Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md.

Nor Abdul Halim

2.0
2.1
2.1.1

PENGURUSAN ORGANISASI
PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Proses penubuhan dan kepimpinan organisasi

Pengurusan adalah merujuk kepada satu set kegiatan yang direka bentuk untuk mengarahkan bagaimana sesuatu tugas atau kerja dilakukan. Manakala organisasi secara umumnya didefinisikan sebagai satu kumpulan bersifat sosial yang mana ahlinya akan melakukan aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai matlamat yang dipersetujui bersama.

2.1.2

Perlembagaan organisasi

Secara umumnya perlembagaan persatuan perlu mempunyai beberapa perkara seperti: Nama Matlamat Keahlian Jawatankuasa persatuan Kewangan persatuan Pembatalan dan pembubaran persatuan Pindaan perlembagaan persatuan Mesyuarat persatuan

2.1.3

Kaedah perlantikan ahli jawatankuasa Secara umumnya terdapat dua cara perlantikan jawatankuasa sesuatu persatuan iaitu :

i)

Mesyuarat Agung Menerusi mesyuarat ini, pencalonan, pemilihan dan perlantikan akan dilakukan dan

jawatan yang dipertandingkan adalah : Pengerusi Naib pengerusi Setiausaha Bendahari Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

ii)

Perlantikan oleh pihak tertentu Terdapat juga ahli jawatankuasa yang dilantik oleh pemimpin atau pihak berkuasa

sesuatu organisasi

hanya menerusi ujian tertentu, perbincangan atau pencapaian tertinggi

seseorang individu itu. Berikut merupakan carta organisasi yang asas dalam penubuhan ahli jawatankuasa. Ia boleh ditambah mengikut keperluan semasa persatuan tersebut.

CARTA ORGANISASI

PENASIHAT

PENGERUSI

NAIB PENGERUSI

BENDAHARI

SETIAUSAHA

AJK

AJK

AJK

AJK

2.1.4

Bidang tugas ahli jawatankuasa

i)

Penaung Penaung hanya bertindak sebagai penasihat pada sesuatu organisasi.

ii)

Pengerusi Memainkan peranan utama dalam organisasi di mana bertindak sebagai tenaga

penggerak mengurus dan mentadbir organisasi mengikut perlembagaan organisasi.

iii)

Naib Pengerusi Membantu pengerusi dalam pengurusan organisasi dan menjalankan tugas

(memangku) sekiranya ketiadaan pengerusi serta menjalankan ketetapan dalam perlembagaan persatuan.

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

iv)

Setiausaha Bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan pihak luar dan ahli

dalam organisasi. Menjemput dan mengedar surat untuk panggilan mesyuarat kerja, agung,luar biasa atau tergempar.

v)

Bendahari Bendahari terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan kelab.

vi)

Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK) Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang

ditetapkan mengikut portfolio masing-masing

2.1.5

Ciri-ciri pemimpin

Antara kualiti asas yang perlu ada dalam diri seorang pemimpin seperti : mempunyai wawasan mengambil risiko mengguna dan melatih pemimpin yang lain menurunkan kuasa menerima tanggungjawab tegas (konsisten)

2.1.6

Gaya kepimpinan

i)

Pendekatan autokratik Pemimpin jenis ini tidak akan melibatkan orang-orang bawahannya dalam pembuatan

keputusan.

ii)

Pendekatan demokratik Gaya kepimpinan jenis ini lebih berorientasikan hubungan antara manusia di mana setiap

ahli dalam organisasi akan terlibat dalam pembuatan keputusan.

iii)

Pendekatan Laissez Faire

Gaya pemimpin jenis ini memberi sepenuhnya kebenaran kepada pekerja bawahannya untuk membuat keputusan sendiri tanpa merujuk kepada pihak pengurusan.

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.2
2.2.1

KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN SISTEM FAIL

Menulis surat rasmi

Pengenalan

Surat menyurat berperanan sebagai alat perhubungan dalam semua urusan rasmi bagi mana-mana institusi atau organisasi. Perancangan perlu dibuat dengan teratur sebelum sesuatu surat dirangka seperti kandungan surat dan butiran.

