I.
PENGANTAR MODUL Komunikasi, advokasi, dan negosiasi merupakan kegiatan yang sangat penting dalam setiap pelaksanaan program, termasuk dalam Program Imunisasi. Untuk dapat melakukan advokasi sehingga memperoleh dukungan dari pimpinan atau pengambil keputusan, maka seseorang harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Demikian juga apabila kita ingin mendapatkan hasil yang maksimal dan saling menguntungkan kedua belah pihak ketika mengadakan negosiasi, maka kita harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik pula. Modul Komunikasi, Advokasi, dan Negosiasi ini merupakan bagian dari seri modul Pelatihan Pengelola Program Imunisasi Tingkat Kabupaten/Kota (Mid Level Managements Training). Modul ini membahas tentang Komunikasi, Advokasi, dan Negosiasi. Modul ini terbagi ke dalam tiga kegiatan belajar, yaitu : Kegiatan belajar 1 : Komunikasi Kegiatan belajar 2 : Advokasi Kegiatan belajar 3 : Negosiasi Tujuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan tidak akan dapat tercapai dengan maksimal apabila tidak didukung dengan kemampuan penanggung jawab, pengelola maupun pelaksana program/kegiatan itu dalam berkomunikasi, melakukan advokasi dan bernegosiasi. Dengan demikian ketiga kemampuan tersebut di atas merupakan prasyarat bagi penanggung jawab, pengelola, maupun pelaksana program imunisasi apabila ingin mendapatkan hasil program imunisasi yang maksimal.
II.
KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN Setelah membahas mata Diklat ini peserta diharapkan dapat memahami dan dapat melakukan : Komunikasi, advokasi dan negosiasi dengan baik
IV. PELATIH Widyaiswara/fasilitator dari perguruan tinggi yang tergabung dalam konsorsium.
Page 1
V.
PROSES DAN METODE PEMBELAJARAN No 1 2 Kegiatan Pembelajaran Pendahuluan Metoda Ceramah dan tanya jawab Ceramah dan Tanya jawab Waktu 5 menit
Komunikasi : Pengertian dan tujuan komunikasi, Konsep-konsep dalam komunikasi, Hambatan dalam berkomunikasi Mempraktekkan komunikasi, dan mengidentifikasi hambatan-hambatan yang ditemukan selama praktek berkomunikasi. Diskusi tentang hasil praktek kelompok
30 menit
35 menit
4 5
20 menit 30 menit
Advokasi : Pengertian, tujuan, sasaran, Paparan dan Tanya jawab Tahapan proses advokasi, Indikator keberhasilan, Etika dalam advokasi Simulasi advokasi pada Kepala Daerah, Kepala Dinas, dan Camat, dalam rangka persiapan pelaksanaan Pekan Imunisasi Nasional. Diskusi tentang hasil simulasi Simulasi dalam kelompok
40 menit
7 8
20 menit 15 menit
Negosiasi : Pengertian dan tujuan negosiasi, Elemen Negosiasi, Langkahlangkah negosiasi Simulasi negosiasi dengan lintas sektor dan tokoh masyarakat, dalam rangka memperlancar pelaksanaan Pekan Imunisasi Nasional. Diskusi tentang hasil simulasi Penutup
15 menit
10 11
10 menit 5 menit
Page 2
Pada sesi ini akan dibahas 3 pokok bahasan. Kegiatan fasilitator dan peserta dilengkapi dengan lembar kerja masing-masing, yaitu lembar kerja fasilitator untuk fasilitator dan lembar kerja peserta untuk peserta. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN 1. Komunikasi a. Pengertian dan tujuan komunikasi b. Konsep-konsep dalam komunikasi c. Hambatan dalam berkomunikasi 2. Advokasi a. Pengertian, tujuan, sasaran b. Tahapan proses advokasi c. Indikator keberhasilan d. Etika dalam advokasi 3. Negosiasi a. Pengertian dan tujuan negosiasi b. Elemen Negosiasi c. Langkah-langkah negosiasi
