BAB

II

KAJIAN LITERATUR

2.1

Pengenalan Masih ramai yang beranggapan bahawa penyenggaraan bangunan adalah tidak

lebih dari kerja-kerja membaiki kerosakan yang telah berlaku sebenarnya anggapan ini kurang tepat. Walaupun membaiki kerosakan adalah sebahagian dari aktivitiaktiviti dalam kerja menyenggara, penyenggaraan itu sendiri merangkumi perkaraperkara yang lebih luas. Aspek penyenggaraan bangunan sememangnya perlu diberi perhatian serius oleh pihak pemilik. Bermula dengan proses perancangan dan seterusnya pembinaan sesebuah bangunan, faktor penyenggaraan perlu di beri perhatian oleh pihak yang menjalankan penyenggaraan bangunan, faktor penyenggaraan perlu diberi perhatian oleh pihak pemilik dan perunding. Pendekatan sistematik dalam bentuk satu organisasi penyenggaraan haruslah dilakukan bagi memastikan fungsi keberkesanannya. Bangunan yang sentiasa di pelihara dan di senggara dengan teratur akan menjamin nilai dan prestasi yang tinggi yang boleh daya penarik kepada pengunjung dan pelanggan. Dengan yang demikian, ia akan menghasilkan pulangan modal yang optimum dan berterusan. 2.2. Definisi

Didalam kamus Oxford English Dictionarytelah mendefinisikan penyenggaraan sebagai memelihara atau membaiki semula manakala definisi penyenggaraan bangunan seperti yang terkandung di dalam B.S 3811 adalah seperti berikut : Kerja-kerja yang dilakukan untuk memelihara atau mengekalkan kemudahan seperti bahagian tapak bangunan dan kandungannya kepada satu tahap piawaian yang diterima ( The works undertaken in order to keep, restore and improve every facilitiy (i.e the site, bulding and its content ) to a current acceptable standard and to sustain utility and value of facilities ). Secara amnya ia meliputi semua langkah teknikal dan pentadbiran yang diambil untuk memelihara atau memperbaiki sesuatu perkara. Tujuan adalah supaya perkara tersebut dapat memenuhi fungsi yang dikehendaki. The Chartered Institute Of Building pula mendefinisikan penyenggaraan sebagai kerja-kerja yang dilakukan untuk memelihara, mengekalkan dan memperbaiki setiap bahagian bangunan, perkhidmatannya dan persekitarannya kepada tahap piawaian yang dipersetujui, yang dipastikan dengan keseimbangan antara kehendak dan sumber yang ada . Dari definisi yang diberikan bolehlah dirumuskan penyenggaraan bangunan sebagai berikut : a. Kerja-kerja yang berkaitan untuk memastikan bangunan termasuk peralatan yang terkandung didalamnya berfungsi dengan sempurna.

b.

Mempertahankan nilai bangunan melalui penyenggaraan dan pengurusan yang tersusun dan bersistematik.

c.

Mengurangkan susutnilai bangunan disamping melanjutkan hayat bolehguna bangunan tersebut.

d.

Meningkatkan perkhidmatan yang diberi kepada pengguna dan penghuni bangunan melalui peningkatan kerja dan inovasi dalam perkhidmatan pengurusan

2.3

Objektif kerja penyenggaraan Setiap organisasi mempunyai objektif atau matlamat masing-masing apabila

melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan. Secara amnya ia bertujuan untuk mengekalkan fungsi bangunan sepertimana diperingkat awalnya siap. Disamping membolehkan bangunan berkenaan memberikan khidmatnya ia juga bertujuan meningkatkan usia ekonomi sesuatu bangunan agar nilai kegunaannya boleh kekal lama dari jangkaan sebanarnya. Matlamat dan pendekatan yang sering diberikan tumpuan adalah seperti berikut: i. Tumpuan Kepada Pengguna Tahap perkhidmatan kerja menyenggara adalah diuruskan berdasarkan harapan (expectation), aduan kehendak pengguna. ii. Tumpuan kepada penjagaan fizikal harta Kerja penyenggaraan dilaksanakan untuk menjaga keadaan fizikal harta tersebut supaya ia boleh berfungsi secara yang lebih berkesan dengan jangkahayat yang sesuai. Ia juga bertujuan mangekalkan semaksimum mungkin bahan binaan asal

