TEHNIK, PROSES DAN

SISTEMATIKA PELAKSANAAN
AUDIT SMK3
 PENGERTIAN
AUDIT K3
• Sistem pengujian thd kegiatan operasi
perusahaan.
• Dilakukan secara kritis dan sistematis.
• Untuk menentukan kelemahan unsur
sistem (manusia, sarana, lingkungan kerja
dan perangkat lunak).
• Sehingga dapat dilakukan langkah-
langkah perbaikan.
 TINDAKAN
TINDAKAN
SISTEM MANAJEMEN
TDKAMAN
TDK AMAN
(UNSAFEACTS)
(UNSAFE ACTS)

MANUSIA
MANUSIA
••KECELAKAAN
KECELAKAAN KERUGIAN
KERUGIAN
SARANA ••PAK
PAK •CIDERA
•CIDERA
SARANA ••KEBAKARAN
KEBAKARAN •KERUSAKAN
•KERUSAKAN
&
& ••GANGGUAN
GANGGUAN - -ASSET
ASSET
LINGKUNGAN SISTEM - -LINGK.
LINGK.
LINGKUNGAN SISTEM
KERJA
KERJA
(PERANGKAT
(PERANGKAT
KEADAAN
KEADAAN
KERAS)
KERAS) TDKAMAN
TDK AMAN
(UNSAFE
(UNSAFE
CONDITIONS)
CONDITIONS)
(PERANGKAT LUNAK)

AUDIT
AUDITK3K3
Mengidentifikasi
Mengidentifikasi
Ketimpangan
Ketimpanganunsur
unsur
Sistem
SistemK3
K3
 AUDIT
Audit is defined :
as a detailed examination or analysis,
especially to asses strengths and
weaknesses.

(Oxford Dictionary, Oxford University Press, 1998)

 AUDIT SMK3
• Proses yg sistematik, independen dan
terdokumentasi utk memperoleh bukti
audit dan
• Mengevaluasinya secara objektif utk
menentukan sampai sejauh mana kriteria
audit dipenuhi.
 AUDIT SMK3
• Audit SMK3 dilakukan dgn menggunakan
methode dan tehnik yang baku untuk
menjamin agar semua bukti audit dan
temuan-temuan audit relevant, dapat
dipercaya, cukup dan sesuai dengan
persyaratan.
• Lingkup, tujuan dan kriteria audit harus
dipahami dgn jelas sebelum audit
dilakukan.
 TUJUAN
AUDIT K3
• MENILAI SECARA KRITIS DAN
SISTEMATIS PENGENDALIAN SEMUA
POTENSI BAHAYA.
• MEMASTIKAN PELAKSANAAN K3 SESUAI
DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN.
• MENENTUKAN LANGKAH UNTUK
PERBAIKAN DAN PENGENDALIAN
BAHAYA.
 TUJUAN PROGRAM AUDIT
Didasarkan pada pertimbangan :
1. Prioritas manajemen;
2. Tujuan komersial;
3. Persyaratan sistem manajemen;
4. Persyaratan peraturan peruu;
5. Persyaratan kontrak;
6. Kebutuhan utk evaluasi pemasok;
7. Persyaratan pelanggan;
8. Kebutuhan pihak lain yg berkepentingan;
9. Risiko terhadap organisasi.
 MANFAAT
AUDIT K3
• MENGETAHUI KELEMAHAN UNSUR SISTEM
OPERASI SEBELUM TIMBUL GANGGUAN.
• MEMPEROLEH GAMBARAN YANG JELAS DAN
LENGKAP TENTANG STATUS MUTU
PELAKSANAAN K3.
• MENINGKATKAN PENGETAHUAN DAN
KESADARAN THD K3.
• MENINGKATKAN CITRA PENGURUS
PERUSAHAAN.
 AUDIT DIGUNAKAN JUGA UNTUK :
• Identify strengths and weakness of OSH MS;
• Measure the performance of its OSH program;
• Establishment the extent of legal compliance;
• Identify and define areas for improvement;
• Compare organizational performance with an
established standards;
• Implement a cycle of continual improvement;
• Gain recognition for the standards achieved by its
management of safety and health.
 AUDITOR SMK3

Adalah :
“tenaga tehnis yang berkeahlian khusus dan
independen untuk melaksanakan audit
SMK3 yang ditunjuk oleh Menteri atau
pejabat yang ditunjuk”

11
 Auditor SMK3

Auditor SMK3 meliputi:

a. auditor eksternal junior SMK3;
b. auditor eksternal senior SMK3.