Langkah 1 Kegiatan fasilitator 1. Menciptakan suasana nyaman dan memotivasi peserta untuk siap menerima materi. 2. Memberikan gambaran umum tentang pentingnya materi bagi peserta Kegiatan peserta 1. Mempersiapkan diri dan alat-alat tulis yang diperlukan 2. Mendengar dan memperhatikan penjelasan serta mencatat hal-hal yang dianggap penting. Langkah 2 Pokok Bahasan 1 Kegiatan fasilitator 1. Menyampaikan pokok bahasan 1 tentang teori komunikasi, dilanjutkan dengan menanyakan kepada peserta apakah sudah jelas dengan apa yang disampaikannya. 2. Meminta peserta untuk menjelaskan kembali pengertian, tujuan, konsep-konsep komunikasi, serta hambatan dalam berkomunikasi. 3. Memberikan klarifikasi dan menjawab pertanyaan peserta. 4. Membagi peserta menjadi kelompok kecil (1 kelompok 6 8 orang) dan meminta peserta untuk mempraktekkan komunikasi, dan mengidentifikasi hambatanhambatan yang ditemukan selama praktek berkomunikasi. Kegiatan peserta
Page 3
Langkah 3 Pokok Bahasan 2 Kegiatan fasilitator 1. Menyampaikan pokok bahasan 2 tentang teori advokasi, dilanjutkan dengan menanyakan kepada peserta apakah sudah jelas dengan apa yang disampaikannya. 2. Meminta peserta untuk menjelaskan kembali pengertian, tujuan, sasaran advokasi, proses advokasi, indikator keberhasilan, dan etika dalam advokasi. 3. Memberikan klarifikasi dan menjawab pertanyaan peserta 4. Membagi peserta menjadi kelompok kecil (1 kelompok 6 8 orang) dan menugaskan peserta dalam setiap kelompok untuk melakukan simulasi advokasi pada Kepala Daerah, Kepala Dinas, dan Camat, dalam rangka persiapan pelaksanaan Pekan Imunisasi Nasional. Kegiatan peserta 1. Mendengar dan memperhatikan penjelasan serta mencatat hal-hal yang dianggap penting terutama contoh-contoh yang tidak ada di dalam modul, sambil membandingkan antara penjelasan dari fasilitator dengan modul yang telah tersedia. 2. Menanyakan hal-hal yang dianggap kurang jelas 3. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh fasilitator, yaitu membagi diri menjadi kelompok kecil dan melakukan simulasi advokasi.
Langkah 4 Pokok Bahasan 3 Kegiatan fasilitator 3. Menyampaikan pokok bahasan 3 tentang teori negosiasi, dilanjutkan dengan menanyakan kepada peserta apakah sudah jelas dengan apa yang disampaikannya. 4. Meminta peserta untuk menjelaskan kembali pengertian dan tujuan negosiasi, elemen Negosiasi, serta langkah-langkah negosiasi. 5. Memberikan klarifikasi dan menjawab pertanyaan peserta. 6. Membagi peserta menjadi kelompok kecil (1 kelompok 6 8 orang) dan menugaskan peserta dalam setiap kelompok untuk melakukan simulasi negosiasi
Page 4