10

sesuatu bangunan tanpa menukarkannya dengan bahan binaan baru yang boleh mengubah cirri-ciri asal dan kualiti asal bahan yang digunakan. Bahan binaan baru adakalanya boleh merosak dan mencacatkan keseragaman rekabentuk bahagian bangunan. Selain itu, objektif penyenggaraan bangunan juga bertujuan untuk mengurangkan kerja-kerja memperbaiki atau menggantikan perkara-perkara berikut: a. Struktur binaan bangunan seperti bumbung, dinding dan lantai serta bukaan pada bangunan seperti tingkap dan pintu. b. Kemasan yang digunakan dinding dan lantai serta bahan pelapis untuk maksud menambahkan kecantikan, keselesaan dan kebersihan. c. d. e. iii. Peralatan mekanikal seperti penghawa dingin dan kipas angin. Kemudahan bangunan seperti penyediaan tangga, escalator dan lif. Kelengkapan seperti elektrik dan paip air. Tumpuan Kepada Nilai Harta Kerja penyenggaraan ditumpukan kepada perkara yang boleh mempertahankan nilai harta itu dari menurun ,ia boleh berlaku apabila jumlah penyewaan dan penghunian bagi sesuatu bangunan yang kurang mempunyai kos penyenggaraannya. Bagi mengelakkan masalah pada bangunan manjadi serius, maka tujuan kerjakerja penyenggaraan juga untuk mengenalpasti kerosak atau kecacatan tertentu supaya tindakan segera dapat diambil. iv. Tumpuan Kepada Imej

11

Kerja penyenggaraan ditumpukan juga kepada menjaga imej intitusi berkenaan terutamanya bagi institusi korporat yng lebih berorientasikan perniagaan. Rupa atau penampilan yang menarik boleh didapati apabila penyenggaraan sistematik dilakukan. Mungkin sudut cantik dipandang mata (aesthetic)juga diutamakan. 2.4 Jenis-jenis penyenggaraan Berdasarkan The Charterd Institute Of Building, penyenggaraan bangunan dapat dibahagikan kepada tiga jenis utama berikut: a. Pemeliharaan iaitu tindakan yang diambil bagi mengelakkan berlakunya kegagalan dan kerja-kerja yang dilakukan untuk menjaga bangunan supaya dapat memenuhi fungsi yang dikehendaki. b. Pembaikan biasa iaitu kerja-kerja yang dilakukan untuk membaiki kerosakan biasa yang terjadi supaya bangunan kembali kepada keadaan asalnya untuk memenuhi fungsi yang dikehendaki. c. Pembaikan segera tindakan segera yang diambil untuk menentukan jenis kerosakan dan membaikinya.

2.5

Keperluan kerja penyenggaraan Bagi memastikan jangka hayat fizikal sesuatu bangunan (terutamanya

bangunan konkrit dan bata ) menjangkau usianya untuk tempoh yang lama, bangunan tersebut perlu mendapat perhatian dan penjagaan pada peringkat awal rekabentuk dan pembinaan dilakukan dengan teliti dan terperinci. Keperluan penyenggaraan yang minimum atau maksimum masih perlu dilaksanakan mengikut jangka masa tertentu. Oleh yang demikian, keperluan terhadap penyenggaraan ini memerlukan

12

perhatian dan proses tindakan yang bermula daripada proses cadangan rekabentuk, pemilihan juru perunding dan kontraktor, proses mengeluarkan tender, menandatangani kontrak sehingga proses pembinaan serta penyerahan (handing over) sepenuhnya kepada pemilik bangunan. Setiap proses tersebut terutamanya selepas proses mempersetujui kontrak (post-contract) memerlukan satu cara sistem pengurusan terhadap penyenggaraan yang efisien supaya maklum balas mengenai keperluan penyenggaraan dapat dirujuk kepada juru perunding (arkitek) dan dua pihak utama iaitu pemilik dan kontraktor dengan segera.

