1

UBAH MINDSET

2
• Tetapkan target kapan siap untuk dilakukan
survei
• Tetapkan target kelulusan (status akreditasi)
• Pahami betul standar dan instrumen:
– Mengerti apa makna standar, kriteria, dan EP
– Paham apa yang dipersyaratkan
– Paham regulasi yang harus disusun
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk memenuhi kriteria
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk implementasi regulasi
yang telah disusun
– Paham apa yang akan ditelusur untuk membuktikan
kegiatan/implementasi dilakukan
• Lakukan asesmen awal dan perhatikan gaps
antara standar dan pencapaian saat ini
• Susun strategic action plan dengan
penjadualan yang jelas (mile-stones untuk
menuju akreditasi)
 Perhatikan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu
dilakukan dengan tahapan (sequence)/urutan logis
mapping kegiatan dengan penjadualan yang jelas
• Gunakan instrumen bantu pendampingan
• Persiapkan regulatory documents:
– SK, Pedoman, Panduan, SOP
– Perencanaan Puskesmas, Perencanaan Program,
Kerangka Acuan Kegiatan
– (tidak ada salahnya mencontoh dari tempat lain,
asal benar)
• Pendekatan kolaboratif (team work, lintas
disiplin) dan dokumentasikan setiap
pertemuan-pertemuan yang dilakukan
• Implementasikan Kaizen: 5 R & PDCA (dan
dokumentasikan):
– Awali dengan menerapkan tata graha (5R)
– Lakukan process improvement (CQI-PDSA)
• Lakukan self assessement berulang
• Jika perlu kepala Puskesmas take the lead
from the beginning to the end
• Identifikasi dan laksanakan pelatihan-
pelatihan yang perlu diikuti untuk mendukung
pemenuhan persyaratan:
– Audit internal dan tinjauan manajemen
– Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien
– Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
– Audit Klinis
 Manfaatkan narasumber yang ada di daerah yang
sudah dilatih oleh Kemenkes
• Menjelang penilaian (1 bulan): lakukan survei
simulasi – manfaatkan tenaga surveior yang ada di
daerah
• Lakukan perbaikan terhadap rekomendasi dari hasil
survei simulasi
• Perhatikan dari pentahapan kegiatan, yang
mana yang bisa diakselerasi, dan dengan cara
apa
 Persiapan Puskesmas
untuk
akreditasi pembaharuan
(reakreditasi)

