COMMUNICATIONS

STANDARD OPERATING “Connecting the Stakeholders”

PROCEDURE
Visi Perusahaan
Menjadi Perusahaan Farmasi terkemuka yang menghasilkan produk inovatif dan jasa
kesehatan yang didukung oleh manajemen profesional serta kemitraan strategis guna
meningkatkan kualitas hidup masyarakat.

Misi Perusahaan
1. Menyediakan produk kesehatan yang terbaik guna memenuhi kebutuhan masyarakat.
2. Memberikan imbal hasil kepada pemegang saham sebagai refleksi kinerja perusahaan dan
memberikan penghargaan terhadap karyawan yang memberikan kontribusi serta
melakukan inovasi.
3. Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial dan ramah lingkungan.
STAKEHOLDER SALIANCE MODEL
 STAKEHOLDER INTERNAL

STAKEHOLDER KLASIFIKASI POTENSIAL ISU

Manajemen • Visi Misi
• Brand Value
• SOP
Investor • Deviden
Karyawan Definitive / Core • Kepuasan Kerja
• Besar Imbalan
Supplier • Kelancaran transaksi
Kantor Cabang • Kebijakan Operasional
(Semarang) • Produksi
 STAKEHOLDER EKSTERNAL

STAKEHOLDER KLASIFIKASI POTENSIAL ISU

KONSUMEN DEFINITIVE  Mutu Produk
 Tanggung Jawab atas Produk
Pemerintah
• Kemkes DEFINITIVE  Kepatuhan terhadap hukum
• BUMN DEFINITIVE  Pajak
 Penyerapan Tenaga Kerja
Badan / Lembaga
 BPOM DEFINITIVE  Mutu Produk, Standar Produk
 BKPM DEFINITIVE  Investasi
 LKPP DISCRETIONARY  Tender
 BEKRAF DEPANDENT  Mitra Binaan
Media Massa
 Nasional, Lokal DEFINITIVE  Manfaat Produk
(Semarang) DEFINITIVE  Perlindungan Konsumen
Persatuan Rumah Sakit DANGEROUS  Mutu Produk
Seluruh Indonesia (Persi)  Jaminan Produk
 STAKEHOLDER EKSTERNAL

STAKEHOLDER KLASIFIKASI POTENSIAL ISU

GP Farmasi Indonesia DEFINITIVE  Mutu Produk
Ikatan Dokter Indonesia (IDI)  Mutu Produk
DANGEROUS
Ikatan Apoteker Indonesia  Mutu Produk
(IAI) DANGEROUS
Asosiasi Perguruan Tinggi  Industri Farmasi
Farmasi Indonesia (IPTFI) DANGEROUS  Mutu Produk
Asosiasi Rumah Sakit Swasta DANGEROUS  Mutu Produk
Indonesia (ARSSI)
Asosiasi Rumah Sakit Daerah DANGEROUS  Mutu Produk
Seluruh Indonesia (ARSADA)
 COMMUNICATIONS
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
 INTRODUCTION

“ Komunikasi sangat penting bagi visi dan nilai-nilai PT

Phapros Tbk. Standar Operasional Prosedur (SOP)
ini ditetapkan untuk menjelaskan bagaimana kami
berkomitmen serta memastikan bahwa proses
komunikasi kami konsisten, terkoordinasi, dikelola
secara efektif dan Responsif terhadap beragam
“
kebutuhan pemangku kepentingan.
 WHAT OUR COMMITTMENT MEANS

 Standar Operasional Prosedur ini akan memastikan bahwa bisnis

kami dapat dilihat, dapat diakses dan bertanggung jawab kepada
para pemangku kepentingan. Kami senantiasa berusaha
menggunakan cara-cara berkomunikasi yang dapat menjangkau
pemangku kepentingan.

