Chapter Eight

Operational and Strategy Review Meetings

By : Shinto Kurantil Ambarepi Dwi Mukti Kusumawijaya Dyah Isnaini Puspitasari Ricko Mardinsyah Wahyu Ediningtias 0411 430 25 0411 430 38 0411 430 41 0411 430 44 0411 430 48

Dyah

Shinto

Wahyu

Dwi

Ricko

Content
Management meetings to monitor, learn, act, and adapt Operational Review Meetings
Case Study NYPD Compstat Meeting Case Study : 3B

Strategy Review Meeting

Frequency of Strategy Review Meeting Attendees of Strategy Review Meeting Agenda for Strategy Review Meetings

Case Study : HSBC Rail

Observation on the HSBC

Case Study : Ricoh Summary

THE MANAGEMENT SYSTEM

Management meetings to monitor, learn, act, and adapt

Operational Review meetings untuk memeriksa kinerja departemen, fungsional, dan keuangan dan mengatasi masalah-masalah mendesak yang harus dipecahkan.

Strategy Review meetings untuk memeriksa indikator dan inisiatif dari Balanced Scorecard unit untuk menilai kemajuan, hambatan, dan risiko yang terkait dengan keberhasilan pelaksanaan strategi.

Strategy Testing and adapting meeting mendiskusikan mengenai bagaimana menjalankan strategi dan apakah asumsi dasar tetap berlaku dalam data yang ada dan disimpulkan langkah-langkah strategis.

OPERATIONAL REVIEW MEETINGS (ORM)

singkat, fokus, dan berorientasi pada tindakan
What for? Untuk menilai kinerja jangka pendek dan merespon dan menanggapi masalah yang baru muncul dan membutuhkan perhatian segera.
Who? When?
How Example:

Peserta berasal dari satu departe men, fungsi, atau proses

Anggota tim dari disiplin yang sama dapat menerapkan keahlian pengalaman, dan budaya secara bersama sama, untuk menganalisis dan memecahkan masalah operasional

Ditentukan oleh :

+ 1 bulan sekali di akhir bulan (tutup buku).

Pada perkemban gannya ORM dilakukan 1-2 x seminggu atau perhari untuk departemen tertentu.

siklus operasi departemen dan bisnis seberapa cepat manajemen menanggapi data operasional masalah taktis lain yang terus muncul

Sales people bertemu untuk membahas penjualan, problem, dan peluang pelanggan.

Tenaga pemasaran bertemu untuk membahas rencana atau hasil dari iklan terbaru dan kampanye promosi.

Case study: NYPD CompStat Meetings

Rudolph Giuliani, walikota new York William Bratton, polisi komisaris boston, komisaris NYPD. Jack maple, wakil komisaris
Terpilih pada November 1993. mantan pengacara AS memiliki reputasi sebagai pejuang tangguh melawan korupsi dan kejahatan terorganisir.

Bratton berjanji untuk mengurangi kejahatan kekerasan di new York sebesar 40 persen dalam tiga tahun.

Rekan Barton dari boston Menangani strategi pengendalian kejahatan.

Hasil pemerintahan

Kepolisian lebih tegas, otoritas devolving kepada komandan polisi lokal, dan dapat mendorong semangat.

Hambatan

Tidak ada data tentang efektivitas kejahatan yang mereka lawan. Selama ini NYPD hanya menyusun statistik kejahatan dengan kuartalan, sesuai dengan peraturan FBI.

Case study: NYPD CompStat Meetings

Mengumpulkan bahan yang membuat ORM berjalan
Mengumpulkan data kejahatan mingguan dari masing-masing daerah pusat. Mengembangkan sistem otomatis untuk menampilkan peta insiden kejahatan di seluruh kota. Sistem ini kemudian disebut Comp Stat.

Langkah langkah melakukan ORM:

Pertama, Memiliki data yang akurat dan tepat waktu. Mengetahui fakta-fakta tentang apa yang terjadi di bawah tanggung jawab dan kontrol mereka.

Memahami bagaimana komandan polisi menanggapi data kejahatan

Apa usaha penanggulangan, Apa yang berhasil, apa yang tidak Apa yang komandan polisi harapkan, Tindakan apa yang diambil.

Kedua, Respon yang cepat dan tegas , karena pola kejahatan (masalah operasi) telah terungkap. Dua kali seminggu pertemuan memungkinkan polisi untuk merespon dengan cepat wabah masalah dengan mengambil tindakan berdasarkan taktik yang sudah terbukti efektif untuk masalah yang sama.

