WORK PLANNING AND CONTROL

(WPC)

1
 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN
• Ruang Lingkup
• Latar Belakang
• Tujuan
PENGERTIAN DASAR
• Planning
• Schedulling
• Coordination
• Controlling
• CMMS/EAM
• Jenis Pemliharaan
• Work Order
• Morning Meeting
APLIKASI
• Planning (Long Term – Short Term)
• Work Package (Std Job/Job Plan)
• Eksekusi
MATURITY LEVEL
KPI
KESIMPULAN
2
PENDAHULUAN

3
 RUANG LINGKUP

Work Planning and Control (WPC)

• Adalah serangkaian proses yang meliputi kegiatan

perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi
kegiatan pemeliharaan.

4
 LATAR BELAKANG

Work Planning and Control (WPC)

• Mempunyai peran yang sangat penting dalam menjalankan

proses bisnis operasi dan pemeliharaan. Efektivitas dan
efisiensi perencanaan akan berdampak pada eksekusi
pemeliharaan yang berujung pada peningkatan ketersediaan,
keandalan, efisiensi peralatan.

5
 TUJUAN

Peningkatan Maintenance Mix,

yaitu perbandingan antara :
• Pemeliharaan Terencana (PdM, PM,
OH, PaM)
• Pemeliharaan TIDAK Terencana
(datang dari fault reporting)

Maintenance Efficiency,
melalui :
• Efisien dalam penggunaan &
pengaturan sumber daya (Manpower,
Material/Spare Parts, Tools dll)
• Reduce maintenance cost

6
 MTBF : Mean Time Between Failure, yaitu rata-rata peralatan rusak
s/d rusak lagi (diharapkan MTBF semakin panjang)

 MTTR : Mean Time To Repair (Equipment Down Time), yaitu

waktu rata-rata suatu kerusakan dapat diselesaikan (diharapkan makin
pendek)

7
PENGERTIAN DASAR

8
 WORK PLANNING AND CONTROL

Work Planning and Control adalah suatu pendekatan disipliner untuk

memanfaatkan sumber-sumber daya pemeliharaan yang tersedia untuk
mengurangi area downtime dan meminimalkan biaya produksi secara
keseluruhan.

Hal ini dapat dicapai melalui :

• Prioritisasi kerja
• Membangun tahapan-tahapan fisik (prosedur) untuk menyelesaikan pekerjaan
• Melakukan penyiapan peralatan dan material yang diperlukan
• Melakukan penjadualan pekerjaan yang akan dilakukan
• Menyelesaikan pekerjaan
• Mengidentifikasi pekerjaan tambahan yang harus diselesaikan pada suatu equipment
• Melakukan filing (dokumentasi) dokumen-dokumen untuk keperluan riwayat peralatan (equipment
history)
9
 ALUR PROSES DASAR WPC

Work Work Work

Definition Planning Scheduling
Scheduled work;
PM, CBM,
Corrective Continuous Sustained
Improvement Maintenance

Analysis Work Work

Complete Execution

Close
CloseOut:
Out:Conditions
Conditionsfound,
found,Components
Componentsaffected,
affected, Emergency,
Work schedule break,
Workaccomplished,
accomplished,Notes
Notesfor
forfuture
futurerepairs
repairs
reactive repairs

10
 ALUR PROSES DASAR WPC

Planned works,
PM, PdM, PaM,
Reactive non-emergency

Work Work Work

Definition Planning Scheduling
CONTINUOUS SUSTAIN
IMPROVEMENT MAINTENANCE

Work Work
Analysis Close Out Execution

Condition found, components Unplanned Work :

affected, work accomplished, Reactive emergency,
notes for future repairs Schedule break