(accreditation renewal)
Beberapa hal penting harus diperhatikan

• Perhatikan adanya
perubahan kebijakan
pemerintah tentang
kesehatan
• Perhatikan adanya
perubahan kebijakan
pemerintah yang terkait
dengan puskesmas
• Status kelulusan sekarang.
• Apakah semua
rekomendasi dari survei
yang lalu sudah ditindak
lanjuti
• Bagaimana continuous
improvement berjalan di
puskesmas
• Status kelulusan yang
dikehendaki
 Administrasi Manajemen
• Visi, misi, tujuan, tata nilai apakah sudah direview dan ditindak lanjuti
• Pastikan siklus perencanaan diikuti
– Rencana Strategis
– RUK
– RPK
• Perencanaan berdasar:
– Peraturan perundangan
– Hasil analisis kebutuhan masyarakat
– Sesuai dengan visi, misi, tupoksi
• Indikator kinerja perlu direview kembali (baik admen, ukm, dan ukp)
sesuaikan dengan kebijakan yang baru
• Kebijakan, pedoman/panduan, SOP perlu direview dan diperbaiki
• Review thd pengorganisasian, staffing, uraian tugas penilaian kinerja
staf
• Komunikasi dan koordinasi/kerjasama lintas program dan lintas sektor
• Keterlibatan staf dalam upaya peningkatan mutu yang
berkesinambungan
 Upaya Kesehatan Masyarakat
• Perencanaan tiap-tiap UKM
• Perencanaan:
– Berdasar analisis
kebutuhan masyarakat
– Berdasar hasil SMD dan
MMD
• Indikator-indikator yang
digunakan baik untuk
monitoring maupun untuk
evaluasi
• Kebijakan,
pedoman/panduan, dan
SOP perlu direview kembali
• Pengorganisasian,
staffing, uraian tugas
• Penilaian kinerja
karyawan
• Komunikasi dan
koordinasi/kerjasama
lintas program dan lintas
sektor
• Keterlibatan staf dalam
upaya peningkatan mutu
yang berkesinambungan
 UKP
• Lengkapi regulasi yang dipersyaratkan:
– Kebijakan pelayanan klinis dan pelayanan penunjang
– Pedoman pelayanan klinis dan pedoman-pedoman
pelayanan penunjang
– SOP-SOP baik medis, keperawatan, kebidanan, nutrisi, dsb
• Penekanan pada telusur lapangan, mulai dari pendaftaran s/d
pasien pulang atau dirujuk (continuity of care)
• Perhatikan untuk telusur rekam medis baik tertutup maupun
terbuka
• Kelengkapan pengisian rekam medis: Pengisian SOAP dan Edukasi
Pasien
• Bab 9:
– Keterlibatan seluruh praktisi klinis mulai dari perencanaan program
mutu dan keselamatan pasien, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi,
penetapan area prioritas, penyusunan indikator mutu klinis dan
keselamatan pasien
Hal-hal penting untuk
persiapan reakreditasi
• Pengorganisasian ulang tim akreditasi (jika
perlu)
• Lakukan refreshing standar akreditasi
• Lakukan refreshing manajemen puskesmas
• Review kebijakan-kebijakan kesehatan
yang baru dan bagaimana penerapannya
• Lakukan self assessmen ulang
• Lakukan review thd regulasi (kebijakan,
pedoman/panduan, SPO), jika perlu
lakukan perbaikan
• Perhatikan proses perencanaan tiap-tiap unit kerja/tiap program UKM
• Perhatikan proses perencanaan puskesmas
• Perencanaan program mutu dan keselamatan pasien
• Perencanaan program audit internal setahun
• Review struktur organisasi, uraian jabatan
• Review staffing, uraian tugas, penilaian kinerja karyawan
• Lakukan implementasi sesuai dengan rencana yang disusun dan
sesuai dengan regulasi yang ada, pastikan bukti-bukti pelaksanaan
• Latih staf untuk memahami dan mampu mengerjakan
• Lakukan self assessmen ulang tiap 3 bulan sekali, dan lakukan
perbaikan
• Lakukan monitoring dan evaluasi thd capaian kinerja dan tindak
lanjut
 SURVEI ULANG AKREDITASI

 PALING LAMBAT HARUS DILAKUKAN SEBELUM

MASA BERLAKU SERTIFIKAT HABIS

 SELURUH REKOMENDASI SEBELUMNYA SUDAH

DITINDAK LANJUTI

 SEMUA DOKUMEN REGULASI YANG DISUSUN

TELAH MEMENUHI PERSYARATAN TATA NASKAH
 SURVEI ULANG AKREDITASI
• SEMUA DOKUMEN REGULASI MINIMAL SUDAH
DIREVIEW SATU KALI, JIKA DIPERLUKAN
DILAKUKAN REVISI SESUAI KEBUTUHAN DAN
PERUBAHAN PERATURAN PERUNDANGAN

• TELUSUR AKAN DIFOKUSKAN PADA

IMPLEMENTASI SETAHUN TERAKHIR (TIDAK
MENUTUP KEMUNGKINAN MELUAS TELUSUR
TAHUN SEBELUMNYA)