Case Study: 3 B Chemical Plant

About the company
Contoh operational review meeting pada sektor swasta yang inovatif terjadi di departemen 3B, suatu unit hydrocarbon cracking dari perusahaan kimia di Texas Eastman. Perusahaan telah membuat komitmen yang mendalam untuk pendekatan total quality pada three-prongen system, teamwork , performance management, dan statistic quality control Dalam lingkungan ini, chemical-engineer departement manager telah mengembangkan Daily income untuk operator di departemennya, 3B cracking unit.

Benefit of Daily Income Statement

Sistem yang ada sudah dapat mengukur jumlah input yang digunakan (hydrocarbon feedstock, energy, cooling water, mesin) dan jumlah output yang diproduksi (ethylene, propylene, dan beberapa oleh-produk) secara terus menerus. Mengukur kualitas output yang dihasilkan.

..contd
How to create Daily Income Statement
Dengan mengestimasi biaya dari input dan memperkirakan nilai dari output yang dihasilkan Manajer memperhitungkan biaya modal dengan memperkirakan pembayaran hipotek harian(dihitung dengan menggunakan perkiraan nilai penggantian aset digunakan, biaya divisi modal, dan masa manfaat yang diharapkan) yang mewajibkan perusahaan agar membayar kembali untuk penggunaan aset. Operator mungkin telah menemukan konsep penyusutan yang jelas, tetapi mereka semua tahu betul mengenai pinjaman untuk membayar aset seperti mobil, truk, rumah, dan pertanian keluarga (hal 232)

contd
About the innovation

Dalam inovasi cerdas, manajer departemen diberi hukuman untuk poor-quality production. Karyawan memperoleh pendapatan penuh dari of output product produksi jika output masih dalam batas kendali statistik (+ 3 ). Harga output berada di luar batas kontrol, tetapi masih 50 percent penalty). output yang dapat digunakan menerima penalti 100 persen, laporan laba rugi mencatat pendapatan untuk output yang memiliki parameter kritis di luar spesifikasi dinilai. 3B cracking unit mengimplementasikan komponen manajemen kinerja yang mengidentifikasi area utama untuk mendorong perbaikan dan telah mengembangkan langkah-langkah di setiap area untuk menilai seberapa baik tim kerja karyawan sedang melakukan misinya. Fokus yang intens pada pengukuran dan kualitas statistikyang baik pada teknologi informasi. Setiap dua sampai empat jam, para dashboard, dari mengamati tentang parameter operasi fisik, throughput, dan kualitas.

Excellent operational review meetings Short, frequent, data driven Fokus pada departemental, penyelesaian masalah, dan pembelajaran Meeting ini tidak mereview atau bertanya tentang strategi

STRATEGY REVIEW MEETINGS

Members of a business units leardeship team secara bersama sama menghadiri untuk memantau dan mendiskusikan kemajuan strategi unit.

Masalah operasional yang sangat significant dan lintas fungsional, tidak boleh dibahas pertemuan, karena mereka biasanya akan menjadi subjek dari pertemuan.

Peserta biasanya tidak mempertanyakan keabsahan strategi, tetapi bertanya mengenai upaya, penyebab, dan bagaimana menetapkan tanggung jawab untuk mencapai hasil yang ditargetkan.

Memerlukan kehadiran seluruh anggota dan komitmen untuk memulai dan mengakhiri pertemuan tepat waktu.

STRATEGY REVIEW MEETINGS

Frequency of Strategy Review Meeting Attendees of Strategy Review Meeting Agenda for Strategy Review Meetings

Pertemuan kuartalan Pertemuan triwulanan

Bulanan

Biasanya dijadwalkan tiap bulan, namun tidak ada konsensus mengenai waktu tsb.

Karena strategi adalah komitmen jangka panjang, pertemuan triwulanan mungkin memadai untuk meninjau progrees dari strategi.

Menghemat waktu perjalanan untuk tim eksekutif yang tersebar, meskipun kemudian akan membutuhkan setidaknya satu hari untuk melakukan diskusi aktif tentang isu-isu dari setiap map untuk tujuan strategis.

Peserta harus mencakup anggota komite eksekutif organisasi (EC), yang terdiri dari :
Pemimpin Senior dari seluruh manajemen dalam perusahaan.

Kelompok ini mewakili semua konstituen dalam organisasin dan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan penting.

Operational review meetings tidak hanya dihabiskan untuk mendengarkan report presentation saja Selain itu peserta juga membahas tentang isu yang berkembang, menyelesaikan masalah, dan membahas tujuan action plan.