 Komunikasi yang kami lakukan akan selalu berusaha untuk

meningkatkan profil PT Phaphros Tbk dan untuk menjaga integritas
serta rasa hormat kami pada para pemangku kepentingan.
 OUR COMMUNICATIONS STANDARDS
Informasi disampaikan tepat
TIMELY
waktu, relevan, dan mampu
ditafsirkan dalam konteks
yang benar.
Menciptakan proses
TWO WAY komunikasi yang efektif,
seimbang dan memberikan
kesempatan yang sama pada
pemangku kepentingan.
Pesan dikomunikasikan dalam
CLEAR bahasa sederhana, mudah
dipahami dan terbuka
terhadap salah tafsir.
Informasi dikomunikasikan
OPEN
secara terbuka, bisa diakses
dan memberikan ruang
terhadap pertanyaan dan
terjadinya dialog.
Informasi yang
dikomunikasikan CORPORATE
mencerminkan Visi Misi dan
nilai-nilai perusahaan.
Informasi di komunikasikan
pada stakeholder yang
TARGETED
relevan, pesan yang tepat
dan waktu yang tepat.
 THE BRAND

 Sebagai Perusahaan Farmasi kami menghasilkan produk inovatif dan

jasa kesehatan yang terbaik guna memenuhi kebutuhan masyarakat.

 SPIRIT sebagai nilai inti perusahaan yang diartikan sebagai: Strive

for Excellence, Professional, Integrity, Respect to Customers,
Innovative, Teamwork.

 Identitas visual kami adalah visual logo Phapros (RNI Group)

 Identitas visual Phapros (RNI Group) terdaftar secara legal seperti

yang bisa ditemukan di laman resmi http://www.phapros.co.id/
 INTERNAL COMMUNICATIONS

Kami memiliki sarana komunikasi internal khusus yang terkait dengan

praktik komunikasi internal. Pedoman ini antara lain :

1. Semua email harus menyertakan tanda tangan pengirim yang

menyebutkan nama mereka, Peran di Phapros (RNI Group), Nomor
Telepon, Email Personal. Kami memastikan anda mendapatkan
informasi ini.

2. Kami mengadakan pertemuan rutin yang telah diagendakan.

 EXTERNAL COMMUNICATIONS

1. PUBLIC MEETING
 Catatan akan dibuat dari pertemuan publik di mana Phapros (RNI
Group) hadir.

 Dalam kondisi Phapros (RNI Group) sebagai penyelenggara, maka

pencatatan rangkaian kegiatan, dokumentasi, rekaman akan dibuat.

 Kegiatan Public Meeting akan dipublikasi melalui

http://www.phapros.co.id/
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

2. PUBLIC FACING PROJECT

 Dokumen yang dihadapi publik seperti buletin, katalog, material
komunikasi kami harus disetujui Manajemen atau Kepala Staf yang
ditunjuk sebelum dipublikasikan pada pemangku kepentingan.

 Semua metadata diperiksa untuk memastikan memenuhi Standar

Operasional Prosedur ini, seperti ;
1. Nama harus menggambarkan apa proyek itu.
2. Apabila diperlukan, istilah geografis harus disertakan.
3. Nama harus sesuai untuk publik pada siapa mereka diarahkan.
4. Nama harus dipilih sehingga tidak menimbulkan kebingungan
dengan lainnya.
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

3. DOCUMENT FOR PUBLICATIONS

Dokumen untuk publikasi harus melalui siklus berikut:
 ...penjelasan

Tanggung Jawab Penulis

Penulis akan mengirimkan teks final yang telah diperiksa dan disetujui
Berikut ini:
a) Kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan memperhatikan etika
jurnalistik nasional;
b) Tulisan yang dibuat telah mendapat persetujuan manajemen atau
kepala staf yang ditunjuk.
c) Dokumen diperiksa untuk kesalahan ketik dan baca untuk bahasa
Inggris sederhana.
d) Semua metadata (nama penulis, lokasi, waktu) terpenuhi.
e) Memeriksa bukti setelah dokumen ditata.
f) Jika tahapan telah diikuti, penulis hanya perlu memeriksa semua
kelengkapan teks itu (format yang benar, grafis atau visual yang tepat).
 ...penjelasan

Tanggung Jawab Editor

Penulis dapat meminta editor untuk membantu mereka dalam penulisan.

Paling tidak, satu editor pasti sudah membaca dokumen dan melakukan check
and maker terhadap konten tulisan.

Tanggung Jawab Penerbit

 Pada media berbayar, penerbit tidak boleh membuat perubahan editorial

pada dokumen.
 Tanggung jawab penerbit adalah memeriksa bahwa penulis dan / atau
editor telah mengikuti tata baku EYD dan standar penulisan media massa.
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

3. Font and Layouts

PAPERS
Semua surat disampaikan ke Phapros (RNI Group) harus disajikan sesuai dengan template
yang telah ditetapkan. Rincian dapat ditemukan dalam Corporate / House Style Standard.