Keperluan pengguna peningkatan mutu Mutu asal

penyenggraan kecacatan

masa

13

Rajah 2.1 : hubungan antara masa dengan keperluan peyenggaraan Sumber: building maintenance management

14

2.6

Aturcara Penyenggaraan Aturcara penyenggaraan merupakan perancangan kerja penyengaraan sama ada

mencegah, memelihara atau membaiki pada sepanjang hayat sesuatu bangunan. Antara objektif ataurcara penyenggaraan adalah separti berikut : i. Menentukan dengan tepat hayat berbagai-bagai komponen bangunan supaya komponen-komponen tersebut dapat di ganti pada masa yang di tentukan. ii. Merancang system pemeriksaan bangunan bertujuan untuk mengelakkan dari berlakunya kecacatan atau kemungkinan kecacatan sebelum tiba masanya. Kerja penyengaraan dapat dikawal berdasarkan aturcara penyengaraan ini. Sebagai contoh, kerja-kerja pembaikan, penggantian atau mengecat semula dapat dipastikan waktunya. Oleh itu, jadual kitaran pemeriksaan dapat disediakan mengikut waktu yang diperlukan. Selain itu, unjuran kos bagi kerja penyengaraan juga dapat disediakan. Aturcara penyenggaraan dapat disediakan dengan berpandukan rekod kerjakerja yang lepas. Beberapa perkara perlu dikenalpasti dalam penyediaan aturcara penyenggaraan iaitu seperti berikut: i. ii. Mutu penyenggaraan yang dikehendaki. Kitaran pembaharuan yang akan disusun dalam jadual, umpamanya kitaran lima tahun dan sebagainya. iii. Kerja penyenggaraan umum seperti pembaikan kerja utama, pembaikan kecil dan pembaikan kecemasan

15

iv.

Kitaran pemeriksaan atau cara pengawalan. Aturcara penyenggaraan dapat dibahagikan kepada tiga ketegori iaitu:

2.6.1

Aturcara Jangka Panjang Ini merupakan rangka kerja utama yang disediakan sebagai polisi

penyenggaraan dalam jangka masa panjang. Atucara ini juga menentukan masa optimum bagi jangka masa kitaran empat hingga sepuluh tahun. Contohnya ialah kerja mengecat semula bangunan, penggantian atap, pemeriksaan sistem penyaman udara dan sebagainya. 2.6.2 Aturan Tahunan Aturcara ini disediakan untuk mendapatkan anggaran yang lebih tepat bagi jumlah kerja yang perlu dilaksanakan bagi tahun tertentu. Perkara yang dimasukkan dalam aturcara ini ialah: i. Butiran kerja seperti membaiki atau mengecat semula yang diambil daripada perancangan jangka panjang setelah pemeriksaan dibuat. ii. Butiran kerja tertentu perlu dilaksanakan selepas pemeriksaan tahunan dilakukan dan kerja tersebut perlu dilaksanakan pada tahun berikutnya. Perkara ini juga sepatutnya diambil daripada aturcara jangka panjang. iii. Butiran kerja yang dicadangkan oleh penguna semasa pemeriksaan dibuat. iv. Peruntukan bagi penyenggaraan harian berdasarkan rekod yang

16

lepas. Ini adalah aturcara yang disediakan bagi mangatur kerja pada setiap bulan, minggu atau hari. Aturcara ini meliputi tarikh mula dan tarikh siap kerja, peruntukan jumlah pekerja dan jenis kerja mengikut bidang kemahiran atau pertukangan. pangawalan kerja penyenggaraan dapat dibuat berdasarkan aturcara ini. Biasanya atucara ini dibuat dalam bentuk carta bar yang mudah mengikut aturcara bulanan, mingguan atau harian.

Pennyenggaraan bangunan

Penyenggaraan terancang

Penyenggaraan tidak terancang

Penyenggaraan pencegahan

Penyenggaraan pembaikan Penyenggaraan pembaikan

Penyenggaraan berjadual

Penyenggaraan Berdasarkan keadaan

17

Rajah 2.2 : Sumber :

Pembahagian Kerja-Kerja penyenggaraan Bangunan BS 3811

18

penyenggaraan

Penyenggaraan Tidak terancang

Penyenggaraan Terancang

Biasa

Kecemasan

Keadaan tidak bebas

Keadaan bebas

Analisa tindakan (Computerised monitoring )

Pemeriksaan (Visual judgement )

Cyelical

Tahunan

KEUTAMAAN

Perancangan penyenggaraan

Rajah 2.3:Hubungan antara condition surveys dan perancangan penyenggaraan. Sumber: D.S.S Then, the management of bulding condition survey.