11
 KONSEP & KEBIJAKAN WP&C
Work Planning Control - Concept
Rendal
Pemeliharaan

ILS (Incident Log Sheet) Planning & Scheduling Execution

Har
(Semua masalah yang berkaitan 1) Daily Planning • PM, PdM, CR, EM
dengan Reliability, Availability, 2) Weekly Planning • OH, RP
Efficiency baik secara langsung • Contractor
3) Monthly Planning
maupun tidak langsung)
4) Quarterly Planning
5) Yearly Planning / 5 yearly
Rendal Hystory
Operasi 1. Pyisical Asset :
• Failure Mode
• Component Failure
• Failure Cause
• Failure Repair
Continous Improvement • Failure Freqwency
• Problem Solving 2. Non Physical Asset :
• Opportunity Improvement • Mean Time Between
Enjiniring Failure (MTBF)
• Mean Tme To Repair
(MTTR)
• Cost
• Skill & Knowledge • Trend Graph
• Instruksi Kerja (SOP)
 PROSEDUR WPC
Fase Fase Fase Fase
Identifikasi & Perencanaan Eksekusi Dokumentasi Continuous
Pemeliharaan yang Pemeliharaan Riwayat Improvement
dibutuhkan Pemeliharaan

Non Tactical Identifikasi

Fault Maintenance Optimasi
Reporting
First Line Maint. & Pemeliharaan
Emergency Repair,CR
Work Order
Close Out
Tactical
Planning & Maintenance KPI
Scheduling PM,PdM, & Monitoring
Overhaul

Engineering
Change
Management
 PROSEDUR WPC

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

TATA KELOLA UNIT PEMBANGKITAN – PT PJB
RELIABILITY MANAGEMENT
TATA KELOLA UNIT PEMBANGKITAN – PT PJB

FRAME WORK
TATA KELOLA UNIT PEMBANGKITAN – PT PJB
WORK PLANNING & CONTROL (WPC) MANAGEMENT
TATA KELOLA UNIT PEMBANGKITAN – PT PJB
OUTAGE MANAGEMENT
TATA KELOLA UNIT PEMBANGKITAN – PT PJB

PRODUK UTAMA & KOMPETENSI INTI

PT PJB
 PROSEDUR WPC

PERENCANAAN STRATEGIS & STRATEGY MAP

PT PJB

VISI – MISI & TUJUAN

PT PJB

BUDAYA PERUSAHAAN – PJB WAY

PT PJB

TATA NILAI INTI – PJB WAY

PT PJB
 BMS (BUSINESS MANAGEMENT SYSTEM) WPC

*) contoh di PPDE yang dikelola PT PJB

16
 PLANNING

Daftar peralatan
Prosedur detil dan material yang
untuk melakukan dibutuhkan
pekerjaan dipersiapkan di
lokasi kerja
Lokasi parts /
Perkiraan yang material yang
akurat tentang dekat dengan area
tenaga kerja yang kerja yang
dibutuhkan disiapkan dalam
bentuk kit

Planning adalah sebuah

proses dari analisa detail
yang menentukan dan
Lingkup yang jelas menjelaskan pekerjaan
tentang pekerjaan yang akan dilakukan, Semua ijin terkait
yang dibutuhkan urutan pekerjaan,
metode yang digunakan
dalam suatu work
package

17
 SCHEDULING

Scheduling

• Adalah proses tertulis dimana sumber daya orang dan

peralatan pendukung dialokasikan/ditetapkan untuk
suatu pekerjaan pada waktu tertentu untuk suatu
equipment atau tempat kerja yang dimungkinkan
dilakukan eksekusi pekerjaan, scheduling adalah fungsi
koordinasi dari semua sumber daya untuk eksekusi
pekerjaan.

18
 KOORDINASI

Koordinasi meliputi seluruh upaya untuk memenuhi seluruh

kebutuhan sumberdaya, sehingga pekerjaan dapat dijadwalkan

terjadinya hubungan yang baik antara antar bidang, al: pengadaan,

penerimaan, gudang, operasi, enjiniring, pemeliharaan
Mereviev semua pekerjaan yang siap
Proses dimana semua sumber daya
dieksekusi dan menyepakati pekerjaan
diperlukan untuk menyelesaikan
paling penting untuk dilakukan pada
pekerjaan tertentu
upcoming week
19
 CONTROLLING

Proses Controlling :

• Membandingkan antara perencanaan

dan ralisasi selama atau setelah
eksekusi pemeliharaan
• Melakukan tindakan perbaikan untuk
meniadakan gap
• Bertujuan untuk memastikan efektifitas
perencanaan secara menyeluruh dan
melakukan pengamatan kuantitatif
(terukur).

