7.

Manajemen Pengadaan Pada Supply Chain

Oleh :
Yahdi Firmansyah, MT

Program Studi Teknik Industri

STTM Muhammadiyah Tangerang
Pendahuluan
Manajemen pengadaan adalah salah satu komponen utama supply chain yang
bertugas menyediakan input berupa barang maupun jasa yang dibutuhkan dalam
kegiatan produksi atau kegiatan lain dalam perusahaann.
Pada perusahaan manufaktur, barang yang harus dibeli oleh bagian pengadaan bisa
diklasifikasikan secara umum menjadi :
• Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi
• Capital equipment seperti mesin dan perlatan jangka panjang lainnya
• Suku cadang mesin, alat tulis kantor (ATK), dan sebagainya yang biasanya
dinamakan Maintenance, Repair & Operating supplies (MRO).
Selain itu bagian pengadaan juga biasanya bertugas menyediakan jasa seperti
transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.
Tugas-Tugas Bagian Pengadaan
• Menurut Amer (1974) di dalam tulisannya di Harvard Business
Review, mengemukakan kegiatan pengadaan dianggap sebagai kegiatan
pendukung.
• Pada tahun 1980-an, kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang strategis karena
persaingan yang semakin ketat.
• Menurut Carter (2007), pengadaan ikut berperan dalam menciptakan
inovasi produk dan jasa.
• Peran pengadaan sangat penting karena:
• Tempat persentase ongkos material (40%-70% dari produk akhir)
• Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen)
• Keunggulan dasri segi waktu (pemilihan supplier untuk kirim barang)
Tugas-Tugas Bagian Pengadaan
Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan barang maupun jasa yang
murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu. Tugas bagian pengadaan tidak
terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian, secara umum tugas-tugasnya
mencakup :
 Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Bagian
pengadaan mempunyai tugas merancang relationship portfolio untuk semua
supplier.
 Memilih supplier
 Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
 Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier
 Melakukan proses pembelian
 Mengevaluasi kinerja supplier
Tugas-Tugas Bagian Pengadaan
Istilah Bagian Pengadaan
• Purchasing Management → Supply
Management
• National Association of Purchasing
Management (NAPM) → Institute
for Supply Management (ISM)
• International Federation of
Purchasing and Materials
Management (IFPMM) 
International Federation of
Purchasing and Supply
Management (IFPSM)
Proses Pembelian
Pembelian bisa dilakukan melalui
proses tender atau pembelian rutin
 Proses pembelian rutin, berlaku
untuk item-item yang
suppliernya sudah jelas karena ada
kesepakatan jangka panjang dengan
perusahaan
 Proses pembelian tender (dan lelang),
dilakukan untuk item-item yang
suppliernya masih harus di pilih
Proses Pembelian
• Secara umum langkah-langkah pembelian rutin adalah sebagai berikut:
Proses Pembelian
• Langkah umum proses pembelian dengan tender / lelang

Keterangan :
 PR (Purchase Requisition) atau MR (Material Requisition):
dokumen permintaan pembelian
 PO (Purchase Order) : dokumen pemesanan
 RFQ (Request for Quotation) : dokumen penawaran
harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya
 RFP (Request for Proposal) : dokumen penawaran harga
barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya
Kriteria Pemilihan Supplier
 Memilih supplier adalah kegiatan strategis, terutama bila supplier tersebut akan
memasok item yang kritis atau akan digunakan dalam jangka Panjang sebagai
supplier penting.
 Kriteria pemilihan adalah salah satu hal penting dalam pemilihan supplier.
 Kriteria yang digunakan mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik
dari item yang akan dipasok
 Secara umum kriteria dasar antara lain, kualitas
barang yang ditawarkan, harga dan ketepatan
waktu pengiriman
Kriteria Pemilihan Supplier
 Penelitian yang dilakukan oleh Dickson menunjukkan bahwa
kriteria pemilihan supplier bisa sangat beragam.
 Berikut ini adalah 22 kriteria pemilihan/evaluasi supplier menurut Dickson
(1966) berdasarkan survey, sebagai berikut:
Kriteria Pemilihan Supplier
Namun tiap perusahaan harus menentukan sendiri kriteria-kriteria yang akan digunakan
dalam memilih supplier.
Berikut ini kriteria pemilihan supplier oleh perusahaan Kodak, yang mendukung strategi
inovasi dari perusahaan :
 Banyaknya technical supports yang akan diberikan
 Banyaknya ide-ide inovatif
 Kemampuan supplier untuk berkomunikasi secara efektif untuk isu-isu penting
 Fleksibilitas yang ditunjukkan oleh supplier
 Cycle time dan kecepatan respons
 Kemiripan tujuan antara Kodak dengan supplier
 Tingkat kepercayaan yang ada antara perusahaan dengan supplier
 Kekuatan hubungan pada berbagai dimensi
Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier
 Setelah kriteria ditetapkan dan beberapa kandidat supplier diperoleh, maka
perusahaan harus melakukan pemilihan.
 Salah satu metode yang digunakan dalam meranking alternatif berdasarkan
beberapa kriteria yang ada adalah AHP (Analytical Hierarchy Process), yang
prosesnya diringkas sebagai berikut:
o Tentukan kriteria pemilihan
o Tentukan bobot masing-masing kriteria
o Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
o Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas
o Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
o Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut
Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier
Contoh Permasalahan
Berikut ini adalah beberapa kriteria yang akan digunakan dalam mengevaluasi calon-
calon supplier, berdasarkan hasil pertemuan bagian produksi, pembelian, Teknik,
pemasaran, dan keuangan :
 Inovasi
 Ketepatan waktu kirim
 Kualitas
 Kemampuan berkomunikasi
 Aspek finansial
Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier
Struktur AHP pemilihan supplier baru:
Pemilihan Suplier

