PERTEMUAN V

MANAJEMEN PROYEK
Dosen : Denni, S.Kom., S.E., M.M.

WBS (Work Breakdown Structure) & PBS (Product Breakdown Structure)

Dalam perincian kegiatan proyek, kegiatan utama dalam Work Breakdown Structure (WBS)
dibagi menjadi kegiatan yang lebih terperinci. Hasil dari perincian kegiatan ini biasanya
berupa daftar kegiatan yang sudah terperinci, jangka waktu pelaksanaan masing-masing
kegiatan, dan alokasi sumber daya untuk masing-masing kegiatan.

WBS atau Work Breakdown Structure adalah suatu metode untuk menguraikan pekerjaan
yang harus dilakukan dalam sebuah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan
lebih mudah dikelola. Dalam WBS, pekerjaan dibagi menjadi serangkaian paket pekerjaan
(work package) yang lebih kecil dan dapat diatur dengan lebih baik.

75%
WBS membantu mengidentifikasi pekerjaan yang harus dilakukan dalam sebuah proyek,
mengelompokkan pekerjaan menjadi sub-pekerjaan, dan mengorganisasikan sub-pekerjaan ke
dalam hierarki yang logis. WBS biasanya diwakili dalam bentuk diagram, dimana pekerjaan dan
sub-pekerjaan diurutkan secara hierarkis.

WBS memiliki manfaat yang signifikan dalam manajemen proyek, termasuk:

1. Membantu memahami skala dan kompleksitas pekerjaan proyek.
2. Memudahkan pengorganisasian dan alokasi sumber daya untuk masing-masing paket pekerjaan.
3. Memungkinkan tim proyek untuk memperkirakan biaya, waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan
untuk masing-masing paket pekerjaan.
4. Memungkinkan pemantauan dan pengendalian proyek secara lebih efektif.
5. Meningkatkan visibilitas dan transparansi proyek.
6. Meningkatkan kemampuan manajemen untuk memahami risiko dan melakukan mitigasi risiko
yang tepat.

Dalam WBS, pekerjaan dipecah menjadi paket pekerjaan yang lebih kecil, setiap paket pekerjaan
harus dapat diukur, dilacak, dan dikontrol secara independen. Setiap paket pekerjaan harus memiliki
deskripsi yang jelas dan definisi batas waktu yang jelas. WBS harus diperbarui secara teratur untuk
memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai dengan rencana.
CONTOH 1
Kegiatan dalam Work Breakdown Structure (WBS) untuk proyek
pembangunan gedung:
1. Persiapan
 1.1. Studi kelayakan 4. Peralatan dan fasilitas
 1.2. Rencana proyek 4.1. Listrik dan pencahayaan
 1.3. Pemilihan lokasi 4.2. Sistem AC dan ventilasi
 1.4. Pemenuhan persyaratan hukum 4.3. Sistem keamanan
2. Desain 4.4. Fasilitas parkir
 2.1. Desain arsitektur 5. Penyelesaian dan
 2.2. Desain struktur pengujian
 2.3. Desain MEP (mekanikal, elektrikal, dan plumbung)  5.1. Pemeriksaan kualitas
3. Konstruksi  5.2. Pengujian sistem MEP
 3.1. Pekerjaan tanah  5.3. Pengujian keselamatan
 3.2. Pondasi  5.4. Persiapan
 3.3. Struktur atap dan dinding pemeliharaan dan
 3.4. Instalasi MEP perbaikan
 3.5. Pemasangan kaca dan kusen
 3.6. Finishing
 
CONTOH 2 :
Sebuah perusahaan software sedang merencanakan pengembangan aplikasi baru untuk
pelanggan mereka.