19

2.7

Pengurusan penyenggaraan bangunan Seperti juga lain-lain bidang, pengurusan penyenggaraan bangunan amat penting

bagi mencapai objektif dan matlamat asal sesuatu organisasi. Penyenggaraan bangunan mestilah diurus dengan betul dan cekap bagi mengelakkan kerugian yang besar dan seterusnya mendapat pulangan yang optimum. Satu sistem pengurusan bangunan yang tersusun dan bersesuaian haruslah diwujudkan dan sentiasa dipertingkatkan untuk mencapai matlamat yang diinginkan. Sehubungan itu struktur organisasi pengurusan mestilah juga diselaras dengan objektif organisasi. Banyak penjimatan dapat dibuat atau pembaziran dapat dielakkan jika mereka yang terlibat dalam peringkat awal pelaksanaan projek juga mahir tentang pengurusan kerja-kerja penyenggaraan supaya faktor juga memberikan kesan kepada kos penyenggaraan diambil kira diperingkat awal kajian lagi. Ini termasuklah kerja-kerja merekabentuk sesuatu bangunan tersebut. Sistem pengursan penyenggaraan bangunan merangkumi skop yang luas dan berbeza-beza bergantung kepada jenis bangunan, peruntukan perbelanjaan yang ada, kakitangan yang menguruskannya dan lain-lain faktor yang berkaitan.

2.8

Bentuk sistem pengurusan Terdapat tiga bentuk sistem pengurusan penyenggaran yang biasa diamalkan

oleh organisasi iaitu:

2.8.1 Pengurusan Penyenggaraan Terancang

20

Pengurusan penyenggaraan rancang serupa mencegah lebih baik dari merawat.Sstem pencegahan terancang sememangnya mempunyai kelebihan berbanding dengan sistem pengurusan tidak terancang. Sistem ini memastikan aspek penjagaan dan penyenggaraan dijalankan pada setiap masa mengikut jadual yang telah disediakan tanpa menunggu berlaku masalah atau kerosakan untuk bertindak.. 2.8.2 Pengurusan Penyelenggaraan Tidak Terancang (Ad hoc) Penyelenggaraan tidak terancang adalah aktiviti atau kerja-kerja yang di lakukan akibat kerosakkan atau kegagalan yang tidak dapat dianggar atau ditentukan iaitu akibat faktor luar jangka dan luar kuasa seperti bencana alam. Ini bermakna kerja-kerja penyenggaraan yang dilakukan tidak dapat ditentukan waktu ia diperlukan. Tindakan segera perlu diambil bagi mengatasi masalah yang berlaku seperti paip pecah, bumbung bocor dan sebagainya. Jabatan Kerja Raya (JKR) mengklasifikasikan kerja ini sebagai kerja kecemasan/segera dan melalui Surat Pekeliling KPKR bil. 1/1984. Ia menetapkan antara jenis-jenis kerja tersebut adalah seperti berikut: i. ii. Bumbung yang tiris menyebabkan kerosakkan pada bangunan. Kebocoran tangki-tangki air yang merosakkan siling dan sebagainya. iii. Kerosakkan yang terdapat pada pintu-pintu dan tingkap-tingkap yang menyebabkan bangunan itu tidak boleh dikunci. iv. v. Sekatan pada sistem saluran. Pokok-pokok tumbang atau ranting-ranting patah yang merosakkan bangunan atau menghalang jalan raya.

21

Selain daripada diatas, lain-lain kerja juga boleh ditakrifkan sebagai kerja kecemasan sekiranya ia mempunyai sebab untuk ditakrifkan sedemikian. Pengurusan penyelenggaraan ini adalah bentuk ad hoc dimana ia berlandaskan prinsip baik sebelum rosak dan ganti setelah rosak. Konsep sebegini apabila dilihat seimbas lalu dapat mengurangkan kos, tetapi sebenarnya pendekatan ini amatlah merugikan kerana kos gantian setelah rosak adalah tinggi. Pengurusan secara ad hoc tidak mengambil berat penyenggaraan secara berterusan, terancang dan tersusun. Masalah hanya timbul apabila kerosakkan berlaku. Amalan seperti ini menimbulkan beberapa kesan negatif yang antaranya seperti berikut: i. Melibatkan kos yang tinggi memandangkan kos gantian bahan adalah tinggi dan mungkin akan melibatkan kerja lebih masa dan kerosakkan-kerosakkan yang lain. ii. Kadar kecekapan (fficiency )peralatan berkurangan pada kadar tertentu, contohnya 5% setahun kerana aspek pemeliharaan tidak diadakan. iii. Kerugian dalam pelaburan dimana sebagai contoh peralatan atau kelengkapan yang dianggarkan mempunyai hayat bolehguna selama 10 tahun, tetapi oleh kerana gantian telah dilaksanakan sebelum tahun ke 10, maka pulangan pelaburan belum masih diperolehi sepenuhnya. Kos ini akan melibatkan kos barangan , faedah bank dan yang lebih serius ialah kehilangan pendapatan. iv. Susutnilai yang lebih tinggi sesuatu bangunan pula pada keadaan dan operasi kelengkapan, struktur serta kemasan bangunan tersebut. Tanpa penjagaan rapi dan tersusun, susutnilai tersebut meningkat lebih tinggi dari setahun ke setahun.

