MODUL 3

PERILAKU DALAM ORGANISASI

Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System pengendalian yang baik pada cara maupun tujuannya artinya tindakan-tindakan individu untk meraih tujuan-tujuan pribadinya juga akan membantu dalam tujuan-tujuan organisasi. Tujuan perusahaan ditentukan oleh pejabat utama eksekutif (CEO) perusahaan yang bersangkutan,dengan mempertimbangkan nasihat yang diberikan oleh para manajer senior dan biasanya kemudian diratifikasi oleh dewan direktur Profitabilitas Dalam bisnis, kapasitas untuk menghasilkan laba biasanya merupakan tujuan yang paling penting. Kapasitas untuk menghasilkan laba ditunjukan dalam arti yang luas dan sangat konsepsional, dalam parsamaan yang merupakan produk dari dua rasio Produk dari dua rasio ini adalah return on investment. ROI ini diperoleh dengan membagi laba dengan investasi, akan tetapi metode ini tidak mencakup dua komponen utama, yakni margin laba dan investment turnover. Profitabilitas ini lebih mengacu pada laba dalam jangka panjang, bukannya paa kuartal atau tahun. Banyak pengeluaran yang sedang berlangsung (yaitu jumlah uang yang dibelanjakan untuk iklan dan penelitian dan pengembangan) mengurangi laba yang ada namun meningkatkan laba dalam jangka panjang. Sejumlah CEO hanya menekankan aqspek eqoasi pada kemampuan pada kemampuan untuk menghasilkan laba itu. Akan tetapi, CEO lainnya menekankan penghasilan dari alasan yang berbeda karena bagi mereka ukuran perusahaan adalah tujuan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

tersendiri.prioritas demikian mengundang problem. Jika biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi, maka batas tidak akan mampu memberikan penghasilan pada para pemegang saham yang telah menginvestasikan uang mereka. Sementara sejumlah CEO yang lain lebih memfokuskan laba baik sebagai satuan jumlah uang maupun sebagai persentasi pendapatan.

Memaksimalkan Nilai Pemegang Saham Pertama istilah memaksimalkan artinya adalah selalu ada cara untuk mendapatkan jumlah maksimum yang dapat dihasilkan oleh sebuah perusahaan. Dalam memutuskan antara dua macan tindakan, pihak manajemen biasanya memilih sesuatu yang diyakini paling bias meningkatkan kapasitas menghasilkan laba. Lebih jauh lagi, memaksimalkan laba mensyaratkan bahwa biaya-biaya marjinal dan kurva permintaan harus dikalkulasi. Meskipun upaya mengoptimalkan nilai pemegang saham mungkin menjadi tujuan utama, mungkin ini bukan berarti merupakan satusatunya tujuan bagi banyak orginisasi. Sebuah perusahaan yang tidak bias menghasilkan keuntungan setidaknya setara dengan biaya modalnya. Banyak manajer yang ingin berprilaku secara etis, dan banyak dari mereka merasakan adanya kewajiban yang harus mereka embank kepada para stakeholder lainnya, di samping kewajiban yang sudah mereka jalankan untuk para pemegang saham. Risiko Upaya sebuah organisasi perusahaan untuk meningkatkan kemampuannya dalam meraih laba sangat dipengaruhi oleh kemampun pihak manajemem untuk mengambil risiko. Tingkat risiko sangat bervariasi, disesuaikan dengan masing-masing orang di jajaran manajemen. Akan tetapi, selalu ada batas maksimum, sejumlah

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

organisasi perusahaan sacara terang-terangan menyatakan bahwa tanggung jawab utama manajer adalah menjaga asset-aset perusahaan, dimana kemampuan perusahaan untuk meningkatkan laba hanya menjadi tujuan sekunder. Pendekatan Multiple Stakeholder Organisasi-organisasi perusahaan terlibat dalam tiga jenis pasar: pasar modal, pasar produk, pasar factor. Sebiah perusahaan mencari dana melalui pasar modal, di mana para pemegang saham public merupakan konstituennya yang sangat penting. Sebuah perusahaan bertanggung jawab kepada multiple stakeholder ini, yaitu para pemegang sahan, konsumen, para pegawai, para pemasok, dan berbagai komunitas. harus Secara ideal, system pengendalian dari setiap menilai manajemennya komplek ini mengidentifikasi tujuan-tujuan

dan mengembangkansistem penilaian untuk

performa mereka.