20
 CMMS / EAM

CMMS/EAM *

• Perangkat aplikasi yang terpadu secara

menyeluruh yang digunakan untuk menangani
manajemen aset, proses-proses bisnis dan sumber
daya untuk industri, seperti : pertambangan,
utilitas, transportasi, pembangkit listrik dll
• Digunakan harus berupa sistem pengendalian
work order yang berbasis komputer, user friendly,
real time, online dan komprehensif.

*) Ellipse dan Maximo yang sudah diaplikasikan oleh PT PJB

21
 JENIS PEMELIHARAAN

Kegiatan pemeliharaan yang termasuk ke

dalam Work Planning and Control ini adalah:
• Non Tactical Maintenance yaitu pemeliharaan yang tidak
terencana yang mencakup:
• Emergency Maintenance
• Corrective Maintenance.
• Tactical Maintenance yaitu pemeliharaan yang
terencana yang mencakup:
• Preventive Maintenance
• Proactive Maintenance
• Project/modifikasi
• Run to Failure.

22
 MORNING MEETING

Salah satu elemen kunci dalam hubungan bidang operasi dan

pemeliharaan adalah morning meeting yang terorganisasi dengan
baik

23
 WORK ORDER

Work Order adalah surat perintah kerja yang

diberikan oleh planner ke eksekutor
pekerjaan/pemeliharaan yang berisi:

• Job diskripsi dan intruksi pekerjaan

• Work package yang sudah dilengkapi
• Safey-isolasi prosedur yang harus dilakukan
• Kebutuhan sumber daya
• Jadwal pelaksaan pekerjaan

24
WORK ORDER

25
APLIKASI

26
 PLANNING

Yearly

Develop 5 year
Plan
Quarterly

.
Planned Develop Plan of the
Outage Year
Monthly
Scheduling

Yearly PM & Develop Plan of the

PdM Schedule Quarter
Weekly
& Load
Balancing .
Yearly Develop Plan of the
Detail Planning
Maintenance Week
& Scheduling Daily
Budget of individual
Outages
Work outside Develop Plan of the
Monthly Outages Day
Schedule & – not urgent
Load ( required after 7
Balancing days )
Work outside
Outages
Preventative
– urgent ( required
Maintenance in less than 7 days )
Contractor
Preventative
Corrective
Maintenance
Corrective

27
 PLANNING

Periode Perencanaan Aktivitas Utama

1 Rencana 5 tahunan  Menyusun kerangka kerja kegiatan pemeliharaan

utama yang akan dilakukan dalam perioda 5 tahun
kedepan (RJPU – Rencana Jangka Panjang Unit)

2 Rencana tahunan  Menyusun kerangka kerja dalam periode satu

tahun.
 Menyusun anggaran pemeliharaan tahun yang akan
datang (RKAU – Rencana Kerja Anggaran Unit)

3 Rencana 3 bulanan  Review rencana tahunan

 Penjadwalan outage untuk overhaul dan project
besar lain yang akan dilakukan dalam perioda 3
bulanan

4 Rencana mingguan  Menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan, diluar

planned outage, untuk minggu berikutnya.

5 Rencana harian  Mereview dan mengidentifikasi Work Order yang

perlu segera ditindak lanjuti
 Membahas Service Request yang terbit setiap hari
untuk dilakukan Planning and Schedulling
28
 PLANNING

Pekerjaan yang bisa 1. PO & Major Modification

Di Update setiap tahun 2. Material (Lead Time > 3
direncanakan dalam 5 tahun
sekali Th)
mendatang

1. Resource smoothing.
Pekerjaan yang bisa
Di Update setiap 3 2. Pengaturan Budget.
direncanakan dalam 1 tahun
bulan sekali 3. Material (Lead Time > 6
mendatang
bulan)

1. Skope & Approval pekerjaan

Pekerjaan yang bisa
Di Update setiap 1 bulan PO & Major Modification.
direncanakan dalam 3 bulan
sekali 2. Kepastian tersedianya
mendatang
Material.