12
 PENILAIAN PENERAPAN SMK3

Penilaian Penerapan SMK3,

dilakukan thd perusahaan :
a. Secara sukarela mengajukan permohonan audit SMK3;
b. Mempunyai potensi bahaya tinggi a.l : perusahaan yg
bergerak dibidang pertambangan umum, minyak dan
gas bumi;
c. Mempunyai potensi bahaya tinggi berdasarkan
penetapan Dirjen &/ Ka Dinas Provinsi
(ditetapkan berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengujian di persh
oleh Pengawas Ketenagakerjaan)
13
 LEMBAGA AUDIT SMK3

• Lembaga Audit SMK3 adalah badan

hukum yang ditunjuk oleh Menteri untuk
melaksanakan audit eksternal SMK3.

14
KEWAJIBAN LEMBAGA AUDIT SMK3

a. mentaati ketentuan peraturan perundang-

undangan di bidang K3;
b. melaksanakan Audit SMK3 sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. menjaga kerahasiaan perusahaan yang diaudit;
dan
d. melaporkan hasil Audit SMK3 kepada Menteri,
perusahaan yang diaudit, dan Dinas Provinsi.

15
 LEMBAGA AUDIT SMK3

DILARANG untuk melakukan :

a. kegiatan konsultasi dalam bidang SMK3;
b. jasa pabrikasi, pemeliharaan, reparasi,
dan instalasi teknik K3;
c. pemeriksaan dan pengujian keselamatan
dan kesehatan kerja; dan
d. jasa pembinaan K3.
16
 BUKTI AUDIT

• Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau

informasi lain yang terkait dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi;
• Dapat bersifat kualitatif atau kuantitatif.
 TUJUAN PENGUMPULAN
BUKTI AUDIT
1. Untuk membuat keputusan ttg status
penerapan SMK3;
(to make decisions about the status OSHMS)
2. Untuk menguji sistem apakah berproses
sesuai dengan dokumen yang ada;
(an examination of any document)
3. Untuk mengkonfirmasikan bahwa sistem
sesuai dengan apa yang telah dicatat; (the
system is followed as described in the written document)
 TUJUAN PENGUMPULAN
BUKTI AUDIT
4. Untuk meng “interview” pekerja apakah aktivitas
yang dilakukan sesuai dengan dokumen yang
ada; (to interview with
personnel whether activities match the document requirement)
5. Untuk mengetahui apakah ada peningkatan
atau perbaikan yang telah dilakukan;
(there are any opportunities for improvement)
6. Untuk melakukan observasi tentang kenyataan
yang ada di tempat kerja; (actual observation of
workplaces)
 REKAMAN K3 (1)
• Data pelatihan dan pendidikan K3, pelaksanaan, peserta
dan evaluasi.
• Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya
• Laporan inspeksi K3, pelaksanaan dan tindak lanjut
• Laporan Audit SMK3, internal dan eksternal
• Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3
• Laporan Kecelakaan Kerja
• Laporan tindak lanjut rekomendasi investigasi
kecelakaan
• Laporan Konsultasi K3
• SOP, instruksi kerja, juklak, juknis
• Data penggunaan bahan kimia berbahaya dan LDKB
• Maintenance record
• Feedback dari staff, pekerja, pemasok, kontraktor
 REKAMAN K3 (2)
• Data pemeriksaan kesehatan tenaga kerja, awal, berkala
dan khusus
• Laporan monitoring lingkungan kerja; spt : kebisingan, udara
lingkungan kerja, iklim kerja
• Data APD, penyediaan, pengadaan, pelatihan, distribusi,
perawatan
• Laporan pelatihan keadaan darurat
• Sertifikasi peralatan, mesin, instalasi, pesawat
• Sertifikasi kompetensi personel, SIO, SKP
• Laporan identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian
risiko
• Laporan monitoring dan tinjauan ulang pengendalian risiko
• Data peralatan pengaman, spt. APAR, alat deteksi dini,
rambu K3
• dll
 PEMERIKSAAN DOKUMEN UNTUK
MENEMUKAN BUKTI AUDIT
EVIDENCE VALUE :
• Valid …….....Relevant to audit criterion
• Authentic ....Authorized document
• Current ….. .Actioned, recorded, up to date
• Reliable …...Heard from source, observable
• Consistent ..Sampled from a number of sources
• Sufficient …Enough examples/samples
 PENJELASAN KRITERIA
(Explanation of Criteria)
Melalui :
1. Perbandingan dokumen/catatan/rekaman
(Example of documents/records)
2. Diskusi atau pengajuan pertanyaan
(Discussions or questions)
3. Kunjungan/observasi di tempat kerja
(Work around observations at the workplaces)
 KOMITMEN TERHADAP AUDIT
• Audit : essential element dalam SMK3, tidak
dapat diganti
• Senior manajemen bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan Audit (fully committed); agar :
 Efektif dalam pelaksanaan audit
 Tidak menolak temuan dan rekomendasi tanpa alasan
yang tepat
 Menindak lanjuti rekomendasi audit
• Apabila pelaksanaan audit sudah disetujui :
 Menyediakan dokumen, data, informasi dan bahan yang
diperlukan
 Tidak ada upaya untuk mempengaruhi atau memaksa
auditor
 Tidak ikut campur tangan dalam pengambilan keputusan
hasil audit
 KERJASAMA DENGAN AUDITOR
• Sering staf disemua tingkat manajemen,
melihat audit sebagai ANCAMAN
• Semua staf harus memahami dan menyadari
tujuan dan manfaat pelaksanaan audit
• Mereka diwajibkan untuk :
 Terbuka dan bekerjasama penuh dengan Auditor
 Menjawab pertanyaan dengan jujur
 Memandang audit sebagai : “continual
improvement process and not just a means of
identifying problems”
 KEBIJAKAN AUDIT
(audit policy)
Dengan mempertimbangkan sbb. :
• Maksud dan tujuan audit;
• Prosedur dan standard yang digunakan;
• Kompetensi yang melakukan audit;
• Pengaturan manajemen,termsk : budget;
• Program audit ;
• Format laporan audit dan pengaturan tanggapan
(responding) thd temuan;
• Standard kinerja perencanaan dan implementasi
program audit dan pengaturan monitoring;
• Review kebijakan audit dan implementasi revisi
jika diperlukan
 PERENCANAAN DAN
PELAKSANAAN AUDIT
Senior manajemen harus bertanggung
jawab untuk :
 Mempersiapkan dan mengawasi program
audit;
 Penetapan biaya dan menyusun anggaran yg
diperlukan;
 Mendapat persetujuan untuk program yg
diusulkan dan pengeluaran biaya yg
diperlukan.
 AUDITOR
Dengan mempertimbangkan sbb :
• Ketersediaan auditor dalam jangka waktu
yang diperlukan untuk melakukan audit;
• Ketersediaan auditor dgn tingkat
keterampilan dan pengalaman tertentu;
• Persyaratan pelatihan dan pengetahuan
khusus yang dimiliki;
• Perbedaan biaya antara penggunaan
auditor internal atau eksternal.
 PRINSIP AUDIT
• Ethika
• Objektif/ fair
• Profesional
• Independen
• Terpercaya
• Konsisten
 TOP 10 Internal Audit Tips
1. Bentuk Team Audit (3-7 org)
(Create an Audit Team with enough members (3-7 members)
2. Audit melalui Proses bukan Prosedur
(Audit by “PROCESS” not Procedure)
3. Gunakan daftar periksa yg berisikan standar
dan kriteria, tambahkan catatan khusus.
(Use a checklist with the standard requirement, and add your
own questions from your document)
4. Infokan pekerja apabila auditor melakukan audit
dan apa yg diaudit. (Keep employees in the area well
informed of when auditors are coming through, and what their)
5. Catat semua temuan audit (Keep good notes)
6. Jadwal Audit dapat disesuaikan berdasarkan
temuan audit (Remember to adjust your audit schedule based
on your findings in an area).
30
 TOP 10 Internal Audit Tips
7. Buat laporan yg jelas dan lengkap serta tindak
lanjuti rekomendasi audit (Write a clear, complete audit report
and schedule follow up on any non conformances identified)

8. Berikan pelatihan kepada Auditor

(Provide effective training for your auditor)

9. Serahkan hasil audit kpd manajemen utk di

review
(Provide results to the management team for management review)

