MATERI TRAINING

INTERNAL AUDIT

27 Februari 2012
 TUJUAN TRAINING

 LEBIH
MEMAHAMI
a. Filosofi Audit Pendekatan Proses
b. Persyaratan ISO / SMM
c. Persyaratan Khusus Pelanggan

 DAPAT MELAKUKAN

a. Pembuatan Check List & Pelaksanaan Audit

b. Pelaporan Hasil Audit
c. Melakukan Tindakan Koreksi & Verifikasi
 DEFINISI & JENIS AUDIT
Proses yang sistematis dan independen untuk mendapatkan bukti
Audit dan mengevaluasi secara objective untuk menentukan sejauh
mana kriteria Audit dipenuhi

 JENIS AUDIT

 Audit pihak ke I : Dilakukan oleh Perusahaan sendiri untuk mengetahui

keefektifan dari SMM yang dipakai dan diterapkan

 Audit Pihak ke II : Audit terhadap Subcontractor /Supplier/vendor untuk

mengetahui kualifikasi pemasok

 Audit Pihak ke III : Dilakukan oleh Badan Sertifikasi

 UNSUR AUDIT
1 Auditor ( Lead Auditor & Auditor )

2 Auditee

3 Aktifitas

AUDITOR AUDITEE AKTIFITAS

Badan / Orang Badan / Orang Kegiatan di area

yang diberi yang diberi yang akan di audit
wewenang untuk wewenang untuk
memeriksa suatu menjelaskan suatu
kegiatan kegiatan
 TANGGUNG JAWAB AUDITOR

 Mempersiapkan Check list Audit

 Memeriksa kesesuaian dokumentasi dengan persyaratan

 Memeriksa pelaksanaan dengan dokumentasi

 Mengumpulkan bukti-bukti objective

 Mencatat dengan jelas, tepat dan melaporkan hasil Audit

 Memverifikasi tindakan koreksi

 SYARAT AUDITOR

 Minimal lulus SLTA

 Berpengetahuan Luas

 Detail, Kritis

 Berpengetahuan tentang teknik pertanyaan dan wawancara

 Akrab dengan proses – proses di Intern Perusahaan

 KEPRIBADIAN AUDITOR

 Sistematis  Objektive

 Tidak berbelit - belit  Ramah

 Teliti  Percaya Diri

 Tidak cepat puas  Adil

 Tegas  Tepat waktu

 Pendengar & Pencatat yang baik

PROSES AUDIT
 TAHAPAN AUDIT

I
Perencanaan

IV II
Tindak Lanjut Pelaksanaan

III
Pelaporan
 I. PERENCANAAN AUDIT

4
Persiapan Audit
3
Konfirmasi Audit
2
Jadwal Audit
1
Program Audit
 1. PROGRAM AUDIT

 Audit harus di program berdasarkan status dan pentingnya proses yang di audit
 Status Kegiatan : - Jangka waktu implementasi
- Hasil audit yang lalu ( jika hasil audit buruk, frequensi audit
harus ditambah

 Pentingnya sauatu kegiatan :

- Pihak – pihak terkait : Pelanggan : Manajemen
- Pengaruh kegiatan terhadap proses secara keseluruhan
- Contoh : Jika perencanaan designnya buruk, maka menyebabkan
masalah pada proses berikut
 2. JADWAL AUDIT

 Aktivitas audit harus di jadwalkan

 Tentukan waktu pelaksanaan audit ( Tanggal, jam )
 Perhitungkan dengan kegiatan lain ( Sholat, jam makan siang dll. )
 Complexitas proses

 Sediakan waktu yang cukup untuk pelaksanaan audit, jangan tergesa –

gesa.
 3. KONFIRMASI AUDIT

 Auditor harus meminta persetujuan / konfirmasi dengan Auditee

 Audit tidak boleh ditunda, kecuali ada hal yang penting dan mendadak
 4. PERSIAPAN AUDIT

 Auditor harus menyiapkan antara lain :

- Jadwal Audit
- Hasil Audit yang lalu
- Standard ISO / SMM
- Quality Manual & Prosedur
- Membuat Check list
 TUJUAN CHECK LIST AUDIT

 Membantu Auditor mengingat apa yang harus diperiksa

 Membantu pengaturan waktu dan struktur wawancara
 Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
 MENYUSUN CHECK LIST AUDIT

 Identifikasi dan Pelajari proses dan parameter

- Apa yang ingin dicapai ? ( Tujuan / Indikator )
- Apa inputnya ( Bahan / Dokumen )
- Apa outputnya ( Produk / Jasa / Catatan )
-Sumber daya yang dibutuhkan
 Tentukan persyaratan yang terkait dengan proses
- Persyaratan ISO / SMM
- Persyaratan khusus pelanggan
- Persyaratan pemerintah & Undang-undang
- Manual referensi lainnya.
 II. PELAKSANAAN AUDIT

2
Proses Audit
1
Rapat Pembuka
 II. PELAKSANAAN AUDIT

1. RAPAT PEMBUKA

 Memperkenalkan diri dan anggota

 Menjelaskan tujuan audit dan lingkup audit
 Menyampaikan schedule & waktu ( jam ) audit
 Menyampaikan methode audit ( Misalnya : Secara sampling )
 Memberikan waktu kepada auditee untuk mengajukan pertanyaan
 II. PELAKSANAAN AUDIT

