Pelayanan Farmasi III

Apt. Hernita Anggraini S.Farm

Manajemen dan Organisasi Apotek

PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENYUSUNAN/

PENGKORDINA
SIAN PEGAWAI

PENGAWASAN &
PENGARAHAN
PENGENDALIAN
Manajemen dan Organisasi Apotek
• Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi,
perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
• Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah
berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia
sebagai apoteker.
• Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Perbekalan kesehatan adalah semua
bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
• Alat kesehatan adalah bahan, instrumen aparatus, mesin, implan yang tidak mengandung obat yang
digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit
serta memulihankan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi
tubuh.
• Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan
dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Perlengkapan apotek adalah
semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek.
• Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung
profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien.
• Medication record adalah catatan pengobatan setiap pasien.
Manajemen Apotek
• Manajemen apotek adalah segala upaya kegiatan yang dilakukan oleh
seorang manajer atau apoteker pengelola apotek (bertindak sebagai
manajer) memenuhi tugas dan fungsi apotek meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan pegawai, pengarahan dan pengawasan.
• Perencanaan : mengembangkan seperangkat strategi, dengan
menggunakan fungsi bisnis dan kegiatan klinis yang dapat diletakkan di
tempat sesuai untuk mencapai tujuan yang mapan.
• Pengorganisasian :memisahkan atau membagi tugas yang dilaksanakan
sejelas mungkin, menetapkan pegawai untuk mengelola dan
melaksanakan tugas-tugas tersebut, dan kemudian memberikan mereka
beban tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas secara efisien.
• Penyusunan pegawai melibatkan penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan
bagi apotek, mengidentifikasi kemungkinan sumber daya karyawan, seleksi pelamar,
dan memilih satu atau lebih yang paling berkualitas.
• Mengarahkan pegawai dan sumber daya lainnya (misalnya cash) sangat sulit karena
harus dilakukan dari kedua perspektif jangka pendek dan jangka panjang. Misalnya,
direktur farmasi dalam pengaturan rawat inap rumah sakit dapat menjaga pegawai
apoteker fokus pada apa yang harus dilakukan untuk satu hari atau satu minggu
melalui berbagai tindakan positif (misalnya pujian) dan negatif (misalnya ancaman
pemecatan).
• Pengawasan dan pengendalian (Controlling). Proses manajemen yang paling sering
diabaikan adalah mengendalikan atau mengawasi kegiatan klinis dan bisnis. Secara
umum diasumsikan bahwa proses mengarahkan ( directing) sudah cukup untuk
memastikan bahwa apotek beroperasi secara efektif dan efisien.
APOTEK
• Sebagai fungsi Akuntansi : akuntansi berfokus pada pemantauan keadaan sumber daya farmasi yang
dinyatakan dalam nilai uang
• Sebagai fungsi keuangan : keuangan berusaha untuk mendapatkan manfaat maksimal dari apa saja
yang bisa dirubah ke dalam satuan moneter atau berkaitan dengan keuangan.
• Sebagai fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia : menemukan, mengembangkan, memotivasi, dan
mempertahankan orang-orang yang akan bekerja demi kepentingan terbaik apotek itu dalam jangka
panjang ,SOP.
• Sebagai fungsi Manajemen Operasi : Implikasi dari operasi internal dirancang dengan sangat buruk:
waktu terbuang menambah biaya tenaga kerja, persediaan yang berlebihan mengurangi sumber daya
kas yang dapat diinvestasikan atau digunakan di tempat lain, dan konversi tidak efisien menyebabkan
keterlambatan dalam melayani pasien.
• Sebagai fungsi Pemasaran : mengidentifikasi dan menilai kemungkinan target pasar,
mengembangkan perpaduan yang tepat produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan target pasar
yang dipilih, memastikan bahwa produk-produk dan jasa yang dibuat tersedia dengan mudah, harga
produk dan jasa, dan mempromosikan apotek kepada target pasar.
Sarana dan Prasarana
Apotek harus memiliki:
a. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.
b. Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk
penempatan brosur/materi informasi.
c. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi
dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi
pasien
d. Ruang racikan.
e. Keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien.
Evaluasi Mutu dan Pelayanan
1) Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi mutu pelayanan adalah:
a) Tingkat kepuasan konsumen: dilakukan dengan survei berupa angket atau wawancara langsung.
b) Dimensi waktu: lama pelayanan diukur dengan waktu (yang telah ditetapkan).
c) Prosedur Tetap: Untuk menjamin mutu pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan.
2) Disamping itu prosedur tetap bermanfaat untuk:
b) Memastikan bahwa praktik yang baik dapat tercapai setiap saat;
b) Adanya pembagian tugas dan wewenang;
c) Memberikan pertimbangan dan panduan untuk tenaga kesehatan lain yang bekerja di apotek;
d) Dapat digunakan sebagai slat untuk melatih staf baru; e) Membantu proses audit.
3) Prosedur tetap disusun dengan format sebagai berikut:
c) Tujuan: merupakan tujuan protap.
b) Ruang lingkup: berisi pernyataan tentang pelayanan yang dilakukan dengan kompetensi yang
diharapkan.
c) Hasil: hal yang dicapai oleh pelayanan yang diberikan dan dinyatakan dalam bentuk yang dapat
diukur.
d) Persyaratan: hal-hal yang diperlukan untuk menunjang pelayanan.
JENIS-JENIS MANAJEMEN APOTEK

