Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

MICROSOFT EXCEL

Microsoft excel adalah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang

didistribusikan oleh microsoft untuk sistem operasi windows dan IOS yang
berfungsi untuk mengolah data angka. Aplikasi yang dikembangkan oleh
microsoft ini terdapat dalam satu paket microsoft office yang berisi microsoft
word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft office publisher
microsoft office access dan lain-lain. Microsoft excel memiliki banyak fitur dan menu yang dapat
digunakan untuk mengolah data untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Data-data yang ada dapat diolah dengan
berbagai fitur yang ada di Microsoft excel dan dapat disajikan dalam bentuk grafik sehingga lebih
mudah untuk dipahami.

A. TAMPILAN MICROSOFT EXCEL

Sebelum memulai bekerja dengan aplikasi Microsoft Excel, kita sebaiknya mengetahui
lembar kerja dari Microsoft Excel.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Pada tampilan program excel diatas ada beberapa area yang harus dipahami pengguna,
agar mengetahui fungsi dan kegunaannya. elemen-elemen dasar pada micrososft excel
adalah sebagai berikut:

1. Quick Access Toolbar

Area ini berfungsi untuk menampilkan shortut cara cepat untuk menggunakan tool yang
sering digunakan, secara default ada tiga tools yaitu save, undo, redo. nantinya kita dapat
menambahkan beberapa tools contohnya insert function, macros, Filter dan lainya sesuai
dengan kebutuhan kita
2. Ribbon
Area ini berfungsi untuk mengelompokan tools kedalam sebuah menu. dengan tujuan user
lebih intuitif dalam menggunakan tool pada excel. sebagai contoh tools yang berkaitan
dengan pegolahan data akan di simpan pada tab data, tools yang berkaitan dengan formula
akan disimpan pada tab formulas.
3. Formula Bar
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Area ini berfungsi untuk menampilkan, mengedit, menghapus formula (rumus) yang kita
tuliskan dalam cell.

4. Spreadsheet grid
Area ini adalah lembar kerja utama excel tempat dimana kita dapat menambahkan angka,
grafik/chart ataupun objek lainnya. Area berisi kolom dan baris yang digunakankan
sebagai pengalamatan cell, untuk kolom menggunakan huruf dari A-Z untuk baris
menggunakan angka. jumlah kolom dan baris pada area ini adalah 1048576 Baris dan
16384 kolom. Dengan jumlah kolom dan baris yang banyak ini excel mampu menampung
data besar untuk di olah dengan berbagai tools excel dalam dunia Businness Inteligent.
5. Worksheet
Secara default dalam satu lembar kerja excel ada tiga worksheet yang dapat digunakan
untuk mengolah data dengan nama default sheet1, sheets2, sheet3. maksimum halaman
yang bisa kita tambahkan adalah 255 halaman. Kita dapat menambahkan menghapus
worksheet sesuai kebutuhan.
6. Status bar
Adalah bar horizontal yang berfungsi untuk menampilkan informasi status data excel.
status bar juga menampilkan quick summary dari data yang kita seleksi (sum, average,
min, max, Count). Pada samping kanan bawah juga terdapat Slider zoom in dan zoom out
untuk mengatur besar kecilnya tampilan halaman kerja excel.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

B. MEMBUKA, MENUTUP, DAN MENYIMPAN FILE EXCEL

1. Membuka Program Excel
Untuk memulai/membuka program excel dapat menggunakan berbagai cara antara
lain :
Cara Pertama : Menggunakan Windows Start
 Klik start windows

 Pilih all apps

 Cari dan pilih folder Microsoft Office

 Klik program Excel

Cara Kedua : Menggunakan Run Command

 Pada layar desktop Gunakan shorcut keyboard WINDOWS+R

 Ketik “excel” pada run dialog box.
 Tekan enter.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

2. Menutup program excel

Cara menutup program excel setelah kita selesai bekerja dengan excel dapat
dilakukan dengan cara berikut :

Cara Pertama : Menggunakan Tombol Close

Cara Kedua : Menggunakan Menu FILE

 Klik Menu File

 Pilih Menu Close
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Cara Ketiga : Menggunakan Shortcut

