Membangun Kapasitas Organisasi (Capacity Building)

Published Friday, October 19, 2012 By admin. Under Berita, Berita terbaru Tags: building, capacity, hpeq Eky S. Soeria Soemantri http://hpeq.dikti.go.id/?p=1338 Ketua Asosiasi Fakultas Kedokteran Gigi Indonesia Dekan FKG Unpad Pendahuluan Membangun perguruan tinggi pada era globalisasi ini dihadapkan pada dinamika lingkungan baik internal maupun eksternal perguruan tinggi yang sangat dipengaruhi baik oleh politik maupun ekonomi. Peran dan posisi perguruan tinggi juga sangat dinamis di dalam dunia yang selalu berubah, yang dari waktu ke waktu selalu berusaha untuk memenuhi misinya melalui program serta tujuan jangka pendek, menengah dan panjang. Struktur organisasipun ikut berkembang seiring perkembangan organisasi tersebut. Dengan adanya beragam pengaruh lingkungan tersebut, baik dari dalam maupun dari luar, seorang pimpinan perguruan tinggi dihadapkan pada tantangan yang terus meningkat pada bagaimana beradaptasi dengan perubahan yang terus menerus berlangsung tanpa harus kehilangan arah dalam memenuhi misi organisasinya. Proses yang memungkinkan suatu organisasi dapat berhasil beradaptasi tersebut dikenal sebagai proses membangun kapasitas organisasi. Perguruan tinggi dalam berbagai bentuknya (universitas, institut, sekolah tinggi dan politeknik), dapat dibangun dengan dasar satu profesi atau bermacam-macam profesi, yang secara bersama-sama membangun perguruan tinggi tersebut. Setiap institusi perguruan tinggi memerlukan budaya organisasi dalam menjalankan organisasinya,yang pada akhirnya akan berpengaruh dalam membangun profesi tersebut. Secara umum, budaya organisasi dapat dikatakan merupakan rangkuman/gabungan nilai-nilai, sikap dan kepercayaan dan direncanakan bersama oleh individu dalam satu-satu organisasi dan dianggap sebagai dasar untuk pimpinan organisasi melakukan sesuatu hal. Keunggulan kompetitif institusi pendidikan dunia adalah budaya organisasi yang menjadi key-drivers. Budaya organisasi adalah soft side, sedangkan hard side meliputi struktural, sistem, teknologi, dan desain. Organisasi tidak mungkin maju, jika tidak didukung dengan mindset (budaya) yang memadai. Suatu profesi sejenis dapat berkumpul dalam suatu wadah organisasi profesi, maka terbentuklah suatu organisasi yang mempunyai visi dan misi yang sama. Organisasi profesi ini adalah salah satu pihak yang juga bertanggung jawab dalam pengembangan profesi baik dalam keilmuan maupun dalam manjemen pengelolaan. Organisasi profesi akan sangat berperan dalam pembangunan keilmuan melalui proses inovasi yang visioner demi peningkatan mutu, relevansi, dan akuntabilitas pendidikan, sehingga mampu

menghadapi tantangan sesuai dengan tuntutan perubahan kehidupan lokal, nasional, dan global dan selanjutnya dapat melakukan penataan dan pengembangan pendidikan menuju suatu profesionalisme. Salah satu cara dalam mengantisipasi kebutuhan di lapangan yang bergerak sangat dinamis, organisasi profesi perlu untuk memberikan pengertian akan perlunya pengembangan organisasi tersebut yang tentunya akan dipimpin oleh seorang pimpinan organisasi yang handal yang mengerti kaidah-kaidah pengembangan organisasi, agar terjadi kesamaan persepsi dari organsasi profesi tersebut sehingga mampu diimplementasikan secara bersama-sama. Kepemimpinan yang kuat merupakan salah satu faktor yang menjamin keberhasilan dalam pembangunan kapasitas. Peningkatan kapasitas adalah kegiatan tim yang memerlukan kepemimpinan dan staf organisasi yang serius dalam membangun kapasitas organisasi. Dengan demikian, untuk membangun organisasi ini dibutuhkan peran strategi yang mumpuni, sehingga seorang pemimpin organisasi dapat menciptakan berbagai alternatif yang dapat ditempuh untuk keberhasilan organisasinya dalam memenuhi visi dan misinya. Tulisan ini akan menyajikan secara singkat apa yang disebut membangun kapasitas organisasi dan pengertian juga bahasan-bahasan apa saja yang harus dilakukan dalam meningkatkan pengembangan suatu institusi pendidikan yang bergabung dalam suatu organisasi profesi.