Inovasi Waktu Kualitas komunikasi Finansial

kirim

Teknologi Jarak Sertifikasi Infrastruktur Penawaran

Kapasitas Prakti Manajer Potensi

Tim R & D
k
Histori Kesan
pelangga
n

Suplier Suplier Suplier

1 2 3
Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier
Pemberian bobot
 Pemberian bobot untuk masing-masing kriteria dan subkriteria dilakukan oleh para
manjer fungsional (produksi, pengadaan, R&D, pemasaran & finansial)
 Pada model AHP, pemberian bobot ini dilakukan dengan system perbandingan
berpasangan. Caranya, dua buah kriteria diambil dan dibandingkan, serta diberi angka
penilaian, seperti terlihat pada table di bawah ini (interpretasi perbandingan
berpasangan pada AHP) :

Deskripsi Kriteria A Kriteria B B/A

A sama pentingnya dengan B 1 1 1
A sedikit lebih penting dari B 3 1 1/3
A secara signifikan lebih penting dari B 5 1 1/5
A jauh lebih penting dari B 7 1 1/7
A secara absolut lebih penting dari B 9 1 1/9
Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier
Hasil penilaian akhir 3 calon supplier, sebagai berikut :

S1 = (0,082 x 0,723 + 0,082 x 0,143 +

0,175 x 0,275 + … + 0,040 x 0,320)
= 0,418
S2 = (0,082 x 0,193 + 0,082 x 0,429 +
0,175 x 0,657 + … + 0,040 x
0,280)
= 0,327
S3 = (0,082 x 0,083 + 0,082 x 0,429 +
0,175 x 0,068 + … + 0,040 x
0,400)
= 0,248
Menilai Kinerja Supplier
 Kinerja supplier perlu dimonitor secara terus menerus yang dilakukan sebagai bahan
evaluasi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja atau sebagai bahan
pertimbangan mencari supplier alternatif
 Hasil evaluasi dijadikan dasar untuk mengalokasikan order di masa depan. Supplier
yang berkinerja lebih baik akan mendapatkan oder yang lebih banyak.
 Kriteria yang digunakan untuk memilih supplier bisa juga digunakan untuk menilai
kinerja supplier, hanya perlu dibedakan karena penilaian kinerja lebih diutamakan
pada kualitas, ketepatan waktu, flesibilitas dan harga.
 Dalam melakukan penilaian kinerja perlu
dikomunikasikan ke supplier dan frekuensi penilaian
dapat dilakukan tiap bulan, tigabulan, enam bulan
dan tahunan.
Portofolio Hubungan dengan Supplier
Tugas penting bagian pengadaan adalah menciptakan hubungan yang proporsional
dengan supplier, yaitu hubungan yang secara tepat mencerminkan kepentingan strategis
tiap-tiap supplier. Tidak tepat menyamakan model hubungan antara satu supplier dengan
supplier yang lain.
Ada 2 faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan dengan supplier:
1. Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli bagi perusahaan/supply chain, yaitu :
o Kontribusi item tersebut terhadap kegiatan/kompetensi inti perusahaan.
o Nilai pembelian dalam setahun.
o Image/brand name dari supplier.
o Risiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan
Portofolio Hubungan dengan Supplier
2. Tingkat kesulitan mengelola pembelian item, yang ditentukan oleh
beberapa hal berikut :
o Kompleksitas dan keunikan item.
o Kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan.
o Ketidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman).