• PROSES PENGAJUAN SURVEI SAMA DENGAN

PROSES PENGAJUAN YANG PERTAMA
 PENDAMPINGAN

PENDAMPINGA
N PASKA PADA TAHUN KETIGA
AKREDITASI

 PASTIKAN SEMUA
 DILAKUKAN REKOMENDASI SUDAH
MINIMAL DITINDAK LANJUTI
TIAP 6 BULAN  PASTIKAN PROSES
SEKALI PERENCANAAN PUSKESMAS
 MEMONITOR SESUAI DENGAN PMK 44
TINDAK TAHUN 2016
LANJUT  BUAT PROGRAM
REKOMENDA PENDAMPINGAN UNTUK
TAHUN KETIGA
SI SURVEIOR
 PROGRAM PENDAMPINGAN TAHUN KETIGA

PASTIKAN IMPLEMENTASI DILAKUKAN PADA SETAHUN

1 PENGGALANGAN ULANG 5
TERAKHIR DENGAN PENDOKUMENTASIAN YG LENGKAP
KOMITMEN
SUSUN JADWAL PENDAMPINGAN
6 SESUAI KEBUTUHN
2
REVIEW STANDAR DAN
INSTRUMEN AKREDITASI
LAKUKAN SELF ASSESMENT DAN
7 TINDAK LANJUT SESUAI
REVIEW DOKUMEN REGULASI KEBUTUHAN
3 YANG DISUSUN DAN LAKUKAN
REVISI JIKA DIPERLUKAN
PASTIKAN NILAI PRA SURVEI DIATAS
LAKUKAN SELF ASSESMENT DAN 8 MINIMAL 10% DARI TARGET YANG
4 DITENTUKAN
SUSUN RENCANA TINDAK LANJUT
UPAYA YANG DAPAT DILAKUKAN

 PEMBINAAN SECARA TERSTRUKTUR DAN

TERUKUR OLEH DINKES PROVINSI DAN
KABUPATEN/KOTA
 MENGGUNAKAN INSTRUMEN PEMBINAAN
DAN PENDAMPINGAN PASCA AKREDITASI
 What is my role in the survey?

• Setiap karyawan pada semua tingkat

bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas
sesuai misi puskesmas dan menyediakan
pelayanan terbaik pada pasien/sasaran
program/masyarakat
• Surveyor akan mewawancarai setiap karyawan
tentang kontribusi masing-masing thd tupoksi
puskesmas, capaian kinerja, dan upaya
perbaikan mutu dan keselamatan pasien
 What should I do if a surveyor asks me a question?

• Dengar dan jangan gugup (Listen and stay calm)

• Berfikir dulu sebelum menjawab (Think carefully
before answering a question)
• Jawab hanya yang ditanyakan, tidak perlu
elaborasi jika tidak ditanya (Only answer the
question asked by the surveyor. You do not
need to elaborate).
• Jika tidak paham apa yang ditanyakan, mintalah
klarifikasi (If you don’t understand a question,
ask for clarification).
• Jika memungkinkan, sampaikan praktik dan prosedur yang
mendukung jawaban thd apa yang ditanyakan (Whenever
possible, mention our practices and procedures that
support your answers).
• Tunjukkan antusiame dan perhatian (Show enthusiasm and
interest!)
• Tunjukkan keberhasilan dan hal yang diketahui dengan
benar (Show off your successes and the things you know
and do well.)
• Tunjukkan kebanggaan thd unit kerja (Exhibit pride in your
department.)
Tehnis survei reakreditasi
Verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Proses survei
(RDOWS)