VI. BAHAN AJAR PENDAHULUAN Untuk mendapatkan dukungan dari pengambil kebijakan/keputusan, lintas sektor, tokoh masyarakat, dan masyarakat dalam pelaksanaan program imunisasi, maka seluruh tenaga kesehatan yang terlibat dalam pelaksanaan program imunisasi baik penanggung jawab, pengelola, maupun pelaksana perlu menguasai teknik komunikasi, advokasi, dan negosiasi dengan baik. Untuk mencapai kemampuan yang baik, dirasa perlu untuk meningkatkan kemampuan tenaga kesehatan dalam berkomunikasi, beradvokasi, dan bernegosiasi melalui pemahaman mata diklat ini. POKOK BAHASAN I: KOMUNIKASI Pengertian dan tujuan komunikasi Pengertian Komunikasi adalah penyampaian informasi, ide, emosi, ketrampilan dan seterusnya, melalui penggunaan simbol kata , gambar, angka grafik dan lain sebagain Tujuan komunikasi Pada hakekatnya tujuan kita melakukan komunikasi dengan pihak lain agar dia/mereka dapat dan atau mau : a. Mendengar apa yang kita utarakan/katakan atau melihat apa yang kita perlihatkan. b. Memahami apa yang telah mereka dengan atau lihat. c. Menyetujui atau tidak menyetujui apa yang telah mereka dengar/lihat. d. Mengambil tindakan yang sesuai dengan tujuan kita secara keseluruhan dan dapat dia/mereka terima. e. Memberikan umpan balik terhadap apa yang kita utarakan atau perlihatkan. Umpan balik sangat dibutuhkan untuk mengetahui apakah dia/mereka : Mendengar dengan benar apa yang kita katakan atau melihat dengan benar apa yang kita perlihatkan.
Page 5
Page 6
(2) Lakukan penelitian latar belakang Lakukan kajian apa yang menjadi latar belakang komunikasi, sehingga komunikator sudah dapat berpikir apa yang pasti dibutuhkan, dan atau apa yang mungkin dibutuhkan selama komunikasi. (3) Berpikir selama pertemuan Sebelum berkomunikasi seorang komunikator sudah berpikir bagaimana memulai, mengutarakan, bukti/contoh/ilustrasi yang akan digunakan, dan bagaimana mengutarakan pertanyaan akhir. (4) Putuskan apa yang anda butuhkan Apa yang perlu dibawa/dipersiapkan, diantaranya : data/catatan penting, kuasai ide yang akan disampaikan, percaya diri, dan kepandaian bicara. c. Tahap-tahap komunikasi (1) Tahap awal (sebelum berkomunikasi) Tahap awal sebelum komunikasi dimulai adalah menciptakan suasana batin si pendengar; suasana batin yang menyenangkan akan merupakan awal keberhasilan komunikasi. Hal-hal awal yang harus dilakukan oleh komunikator adalah mencari tahu apa kebutuhannya dan membuat si pendengar/lawan bicara merasa penting. Contoh : berpakaian sesuai situasi,
Page 7
(b) Mengontrol bantahan : Bantahan biasanya mempunyai dasar emosional dan rasional. Secara emosional orang menjadi defensif dan agresif, sedangkan secara rasional orang membutuhkan jawaban yang logis. Untuk itu komunikator harus dapat memposisikan diri sebagai pendegar, tetap mengendalikan diri, biarkan dia mempertimbangkan jawaban anda dengan tenang dan rasional. Ada beberapa cara untuk mengelola bantahan, diantaranya adalah : Jelaskan bahwa bantahan itu keliru atau kurang tepat Jelaskan bahwa dia meberikan respon yang berlebihan Komunikator menyetujui apa yang disampaikan lawan bicara, akan tetapi menyampaikan kembali bahwa ide yang disampaikannya memiliki manfaat yang lebih besar.
Page 8
2. Metode komunikasi Komunikasi verbal melalui tatap muka Komunikasi verbal melalui media komunikasi (telepon) Komunikasi melalui tulisan.
