA
(Dosen Jurusan Akuntansi)
 Team Presentation

Imani Jackson Marcos Galán Ixchel Valdía Nils Årud

JOB TITLE JOB TITLE JOB TITLE JOB TITLE
Blue is the colour of the clear Blue is the colour of the clear Blue is the colour of the clear Blue is the colour of the clear
sky and the deep sea sky and the deep sea sky and the deep sea sky and the deep sea

2
Sasaran Pembelajaran

 Menyebutkan elemen-elemen sistem Pembelian (entitas,

dokumen, catatan)
 Menyebutkan aliran-aliran informasi horisontal
 Menjelaskan tahapan-tahapan penyelesaian sistem Pembelian
 Membaca flowchart sistem Pembelian
 Menyebutkan bentuk-bentuk teknologi yang mungkin
digunakan dalam sistem Pembelian
 Menyebutkan tujuan, ancaman, dan prosedur pengendalian
intern sistem Pembelian

3
Sub Topik

 Definisi dan Fungsi Proses Pembelian

 Elemen-elemen Sistem Pembelian (Entitas,
Dokumen, Catatan)
 Tahap-tahap Transaksi Pembelian
 Aliran Informasi Horisontal
 Flowchart Sistem Pembelian
 Bentuk-bentuk Teknologi Sistem Pembelian
 Pengendalian Intern Sistem Pembelian
Definisi dan Fungsi Proses
Pembelian

 Fungsi utama proses (sistem) Pembelian adalah untuk

menciptakan aliran-aliran informasi yang mendukung:
1. Pekerjaan-pekerjaan rutin yang berulang bagian
Pembelian , bagian kredit, bagian gudang, dan bagian
pengiriman
2. Keputusan-keputusan para manajer berbagai fungsi
penjualan dan pemasaran
3. Membantu dalam penyiapan laporan-laporan internal
dan eksternal

5
 Elemen-Elemen Sistem Informasi
(Entitas, Dokumen, Catatan, Tahapan Prosedur)

6
Unit (Entitas Internal) Terlibat

 Bagian Gudang dan departemen lain (Warehouse and other

requisitioning department)
 Bagian Pembelian (Purchasing Department)
 Bagian Penerimaan Barang (Receiving Department)
 Bagian Akuntansi Utang Usaha (Account Payable)
 Bagian Akuntansi Persediaan (Inventory Control)
 Bagian Akuntansi Buku Besar (General Ledger)

7
Dokumen Yang Digunakan

 Daftar Permintaan Pembelian (Purchase requisition)

 Surat Permintaan Penawaran Harga (Request for quotation (RFQ))
 Surat Penawaran Harga (Vendor quotation)
 Pesanan Pembelian (Purchase Order)
 PO asli
 Salinan PO sebagai pemberitahuan untuk bagian gudang atau departemen lain
 Salinan PO sebagai pemberitahuan untuk bagian penerimaan barang
 Salinan PO sebagai pemberitahuan untuk bagian utang usaha
 Salinan PO untuk arsip
 Slip Pengepakan Pemasok (Vendor’s Packing Slip)
 Bukti Pengiriman (Vendor’s bill of lading)
 Laporan Penerimaan Barang (Receiving report)
 Faktur Pemasok (Vendor’s invoice)
8
 Bukti Kas Keluar (Voucher)
 Catatan dan Buku Akuntansi

Untuk SIA manual, digunakan:

 Jurnal Khusus Pembelian (Purchase Journal) atau
 Register Voucher (Voucher Register)
 Buku Besar Pembantu Utang Usaha (Account Payable
Subsidiary Ledger)
 Buku Besar Pembantu Persediaan (Inventory Subsidiary
Ledger)
 Buku Besar Umum (General Ledger), akun utang usaha,
persediaan, PPN, lain-lain)
9
Tahap-Tahap Transaksi Pembelian

 Prosedur penetapan kebutuhan dan permintaan pembelian

 Prosedur pemilihan pemasok
 Prosedur pemesanan pembelian
 Prosedur penerimaan barang
 Prosedur penyimpanan barang
 Prosedur pencatatan akuntansi:
 Akuntansi buku besar pembantu persediaan
 Akuntansi buku besar pembantu utang usaha
 Akuntansi jurnal pembelian dan buku besar umum

10
 Roadmap
Blue is the colour of the Red is the colour of danger Black is the color of ebony
clear sky and the deep sea and courage and of outer space