PRESENTATIONS
Semua presentasi baik yang dipresentasikan di internal Phapros (RNI Group) atau ke
eksternal harus disajikan sesuai dengan template yang telah ditetapkan. Rincian dapat
ditemukan dalam Corporate / House Style Standard.

ELECTRONIC SIGNATURE
Semua surat yang disusun atas nama Phapros (RNI Group) akan mencakup Tanda tangan
elektronik sebelum dikonversi ke dokumen pdf.
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

4. MEDIA RELATIONS
 Siaran pers adalah cara terbaik untuk terlibat dengan pemangku kepentingan,
mengkomunikasikan kinerja perusahaan, merespon isu publik, profil
manajemen dan menjangkau elemen-elemen dari publik yang mungkin tidak
kita capai.

 Tim media Phapros (RNI Group) akan menangani semua pertanyaan media
selama jam kerja dan mengembangkan siaran pers yang proaktif.
 MEDIA HANDLING PROTOCOL

Siapapun di Phapros Tbk yang dihubungi oleh media harus mengarahkan pada tim
media tanpa ada komentar atau menelpon langsung pada media.

Kontak tim media terdistribusi melalui website dan departemen.

Mengirim e-mail atau meninggalkan pesan telepon jawab bukan bentuk komunikasi yang
bisa diterima. (Panggilan dari media sering kali mendesak dan semua panggilan dari media
memiliki tenggat waktu yang menyertainya).

Semua pernyataan pers harus disetujui sebelum dikeluarkan, oleh manajemen terkait
(54. Setiap panggilan media yang diterima di luar jam kerja normal akan diarahkan ke
Staf media)

Petugas media / on-call yang akan memutuskan tindakan terbaik.

 PROACTIVE PRESS RELEASE PROTOCOL

LANGKAH 1
Subjek diidentifikasi
Apakah "layak diberitakan" ?
Apakah menarik bagi stakeholder?
LANGKAH 2
a. Identifikasi " subjek ahli" untuk memberikan briefing latar belakang
b. Identifikasi narasumber yang dapat dikutip dalam pers.
LANGKAH 3
Selesaikan proforma proaktif (lihat halaman berikutnya)
LANGKAH 4
 Menginformasikan pada manajemen terkait tentang berita tersebut
 Sajikan kontak (telepon dan email) dan tim media.
LANGKAH 5
Batas akhir pembuatan draf press release (maksimal 5 hari kerja)
LANGKAH 6
• Ikuti proses persetujuan sesuai dengan Protokol Penanganan Media
• Semua siaran pers yang keluar harus ditandatangani oleh manajemen terkait.
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

5. WEBSITE
 Situs http://www.phapros.co.id/ adalah alat utama kami Untuk berkomunikasi
dengan anggota kami, masyarakat dan pemangku kepentingan kami.

 Kualitas dan isi halaman website http://www.phapros.co.id/ harus kokoh

 Informasi yang tersaji sesuai fakta, update dan relevan.

 ...lanjutan

Tanggung Jawab Pengelola Media Online

Tim media online (website/sosial media) bertanggung jawab atas

pengelolaan konten termasuk:
1. Menggunakan sistem pengelolaan konten untuk membuat dan
memperbarui konten
2. Menugaskan metadata yang sesuai ke item konten
3. Memastikan hak cipta jika diperlukan
4. Pastikan konten yang dibuat atau diedit oleh penulis akurat dan terbaru
5. Beritahu pemilik konten saat konten sedang ditinjau
6. Pastikan konten sesuai tersedia untuk pengguna situs web
7. Menyarankan penulis tentang perubahan yang diperlukan untuk konten
publikasi yang relevan.
 ...lanjutan

MENU / KANAL WEBSITE

 Situs web menjelaskan “Who we are”

Situs web ini akan mencakup:

 Konten yang tersaji di website http://www.phapros.co.id/ saat ini
sudah baik.