10. Alokasikan sumberdaya untuk tindakan koreksi

dan tindak lanjut
(Provide the resources to perform timely, effective internal audit with
thorough corrective action and follow ups). 31
Gambaran Proses Pengumpulan Informasi
sampai Pencapaian Kesimpulan Audit
Sumber-sumber Informasi

Pengumpulan Informasi dgn

Sampling yg sesuai dan Verifikasi

Bukti Audit

Evaluasi thd Kriteria Audit

Temuan Audit

Peninjauan

Kesimpulan Audit
PROSES dan SPESIFIKASI AUDIT
(Audit Process and Spesification)

I. Tinjauan ulang dokumen (Review of OSH

Management document)
II. Wawancara/interview manajer dan staf
(Interview with manager and staf)
III. Obsevasi lapangan, termsk : Hasil
pengujian dan pemeriksaan
(Site tour, observation, verification and
inspection)
34
 PENETAPAN HASIL AUDIT
Hasil Audit Penetapan Hasil Audit
(Conformance or Non Conformance) (Berdasar Supporting Evidence)

-Yes - Interview
- Partial - On Site Observation
- No -Document

35
 Contoh :
Proses dan Spesifikasi Audit
1.1.1 Terdapat kebijakan K3 yg tertulis, bertanggal, ditandatangani oleh pengusaha
atau pengurus, secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3 serta komitmen
terhadap peningkatan K3.

 Kebijakan K3 tertulis, bertanggal, ditanda tangani oleh

pengusaha/pengurus
 Kebijakan berisikan tujuan, sasaran dan komitmen peningkatan K3
 Kebijakan K3 terdpt dlm Laporan tahunan persh
document  Kebijakan K3 masuk dlm dokumen tender
 Kebijakan K3 terdpt dlm Materi induksi/Briefing/Training/Manual SMK3.

?  Bagaimana menginfokan/mengkomunikasikan Kebijakan K3 kpd

tenaga kerja/kontraktor/suppliers/providers/vendor/tamu persh ?
Interview

 Kebijakan K3 dipajang/display di ruang tamu/reception, ruang rapat/

training/kantin, di tempat tenaga kerja sering berada.
observation
 GAMBARAN UMUM KEGIATAN AUDIT

1. Permulaan Audit (Opening Meeting)

2. Pelaksanaan Tinjauan Dokumen
3. Persiapan utk Kegiatan Audit Lapangan
4. Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan
5. Penyiapan Pengesahan dan
Penyampaian Laporan Audit (Audit
Summary)
6. Penyelesaian Audit (Closing Meeting)
7. Pelaksanaan Tindak Lanjut
 TUJUAN
Pelaksanaan Rapat Pembukaan
1. Mengkonfirmasikan Rencana Audit
2. Memberikan Ringkasan ttg bagaimana
kegiatan audit akan dilaksanakan
3. Mengkonfirmasikan saluran komunikasi
4. Memberikan kesempatan kepada Auditi
untuk mengajukan pertanyaan.
 Ringkasan Laporan
AUDIT SMK3

1. Perusahaan Yang Diaudit

2. Pelaksanaan Audit
3. Tujuan Audit
4. Lingkup Audit
5. Tim Auditor
6. Wakil Perusahaan Yang Diaudit
7. Daftar Temuan Ketidaksesuaian
8. Kesimpulan Umum
9. Tindak Lanjut
10. Hasil Audit
 Daftar Temuan Ketidaksesuaian

No. Kriteria Bukti Objektif Kategori

Kriteria
1.4.8 P2K3 mengadakan pertemuan P2K3 belum mengadakan Minor
secara teratur dan hasilnya di pertemuan secara teratur
sebarluaskan di tempat kerja

1.4.9 P2K3 melaporkan P2K3 belum melaporkan Minor

kegiatannya secara teratur kegiatannya secara teratur, tidak
sesuai dengan peraturan sesuai peraturan perundangan
perundangan
 TEMUAN AUDIT

• Hasil evaluasi dari bukti audit yg

dikumpulkan terhadap kriteria audit;

• Dapat mengindikasikan baik kesesuaian

ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria
audit atau peluang perbaikan.
 Kesimpulan
Terhadap Pemenuhan Kriteria SMK3