Keselarasan Tujuan (Goal Congruence) Tujuan utama system pengendalian manajemen adalah untuk memastikan (sejauh bias ditetapkan) keterpaduan tujuan semaksimal mungkin. Dalam proses untuk meraih keterpaduan tujuan perusahaan, orang-orang perusahaan. Sebuah system pengendalian yang memadai, setidaknya akan mampu memotivasi para individu yang terkait untuk tidak mempertentangkan upaya meraka itu dengan kepentingan-kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Factor Informal yang Berpengaruh pada Pencapaian Keselarasan Tujuan dituntut untuk memadukan kepentinga-kepentingan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Baik

system

formal

maupun

proses

informal

memberikan

pengaruhnya pada perilaku manusia dalam organisasi prusahaan, mereka akan berpengaruh pada tingkat pencapaian dalam memadukan tujuan. Namun penting juga untuk diperhatikan oleh perancang system pengendalian formal aspek-aspek yang berkaitan dengan informal, seperti etos kerja, gaya manajeman, dan budaya yang melingkup. Factor-faktor Eksternal Factor-faktor eksternal adalah norma-norma tentang perilaku yang diharapkan da dalan masyarakat, di mana organisasi perusahaan menjadi bagian daripadanya. Norma-norma ini mencakup sikap,yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja. Yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organasasi perusahaan,keuletan mereka, semangat mereka dan juga kebanggaan yang mereka miliki dalam memjalankan tugas. Factor-faktor Internal Budaya Factor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hudup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan secara eksplisit dmanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dangan system manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual Budaya oarganisasi juga sangat dipengaruhi oleh personalitas COE, serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab. Jika organisasi memiliki sebuah serikat kerja, maka aturan-aturan dan norma-norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga perpengaruh besar pada budaya organisasi perusahaan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Gaya Manajemen Factor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Para manajer memiliki kualitas dan gaya beragam. Ada beberapa di antaranya memeliki charisma dan ramah, sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajer dengan cara berjalan keliling (management by walking around) sementara ada juga manajer yang menyibukan dirinya menulis laporan. Organisasi Informal Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubunganhubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal. Persepsi dan Komunikasi Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang haraus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal maupun jalur informal. Meskipun jalurnya sangat beragam, namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yabng kompleks, dan tindakan-tindakan yang diabil oleh bergagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

System Pengendalian Formal Faktor-faktor informal yang memiliki pngaruh besar pada efektivitas pengendalian manajemen. Pengaruh besar lainnya adalah system yang bersifat formal. System ini bisa di klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) system pengendalian manajemen itu sendiri, dan (2) aturan-aturan. Aturan-aturan Aturan-atuarn itu beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh dan hamper semua aturan biasanya bersifat jangka panjang. Beberapa aturan adalah pedoman kerja yaitu, para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus tau ketika mereka menilai bahwa penyampaian tersebut akan berakibat baik terhadap organisasi. Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini: Pengendalian Fisik Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords computer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian Manual Ada banyak pertimbangan untuk memetuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam pedoman, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman,seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokrasi jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengamanan System Berbagai pengamanan dirancang ke dalam system pemproses informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui system itu akan bersifat akrual dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi , pemeriksaan silang secara terinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain, melakukan pemilihan, menghitung yang yang ada dan aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam auditing. Hal tersebut juga tercakup dalam manual akan mengurangi validitas manual tersebut secara keseluruhan.

Sistem Pengendalian Tugas Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan tugas-tugas itu dikendalikan melalui peratiran-peraturan.