Di Update setiap 1 Minggu

sekali
Pekerjaan Incidentil atau (Normal) 1. Resource smoothing.
Masalah yang tidak 2. Pengaturan Backlog
direncanakan
Di Update setiap Hari
(Urgent)

29
 LONG TERM PLANNING

J F M A M J J A S O N D

Yearly
4.1.6: PlanningPlanning
YEARLY MeetingMeeting
No. 2 No. 2

Yearly
4.1.4: PlanningPlanning
YEARLY MeetingMeeting
No. 1 No. 1

Distribute
4.1.3: Draft Draft
Distribute 5 year5-Year
plan Plan

Start Start
4.1.2: Compiling draft 5
Compiling year5-Year
Draft plan Plan

30
 SHORT TERM PLANNING

Daily Planning – Rendal Har

1. (4.5.1) Target Morning Meeting
a. Review status EM
b. Tentukan :
1. (1.1~1.4) Incident Log • Maint. Type
Sheet 24 Jam terakhir • Urgensi
• Req. Date
Pekerjaan Urgent yang Backlog
• Work Group
sampai hari kemarin & yg mungkin
• Geser Finish date
backlog pada hari ini.
Senin
Senin

Rabu
7 Hari ke depan

Daftar Pekerjaan yang direncanakan dalam WeekLy Planning (1

Minggu ke depan), terdiri dari pekerjaan Outage & Normal

Kamis Kamis

Rabu Weekly Planning

Daftar Pekerjaan Outage & Normal selama 1 minggu (Berikutnya)
terakhir (Rabu ~ Rabu)
31
 SHORT TERM PLANNING

Daily Planning – Rendal Har

Target Daily Planning
1. (4.5.2) Create Today WO (From ILS)
2. (4.5.3~4.5.6) Modify Plan Finish Date :
• Urgent WO Backlog
1. (1.1~1.4) Incident Log • Urgent WO yang mungkin Backlog
Sheet 24 Jam terakhir 3. (4.5.3~4.5.6) Melengkapi WO (Job Instruction,
Material, Manhours dll) Urgent WO periode 7 hari
Pekerjaan Urgent yang Backlog ke depan.
sampai hari kemarin & yg mungkin 4. (4.5.7~4.5.9) Memasukan List WO yang bisa
backlog pada hari ini. dikerjakan pada Outage periode sekarang.
5. (4.5.10~4.5.12) Melakukan Resource Smoothing
Senin 6. (4.5.13~4.5.14) Print & distribusikan.

Senin

Rabu
7 Hari ke depan

Daftar Pekerjaan yang direncanakan dalam WeekLy Planning (1

Minggu ke depan), terdiri dari pekerjaan Outage & Normal

Kamis Kamis
32
 MORNING MEETING

RENDAL HAR :

• Daftar WO EM 24 Jam terakhir.

• Daftar “ketidaknormalan” 24 jam terakhir.
• Daftar WO Weekly Planning (Mingu ini & minggu depan) – WO Outage & Normal
• Jadwal Outage minggu ini dan minggu depan

SPV. HAR :

• Daftar WO Urgent yang backlog sampai hari kemarin & Daftar WO Urgent yang
kemungkinan backlog hari ini.
• Daftar Human Resources yang tersedia minggu ini & minggu depan.

RENDAL OP :

• Catatan – catatan mengenai evaluasi operasi (trend).

SPV. OP :

• Catatan – catatan kejadian dalam > 24 Jam terakhir.

33
 MORNING MEETING

Fungsi dan Agenda

• Rendal Operasi menyampaikan kondisi unit terakhir

• Membahas Emergency Repair (48 jam harus sudah selesai)
• Tidak untuk mendiskusikan “ketidaknormalan” terbaru secara
mendalam
• Untuk menentukan prioritas pemeliharaan yang dibutuhkan
• Urgent
• direncanakan,dijadwalkan, dan di selesaikan dalam waktu 7
hari kedepan(Daily Planning)
• Normal
• diatas 7 hari – range 1 bulan
• Outage
• dapat ditunda sampai periode Shutdown yang direncanakan ke
depan.
• Menentukan tanggal diharapkan tindakan pemeliharaan selesai.
• Review pekerjaan Urgent yang backlog dan hampir backlog

34
 WORK PACKAGE

Planning  Work Package Preparation

Clearances
Estimated Time Special Skills/
Multi Department

Special Tools
Primary
Parts

Job Scope
Safety Repair
Technical Data History
Checklists
Procedures Work Plan
35
 WORK PACKAGE