Hambatan dalam berkomunikasi Ketika kita melakukan komunikasi dengan orang lain, banyak hambatan yang yang akan dihadapi. Hal ini antara lain disebabkan karena setiap orang memiliki keyakinannya masing-masing dan apabila seseorang mengalami kegagalan dalam berkomunikasi, kesalahan terbesar biasanya ada pada komunikator akibat kurang mampu menciptakan suasana komunikasi yang baik; kesalahan bukan pada pendengar. a. Hal-hal yang menyebabkan kesulitan/hambatan yang sering ditemukan dalam berkomunikasi sebagai mana yang terdapat pada tabel berikut ini :
No 1
TUJUAN Mendengar
PENYEBAB KESULITAN/HAMBATAN 1. Orang tidak dapat berkonsentrasi lama terhadap kata-kata yang didengar maupun dibaca. 2. Orang kurang menaruh perhatian terhadap hal-hal yang mereka anggap kurang penting
Memahami
1. Orang membuat asumsi berdasarkan pengalaman masa lampu. 2. Sering kali tidak memahami istilah khusus yang digunakan pembicara. 3. Mudah salah mengerti apabila mendengarkan tanpa melihat. 4. Sering mengambil kesimpulan sebelum kita selesai berbicara.
Page 9
Hambatan umum pada komunikator maupun pendengar : Tidak suka terbukti keliru Tidak suka menaruh perhatian terhadap hal-hal yang kelihatan sepele Sulit mengubah kebiasaan Sulit memahami istilah khusus orang lain.
PENUGASAN 1. Buat kelompok-kelompok kecil yang beranggotakan masing-masing 5-6 orang. 2. Masing-kelompok berdiskusi dan menyusun tahap-tahap komunikasi untuk persiapan DESA SIAGA (pilih peserta secara musyawarah) 3. Sebelumnya lakukan persiapan termasuk sasaran dan metode apa yang hendak dipergunakan, tuliskan tahap persiapan tersebut. 4. Lakukan praktek komunikasi dengan membagi peran pada setiap peserta. 5. Buat hasil simulasi dengan menuliskan apa kendala yang dihadapi. 6. Simulasi dilakukan selama 30 menit.
Page 10
POKOK BAHASAN II: ADVOKASI A. Pengertian, tujuan, sasaran 1. Pengertian Advokasi adalah upaya pendekatan kepada pimpinan atau pengambil keputusan dengan cara menjual ide atau gagasan yang meyakinkan untuk mendapat dukungan dengan menyuarakan topik atau isu kepedulian yang membangkitkan reaksi, sehingga ada dukungan politis maupun dana untuk mewujudkan tujuan advokasi. 2. Tujuan Terciptanya perubahan kebijakan, peraturan-peraturan, dukungan politis, dukungan sumber daya dan lain sebagainya, untuk memecahkan isu tertentu. 2. Sasaran Pengambil kebijakan/keputusan yang dapat mempengaruhi atau mendukung isu tertentu. Pembuat kebijakan tersebut adalah semua pihak yang memiliki kewenangan untuk menentukan apakah suatu isu menjadi isu utama yang harus mendapatkan dukungan atau tidak. Penentu kebijakan/keputusan itu bisa dari ekskutif maupun legeslatif di berbagai tingkat administrasi. a. Di tingkat pusat : Presiden, DPR, DPD, Menteri, Ketua Bappenas. b. Di tingkat Propinsi : Gubernur, DPRD Propinsi, Kepala Dinas, Ketua Bappeda Propinsi. c. Di tingkat Kabupaten/Kota : Bupati/Walikota, DPRD Kabupaten/Kota, Kepala Dinas, Ketua Bappeda Kabupaten/Kota.
B. Tahapan proses advokasi 1. Analisis a. Identifikasi masalah. Advokasi dimulai dari sebuah isu atau gagasan yang hendak dimintakan dukungannya; isu harus terfokus, jelas dan penting bagi banyak pihak (kepentingan orang banyak). Untuk itu adakah pertemuan pembahasan yang bersifat intern organisasi yang bertanggung jawab/memiliki isu atau gagasan tersebut. b. Mempelajari kebijakan yang telah ada.