Kaedah Menulis Surat Rasmi Rujuk contoh surat rasmi.

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Contoh Surat Rasmi

Ruj. Kami : PMM PMM/KOKU/16/03 Jld.2 (25) Tarikh : 27 Januari 2011 Pengarah, Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, Pejabat Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, Aras 6, Wisma Persekutuan, Jalan MITC, Hang Tuah Jaya 75450 Ayer Keroh, Melaka. u.p : Ms. Tan Giok Tiu Tuan, LAWATAN AKADEMIK KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2) KE KPDNKK MELAKA Berhubung dengan perkara di atas, pelajar Kelab Pengguna (Kokurikulum 2) Politeknik Merlimau, bercadang untuk mengadakan lawatan akademik ke organisasi tuan. Butir-butir lawatan adalah seperti berikut: Tarikh Masa Bil. Pelajar Bil . pensyarah

CONTOH
: : : : 10 Februari 2011 (Khamis) 8.30 pagi 40 orang 2 orang

2. Lawatan ini bertujuan untuk memberi pendedahan serta pengetahuan kepada para pelajar dengan terperinci berkenaan kepenggunaan. Maklumat yang di berikan kepada pelajar amat kami hargai sebagai pegetahuan baru kepada pelajar. Untuk sebarang maklumat lanjut, tuan boleh menghubungi Saudara Aimanezmir Bin Othman di talian 013-646 3865. 3. Adalah diharapkan hasrat ini tidak menjadi halangan kepada pihak tuan. Kerjasama dan perhatian tuan, kami dahului dengan ucapan terima kasih. Sekian.

Saya yang menjalankan tugas, .. (MD. NOR ABDUL HALIM) Ketua Unit Sukan & Kokurikulum, Politeknik Merlimau,Melaka.

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.2.2

Melaksanakan sistem fail yang sistematik

Fail : Tajuk Besar/Perkara/Aktiviti

Contoh : PMM/KOKU/16 PMM/KOKU/16/01 PMM/KOKU/16/02 PMM/KOKU/16/03 PMM/KOKU/16/04 PMM/KOKU/16/05 PMM/KOKU/16/06 PMM/KOKU/16/07 PMM/KOKU/16/08 KOKURIKULUM AM PASUKAN BERUNIFORM KELAB & PERSATUAN MAJLIS SUKAN PMM MAJLIS SUKAN POLITEKNIK SEMALAYSIA (MSP) SUKAN MESYUARAT PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM POLIBRIGED

Prinsip Dalam Sistem Fail i. ii. iii. iv. v. vi. Rekod yang tersusun. Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis. Mudah disedia dan disimpan. Cara yang mudah diperoleh dan dipakai berterusan. Mudah dicari, dirujuk dan dikesan. Mempunyai rekod penyimpanan dan pengeluaran.

Pengkelasan Fail Fail boleh dikelaskan berdasarkan : i. ii. iii. iv. Abjad Perkara Angka / Nombor Tempat dan kawasan

Penutupan Fail i. Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi sekurang-kurangnya atau lebih daripada 100 kandungan (1 inci) ii. Setelah fail penuh, catatkan Jilid 1. Contoh : PMM/KOKU/16/01 Jld. 1

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Kaedah Memfailkan Surat

Kertas Minit Kertas Minit disematkan di sebelah kiri fail bagi merekod surat-menyurat. Surat yang diterima dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit. Manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis dengan dakwat biru atau hitam.

Contoh catatan kertas minit : Surat masuk

Surat bertarikh : ...............................daripada................................................................................ No. Ruj : ........................................................................................dikdg pada .............................

Surat keluar

Surat bertarikh : ...............................dihantar kepada .................................................................. Perkara : .......................................................................................dikdg pada...............................