Pengertian dasar Membangun kapasitas Organisasi merupakan serangkaian strategi yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan responsivitas dari kinerja suatu organisasi, dengan memusatkan perhatian kepada tiga dimensi: pengembangan sumberdaya manusia; penguatan organisasi; dan reformasi kelembagaan. Menurut Pribadiyono (2011), pengertian Membangun Kapasitas Organisasi didefinisikan sebagai sebuah proses penilaian untuk meningkatkan kemampuan individu, kelompok, organisasi, kesisteman, komunitas atau masyarakat dalam hal: Menganalisa lingkungannya, internal dan eksternal; Mengidentifikasi masalah, kebutuhan-kebutuhan, isu-isu dan peluang-peluang; Memformulasikan strategi untuk mengatasi masalah, isu-isu dan kebutuhan-kebutuhan tersebut, dan memanfaatkan peluang yang relevan; Merancang sebuah rencana aksi, serta mengumpulkan dan menggunakan secara efektif dan efisien sumberdaya yang berkesinambungan untuk mengimplementasikan, memonitor, dan mengevaluasi rencana aksi tersebut, serta; Memanfaatkan umpan balik sebagai rencana perbaikan.

Jika diterjemahkan dalam strategi maka membangun kapasitas organisasi meliputi : 1) Strategi menata input berkenaan dengan kemampuan lembaga menyediakan berbagai jenis dan jumlah serta kualitas sumberdaya manusia dan non manusia agar siap untuk digunakan bila diperlukan. 2) Strategi menata proses berkaitan dengan kemampuan lembaga merancang, memproses dan mengembangkan kebijakan, organisasi dan manajemen.

3) Strategi menata feedback berkenaan dengan kemampuan melakukan perbaikan secara berkesinambungan dengan mempelajari hasil yang dicapai, kelemahan-kelemahan input dan proses, dan mencoba melakukan tindakan perbaikan secara nyata setelah melakukan berbagai penyesuaian dengan lingkungan. Strategi strategi tersebut harus dinilai secara cermat tingkat kelayakannya pada bidang-bidang strategis yang menjadi prioritas utama kegiatan pada saat sekarang

Bagan 1 : Capacity Building dapat digambar seperti bagan di atas ini yaitustrategi menata input dan proses dalam mencapai output dan outcome, dan menata feedback untuk melakukan perbaikanperbaikan pada tahap berikutnya: Strategi menata input dan proses dalam mencapai output dan outcome dapat dibagi sebagai berikut: 1. pengembangan sumberdaya manusia; (1) Pengembangan sumberdaya manusia, pengadaan atau penyediaan personel yang profesional dan teknis. Kegiatan yang dilakukan antara lain training, pemberian gaji/upah, pengaturan kondisi dan lingkungan kerja dan sistim rekruitmen yang tepat. madani (Grindle, 1997). (2) Pengembangan sumberdaya manusia, khususnya training, rekruitmen, pemanfaatan dan pemberhentian tenaga kerja profesional, manajerial dan teknis; (3) Tenaga kerja (dimensi sumberdaya manusia), yaitu kualitas SDM dan cara SDM dimanfaatkan; 2. Penguatan organisasi;