22

2.8.3

Kombinasi Pengurusan Terancang dan Tidak terancang Pengurusan oerganisasi mestilah fleksibel dan berupaya bertindak untuk

menangani masalah atau kerosakan yang akan timbul dari masa ke semasa. Kombinasi kedua-dua sistem pengurusan amatlah penting dalam menghadapi kerja-kerja yang sukar dirancang atau pun yang terjadi diluar dugaan, umpamanya jubin yang retak, banjir kilat yang merosakkan kelengkapan, mentol lampu terbakar dan sebagainya. Namun begitu , tindakan segera perlu diambil agar kerosakkan dapat dikawal dari merebak. Pengurusan organisasi mestilah mampu menanngani situasi sedemikian dan seterusnya mengatasinya dengan cekap dan berkesan.

2.9

Struktur Organisasi Istilah organisasi digunakan untuk menerangkan seorang atau gabungan tenaga

pekerja yang bertanggungjawab terhadap perancangan dan kawalan operasi penyelenggaraan. Bolehlah dikatakan fungsi asasnya adalah sebagai badan penasihat, pentadbiran dan kawalan. Struktur organisasi ini amat penting dalam perlaksanaan sesuatu misi atau objektif kerana setiap satu tugas yang terdapat mempunyai pertalian dan kesinambungan. Bagi memastikan perlaksanaan yang berkesan, satu struktur organisasi perlu dibentuk bagi mencerminkan konsep pengurusan yang diamalkan. Struktur organisasi mestilah komprehensif dan dijangka ke arah mengoptimumkan penggunaan sumber disamping memastikan pelan tindakan dilaksanakan dengan berkesan. Sesuatu struktur organisasi mempunyai beberapa fungsi tertentu yang diantara lainnya adalah seperti berikut: a) Menyediakan program penyelenggaraan terancang untuk bangunan

23

serta peralatan dan persekitarannya. b) Menyelaraskan kerja-kerja yang dikendalikan oleh kakitangan terutama kakitangan bawahan.

c)

Mengawasi kerja penyelenggaraan pada keseluruhannya dari segi perancangan dan pengawalan kerja.

d)

Menyediakan belanjawan kerja-kerja penyelenggaraan dan mengawal kos penyelenggaraan.

e)

Mengenalpasti dan menyediakan keperluan kakitangan yang mempunyai kepakaran tertentu dari masa ke semasa.

f)

Menentukan tahap yang perlu dikekalkan dan kesannya kepada pengguna sekiranya berlaku perubahan.

g)

Menentukan sebarang kebaikan alternatif ke atas polisi penyenggaraan dan kejayaan boleh diperolehi sekiranya tenaga kontraktor digunakan.

Bagi mencapai kejayaan seperti yang dikehendaki, kretiria-kretiria seperti berikut perlulah ada: i. Suatu dasar atau polisi perlu diberi penerangan yang terperinci kepada semua peringkat jawatan kakitangan. ii. Bidang tugas dan tanggungjawab yang jelas dan tidak bertindih. Ini dapat mengelakkan berlakunya percanggahan pendapat dan pergeseran idea. iii. Kebajikan pekerja sentiasa dititikberatkan, peka kepada segala prestasi kerja yang telah ditunjukkan supaya dapat mengelakkan

24

pekerja menjalankan kerja dengan lebih efisien dan baik. iv. Sebarang masalah diselesaikan sebaik mungkin dengan pendekatan yang bijak. Ini dapat mengelakkan sebarang rungutan dan tidak puas hati yang akan menjerumuskan pada masalah yang lebih sukar. v. Mewujudkan satu persekitaran kerja yang ceria di samping mempunyai peralatan yang mencukupi dan dalam suasana yang selesa dan menyenangkan. Didalam pengurusan penyenggaraan bentuk struktur organisasi adalah bergantung kepada beberapa faktor seperti saiz dan beban kerja yang perlu di laksanakan. Unit penyenggaraan biasanya di ketua oleh seorang pengurus bangunan dan di bantu oleh pegawai teknikal dan juru teknik yang pakar di dalam bidang masing masing.