Bill Catuccis Experience as President AT&T Canada

Cattuci merasa frustasi menetukan langkah strategi baru perusahaan karena dalam meeting tiap kepala eksekutif fokus pada permasalahan dan performance kerja devisi mereka sendiri. Cattuci ingin dalam rapat mereka dapat membahas isu strategis perusahaan secara menyeluruh. Cattuci membuat terobosan setiap eksekutif kepala untuk membahas 4 strategi di tiap rapat, yaitu: Bisnis baru dan perkembangannya Proses bisnis dan produktivitas Pengembangan profesional Strategi management Strategi cross-funcional ini berfungsi untuk membangun kedekatan antar devisi dan membantu menyelesaikan permasalahan secara koheren.

1. 2. 3. 4.

Case Study : HSBC Rail

About the company
HSBC Rail adalah unit operasi dari HSBC group yang bergerak dalam bidang pembelian, leasing, mengelola lokomotif dan mobil untuk UK dan sistem rail road negara lainnya.

HSBC Rails meeting

HSBC Rail strategi mengadakan rapat sebulan sekali selama 2,5 jam. SMO (Strategi Management Officer) mengumpulkan data dan melaporkan hasil strategi tiap devisi di dalam rapat. Data yang masuk akan diklasifikasikan menurut kode warna yang telah disepakati. Kode warna yang dipakai oleh HSBC Rail :
1. Green : objek telah diterima, theme owner butuh justifikasi yang kuat untuk mendapatkan green assement. Amber (sawo matang): keadaan terkendali, namun target belum tercapai. Red : perusahan telah keluar jalur. Manajemen perlu memberi perhatian lebih pada situasi ini Grey : objective belum dikerjakan.

Strategy Map of HSBC Rail

1. 2.

3. 4.

HSBC strategy map dibagi menjadi 4 themes,yaitu: Capital efficiencies Customer relationship management, Operational excellence Learning and growth

2. 3. 4.

Case Study : HSBC Rail

Pembahasan dalam Meeting
Setiap sesi theme memuat tentang evaluasi dan komentar dari pemilik theme mengenai performance gap yang terjadi, dan tindakan apa saja yang telah mereka lakukan. Meeting bulanan membahas mengenai high-level overview perusahaan, dan membahas status dari tiap theme dan mendiskusikannya dengan secara mendalam.

Agenda for Strategy Review Meeting

Jadwal meeting ini dibuat agar pembahasan meeting dapat terarah dan lebih efisien.
(Hal 243)

Case Study :
Ricohs Meeting Structure
Before Using BSC Meeting manajemen hanya mengcover kemajuan terhadap target keuangan Hanya ada diskusi kecil dan mempertanyakan terjadi, apakah target yang dibuat, melebihi, atau tidak terjawab After Using BSC
Ricoh merupakan salah 1 contoh perusahaan dengan struktur strategy meeting yang baik. Ricoh melakukan strategy review meeting berkala setiap bulan dan setiap kuartal.
Mereka membahas strategy review, eksplorasi, penyelidikan yang mendalam, dan pengambilan keputusan. Mereka melakukan cross-functional, dimana memfokuskan pada performance, assement, gap analysis, dan consideration terhadap penyebab utama. SPO (Strategy Planning Office) menyiapkan dan memfasilitasi tiap meeting.

Strictly financial

Management meeting changed

Holistic strategy review

SUMMARY
Tujuan Operational Review meetings
Karakteristik Operational Review meetings

Agar perusahaan selalu dalam track yang benar Meningkatkan performa perusahaan. Menjadi panutan untuk implementasi di masa datang. Untuk menyelesaikan problem yang muncul dan mempelajari data operasi proyek

Tiap meeting mempunyai fungsi masingmasing, dilakukan dengan frekuensi, agenda, topik yang berbeda. ORM memiliki karakteristik departemental, functional, atau process-based.

Biasanya meeting didatangi oleh orang yang ahli pada isu yang sedang didiskusikan. Meeting diikuti oleh beberapa departemen, dari senor executive, owner theme, manager (cross functional). Meeting membahas mengenai highlevel overview implementasi strategi &resiko.

Manfaat Strategy Review Meeting :

Peserta

Waktu

Meeting biasa dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan.. Strategy Review Meeting biasa dilaksanakan bulanan atau kuartal

Mengkomunikasi kan tujuan perusahaan antar departemen. Sehingga tiap departemen dapat bekerja secara koheren. Mengetahui masalah yang terjadi, mencari solusi, belajar dari data yang ada, dan memformulasika n langkah selanjutnya.