Penguatan organisasi, pusat perhatian ditujukan kepada sistim manajemen untuk memperbaiki kinerja dari fungsi-fungsi dan tugas-tugas yang ada dan pengaturan struktur mikro. Aktivitas yang harus dilakukan adalah menata sistim insentif, pemanfaatan personel yang ada,kepemimpinan, komunikasi, dan struktur manajerial. (1) Organisasi, yaitu pengaturan struktur, proses, sumberdaya, dan gaya manajemen; (2) Teknologi yaitu organisasi dan gaya manajemen, fungsi perencanaan, pembuatan keputusan, pengendalian dan evaluasi, serta sistim informasi manajemen. Sebagai contoh di PBB memusatkan perhatiannya kepada: (1) mandat atau struktur legal; (2) struktur kelembagaan; (3) pendekatan manajerial; (4) kemampuan organisasional dan teknis; (5) kemampuan fiskal lokal; dan (6) kegiatan-kegiatan program (3) Jaringan kerja interaksi organisasi, yaitu koordinasi kegiatan kegiatan organisasi, fungsi jaringan kerja, dan interaksi formal dan informal; 3. Reformasi kelembagaan Reformasi kelembagaan, perlu diberi perhatian terhadap perubahan sistem dan institusi-institusi yang ada, serta pengaruh struktur makro. Dalam hal ini aktivitas yang perlu dilakukan adalah melakukan perubahan aturan main dari sistim ekonomi dan politik yang ada, perubahan kebijakan dan aturan hukum, serta reformasi sistim kelembagaan yang dapat mendorong pasar dan berkembangnya masyarakat (1) Lingkungan organisasi, yaitu aturan dan perundang-undangan yang mengatur pelayanan publik, tanggung jawab dan kekuasaan antara lembaga, kebijakan yang menghambat tugas-tugas pembangunan, dan dukungan keuangan dan anggaran; dan Lingkungan kegiatan yang luas, yaitu mencakup faktor politik, ekonomi, dan kondisi-kondisi yang berpengaruh terhadap kinerja Peran suatu organisasi profesi adalah merancang suatu program dan arahan supaya anggota-anggotanya merancang serangkaian strategi yang ditujukan untuk meningkatkan kapasitas organisasi. Misi, Visi dan Strategi adalah kekuatan pendorong yang memberikan organisasi tujuan dan arah dalam memenuhi tujuannya. Hubungan Strategis, Pengembangan Sumber Daya, dan Manajemen Internal dan Operasi semua yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi akan dikoordinasikan oleh seorang pemimpin organisasi. Kepemimpinan merupakan pelumas yang membuat semua bagian selaras dan bergerak. Semua elemen ini dipengaruhi oleh lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi. Dalam merancang dan menerapkan strategi pengembangan kapasitas, setiap elemen harus diperiksa secara terpisah, dalam hubungannya dengan orang lain dan dalam organisasi dan konteks lingkungan. Mengambil pendekatan sistem untuk pengembangan kapasitas, kita akan melihat bahwa perubahan dalam satu elemen dapat mempengaruhi orang lain dan fungsi keseluruhan. Inti dari pembangunan kapasitas organisasi adalah sumber daya dan kegiatan yang dirancang untuk memajukan kemampuan organisasi untuk menyampaikan program, serta beradaptasi, memperluas dan berinovasi.

Berikut adalah jenis-jenis sumber daya dan kegiatan yang mungkin sesuai untuk organisasi, untuk terlibat dalam meningkatkan kapasitas organisasi ini tergantung pada sumber daya yang tersedia, kebutuhan dinilai dan rencana aksi. Jenis-jenis sumberdaya ini adalah yang paling langsung mempunyai kontribusi.

Misi, Visi dan Strategi Perencanaan Strategis Organisasi Perencanaan Akuntabilitas Sistem Hubungan Strategis Kolaborasi dan restrukturisasi strategis Pemasaran dan Komunikasi Kepemimpinan Pengembangan kepemimpinan Perencanaan Pengembangan Sumber Daya Dana pembangunan Perencanaan untuk generasi pendapatan Pelayanan Publik dan Dampak Program desain dan pengembangan Hasil pengukuran Program analisis dan evaluasi Internal Operasi dan Manajemen Manajemen sumber daya manusia Manajemen keuangan Teknologi dan IS Fasilitas perencanaan Hukum / Penilaian Risiko

Kesimpulan Tujuan dan manfaat organisasi yang nyata dan terorganisir dengan baik merupakan kunci sukses dari membangun kapasitas organisasi yang lebih baik. Sebuah organisasi sulit melepaskan diri untuk tidak berkompetisi selama perjalanan hidupnya. Untuk dapat memenuhi visi, misi dan tujuannya, sebuah organisasi harus memiliki instrumen yang dapat dipergunakan untuk berkompetisi, tidak hanya untuk kelangsungan hidupnya tapi juga untuk memenangkan kompetisi tersebut. Instrumen tersebut disebut Strategi.