25

Lembaga Pengarah

Pengurusan penyenggaraan

penyelia bangunan

Penyelia (servis)

Servis tambahan

Ketua bahagian (pemanasan) pekerja

Ketua bahagian (elektrik) perkerja

Ketua Bahagian (1)

Ketua bahagian (2)

Rajah 2.4 : Sumber :

contoh sturktur organisasi

building maintenance management

2.10

Dasar pengurusan penyelenggaraan

26

Dasar atau polisi pengurusan penyenggaraan di perlukan bagi mencapai objektif atau matlamat penyenggaraan bangunan. Ia merupakan garis panduan bagi melaksanakan kerja kerja tersebut. Dasar perlulah kemas, padat serta jelas. Dalam membentuk dasar penyenggaraan bangunan matlumat memainkan peranan yang cukup penting dan ini memerlukan kerja sama antara pengaris dasar tidak menerima langsung pendapat serta maklumat dari pihak pihak yang melaksanakanya itu. Dalam erti kata sebenar laluan polisi perlulah bertindak secara dua hala dan semakan semula perlulah dibuat mengikut keadaan semasa. 2.11 Merancang Sistem Kawalan Berdasarkan Prinsip Dan Praktis Pengurusan Penyenggaraan Bangunan sistem kawalan yang dimaksudkan adalah menerangkan bagaimana kerjakerja penyenggaraan dilaksanakan didalam kerja lapangan. Setiap pengurus dan penyelia kerja-kerja penyenggaraan mestilah dapat menerangkan kepada kakitangan masing-masing kaedah-kaedah tindakan teratur.Pertama, semua aduan kerosakan mendapat respons yang segera. Kedua, agihan pekerja dengan bilangan yang betul dan kemahiran yang sesuai . Ketiga, semua pekerjaan yang dibuat dapat dipantau. Bagi memastikan semua pekerjaan berjalan lancar , maka pada peringkat awal lagi.Pengurusan penyenggaraan mesti telah menetapkan perkara-perkara berikut: Apakah peralatan yang mesti disenggarakan dan nyatakan keutamaanya.

Bagaimana setiap sesuatu peralatan itu mesti disenggarakan. Contoh, jika ianya memerlukan manual, adakah manual tersebut tersedia atau jika ia melibatkan khidmat pakar dari sumber luar, adakah persediaan telah dibuat untuk melantik pakar berkaitan.

27

Apakah peralatan, bahan, alatganti, pekerja mahir dan jumlah masa yang dikehendaki untuk menjalankan kerja-kerja berkaitan.

Berapa kerap dan tempoh tetap (regular) penyenggaraan sesuatu komponen atau alat tertentu dibuat.

Bagaimana kaedah mentadbir, menyelia dan menyelaras kerja-kerja pembaikan akan dijalankan.

Bagaimana kaedah merekod dan menganalisis sesuatu keputusan mesti dibuat ketika kerja penyenggaraan berjalan.

2.11.1 Aliran sistem Kawalan Didalam sistem kawalan kita dapat melihat bagaimana sesuatu kerja itu dimulakan, termasuk proses merekod perkara-perkara berkaitan dengan sesuatu kerja pembaikan yang dilaksanakan ditapak.Rajah yang ditunjukkan berikut adalah kaedah manual yang digunakan sebagai asas untuk memahami proses-proses kerja yang berlangsung dalam penyenggaraan.Perlu diketahui bahawa, pada masa sekarang telah pun terdapat beberapa perinsian tertentu yang boleh diguna untuk merekod dan memantau kerja-kerja penyenggaraan. Namun , beberapa pelarasan masih perlu kerana sifat bangunan yang berbeza-beza dan kehendak klien juga adalah berbeza. Kadangkala beberapa modifikasi perlu dibuat untuk menyesuaikannya dengan kehendak-kehendak penyenggaraan masing-masing.