Dengan menggunakan dua factor tersebut, didapatkan empat klasifikasi supplier

seperti yang ditunjukkan pada matrix di slide berikut ini.
Portofolio Hubungan dengan Supplier
Berikut ini adalah empat klasifikasi supplier (commodity portofolio matrix) :

Bottleneck suppliers Critical strategic suppliers

 Sulit mencari substitusi  Penting/strategis
 Pasar monopoli  Substitusi sulit
Tinggi  Supplier baru sulit masuk
Tingkat Kesulitan

Non-critical suppliers Leverage suppliers

 Ketersediaan cukup  Ketersediaan cukup
 Item-item cukup/standar  Substitusi dimungkinkan
 Substitusi dimungkinkan  Spesifikasi standar
Rendah  Nilainya relatif rendah  Nilainya relatif tinggi

Rendah Tinggi
Tingkat Kepentingan
Portofolio Hubungan dengan Supplier
• Non-critical supplier adalah klasifikasi supplier yang tingkat kepentingannya rendah
dan relative mudah untuk ditangani. Barang-barangnya relative standar, ketersediaan
cukup, mudah dicari substitusinya dan nilainya relatif rendah.
• Critical strategic supplier adalah pemasok barang atau jasa dengan nilai yang besar
dan kritis bagi perusahaan, ketersediaannya bisa menjadi masalah serius bagi
kelangsungan perusahaan.
• Bottleneck supplier adalah pemasok item-item yang sebenarnya tidak terlalu penting
bagi perusahaan dan nilai transaksinya juga relative rendah, namun item tersebut
tidak mudah diperoleh karena pemasoknya sangat sedikit sedangkan yang
membutuhkannya banyak.
• Leverage supplier adalah pemasok item dengan tingkat kepentingannya bagi
perusahaan, namun item tersebut mudah diperoleh karena mungkin spesifikasinya
standar dan banyak supplier yang bisa memasoknya.
Langkah-langkah dalam Pengembangan Supplier
Berikut ini adalah langkah pengembangan supplier yang diformulasikan oleh oleh
Handfield et al. (2000) :
1. Identifikasi komoditi yang kritis
2. Identifikasi supplier yang kritis
3. Bentuk tim lintas fungsi
4. Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari
supplier
5. Identifikasi proyek perbaikan
6. Definisikan alat ukur, target, milestone dan deadline
7. Monitor perkembangan dan lakukan perubahan
strategis bila perlu
Pengembangan produk baru biasanya berimplikasi berubahnya materil/komponen, oleh
karena itu keterlibatan supplier dalam pengembangan produk baru sangat diperlukan.
Namun intensitas keterlibatan mereka tentu berbeda-beda, seperti ilustrasi di bawah ini:
Electronic Procurement (e-procurement)
Didefinisikan sebagai aplikasi internet untuk keperluan proses pengadaan. Secara umum ada
beberapa jenis aplikasi e-procurement:
o E-catalogue, merupakan katalog elektronik di internet.
o E-auction, aplikasi proses lelang secara elektronik.
o B2B market exchange, aplikasi pembeli dan penjual bertemu secara virtual.
o B2B Private Exchange, aplikasi digunakan untuk membantu proses transaksi rutin.
Banyak keuntungan dari mengaplikasikan e-procurement, antara lain:
1. Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat dan murah.
2. Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga
yang jauh lebih murah.
3. Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dan
lebih berkompeten.
4. Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses
fisik (pengiriman, dan lain-lain)
5. Bisa melakukan proses-proses tersebut di mana saja asalkan terhubung internet.
Namun ada berberapa kritik terhadap penggunaan e-procurement terutama untuk aplikasi lelang
elektronik, yaitu antara lain :
• e-auction, memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dengan supplier hanya bersifat
jangka pendek. Hal ini tentu tidak sesuai dengan semangat spply chain management yang
menghendaki hubungan jangka panjang, sehingga kedua belah pihak bisa sama-sama
melakukan perbaikan dan investasi jangka panjang.
• e-auction juga memungkinkan munculnya pemenang yang sebenarnya kurang berkompeten.
Supplier yang ingin menang bisa saja menawarkan harga rendah yang sebenarnya tidak layak (di
bawah harga normal), namun saat melakukan pengiriman timbul masalah, seperti terlambat
dan kulaitas barang/jasa yang tidak memenuhi standar. Untuk itu dalam proses lelang perlu
melakukan seleksi supplier yang mempunyai reputasi bagus yang dapat mengikuti proses lelang.
Daftar Pustaka
 I Nyoman Pujawan & Mahendrawati ER, Supply Chain Management,
Edisi Kedua, Guna Widya, 2010
 Yolanda M Siagian, Aplikasi Supply Chain Management Dalam Dunia
Bisnis, Penerbit PT Grasindo, 2005
 Lina Anatan & Lena Ellitan, Supply Chain Management – Teori
dan Aplikasi, Alfabeta, Bandung, 2008
 Doughlas M. Lambert, Supply Chain Management,
Processes, Partnerships, Performance, 3rd Ed, Hartley Press,
Inc. , 2008
 Andi Ilham Said, et all, Produktivitas dan Efisiensi dengan Supply Chain
Management, PPM, Jakarta, 2006
 Sunil Chopra & Peter Meindl, Supply Chain Management, Strategy,
Planning, and Operation, 2nd Ed, Prentice Hall, 2004