1 3 5

2 4 6

Yellow is the color of gold, White is the color of milk Blue is the colour of the
butter and ripe lemons and fresh snow clear sky and the deep sea

11
 Timeline
Yellow is the color of
Blue is the colour of the Red is the colour of danger Black is the color of ebony gold, butter and ripe White is the color of milk Blue is the colour of the
clear sky and the deep sea and courage and of outer space lemons and fresh snow clear sky and the deep sea

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC

Yellow is the color of White is the color of milk Blue is the colour of the Red is the colour of danger Black is the color of ebony Yellow is the color of
gold, butter and ripe and fresh snow clear sky and the deep sea and courage and of outer space gold, butter and ripe
lemons lemons

12
 Aliran Informasi
Horisontal dan Vertikal

13
Aliran Informasi Horisontal
Sistem Pembelian

14
Aliran Informasi Sistem Pembelian

ALIRAN 1 : Pelanggan melakukan pemesanan ke bagian pesanan penjualan

ALIRAN 2 : Bagian pesanan penjualan meminta persetujuan kredit dari bagian kredit
ALIRAN 3 : Bagian kredit menginformasikan kepada bagian pesanan penjualan tentang keputusan atas
permintaan kredit
ALIRAN 4 : Bagian pesanan penjualan memberitahukan keputusan pesanan kepada pelanggan
ALIRAN 5 : Bagian pesanan penjualan memberitahukan kepada bagian pengiriman mengenai pesanan
penjualan
ALIRAN 6 : Bagian pesanan penjualan memberitahukan kepada bagian gudang dan ke pemrosesan
penagihan (billing), piutang dagang dan penerimaan kas tentang pesanan penjualan
ALIRAN 7 : Bagian gudang mengirimkan surat pengambilan barang (picking ticket) yang telah dilengkapi
(beserta barang) kepada bagian pengiriman
ALIRAN 8 : Bagian pengiriman menginformasikan kepada bagian pesanan penjualan tentang pengiriman
barang
ALIRAN 9 : Bagian pengiriman memberitahu kepada kurir, ke bagian penagihan (billing), piutang dagang
serta penerimaan kas dan pemrosesan pencatatan jurnal umum tentang pengiriman barang 15
Aliran Informasi Horisontal
Sistem Pembelian

16
Aliran Informasi Vertikal Sistem
Pembelian

17
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi
(Non-ERP)

18
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi – Non
ERP

19
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi – Non
ERP (Lanjutan)

20
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi – Non
ERP (Lanjutan)

21
Narasi Flowchart Sistem Pembelian
(Non ERP)

 Luangkan waktu untuk mengkaji flowchart di atas

 Dimulai dengan pesanan via telepon dari pelanggan yang
diterima di Customer Service Center
 Petugas di Customer Service Center dapat melakukan
sejumlah layanan kepada pelanggan, meliputi:
 Mengecek ketersediaan persediaan
 Menentukan status pesanan penjualan yang belum dipenuhi
(open orders)
 Memulai menerima penjualan
 Mengkonfirmasi pesanan-pesanan penjualan
22
Narasi atas Flowchart Sistem Pembelian (Non
ERP) - Lanjutan

 (Narasi)

23
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi
(ERP)

24
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi – ERP
(Enterprise Resources Planning)

25
Flowchart Sistem Pembelian Terkomputerisasi – ERP
(Enterprise Resources Planning) - lanjutan

26
Narasi Flowchart Sistem Pembelian (dengan
ERP)

 Luangkan waktu untuk mengkaji flowchart di atas

 Dimulai dengan pesanan via telepon dari pelanggan yang
diterima di Customer Service Center
 Petugas di Customer Service Center dapat melakukan
sejumlah layanan kepada pelanggan, meliputi:
 Mengecek ketersediaan persediaan
 Menentukan status pesanan penjualan yang belum dipenuhi
(open orders)
 Memulai menerima penjualan
 Mengkonfirmasi pesanan-pesanan penjualan
27
Narasi Flowchart Sistem Pembelian (dengan
ERP) - Lanjutan