Note (perbaikan) :
1. Perubahan pada kanal/menu CSR (belum sesuai standart Media
Richness Theory/Global Reporting Initiative)
2. Perlu didukung gaya komunikasi two way ; Testimoni, Dialog Interaktif,
dan penyediaan kontak yang tepat sasaran jika diperlukan).
 ...lanjutan

KEBIJAKAN PUBLIKASI

Konten situs web harus selaras setidaknya dengan satu dari kriteria ini :
 Disetujui untuk dipublikasikan
 Memenuhi Corporate Identity
 Memberikan pesan utama kepada khalayak sasaran
 Memberikan keuntungan biaya - misalnya, mengurangi biaya yang
terkait dengan mencetak dan memposting publikasi; Mengurangi
waktu staf yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan,
memungkinkan pengguna seperti mengunduh formulir atau Publikasi
 Dukungan pemangku kepentingan - misalnya, memberikan informasi
untuk orang-orang yang tidak dapat mengakses informasi ini dengan
cara lain, seperti pengguna disabilitas.
 ...lanjutan

PUBLIKASI ARTIKEL

Artikel berita hanya akan dipublikasikan di situs web atau ekstranet jika :
 Tepat waktu dan relevan
 Akan membantu pengguna, atau menginformasikan kejadian baru-
baru.

Semua konten situs web harus sesuai dengan standar :

 Online writing
 Aksesibilitas, termasuk dokumen dan gambar
 Struktur
 Metadata
 Presentasi online
 ...lanjutan

STANDAR KONTEN

 Konten harus sesuai dengan standar aksesibilitas

 Semua materi yang diterbitkan harus tersedia untuk semua pengguna,
oleh karena itu tidak ada kata sandi. Perlindungan yang membatasi
akses dokumen diperbolehkan
 Menghapus atau Mengarsipkan Konten hanya pada Materi yang sudah
tidak relevan, sudah ketinggalan jaman atau sudah digantikan dengan
arsip baru.
 Permintaan untuk menghapus konten harus dilakukan melalui tim
media.
 Pernyataan Privasi & Syarat dan Ketentuan akan muncul di
http://www.phapros.co.id/
 ...lanjutan

PENGGUNAAN VISUAL

Gambar hanya akan dipublikasikan di situs web atau ekstranet jika :

 Memenuhi SOP Phapros (RNI Group)
 Tidak melanggar hak cipta
 Mematuhi standar aksesibilitas
 Relevan, menarik dan memberi nilai tambah
 EXTERNAL COMMUNICATIONS

6. SOCIAL MEDIA
 Social media adalah istilah untuk mendeskripsikan situs web dan alat online
yang memungkinkan pemangku kepentingan kami berinteraksi satu sama lain
- dengan berbagi informasi, opini, pengetahuan dan minat.

 Kami mengelola media sosial melalui situs jejaring sosial Youtube, Facebook
dan Twitter.

 Media sosial ini melibatkan pembangunan komunitas atau jaringan, serta

mendorong partisipasi dan menjangkau pemangku kepentingan di ranah
online.
 SOCIAL MEDIA PROTOCOL

 Konten akan dipublikasikan di akun Phapros (RNI Group)

 Akun media sosial Phapros (RNI Group) dikelola oleh tim media sosial

 2-10 tweet seminggu, yang mencakup atau beberapa :

1. Konten baru
2. Umpan balik mengenai isu-isu spesifik di mana kami berada.
3. Informasi Manajemen
4. Liputan Acara (langsung)

 Jika Anda mengikuti twitter Phapros (RNI Group, kami tidak akan mengikuti
kembali secara langsung. Hal ini untuk mencegah penggunaan pesan langsung.

 Kami akan memperbarui dan memantau akun Twitter kami selama jam kerja.
 SOCIAL MEDIA CONTENT PRINCIPLE
 Varied : Basis konten dan sumber konten yang luas untuk mempertahankan minat
tingkat.

 Human : Menjadikan media sosial untuk berinteraksi.

 Frequent : minimum 2 dan maksimal 10 update per hari kerja, dengan celah
minimal 30 menit antara tweet untuk menghindari banjir pengikut.

 Re-tweetable: Memudahkan orang lain mentweet ulang. Karakter akan dibatasi

menjadi 132 karakter.

 Timely : Sesuai dengan kondisi terkini, aktual.

 Credibel : Pesan yang sesuai dengan kebutuhan dan terpercaya.

 Inklusif : Sesuai dengan budaya organisasi.

 Corporate: Sesuai dengan visi misi, call to action ke website resmi.

 WHERE CONTENT WILL COME FROM

 News Releases, Speeches And Statements Published On The Web

 Marketing Campaign Messages On Social Media

 Videos on Youtube

 Blog posts

 Other website updates -> http://www.phapros.co.id/

 Announcement and coverage of events on Social Media

 Insights from Phapros (RNI Group) Management

 Asking and answering questions on Social Media

 Crisis communications on Social Media