Rekod
Kad Inventori

Aset
Daftar Aset

Penyenggaraan
Jadual Penyenggaraan

28

Inventori Jentera/loji

Tindakan 1
Contoh: Jabatan Pengeluaran (Perumahan)

Program Penyenggaraan

6 7 8 9 10 11 12

Kad Maklumat atau latarbelakang aset

Setor

Kad kerja

Laporan Pengurusan

Kerja Jumlah Jam (hrs)

Bahan Kos

Jam Kerja

Kos Perancangan Dan Masalah

Rajah 2.5 : Sistem Kawalan Sumber : Prinsip dan praktis Pengurusan Penyenggaraan Bangunan

Didalam rajah diatas , aliran sistem kawalan tersebut dipecahkan kepada dua bahagian iaitu: a). Proses merekod

29

i. ii.

Kad inventori Daftar aset b). Kod Pengenal dan keterangan aset, iaitu jenis aset, model,buatan,tarikh beli/perolehi/pasang atau dikomisenkan (commisioning). Lokasi atau penempatan aset Perubahan atau modifikasi dari aset asal (jika ada) Darjah keutamaan aset Pengeluar atau pembekal alatganti aset Nombor rujkan pengeluar,jadual,makmal dan lain-lain Kekerapan atau frekuensi penyenggaraan Alat-alat ganti utama yang sedia disimpan Spesifikasi lubrikasi (Jika berkaitan) Kos berkaitan pembelian, penyenggaraan, servis , susut nilai dan lain-lain berkaitan kos kepada item Peralatan-peralatan sampingan yang diperlukan (ancillary equipments)

Proses tindakan Kad maklumat Diantara maklumat-maklumat penting yang disimpan dan boleh diambil kembali dari kad maklumat adalah seperti berikut: a. b. c. Peratus jumlah kerja-kerja rutin yang dilakukan dalam tempoh-tempoh tertentu dan kerja yang telah dibuat. Nisbah antara kerja-kerja yang berancang dengan yang tidak berancang. Jumlah masa pemberhentian operasi jentera ataupun loji atau penutupan kawasan tertentu kerana melakukan servis dan penyenggaraan. d. e. Corak aliran kos penyenggaraan (untuk diguna bagi merancang belanjawan masa depan). Kos penyenggaraan atau servis yang menggunakan sumber luar atau sumber penjual (vendor) berlainan

30

f. alatganti g. h. ganti. ii. Kad kerja

Penunjuk atau indikator tentang jumlah penggunaan alatPiawaian prestasi kerja-kerja penyenggaraan Penetapan piawaian penngunaan jentera, loji ataupun alat

Diantara kandungan maklumat yang terdapat dalam kad kerja adalah: Pengenalan atau Identifikasi Jabatan, unit atau sekyen Tarikh kerja dikehendaki Tarikh kerja disiapkan Nombor aset Nama dan jenis aset Keutamaan Nombor siri borang kerja Caj atau nombor aduan Tindakan dikehendaki Masalah sebenar Seba-sebab kemungkinan punca kerosakan Arahan kerja yang telah diperolehi Kelas atau tahap kerja Bidang kerja Autoriti pengarahan kerja Bahan dan lat ganti digunakan h. kerja pembaikan. Tindakan telah diambil a. Kerja yang telah disempurnakan Perkakas atau peralatan yang digunkan untuk melaksanakan

31

b. c. d. e.

Tempoh atau jumlah masa diambil Tarikh hari terlibat atau bermula Tarikh penyiapan kerja Tarikh penyemakan kerja yang telah disiapkan dan pengesahan penyeliaan

Pengkiraan dan Akaun kerja a. b. c. Jumlahkos keseluruhan yang terlibat (dalam kiraan "man-hour') Kos penyimpanan atau penstoran peralatan Jumlah kos berasas 'man-hour' bagi setiap jenis kerja-kerja yang dibuat.

2.12

Pengurus Sumber dan Pengawalan Kos Seperti juga dengan pengurusan lain.Pengurusan penyenggaraan juga

memerlukan pengunaan sumber secara optimun. Sumber-sumber tersebut ialah: i. ii. iii. Bahan bahan binaan, air, peralatan , jentera dan sebagainya. Tenaga manusia dan lain-lain seperti tenaga elektik. Masa. Untuk mangawal dan mentadbirkan kos yang bersumberkan perkara-perkara diatas, pihak pengurusan hendaklah sentiasa: i. Mengkaji juzuk-juzuk pecahan setiap elemen pada setiap peringkat. Ia adalah sama seperti kaedah penumpuan mikro kepada setiap elemen yang ada, satu persatu.