28
Narasi Flowchart Sistem Pembelian (dengan
ERP) - Lanjutan

29
 Aplikasi Perangkat Lunak Akuntansi
(Tampilan Menu, Input dan Output APLA (Zahir)

30
Tampilan Menu

31
Tampilan Input (Form)

32
Tampilan Output (Report)

33
Tren Bentuk Teknologi yang Relevan Diterapkan

34
 Penggunaan Data Mining untuk
Mendukung Pemasaran

 Dimaksudkan untuk memungkinkan penggunaan

perangkat lunak statistik dan analitis lainnya yang
canggih untuk membantu anggota-anggota organisasi
mengembangkan wawasan tentang pelanggan, proses-
proses dan pasar
Data warehousing dan data mining telah menjadi
aplikasi yang umum untuk meningkatkan efektivitas dari
penetapan harga dan promosi
35
 Sistem CRM

 Layanan pelanggan yang lebih baik berarti pelanggan lebih puas dan
menghasilkan penjualan yang lebih besar, khususnya penjualan
berulang
 Sistem CRM (customer relationship management) dirancang untuk
mengelola seluruh data terkait dengan pelanggan, seperti data
pemasaran, layanan lapangan, dan manajemen kontak
 Pada saat yang sama, sofware mendukung pengorganisasian dan
pemanggilan informasi atas aktivitas-aktivitas penjualan historis dan
perencanaan promosi
 Ini membantu pembandingan promosi penjualan dengan kecenderungan
pembelian pelanggan
 Kata populer dalam CRM “segmentation,” pengelompokan pelanggan ke dalam
kategori didasarkan atas karakteristik kunci
 Data pelanggan/penjualan tersimpan dalam database berukuran 36
terabyte dan dianalisis
Entri Data Otomatis

 Pembaca kode bar (bar code readers) adalah peralatan

yang menggunakan refleksi cahaya untuk membaca
perbedaan pola kode bar untuk mengidentifikasi suatu
barang yang diberi label
 Pengenal karakter optik (optical character recognition =
OCR) serupa dengan kerja bar code readers, tetapi
mengenali pola karakter (huruf atau kode) tulisan tangan atau
tercetak
 Pemindai (scanners) adalah alat input yang menangkap
gambar atau dokumen tercetak dan mengubahnya ke
sinyal dijital elektronik dan dapat disimpan pada media
komputer 37
 Digital Image Processing

 Sistem pemrosesan gambar dijital (digital image processing) adalah sistem berbasis
komputer untuk penangkapan, penyimpanan, pemanggilan (retrieval), dan penyajian
gambar (images) dari objek nyata atau yang disimulasikan
 Ringkasan berikut menjelaskan langkah-langkah utama dalam jenis sistem pemrosesan gambar
dijital
 Dalam tahap input, scanners umumnya digunakan untuk menangkap gambar atau dokumen
 Seorang petugas menggunakan komputer PC atau terminal (workstation) untuk memanggil
gambar dokumen sumber
 Selain itu ke output tampilan, gambar juga dapat dicetak
 Setelah sebuah dokumen telah diinput, pemrosesan tambahan dapat berlangsung.
 Data tambahan terkait dengan dokumen tersebut dapat ditambahkan, atau seseorang dapat
bertindak atas data yang dikandungnya, atau terkait, dengan dokumen tersebut
 Kemampuan pemanggilan dan pemrosesan dapat digabungkan ke dalam aplikasi-aplikasi yang
ada.
 Penghubungan gambar-gambar (images) dalam sebuah enterprise system menjadikan aksesibilitas
lebih besar dan lebih mudah dan informasi dapat segera didistribusikan ke seluruh bagian 38
organisasi yang membutuhkan
Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Tujuan Pengendalian
Dalam sistem pembelian , SIA yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi :
TUJUAN SISTEM INFORMASI
1. Semua transaksi pembelian telah diotorisasi (ensure properly authorized).
2. Semua transaksi pembelian yang dicatat adalah valid atau benar-benar terjadi (ensure validity).
3. Semua transaksi pembelian yang valid dan diotorisasi, telah dicatat lengkap semuanya (ensure completeness).
4. Semua transaksi pembelian dicatat dengan akurat (ensure accuracy).
TUJUAN SISTEM OPERASI
5. Sumber-sumber daya atau aset terkait transaksi pembelian (kas, persediaan, dan utang usaha yang timbul, serta
sumber daya data penting yang relevan) dilindungi atau aman dari kehilangan atau pencurian (ensure security
of resources).
6. Penyelesaian proses bisnis pembelian dilakukan secara efektif (ensure effectiveness of operation).
7. Penyelesaian proses bisnis pembelian dilakukan secara effisien (ensure eficiency of operation).
39
8. Penyelesaian proses bisnis pembelian dilakukan dengan mentaati ketentuan dan peraturan yang berlaku, termasuk
perjanjian-perjanjian dengan pihak ketiga (ensure compliance with applicable laws and regulations).
Pengendalian Intern Sistem Pembelian