 Gunakan kombinasi ALT + F4 pada keyboard

3. Menyimpan file excel

Setelah selesai bekerja menggunakan Microsoft Excel maka pengguna sebaiknya
menyimpan file excel tersebut di media penyimpanan di komputer ataupun media
penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan file excel dapat mengikuti langkah-
langkah berikut :

Cara Pertama : Menggunakan Shortcut

 Gunakan kombinasi CTRL+ S pada keyboard
 Tentukan nama file excel
 Tentukan lokasi penyimpanan file
 Klik Tombol Save
Cara Kedua : Menggunakan Tombol Save
 Klik Ikon save yang ada pada Quick Access Toolbar
 Tentukan nama file excel
 Tentukan lokasi penyimpanan file
 Klik Tombol Save
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Perbedaan save dan save as adalah save digunakan untuk menyimpan perubahan
yang terjadi pada file sedangkan save as digunakan apabila kita ingin menyimpan
file dengan nama yang berbeda.

4. Membuka file excel

Untuk membuka file excel yang telah ada sebelumnya dapat mengunakan cara
berikut:

Cara Pertama : Melalui File Excel

 Pilih file yang akan dibuka

 Klik dua kali (double click) pada file tersebut

Cara Pertama : Melalui Program Excel

 Pilih Menu File

 Pilih Open
 Cari file yang diinginkan untuk dibuka
 Klik tombol Open
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

C. BEKERJA DENGAN EXCEL

Bekerja dengan excel selalu berkaitan dengan 2 komponen yaitu workbook dan worksheet,
yang saling berkaitan. Workbook itu sendiri adalah satu file kerja excel yang digunakan
sebagai buku kerja dalam mengolah data excel, sedangkan worksheet adalah halaman kerja
excel yang didalamnya terdapat cell sebagai tempat inputan data excel.
1. Workbook dan Worksheet
Secara default microsoft excel sudah menyediakan 3 worksheet yang dapat kita
gunakan sebagai lembar kerja dengan nama sheet1, sheet2, sheet3 dengan
maksimum halaman yang dapat ditambahkan adalah 255 halaman. Kita dapat
menambah, menghapus dan mengadit worksheet sesuai kebutuhan. Untuk
berpindah dari satu sheet ke sheet lain, anda tinggal meng-klik sheet yang anda
inginkan.

Menambah Worksheet :
Anda dapat menambahkan worksheet dengan klik tombol Plus pada samping
kanan worksheet.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Mengubah nama worksheet:

Anda dapat mengubah nama setiap worksheet dengan melakukan :

 Klik kanan pada worksheet yang diinginkan,

 Pilih Rename,
 Berikan nama worksheet yang anda inginkan.

Menggandakan dan memindahkan worksheet:

Anda dapat menggandakan atau copy atau memindahkan worksheet dengan
melakukan :

 Klik kanan pada worksheet yang diinginkan

 Pilih Move or copy
 Pada dialog move or copy terdapat 3 pilihan. pilih sesuai kebutuhan dengan
keterangan dibawah.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

 klik OK

Menghapus worksheet:
Anda dapat menghapus worrksheet dengan mengikuti langkah-langkah berikut :

 Klik kanan pada worksheet yang diinginkan

 Pilih delete

2. Cell dan Range

Pada lembar kerja excel tampilan kotak-kotak ini disebut cell yang berfungsi sebagai
tempat untuk menampung data excel. Selanjutnya pada bagian ini kita juga akan belajar
memahami tentang pengertian cell dan range dengan melakukan beberapa kegiatan dasar
di excel yaitu seleksi data, input data, hapus data dan edit data pada cell.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Pengertian Cell dan Range, Row, Column

Row adalah baris horisontal pada lembar kerja excel yang di wakili oleh nomor
(1,2,3,4…..) dengan jumlah baris maksimum adalah 1.048.576

Column adalah kolom vertikal pada lembar kerja excel yag diwakili oleh Huruf
(A,B,C,D,E,….) dengan jumlah kolom maksimum adalah 16.384 atau kolom (XFD)

Range adalah gabungan dari beberapa cell atau bisa juga di artikan gabungan dari
beberapa kolom atau beberapa baris. Range juga mempunyai alamat yaitu dengan cara
membaca alamat cell awal = A1 dengan alamat cell akhir = D4. Dari gambar di bawah ini
maka alamat range dapat diartikan Range A1:D4.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