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.3

PENGURUSAN MESYUARAT

Definisi mesyuarat

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

2.3.1

Tujuan mesyuarat, jenis-jenis mesyuarat

Tujuan mesyuarat i. ii. iii. iv. v. vi. Menyelesaikan masalah. Merancang sesuatu kerja. Memantau pelaksanaan kerja. Mencari idea. Membentang laporan. Membuat keputusan.

Jenis-Jenis Mesyuarat Mesyuarat boleh diklasifikasikan kepada beberapa jenis mengikut objektif dan keperluan. Di antara jenis mesyuarat ialah: i. ii. iii. iv. Mesyuarat Agung Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Luar Biasa Mesyuarat Jawatankuasa

2.3.2

Proses sebelum, semasa dan selepas mesyuarat

Tindakan sebelum mesyuarat Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat Membuat tempahan bilik mesyuarat Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan Menghantar surat jemputan mesyuarat Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Menentukan kehadiran Perbincangan pra mesyuarat

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Tindakan semasa mesyuarat Catatan minit mesyuarat Senarai kehadiran Perkara penting yang dibincangkan Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

Tindakan selepas mesyuarat Penyediaan minit Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan perbincangan

2.3.3

Menjalankan mesyuarat dan minit mesyuarat

Pengerusi Pengerusi mesyuarat merupakan orang paling penting dalam sesuatu mesyuarat.

Setiausaha Setiausaha akan terlibat sepenuhnya bagi tugas-tugas sebelum, semasa dan selepas mesyuarat.

Agenda Mesyuarat Dalam surat panggilan mesyuarat ini agenda mesyuarat mesti dimuatkan. Contoh agenda mesyuarat: i. ii. iii. iv. v. vi. ii. Perutusan Pengerusi / Kata-kata aluan Pengerusi Pengesahan minit mesyurat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Perkara-perkara baru untuk perbincangan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Etika mesyuarat Jangan tiba lewat Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai Mencari perkara-perkara yang positif Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

Minit Mesyuarat Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut: - Nama mesyuarat, bilangan dan tahun - Tarikh, masa dan tempat - Senarai kehadiran dan senarai hadir bersama - Susunan nama hendaklah mengikut kekananan - Perutusan Pengerusi - Pengesahan Minit Mesyuarat - Perkara-perkara berbangkit - Perbincangan perkara baru : susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat. - Perbincangan kertas kerja - Hal-hal lain - Penutup - Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan mini - Tarikh

10

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Contoh Format Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2) POLITEKNIK MERLIMAU BIL 1/ JULAI 2011

Tarikh Masa Tempat Kehadiran 1. 2. AGENDA 1.0 Ucapan aluan Pengerusi 2.0 Agenda

: 30 Julai 2011 : 2.30 petang : Bilik Seminar, Jabatan Perdagangan

PERKARA

TINDAKAN

CONTOH
3.0 Hal-Hal Lain 4.0 Penangguhan dan Penutup

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.15 petang.

Disediakan oleh

Disahkan oleh

( Setiausaha ) (

) Pengerusi

11

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.4
2.4.1

PENGURUSAN KEWANGAN
Kepentingan pengurusan kewangan

Pengurusan kewangan melibatkan proses perancangan, perlaksanaan dan pengawalan sumber-sumber kewangan. Ia perlu diurus dengan baik kerana sumber-sumber kewangan adalah terhad berbanding dengan keperluan yang sentiasa bertambah. Setiap peruntukan perlu dibelanjakan dengan pulangan yang maksimum dan memberi manfaat kepada semua ahli.

Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari i. Menyediakan Buku Tunai / Aliran Tunai, Buku Resit, Borang Pesanan Barang dan Borang Baucer Bayaran. ii. Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna. iii. iv. v. Mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan. Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan. Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

2.4.2

Kemahiran pengurusan akaun organisasi Contoh Buku Tunai

Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011 Wang Masuk 2011 Jul 20 Ogos 1 Baki b/b Yuran ahli Yuran masuk X X X RM Wang Keluar 2011 Jul 24 Belian minuman Surat khabar X X RM

ATAU

Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011 Tarikh Jul 20 Baki b/b Yuran Ahli Jul 24 Belian minuman Butir-butir Wang Masuk (Debit) X X X Wang Keluar (Kredit) Jumlah X X X

12

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Akaun Penerimaan Dan Pembayaran Akaun ini merupakan satu ringkasan Buku Tunai untuk sesuatu tempoh perakaunan. Segala penerimaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah debit Akaun Penerimaan Dan Pembayaran manakala segala perbelanjaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah kredit akaun ini.

Format akaun:

Akaun Penerimaan dan Pembayaran bagi tahun berakhir 31 Disember 2010 Wang Masuk 2010 Jan 1 Dis 31 Baki b/b Yuran ahli Yuran masuk Yuran pertandingan Kutipan derma Sewa lokar Jualan meja pingpong X X X X X X X RM Wang Keluar 2010 Dis 31 Belian minuman Surat khabar Biasiswa Hadiah dan piala Alatan sukan Belanja am Cenderamata Gaji pekerja XX 2011 Jan 1 Baki b/b X X X X X X X X X XX RM

13

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Akaun Perdagangan Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam akaun perdagangan adalah : i. Stok awal dan stok akhir ii. Belian tunai & belian kredit iii. Jualan tunai & jualan kredit jumlah belian jumlah jualan

iv. Belanja-belanja yang terlibat dalam pengendalian kelab

Format Akaun :

Akaun Perdagangan bagi tahun berakhir 31 Disember 2011 RM Stok awal Campur belian Kos barang utk dijual Tolak stok akhir Kos Jualan Upah Lesen perniagaan 1230 40 1270 3650 Untung 1960 5610 5610 RM 860 2430 3290 910 2380 Jualan RM *5610

* Jualan kredit + Jualan tunai = 4410 + 1200 = 5610

14

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Akaun Pendapatan Dan Perbelanjaan Keuntungan / kerugian dari Akaun Perdagangan kemudian dipindahkan ke akaun pendapatan dan perbelanjaan.

Format Akaun :

Akaun Pendapatan & Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31 Disember 2010 RM Perbelanjaan Pendapatan Untung 1960 RM

Kunci Kira-Kira Kunci kira-kira perlu disediakan jika kelab / persatuan mempunyai aset dan liabiliti.

Kunci kira-kira Pada 31 Disember 2010 RM Aset Bukan Semasa Kelengkapan perniagaan Aset Semasa Stok akhir Penghutang 910 570 7600 Liabiliti semasa Pemiutang 480 RM

2.4.3

Tatacara Perolehan Dan Pengurusan Stok

Dasar dan Tatacara Perolehan di Malaysia ditadbir di bawah : Akta Tatacara Kewangan 1957 (Disemak 1972) Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan Akta Perwakilan Kuasa 1956 (Disemak 1988) Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) Arahan Perbendaharaan (AP) Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

15

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Kategori Perolehan i. ii. iii. Bekalan Perkhidmatan Kerja

Kaedah Perolehan i. Panjar Wang Runcit ii. Kontrak Pusat iii. Pembelian Terus iv. Requisition(untuk perolehan kerja) v. Sebut Harga vi. Tender vii. Perolehan Darurat viii. Pelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong-Royong ix. Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)

Pengurusan Stok Ia akan melibatkan tugas-tugas seperti :

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

Definisi Stor

Penerimaan Merekod Stok Penyimpanan Pengeluaran Pemeriksaan Keselamatan dan Kebersihan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

Definisi Stok Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

16

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Objektif Pengurusan Stor Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan: i. ii. Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan

melaksanakan tugas-tugas berikut: i. Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan serahan barang-barang oleh pembekal ii. Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum iii. Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan iv. v. Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini vi. Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan vii. viii. Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang memperaku

kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak ix. Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor x. Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan xi. Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

17

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.5
2.5.1

PENGELOLAAN AKTIVITI
Kepentingan merancang aktiviti Memastikan matlamat atau objektif yang disasarkan dapat dicapai. Garis panduan dalam melaksanakan aktiviti agar selari dengan matlamat dan objektif organisasi. Memudahkan pihak organisasi membuat langkah kawalan dalam pengurusan aktiviti sekiranya terdapat kesilapan serta tindakan pembetulan dapat dilakukan.