Berikut adalah WBS untuk proyek pengembangan aplikasi tersebut:

I. Tahap Perencanaan
1.1. Mengumpulkan persyaratan aplikasi dari klien
1.2. Menganalisis kebutuhan pengguna dan perangkat
1.3. Menyusun proposal untuk disetujui oleh klien
1.4. Menyusun jadwal proyek
1.5. Menyusun anggaran proyek

II. Tahap Desain

2.1. Menyusun desain konseptual aplikasi
2.2. Membuat desain tampilan antarmuka pengguna (UI)
2.3. Menyusun spesifikasi teknis
2.4. Membuat rancangan database
2.5. Mengkoordinasikan desain dengan tim pengembang
III.Tahap Pengembangan
3.1. Mengembangkan basis data
3.2. Mengembangkan kode aplikasi
3.3. Mengembangkan kode UI
3.4. Mengembangkan kode backend
3.5. Melakukan uji coba sistem secara berkala
IV. Tahap Pengujian
4.1. Menguji fungsionalitas aplikasi
4.2. Melakukan uji beban sistem
4.3. Memperbaiki bug dan masalah lain yang ditemukan selama uji coba
4.4. Memvalidasi bahwa aplikasi sesuai dengan persyaratan klien
V.Tahap Peluncuran
5.1. Menyiapkan aplikasi untuk peluncuran
5.2. Melakukan peluncuran aplikasi
5.3. Memastikan aplikasi dapat berjalan dengan baik pada perangkat pengguna
5.4. Memberikan pelatihan pengguna
.
CONTOH 3:

Proyek Pembangunan Aplikasi Mobile

Tahap Perencanaan
1.1. Identifikasi kebutuhan pengguna dan fitur aplikasi
1.2. Lakukan riset persaingan dan pasar aplikasi mobile
1.3. Buat wireframe aplikasi mobile
1.4. Tentukan teknologi dan platform yang akan digunakan
1.5. Tentukan anggaran dan waktu pelaksanaan proyek
Tahap Persiapan
2.1. Rancang basis data aplikasi
2.2. Buat desain antarmuka pengguna
2.3. Siapkan kebutuhan infrastruktur server dan perangkat lunak
2.4. Rekrut tenaga kerja yang diperlukan
Tahap Pengembangan
3.1. Buat dan uji coba prototipe aplikasi
3.2. Buat tampilan dan antarmuka pengguna
3.3. Kembangkan logika bisnis dan basis data
3.4. Uji coba keseluruhan aplikasi
3.5. Koreksi kekurangan dan kelemahan aplikasi
Tahap Peluncuran
4.1. Persiapkan dan optimalkan lingkungan produksi aplikasi
4.2. Pasang aplikasi di toko aplikasi mobile (App Store dan Google Play)
4.3. Lakukan promosi aplikasi melalui berbagai media dan sosial media
4.4. Monitoring dan evaluasi kinerja aplikasi
Tahap Pemeliharaan
5.1. Lakukan update fitur dan bug fixing aplikasi
5.2. Lakukan perbaikan keamanan dan stabilitas aplikasi
5.3. Lakukan monitoring dan evaluasi kinerja aplikasi secara berkala
Dalam jalur perincian pekerjaan proyek di atas, proyek pembangunan aplikasi
mobile dibagi menjadi 5 tahapan utama, yaitu perencanaan, persiapan,
pengembangan, peluncuran, dan pemeliharaan.
Setiap tahapan kemudian dipecah menjadi tugas-tugas terperinci yang perlu
dilakukan dalam urutan kronologis. Dengan membuat jalur perincian pekerjaan
proyek ini, tim proyek dapat lebih mudah dalam mengorganisasi dan memantau
proyek untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan efektif dan efisien.

Dengan sistem WBS ini, manajer proyek dapat lebih mudah memantau kemajuan
proyek dan menentukan prioritas tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu
CONTOH 4:

Proyek Pembangunan Website Perusahaan

Tahap Perencanaan
1.1. Identifikasi kebutuhan pengguna dan fitur website
1.2. Lakukan riset persaingan dan pasar website perusahaan
1.3. Buat wireframe website
1.4. Tentukan teknologi dan platform yang akan digunakan
1.5. Tentukan anggaran dan waktu pelaksanaan proyek
Tahap Persiapan
2.1. Rancang tampilan website
2.2. Buat desain antarmuka pengguna (UI/UX)
2.3. Siapkan kebutuhan infrastruktur server dan perangkat lunak
2.4. Rekrut tenaga kerja yang diperlukan
Tahap Pengembangan
3.1. Buat dan uji coba prototype website
3.2. Buat tampilan dan antarmuka pengguna
3.3. Kembangkan logika bisnis dan basis data
3.4. Uji coba keseluruhan website
3.5. Koreksi kekurangan dan kelemahan website
 