Poses Kendali Secara Formal Suatu perencanaan strategi akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan stategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang focus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga ditintun oleh aturan-aturan dari informasi formal lainnya. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-oparasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasul actual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kenerjanya memuaskan atau tidak. Jika memuaskan, maka pusat tanggung jawab akan melakukan umpan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

balik dalam bentuk pujian atau penghargaan. Jika tidak memuaskan, maka umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya tindakan-tindakan korektif dipusat tanggung jawab serta kemungkinan untuk dilakukun revisi dalam rencana. Jenis-jenis Organisasi Stategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompakan ka dalam tiga kategori umum: 1. stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran. 2. stuktu unit bisnis, di dalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan. 3. stuktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. Organisasi-organisasi Fungsional Alasan di balik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seseorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memiliki pengutahuan khusus. Ada sejumlah kelemahan pada stuktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti,

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan konstribusi pada hasil akhir. Kedua, jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melaporkan kebeberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. Ketiga, stuktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. Akhirnya organisasi fungsional cenderung menciptakan sektsekat bagi tiap fungsi yang memiliki sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembangan pruduk baru. Persoalan ini bisa dikurangi dengan cara melengkapi stuktur fungsional vertical yang ada dengan proses-poses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan berdasarkan kerja sama tim. Unit-unit Bisnis Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada stuktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang disebut juga sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah bahwa stuktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Seorang manajer unit bisnis dituntut untuk bisa

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

menunjukkan semangat

kewirausahaan

yang sama

seperti

yang

dipunyai oleh CEO dari perusahaan independent. Keuntungan lain dari tipe stuktur ini adalah bahwa karena unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produk dalam pemasaran. Kerugian dari unit bisnis ini adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unut bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat. Kerugian lain dari bentuk unit bisnis ini adalah perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsuonal dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Implikasi terhadap Rancangan Sistem Jika kemudian dalam pemgendalian merupakan satu-satunya criteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unitunit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan yang oleh unitnya guna pada menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasi, dan mengendaliokan kemampuanya itu. Suatu organisasi fungsional mungkin lebih efisien karena unit-unit fungsional yang lebih besar memberikan keuntungan ekomoni. Suatu organisasi unit bisnis membutuhkan jenis manajer yang lebih luas dari pada para spesialis yang mengola sebuah fungsi khusus dan seosrang menajer umum yang berkompeten. Karena dalm unit bisnis ada tanggung jawab yang jelas pada perolehan laba, maka para perancang system pengendalian manajeman sering merekomendasikan organisasi seperti itu tanpa memperrtimbangkanhal-hal yang terkait. Seorang element-element berpengaruh

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

10

perancang system harus mencocokkan system ke dalam organisasi dan bukan sebaliknya. Denan kata lain, meskipun dampak-dampak pengendalian dari berbagai stuktur organisasi harus ditinjau oleh para manajer senior, tetapi begitu pihak manajement telah memutuskan bahwa sebuah stukter ndinilai paling baik, setelah mempertimangkan segala sesuatumya, maka perancang system harus menganggap stuktur apa adanya. Fungsi Kontroler Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Kintroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. merancang 2. menyiapkan dan mengoperasikan keuangan informasi dan serta system pengendalian. pernyataan laporan keuangan (termasuk pengambilan pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. menyiapkan dan menganalisis laporan kerja, menginterpretasikan laporanlaporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkosolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedurprosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. 5. mengembangkan personal dalam organisasi pengendalian dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dalam fungsi pengendalian.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

11

Sekarang ini, banyak perusahaan yang memiliki chief in formation officer (CIO) yang melaksanakan tanggung jawab ini. Realisasi ke Jajaran Organisasi Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan system yang menggumpulkan dalam melaparkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemant. Seorang pengendali barabg kali bartanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Akan tetapi, kontoler juga membuat kuputusan-keputusannya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan stategi anggaran.. Kontoler Unit Bisnis Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unut bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus kontroler korporat. Manajer unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memiliki wewenang dalam memperkerjakan, malatih, memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

12

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Sri Rahayu SE. M.Si.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

13