2. PROSES AUDIT
Teknik pelaksanaan audit dilakukan dengan :
a. Wawancara
b. Pengamatan
c. Penilaian
Membuat suasana lebih rilex / santai
 Gunakan tempat yang baik untuk wawancara
 Senyum secukupnya
 Berikan pujian hal – hal yang baik
 Gunakan humor secukupnya.
 II. PELAKSANAAN AUDIT

HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA SAAT WAWANCARA

 Ingat nama auditee

 Hindari cara bertanya seperti introgasi

 Selalu objective, tenang dan bersahabat

 Bicara dengan suara yang jelas

 Dengarkan penjelasan auditee min 70% dari waktu audit

 Hindari pertanyaan yang menjebak / mengarahkan

 II. PELAKSANAAN AUDIT
Wawancara
 Lakukan pertanyaan kepada auditee dengan teknik :
 Pertanyaan terbuka
Memberikan kesempatan auditee menjelaskan dan membuat auditee
lebih santai
Pertanyaan investigasi
Kesempatan auditor untuk menanyakan lebih dalam /detail mengenai
topik dan keterangan yang diberikan oleh auditee
Pertanyaan tertutup ( Klarifikasi )
Dimana auditor & auditee menyamakan persepsi
Pertanyaan mengarahkan
Hindari pertanyaan mengarahkan / menjebak
 Observasi : Lihat bagaimana Auditee melakukan
 Periksa : Kesesuaian apa yang dilakukan , sesuai dengan Prosedur
 II. PELAKSANAAN AUDIT

Menentukan Ketidak Sesuaian

1. Ketidak sesuaian Minor :
Kegagalan dalam memenuhi satu persyartan dari satu pasal ISO,
yang berdasarkan pengalaman dinilai tidak menyebabkan
kegagalan atau mengurangi kemampuan SMM dalam menjamin
pengendalian proses / produk yang dapat berupa :
- Kegagalan kecil pada salah satu bagian SMM terdokumentasi
- Satu ketidaksesuaian dalam memenuhi persyaratan SMM
perusahan
 II. PELAKSANAAN AUDIT
2. Ketidak sesuaian Major :
Kegagalan total dari suatu sistem dalam memenuhi persyaratan dari satu
pasal ISO
- Tidak terpenuhi salah satu elemen / sub elemen ISO
- Beberapa ketidaksesuaian Minor terhadap satu pasal dapat disebut
kegagalan Major
- Ketidaksesuaian yang dapat menyebabkan kemungkinan
terkirimnya produk “NG” ke pelanggan
- Ketidaksesuaian yang mukin dapat menyebabkan kegagalan dari
SMM atau dapat mengurangi kemampuan menjamin pengendalian
Proses & Produk.

3. OFI
( Observasi for Improvement )
 III. PELAKSANAAN AUDIT

3
Rapat Penutup
2
Konfirmasi Temuan
1
Laporan Hasil Audit
 III. PELAKSANAAN AUDIT

1. LAPORAN HASIL AUDIT

 Setiap pernyataan ketidaksesuaian harus menyatakan minimal 3
hal :
-Problem : Temuan pada saat audit
-Lokasi : Dimana ketidaksesuaian ditemukan
-Objective : Bukti objective
-Requirement: Persyaratan ( Misalnya : Persyaratan ISO
9001:2008 ,Prosedur, Instruksi Kerja
dll. )Pengaruh ketidaksesuaian bagi SMM ( jika perlu )
 Jangan melebih-lebihkan masalah
 Gabungkan masalah yang sama dalam satu laporan
 III. PELAKSANAAN AUDIT

2. KONFIRMASI TEMUAN

 Setelah dibuatkan laporan audit, auditor harus :

-Menjelaskan hasil temuan ke auditee
-Memberi kesempatan auditee untuk bertanya
 III. PELAKSANAAN AUDIT

3. RAPAT PENUTUP

 Sampaikan hal-hal yang baik dan telah dilakukan oleh auditee

 Ucapkan terima kasih atas kerjasamanya

 IV. TINDAK LANJUT AUDIT

2
Kegagalan Program Audit
1
Tindakan Pencegahan & Perbaikan
 IV. TINDAK LANJUT AUDIT
1. TINDAKAN PERBAIKAN & PENCEGAHAN
 Auditor harus melakukan audit tindak lanjut / memverifikasi tindakan
perbaikan & pencegahan yang dilakukan oleh auditee
 Periksa apakah tindakan perbaikan & pencegahan sudah effektif
Catatan :
 Corrective / Perbaikan : Memperbaiki ketidaksesuaian
 Preventive / Pencegahan : Melakukan tindakan pencegahan
agar masalah tidak berulang.
 Periksa jika ada revisi dokumen apakah ada koreksi ke dokumen
yang lainnya.
 IV. TINDAK LANJUT AUDIT
2. KEGAGALAN PROGRAM AUDIT

 Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh Audiee

 Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada Auditee

 Auditee tidak memahami apa arti tindakan Corrective &

Preventive

 Auditor tidak melakukan verifikasi.