40
Pengendalian Intern Sistem Pembelian
(Penjelasan tabel slide di atas)

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Pada Kegiatan Entri pesanan penjualan (Sales order entry)
1. Pesanan pelanggan tidak lengkap
pemeriksaan-pemeriksaan edit entriatau tidak
data; akurat kelengkapan (completeness checks); pemeriksaan
pemeriksaan
verifikasi ke data induk (master file); pemeriksaan kewajaran (reasonableness check); pemeriksaan validitas
(validity checks) data pelanggan dan barang

2. Penjualan kredit
persetujuan kepada
kredit pelanggan
oleh manajer dengan kredit yang
kredit, bukan oleh buruk.
fungsi penjualan; catatan akurat dari saldo piutang
pelanggan; batas maksimum kredit

3. Ketidak-absahan pesanan
tanda tangan pada dokumen kertas (secara manual), tanda tangan digital (secara terkomputerisasi)

4. Kekurangan persediaanpersediaan,
sistem pengendalian (stockouts),perkiraan
biaya bawaan persediaan
penjualan, yang besarfisik
perhitungan (carrying costs),(stock
persediaan dan penurunan
opname) nilai
persediaan (markdown)
secara periodik 41
Pengendalian Intern Sistem Pembelian
(Penjelasan - Lanjutan)

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Pada Kegiatan Pengiriman

5. Kesalahan Pengiriman: salah barang, salah jumlah, dan salah alamat

pembandingan pesanan penjualan (sales order) dengan bukti pengambilan barang (picking ticket) dan
slip kemasan (packing slip); teknologi bar code scanner; pengendalian aplikasi entri data

6. Pencurian persediaan
pembatasan akses fisik ke persediaan, dokumentasi semua pemindahan persediaan internal,
perhitungan fisik persediaan (stock opname) secara periodik dan rekonsiliasi atau pencocokan hasil
perhitungan fisik dengan jumlah yang dicatat; teknologi RFID (radio-frequency identification) dan
barcode

42
Pengendalian Intern Sistem Pembelian
(Penjelasan - Lanjutan)

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Pada Kegiatan Penagihan (billing) dan Piutang
7. Kegagalan untuk tagihan pelanggan

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; penomoran berurut (prenumbering) semua dokumen
pengiriman dan rekonsiliasi periodik dengan faktur; rekonsiliasi bukti pengambilan barang (picking
ticket) dan bukti muat (bill of lading) dengan pesanan penjualan

8. Kesalahan penagihan (penerbitan faktur)

pengendalian edit entri data; pemeriksaan kelengkapan (completeness checks); pemeriksaan verifikasi
ke data induk (master file); pemeriksaan kewajaran (reasonableness check); pemeriksaan validitas
(validity checks) pelanggan dan barang; daftar harga

9. Kesalahan posting dalam memutakhirkan (update) piutang

Total tumpuk (batch total); rekonsiliasi rekening buku pembantu piutang dengan buku besar; laporan 43
bulanan pelanggan (customer’s statement)
Pengendalian Intern Sistem Pembelian
(Penjelasan - Lanjutan)

Ancaman umum dan Prosedur Pengendalian

10. Kehilangan, perubahan, atau pengungkapan data yang tidak sah (tidak diotorisasi)

Prosedur backup dan pemulihan bencana; pengendalian akses (fisik dan logis); konfigurasi sistem
yang tepat; enkripsi; pengendalian transmisi data

11. Kinerja yang buruk (tidak efektif dan tidak efisien)

Penyiapan dan review laporan kinerja

44
 Thanks!

ANY QUESTIONS?

You can find me at:

@username
user@mail.me

45
 Ikhtisar

 Presentasi ini menyajikan salah satu contoh pemrosesan

pesanan penjualan dalam bentuk deskripsi fisik, berupa
flowchart, DFD fisik dan pengendalian intern terkait
 Pesanan pelanggan bisa tertulis (surat pesanan), melalui
telepon, langsung, melalui email, web, atau jaringan pribadi
 Setiap perusahaan menerapkan tingkat teknologi yang
berbeda-beda
 Prosedur pengendalian tiap perusahaan berbeda, dipengaruhi
teknologi yang diterapkan
46
TERIMA KASIH
SEMOGA SUKSES

POLBAN
47