3. Input, Edit dan Seleksi Data

Input Data ke dalam Cell
Untuk memasukkan data kedalam cell Excel dapat dilakukan dengan langkah-langkah
berikut :
 Klik Cell tujuan Misal “A1” dengan menggunakan mouse atau keyboard (tombol
kursor).
 Setelah cell terpilih, ketikan data yang ingin dimasukkan menggunakan keyboard.
 Tekan tombol Enter atau TAB.
➢ Anda dapat menggunakan tombol Tab untuk menginput data, kursor akan
berpindah ke kanan ke kolom berikutnya.
➢ Anda dapat menggunakan tombol Enter ditekan, kursor akan pindah satu
baris ke bawah.
➢ Untuk membatalkan inputan data anda dapat menggunakan tombol Esc
(Escape).

Edit data dan berpindah antar cell

Jika terjadi kesalahan memasukkan data, anda dapat mengubahnya dengan prosedur
berikut ini :
 Klik Cell yang akan diubah.
 Untuk melakukan perubahan data tekan tombol F2 atau double klik pada cell
kemudian ubah datanya.
Berpindah antar cell dapat anda lakukan menggunakan tombol navigasi pada keyboard :
 Tombol panah atas : berfungsi untuk menuju satu cell diatasnya
 Tombol panah bawah : berfungsi untuk menuju satu cell dibawahnya
 Tombol panah kanan : berfungsi untuk menuju satu cell ke kanan
 Tombol panah kiri : berfungsi untuk menuju satu cell ke kiri

Seleksi Cell dan Range

Seleksi cell pada lembar kerja excel dapat dilakukan dengan menggunakan klik mouse
dan drag mouse, klik mouse satu kali akan menseleksi satu cell saja, untuk lebih dari satu
cell anda dapat menggunakan Drag mouse untuk beberapa cell. untuk seleksi range (blok
range) anda dapat gunakan tahan klik dan drag mouse sampai terseleksi range tersebut,
atau dapat menggunakan shortcut keyboard Shift+Anak panah. contoh seleksi range untuk
tabel di bawah dengan prosedur berikut :
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

4. Sort (mengurutkan) dan Filter Data

Sort dan filtering sering digunakan pada microsoft excel untuk memudahkan
analisa data. Dengan adanya fasilitas ini, pengguna akan mampu melihat data
sesuai dengan urutan yang ditentukan dan kriteria yang diinginkan.

Mengurutkan Data (SORT)

Mengurutkan data pada excel memiliki 2 (dua) cara yaitu Ascending (A – Z) atau
Descending (Z – A). Ascending akan mengurutkan data dari kecil ke besar
sedangkan Descending akan mengurutkan data dari yang paling besar ke kecil.
Bentuk data yang dapat diurutkan dapat berupa teks, angka, tanggal dan
sebagainya. Menu yang digunakan untuk melakukan pengurutan ini melalui tab
menu DATA atau FILE. Dalam mengurutkan data tidak boleh ada merge cell.

Cara untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut :

 Posisikan kursor pada kolom yang ingin diurutkan.
 Masuk Ke tab Data Pilih A-Z.
 Data akan diurutkan secara otomatis dan kolom yang lain akan mengikuti.
Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Berikut tampilan data setelah data di urutkan berdasarkan “Qty”. Untuk

mengembalikan data seperti semula dapat anda gunakan Sort kembali berdasarkan
kolom “No” dengan A-Z.

Pengguna juga dapat mengurutkan berdasarkan lebih dari satu data.

Materi ajar APK – Bastanta – Politeknik Pariwisata Medan

Melakukan Filter Data

Pada Microsoft Excel, anda dapat melakukan penyaringan data dengan menggunakan
fasilitas Filter yanf ada di tab menu FILE atau DATA.

Langkah-langkah untuk memfilter data sebagai berikut :

 Pastikan data memiliki judul kolom.
 Posisikan kursor pada area data.
 Klik tombol FILTER pada tab menu FILE atau DATA

 Pastikan setiap judul kolom atau header terdapat dropdown filter.

 Klik tombol dropdown list dan ceklist data yang ingin kita tampilkan.
 Klik OK