32

ii.

Mengkaji secara meluas persekitaran masalah, kaedah alternetif dan sebagainya. Ia adalah sama seperti kaedah pemerhatian kanta lebar (wide angle lense scanning). Melalui proses ini, kita dapat membandingkan faedah kasar (gross benefit)

diantara berbagai keadah pilihan. Umpamanya kos pemotongan rumput untuk satu meter persegi apabila dikontrak dibandingkan dengan dibuat oleh pekerja sendiri. Keberkesanan pekerja juga bergantung kepada perkara-parkara berikut: i. ii. iii. iv. Pekerja terlatih dan mahir. Peralatan yang betul digunakan Kaedah yang betul Motivasi dan akhlak yang baik. Terdapat dua sistem dalam pengunaan pekerja dalam sistem penyenggaraan iaitu

pekerja langsung (direct labour) dan sistem kontrak.

i.

Pekerja langsung Dalam buruh langsung kerja-kerja penyenggaraan dijalankan oleh pekerja-

pekerja yang diambil kerja oleh badan yang menguruskan kerja penyengaraan itu. Oleh itu pekerja tersebut adalah bertangungjawab untuk melaksanakan kerja-kerja penyengaraan mengikut spesifikasi yang ditetapkan oleh pihak pengurusan. ii. Sistem kontrak Sistem kontrak dibahagikan kepada dua jenis iaitu sistem tempoh berkala dan

33

sistem tidak berkala. Sistem kontrak tempoh berkala ialah dimana terdapat seorang kontraktor yang terikat untuk menjalankan kerja-kerja penyenggaraan tertentu bagi suatu tempoh yang ditetapkan. Tempoh kontrak adalah bergantung kepada kerja penyenggaran yang dibuat dan kemungkinan akan diperbaharui bergantung kepada budi bicara pihak yang mengeluarkan tender. Sistem kontrak tempoh tak berkala pula adalah di mana kontraktor yang dipilih tidak terikat untuk tempoh yang panjang seperti di bawah sistem kontrak tempoh berkala. Ia hanya bertangung jawab sehingga peyenggaraan itu siap. Pemilihan dalam sistem penyenggaraan yang bersesuaian adalah bergantung kepada sistem yang diberikan kelebihan dari segi kos, kualiti dan kesusuaian. Antara faktor yang perlu di ambil kira dalam pemilihan ini ialah: i. ii. iii. Sumber kewangan Pengetahuan dan kemahiran yang dipunyai oleh pekerja Mempunyai pekerja yang cukup sewaktu berlaku kecemasan. Keselamatan

iv.

Mengikut The Chartered Intitute of Building perbelanjaan untuk kerja kerja penyenggaraan terbahagi kepada empat kumpulan seperti berikut; i. Perbelanjaan pukal secara tahunan seperti sewa bangunan, cukai dan insuran ii. Perbelanjaan pelbagai seperti gas, elektrik, air, alat pemanas dan lain lain keperluan pakar.

34

iii.

Perbelanjaan penyenggaraan dan pembaikan termasuk pengubahsuaian dan tahanan kepada fabrik bangunan, perabut serta lain lain perkhidmatan kejuruteraan.

iv.

Perbelanjaan tambahan dan perkhidmatan cuci bangunan termasuk juga kerja-kerja mengawal keselamatan, pencegah kebakaran, pembuangan bahan sisa dan perkhidmatan telipon, fax dan sebagainya.

SISTEM PERLAKSANAAN

SISTEM BURUH LANGSUNG

SISTEM KONTRAK

35

SISTEM KONTRAK TEMPOH BERKALA

SISTEM KONTRAK TEMPOH TAK BERKALA

RAJAH 2.6 : Sumber :

sistem perlaksaan kerja building maintenanse

36

SISTEM DATA TEKNIKAL

Kerperluan Menjana peraturan penyenggaraan Permulaan

Menyusun Peraturan penyenggaraan

maklumbalas

Penilaian ke atas peraturan penyenggaraan

Kerperluan Gabungan

KONSEP PENYENGGARAAN RAJAH 2.7: Sumber : Fasa Fasa dalam menerbitkan konsep penyenggaraan C.W. gifts (1992). Design of maintenance concept proceedings