1. Kesesuaian (Conformance).
2. Ketidaksesuaian (Non-conformance) :
• Kategori Kritikal;
• Kategori Major;
• Kategori Minor.
 PENILAIAN
KRITERIA AUDIT SMK3
• Kategori KRITIKAL :
– Temuan yang mengakibatkan fatality/kematian
• Kategori Mayor :
– Tidak memenuhi Peraturan Peruu.
– Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3
– Terdapat temuan minor utk satu kriteria audit
dibeberapa lokasi
• Kategori Minor :
– Tidak konsisten dalam pemenuhan peraturan
peruu, standar, pedoman dan acuan lainnya.
43
 Ketidaksesuaian
(Nonconformance)

• Suatu kegiatan, atribut, atau dokumen yang

gagal mematuhi persyaratan yang
ditetapkan, dan berakibat dapat
menyebabkan kondisi yang berpengaruh
buruk kepada kualitas, lingkungan, K3,
operasi, atau kehandalan.

44
 HASIL AUDIT SMK3
Apabila perusahaan yang diaudit
mendapatkan kategori KRITIKAL atau
MAJOR :
• Dinilai belum berhasil dalam menerapkan
SMK3 dan;
• Penilaian tidak mengacu kpd Tabel Tingkat
Keberhasilan Penerapan SMK3.
(lihat Tabel 2 : Penilaian Tingkat Penerapan
SMK3 pada Lampiran 2 PP 50 th 2012)
45
 Laporan Audit SMK3
1. Perusahaan yang diaudit
2. Lingkup Audit
3. Pelaksanaan Audit
4. Tujuan Audit
5. Tim Auditor
6. Gambaran Umum tempat kerja
7. Jadwal Audit
8. Daftar Kriteria Audit dan Pemenuhannya
9. Penjelasan tentang kriteria tidak berlaku
10. Uraian temuan ketidaksesuaian
11. Tindak lanjut
12. Hasil Audit
13. Data pendukung Laporan Audit
 Jadwal Audit SMK3
No. KEGIATAN WAKTU KETERANGAN PENGHUBUNG

Pertemuan
1. Awal

Pemeriksaan
2. dan Penilaian
Kriteria

Pertemuan
3. Akhir
 DAFTAR KRITERIA AUDIT
DAN PEMENUHANNYA
Ketidak sesuaian
No No. Tidak Berlaku Kesesuaian
. Kriteria
Major Minor

1. 1.1.1

2. 1.1.2

3. 1.1.3

48
 KESIMPULAN AUDIT

Hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh

tim audit setelah mempertimbangkan :
- tujuan audit
- dan seluruh temuan audit.
 SERTIFIKAT SMK3
Benefit/manfaat yg diperoleh :
1. Effisiensi Biaya (Cost efficiencies),
dalam jangka panjang melalui :
 PENCEGAHAHAN KECELAKAAN dan PAK
 HUBUNGAN KERJA (better industrial relation)
dgn mitra kerja
 INISIATIF dan PENGEMBANGAN IDE BARU UTK
PERBAIKAN KINERJA (continous improvement)
2. Verifikasi Kinerja (performance verification),
yang dilakukan oleh Lembaga Audit Independen,
kompeten dan profesional
50
 SERTIFIKAT SMK3
Benefit/manfaat yg diperoleh :

3. Hub. dgn Masyarakat/Mitra Kerja (Public Relation),

menunjukan komitmen dan kesungguhan dlm
penerapan SMK3
4. Ketekunan dlm pelaksanaan K3 (Due diligence),

memp. kapasitas dan tanggung jawab manajemen dlm

pelaksanaan K3 yg effisien
5. Keunggulan Kompetitive (Competitve advantage),
pencapaian pemenuhan syarat2/standard K3 sbg

kualifikasi dlm proses tender

51
Alasan UTAMA Kenapa Perusahaan
Butuh Sertifikat SMK3 :
• Pengakuan Pemerintah (government recognition)
• Pemeriksaan Independen (independent verification)
• Menguji Integritas K3 di Tempat Kerja
(testing of integrity of safety on site)
• Mengukur kinerja (measurement of performance)
• Pemenuhan Peraturan Perundangan
(legislative compliance)
• Inisiatif dalam memenuhi Persyaratan Asuransi
(self insurance requirement)
• Persyaratan pasar/komersial (market requirement)
52
Effectiveness of Audits is
dependent on factors such as :
1. Audit process;
2. Cooperation and openness of the
individuals being audited;
3. Competency of the auditors; and
4. The audit standard.

53
Nothing is difficult if you love what you do