1. MANAJENEM KEUANGAN
2. MANAJEMEN PEMBELIAAN
3. MANAJEMEN PENJUALAN
4. MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG
5. MANAJEMEN PEMASARAN
6. MANAJEMEN KHUSUS
 MANAJEMEN KEUANGAN

Manajemen keuangan tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan, keluar

masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan farmako ekonominya.

Hal yang dapat dilakukan untuk mengontrol manajemen keuangan :

1. Melakukan pencatatan stock

Sistem ini dapat dilakukan dengan cara pembukuan stock obat yang
tersedia di apotek. Nama obat, Jumlah obat dan harga obat.
2. Menghitung pemasukan dan pengeluaran
Menghitung laba dan rugi apotek, dilakukan setiap hari.
3. Pembukuan
Obat yang kosong, obat yang harus di adakan, obat yang expire date nya
dekat.
4. Bangunan dan perlengkapan
Bangunan dan perlengkapan yang sesuai dengan peraturan. Kebersihan,
dan keamanan.
 MANAJEMEN PEMBELIAN

MANAJEMEN PEMBELIAN MELIPUTI :

1. Pengelolaan defekta : Barang yang tercatat di buku defacto (habis)

2. Pengelolaan Vendor : Pemilihan PBF yang tepat
3. Pemilihan item yang harus di beli berdasarkan FIFO dan FEFO
4. Kinetika Arus barang : Obat yang paling cepat laku
5. Pola epidemiologi masyarakat sekitar apotek : Obat yang disediakan sesuai
dengan kebutuhan masyarakat sekitar apotek
 MANAJEMEN PENJUALAN

1. Pengelolaan penjualan tunai :

Dibayar langsung pada saat transaksi pembelian obat di apotek

2. Pengelolaan penjualan kredit :

Dibayar cicil, menggunakan sisitem jatuh tempo pembayaran.
 MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG

1. Pengelolaan Obat di apotek : Obat yang habis dan harus di masukkan ke daftar
pengadaan
2. Persediaan Bahan Racik : Meliputi alat dan bahan yang di gunakan untuk
peracikan obat.
3. Kinetika arus barang : Obat yang paling laku atau banyak di cari.

Manajemen Persediaan barang sangat erat hubungannya dengan manajemen

Pembeliaan
 MANAJEMEN PEMASARAN

Manajemen pemasaran berkaitan dengan pengelolaan dan teknik pemasaran untuk

meraih pelanggan sebanyak-banyaknya.

Hal-hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan manajemen pemasaran

1. Memberikan pelayanan terbaik

2. Melengkapi persediaan obat
3. Memberikan obat yang tepat sesuai keluhan pasien.
 MANAJEMEN KHUSUS

Manajemen khusus, merupakan manajemen khas yang diterapkan

apotek sesuai dengan kekhasannya,

CONTOH :
• pengelolaan untuk apotek yang dilengkapi dengan laboratorium
klinik,
• apotek dengan swalayan,
• apotek yang bekerjasama dengan balai pengobatan, Klinik dan
Rumah sakit.