• Regulasi VERIFIKASI
• Dokumen bukti (COCOKAN BUKTI DG PERSYARATAN)
• Observasi
• Wawancara KONFIRMASI
• Simulasi (PERKUAT BUKTI)
 Surveior
• Periksa tindak lanjut terhadap rekomendasi
surveyor pada survei sebelumnya:
– Pelajari rekomendasi surveyor pada survei
sebelumnya (surat tugas dilampiri hasil
rekomendasi survei sebelumnya)
– Lakukan sampling untuk tindak lanjut terhadap
rekomendasi survei sebelumnya
• Laksanakan survei sesuai dengan jadual acara
survei
JADWAL SURVEI
• Fokus lebih pada telusur pelaksanaan
• Susun scenario telusur baik untuk
manajemen, UKM, dan UKP
• Telusur paling tidak melihat setahun terakhir,
tetapi tidak menutup kemungkinan untuk
telusur tahun sebelumnya terkait dengan
siklus perencanaan puskesmas dan pada bulan
apa survei ulang dilakukan
• Perhatikan pada bulan apa surveyor
ditugaskan untuk melakukan survei
reakreditasi
Tehnik wawancara (bagi surveior)
– I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat
bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak
melakukan…….)
– Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan
tertutup)
– Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang netral,
buka pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban tertentu)
– Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti mengupas
bawang
– Active listening (mendengar aktif)
– Polite questioning (bertanya dengan sopan)
 Tehnik Telusur
• Tracing process is defined as the systematic
examination of diagnostic evidence selected and
analyzed in light of research questions and
hypotheses posed by the investigator. (David
Collier, Political Science and Politics 44, No 4,
2011:823)
• Penilaian secara sistematik terhadap suatu evidens
(diagnostik) yang dipilih dan dianalisis untuk
membuktikan pertanyaan penelitian/ hipotesis
 Metode telusur
• Metode telusur menggunakan informasi dari
organisasi untuk mengikuti bagaimana pengalaman
pasien/sasaran/masyarakat memperoleh
pelayanan dari fasilitas pelayanan kesehatan
• Metode telusur membantu surveyor untuk
mengenal permasalahan kinerja, permasalahan
dalam proses pelayanan, keterkaitan antar proses,
dan bagaimana proses yang satu berinteraksi
dengan proses yang lain
• The types of tracers used by The Joint
Commission during the on-site survey are:
– Individual tracer activity 
– System tracer activity
– Program specific tracer activity
• Individual tracer activity: 
– Dilakukan untuk telusur pengalaman pasien/sasaran terhadap
proses pelayanan yang disediakan
– Telusur dilakukan dengan mengikuti pasien/sasaran selama
proses pelayanan dilakukan
– Telusur ini merupakan cara untuk menganalisis system
organisasi dalam memberikan pelayanan pada pasien/sasaran,
untuk melihat kesesuaian dengan standar
– Pemilihan pasien/sasaran dengan memperhatikan
pasien/sasaran dengan risiko tinggi, pasien/sasaran yang
memberi peluang bagi surveyor untuk melakukan penilaian
lebih dalam terhadap proses dan praktik yang dilakukan
• System tracer activity: 
– Telusur terhadap suatu system, misal system
pelayanan di farmasi
– Surveior berinteraksi dengan staf terkait terhadap
satu system yang ditelusur (farmasi)
– Surveior menilai bagaimana pelaksanaan proses
pelayanan di unit tersebut (farmasi), tahapan
proses, keterkaitan proses yang satu dengan yang
lain, koordinasi dan komunikasi dilakukan baik di
dalam unit maupun dengan unit kerja yang lain
• Program-specific tracers: 
– Setelah melakukan telaah dokumen, surveyor
memilih salah satu program tertentu untuk
ditelusur
– Pemilihan program yang merupakan “important
issue”, bisa dari program dengan capaian kinerja
rendah, atau program yang terkait dengan adanya
kasus outbreak, adanya kasus kematian, atau
program prioritas yang ada di Puskesmas
 Contoh kasus
• Surveior UKM dari telaah dokumen
menemukan bahwa pada dua bulan terakhir
terjadi dua kematian ibu bersalin dan tiga
kematian neonatal, yang pada bulan-bulan
sebelumnya tidak terjadi. Capaian cakupan
program KIA tahun 2017 tinggi
• Bagaimana scenario telusur untuk program
KIA ?
• Pada pertemuan tim surveyor setelah hari
pertama/kedua survei:
– Sharing hasil survei
– Persiapan klarifikasi dan masukan
– Membahas rencana kegiatan hari berikutnya
– Membahas rencana scenario telusur
– Dapat dipertimbangkan scenario telusur yang
terintegrasi antara admen, ukm, dan ukp