Tahap Peluncuran
4.1. Persiapkan dan optimalkan lingkungan produksi website
4.2. Pasang website di server
4.3. Lakukan promosi website melalui berbagai media dan sosial media
4.4. Monitoring dan evaluasi kinerja website
Tahap Pemeliharaan
5.1. Lakukan update fitur dan bug fixing website
5.2. Lakukan perbaikan keamanan dan stabilitas website
5.3. Lakukan monitoring dan evaluasi kinerja website secara berkala
Dalam WBS di atas, proyek pembangunan website perusahaan dibagi menjadi 5
tahapan utama, yaitu perencanaan, persiapan, pengembangan, peluncuran, dan
pemeliharaan.
Dengan menggunakan WBS, manajer proyek dapat lebih mudah dalam
mengorganisasi dan memantau proyek, memperkirakan anggaran dan sumber daya
yang dibutuhkan, serta memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu
dan dengan hasil yang memuaskan.
PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE (PBS): TEORI DAN CONTOH

Product Breakdown Structure (PBS) adalah struktur hierarki dari produk dan elemen
yang diperlukan proyek untuk berhasil, atau hasil yang akan diberikan oleh proyek. Ini
seperti daftar belanja. PBS sebenarnya adalah cetak biru, yang mencakup semua
komponen fisik dari produk atau sistem tertentu.
PBS adalah bantuan untuk mengurangi proyek yang kompleks atau produk akhir
menjadi komponen yang dapat dikelola.
Melalui langkah-langkah ini akan memberi tim gambaran yang lebih baik tentang suatu
produk, komponen produk, atau apa yang diperlukan untuk mengirimkan komponen. 
Struktur Perincian Produk (Product Breakdown Structure/PBS) dimulai dari atas,
dengan produk akhir, diikuti oleh sub kategori dengan elemen yang terkait dengan
produk. Struktur Perincian Produk (PBS) terutama menunjukkan terdiri dari apa
proyek atau produk, mirip dengan daftar bahan, atau daftar belanja.

Kiat untuk membuat PBS

Tip-tip berikut saat membuat PBS. Ini akan mencegah kesalahan.
 Tentukan produk dan semua persyaratan teknis terkait
 Item di bagian paling atas struktur harus selalu menjadi produk akhir
 Jangan gunakan lebih banyak elemen dalam struktur daripada yang diperlukan. Ini
memastikan bahwa semuanya tetap jelas dan faktual
 Ingat bahwa PBS berkaitan dengan produk akhir dan bukan dengan jumlah tenaga
kerja atau pekerjaan yang harus dilakukan.
 Pertimbangkan untuk memberi setiap elemen warna atau namanya sendiri agar
semuanya tetap jelas
KESIMPULAN
Struktur Perincian Produk adalah alat yang sangat efektif untuk membagi
produk, proyek, atau layanan menjadi berbagai komponen. Alat itu sendiri
merinci apa yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tetapi nilai
sebenarnya muncul ketika digunakan dalam kombinasi dengan, misalnya,
Struktur Perincian Kerja dan Struktur Perincian Organisasi.
Menggunakan PBS dan WBS saat mengalokasikan Paket Kerja dapat membantu
manajer proyek untuk menetapkan ekspektasi yang jelas, dan untuk
berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan pemasok proyek dengan
cara yang terstruktur.
 THE END
Sekian & Terima Kasih
TUGAS PERTEMUAN 5

Buatlah masing-masing 1 contoh untuk WBS dan PBS manajemen proyek ini !

Ketentuan :
• Tulis jawaban pada kertas, kumpul saat Pertemuan 7 / QUIZ pada dosen
• Jawaban menggunakan tulisan tangan, ingat tulis nama dan NIM
• Terima kasih^^