Anton Subagyo

NIDN: 0703027603
Administrasi dalam kegiatan operasional
Organisasi terkait 2 hal, yaitu :
1. legalitas

Sebagai bukti formal kegiatan yang dapat

dipertanggungjawabkan
2. effisiensi

bentuk dari sistem pengagendaan,

pendistribusian, dan pengarsipan
 Makin besar organisasi akan
menyebabkan
“bottle-neck” serta alur birokrasi yang
makin panjang , sehingga proses dokumen
akan menjadi makin lama.
Seiring perkembangan teknologi
informasi, perlu dibangun suatu sistem
komputerisasi terpadu untuk pengelolaan
dokumen yang mencakup seluruh bagian
dlm Organisasi.
Jangan disederhanakan
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan
effort yang besar adalah surat.
surat
Idealnya, Organisasi harus memiliki bagian khusus
sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang
bertugas menerima dokumen, mencatat dalam
agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian.
Bagian ini umumnya disebut
- Tata Usaha,
- Sekretariat,
- Unit /biro Administrasi Umum,
Aliran Proses
Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas,
diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu :
1. Pusat Distribusi : Bertugas menerima & mendistri-
busikan surat dari luar ke unit / bagian lainnya.
2. Sekretariat : adalah para staf yang bertugas
mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau
personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk
di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan.
3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang
dapat menerima atau mengeluarkan surat.
 Secara umum sistem harus mampu menangani semua
permasalahan surat masuk dan keluar,
keluar baik yang bersifat
eksternal maupun internal.

 Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat

di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi
 Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat
dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang
ditujukan padanya.
 Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan
penelusuran surat (tracking), dan monitoring
 Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan
surat.
Sistem informasi dirancang untuk pengelo-
laan surat yang berbasis web (Web-Based)
dan mudah diakses (Fleksibility), dengan
menggunakan pengolahan database terpusat
(Centralized), penerapan keamanan hak
akses (Authorized), dan arsitektur (three-
tiered) yang efektif.
 Integrated
 Paperless
 User Management
 Access Log
 Query & Report (Permintaan data spesifik dan
pembuatan laporan ataupun statistik)
 Online Office to Office
 Staf Administratif di Pusat Distribusi
 Eksekutif Pengelola Administrasi Surat
 Staf kesekretariatan di tiap unit
 User (setiap personal pejabat atau staf yang
dapat mengirim atau menerima surat)
 Selain Pengguna Sistem utama, terdapat
pendukung operasional sistem, yaitu:
 Administrator sistem aplikasi
 Office Manager
 Pengelola sistem server
 Network Administrator
 Jogiyanto HM, "Sistem Teknologi
Informasi", Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.

 Ariesto Hadi Sutopo, "Analisis dan Desain

Berorientasi Objek", Penerbit J & J
Learning, Yogyakarta, 2002.