Page 11
3. Menggalang kemitraan/mobilisasi. a. Membangun kemitraan dengan pihak lain yang mempunyai komitmen yang sama untuk mensukseskan isu yang telah ditetapkan. b. Menyusun rencana kerja ( POA ) bersama, agar semua pihak merasa ikut memiliki dan bertanggung jawab atas berhasilnya isu yang telah ditetapkan. c. Membagi wewenang, tugas dan tanggung jawab sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. d. Melakukan koordinasi secara berkesinambungan. 4. Pelaksanaan advokasi.
Page 12
C. Indikator keberhasilan 1. Indikator Masukan (input) : adanya hasil analisis, adanya strategi advokasi, adanya mitra kerja, dan lain sebagainya. 2. Indikator Proses (process) : terselenggaranya kegiatan advokasi, adanya kegiatan monitoring dan evaluasi. 3. Indikator Luaran (output) : adanya dukungan dari pengambil kebijakan baik berupa regulasi, tenaga, maupun dana.
D. Etika dalam advokasi 1. 2. 3. 4. 5. Mulai dari sisi positif sasaran advokasi. Bersedia kompromi, sabar,tegar, dan tidak menyalahkan sasaran. Pusatkan pada pesan pokok, dengan menggunakan bahasa yang menggugah. Kemukakan hal-hal yang baru yang relevan dengan materi pesan/isu. Gunakan visualisasi yang menarik dan mengesankan bagi sasaran advokasi.
VII.
Evaluasi pembelajaran.
Page 13
POKOK BAHASAN III : NEGOSIASI Pengertian dan tujuan negosiasi 1. Pengertian Negosiasi adalah proses untuk menyesuaikan pandangan kedua belah pihak tentang hasil ideal menjadi hasil yang dapat dicapai (diterima semua pihak). 2. Tujuan Adanya kesepakatan dari kedua belah pihak yang terlibat negosiasi, baik dalam hal pembagaian tugas dan wewenang, pelaksanaan program/kegiatan terpadu, dan penyelesaian masalah. B. Elemen Negosiasi. 1. Alternatif. Alternatif adalah kemungkinan jalan keluar yang dipunyai pihak-pihak yang bernegosiasi apabila tidak diperoleh kesepakatan, yaitu tindakan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sendiri tanpa persetujuan pihak lain. Akan tetapi sedapat mungkin sebuah kegiatan negosiasi dapat menghasilkan kesepakatan yang terbaik buat semua pihak (win win solution), atau apabila terpaksa melakukan tindakan tanpa persetujuan pihak lain setidak-tidaknya tidak merugikan pihak lain tersebut. 2. Kepentingan (harapan, keinginan, dan kebutuhan). Kedua belah pihak memiliki kepentingan masing-masing yang menjadi dasar ketika melakukan negosiasi. Kepentingan yang menyangkut orang banyak hendaknya jangan dikorbankan ketika melakukan negosiasi, akan tetapi kepentingan yang bersifat individu atau kelompok sebaiknya tidak mengorbankan kepentingan bersama (yang bermanfaat bagi orang banyak).
Page 14
Page 15
Page 16
4. 5. 6.
VIII.
EVALUASI PEMBELAJARAN. Dengan observasi terhadap keterlibatan, peran dan pemahaman peserta pada saat melaksanakan penugasan.
REFERENSI 1. Fisher B.A., Teori-teori Komunikasi, Pnerbit Remadja Karya CV, Bandung, 1986. 2. Kaleb J.M., Human Relation Dalam Organisasi/Manajemen, Pusdiklat Depkes RI, Jakarta, 1996. 3. Forsyth P., Komunikasi Persuasif Yang Berhasil, Cetakan II, Penerbit Arcan, Jakarta, 1998. 4. Mudjiharto, Pengantar Strategi Pemasaran, Ditjen PPM & PLP Depkes RI, Jakarta, 1997. 5. Murniwati S., Advokasi dan Negosiasi, Bapelkes Salaman, Magelang, 2005.
Page 17