FDT/Quick Win
(Enjiniring)
Maintenance
Manual Book
History

PM Basis
Work Pekerjaan
Package Berulang

Preventive Maintenance
Standar pek. Overhaul

36
 WORK PACKAGE

PM
MAXIMO Job Plan
Module

Maint.
ELLIPSE Std Job Scheduling
Task

37
WORK PACKAGE

38
 EKSEKUSI PEKERJAAN

Daily Activity – Har

1. (4.5.5) Bersama Planner Har melengkapi Urgent WO untuk 7

hari ke depan meliputi Material, Job Instruction, Mahours
1. (4.5.1) Mengikuti Daily Meeting : dan Job duration.
• Menyiapkan List Pekerjaan
2. (6, 7, 11) Mengerjakan pekerjaan Urgent WO yang
Urgent yang Backlog sampai dijadwalkan hari ini.
hari kemarin & yg mungkin
backlog utk 7 hari ke depan.
• Menyiapkan Resources yang
tersedia 7 hari ke depan
untuk melaksanakan Urgent
WO

Senin Senin

Rabu
7 Hari ke depan

Daftar Pekerjaan yang direncanakan dalam WeekLy

Planning (1 Minggu ke depan), terdiri dari pekerjaan
Outage & Normal

Kamis Kamis 39
MATURITY LEVEL DAN KPI

40
41
• Identifikasi dan distribusi WO
• Pelaksanaan perencanaan harian
• Penggalian informasi untuk kelengkapan WO
Planning
• Kualitas WO (work package) Daily-Weekly
• Penjadwalan
• Kebutuhan safety dan Isolasi
• Eksekusi pekerjaan Eksekusi Pekerjaan
• Post Maintenance Testing dan serah terima pekerjaan
• Deskripsi permintaan pekerjaan
• Efektivitas permintaan pekerjaan Identifikasi Pekerjaan
• Morning Meeting - Efektivitas
MATURITY LEVEL
42
• Ketepatan waktu
• Informasi dan dokumentasi Feedback
• Laporan Pemeliharaan
• Draft perencanaan 5 tahun
• Yearly Planning 1 Long Term Planning
• Yearly Planning 2
• Pembuatan kalender kerja 1 tahun per mingguan
• Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaaan preventive
• Pembagian load dan resource preventive maintenance Annual Planning
• Review annual meeting
MATURITY LEVEL
43
• Keakuratan ILS
• Kelengkapan feedback WO / closing comment
• WO Backlog
• WO Overdue
• Efektivitas pekerjaan
• Efisiensi Penjadwalan
• Maintenance Mix Cost KPI
• Maintenance Mix Man Hour
• Maintenance Mix Quantity
• Review Jadwal Rutin 52 Minggu Thn berikutnya
• Identifikasi Scopes Modif, Improve, Project
• Jaminan kualitas hasil pekerjaan
• OEE (Overall Equipment Efectiveness)
• Pareto Loss Output
• Pareto Maintenance Cost Technical System
• Heat rate nalisis
MATURITY LEVEL
 MATURITY LEVEL

WPC - Daily Panning

Identifikasi dan distribusi WO

5
4
Ratio WO urgent yang terbit dan yang
Pelaksanaan perencanaan harian
diselesaikan 3
2
1 2004
0 2006
Efisiensi Penjadw alan Penggalian informasi untuk kelengkapan WO

Penjadw alan Kualitas WO (w ork package)

44
KPI (Key Performance Indicator)

45
 KPI (Key Performance Indicator)

MAINTENANCE MIX

Planned Maintenance
% M Mix=
Planned Maint + Unplanned Maint

• Cost
• Quantity
• Man Hour

46
 KPI (Key Performance Indicator)

LINGKUP BACKLOG MANAGEMENT

Optimasi

Planning
Work Package to Scheduling systems
Maintenance effectiveness

Work Request
-Sumber daya
with Operations
Approval
-Prioritas Execution
Operasi

KPI
Backlog Management
47
 KPI (Key Performance Indicator)

BACKLOG
% Execution Backlog
% Planning Backlog

48
TERIMA KASIH

PT PEMBANGKITAN JAWA-BALI

49