2.5.2 1.

Kaedah penyediaan kertas kerja Tajuk - kebiasaanya diletakkan pada muka hadapan kertas kerja bersama-sama maklumat seperti tema, tarikh, tempat, anjuran dan logo institusi.

2.

Pendahuluan - memberi sedikit gambaran mengenai latarbelakang program yang akan dilaksanakan dan justifikasi program jika ia ada melibatkan pihak dari luar institusi.

3.

Objektif dan matlamat - menerangkan tujuan atau matlamat sesuatu progran atau aktiviti yang ingin dijalankan - sekurang-kurangnya 4 objektif program dinyatakan bagi membuktikan kewajaran sesuatu program itu di lakukan.

4.

Tema ( sekiranya ada) - Contoh : Program DiSemai Kasih DiTabur Budi

5.

Tarikh dan tempoh perlaksanaan - Letakkan hari/ nama bulan/ tahun.

6.

Tempat - Nyatakan dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri. - Contoh : Dewan Platinum, Politeknik Merlimau, Melaka.

7.

Jemputan perasmian (jika ada) - nama dan jawatan yang akan hadir

8.

Bilangan penyertaan dan kategori - anggaran bilangan peserta dan maklumat peserta dari kelas/jabatan/institusi yang terlibat

18

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

9.

Syarat-syarat penyertaan ( jika ada)

10.

Senarai Ahli Jawatankuasa - senarai AJK yang bertanggungjawab mengikut portfolio atau biro masing- masing

11.

Tentatif program - senarai aktiviti yang akan di jalankan sepanjang sesuatu program berlangsung dengan menyatakan tempat, tarikh, masa dan aktiviti secara terperinci - boleh di sediakan dalam bentuk jadual

12.

Anggaran perbelanjaan - nyatakan jumlah peruntukan yang diperlukan dari pihak institusi, pihak luar, penajaaan yang di perolehi atau yuran penyertaan yang di kenakan pada peserta. - nyatakan dengan terperinci agihan perbelanjaan seperti makanan, logistik, cenderamata, publisiti

13.

Penutup/ Cadangan - sekiranya mempunyai syor atau cadangan sila nyatakan dengan jelas agar kelulusan dapat diberi oleh pihak pengurusan

14.

Pengesahan kertas kerja - Tandatangan, tarikh dan nama Pengarah Program yang menyediakan kertas kerja - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama, jawatan, dan jabatan Pensyarah Kursus yang bertindak sebagai fasilitator yang menyemak kertas kerja. - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan yang bertindak sebagai menyokong aktiviti Kursus Kokurikulum Berkredit - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Timbalan Pengarah Sokongan Akademik yang meluluskan kertas kerja.

15.

Lampiran (yang berkaitan) Sekiranya permohonan kertas kerja telah mendapat kelulusan dari pihak pengurusan,

terdapat garis panduan perlu diikuti dalam pelaksanaan aktiviti mengikut beberapa peringkat seperti pra pelaksanaan, semasa pelaksanaan aktiviti dan selepas pelaksanaan aktiviti. Ini bagi memastikan semua aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut perancangan dan keberkesanan sesuatu program dapat di capai.

19

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

2.5.3

Menulis laporan aktiviti Antara maklumat yang perlu ada dalam laporan adalah : Pendahuluan Tarikh pelaksanaan Bilangan penyertaan Prosedur dan jadual kerja Jemputan yang hadir ( jika ada) Jawatankuasa kerja Aturcara dan aktiviti yang dilaksanakan Kewangan Laporan jawatankuasa kecil Maklumbalas dan penilaian menyeluruh aktiviti Masalah yang timbul Pandangan dan cadangan memperbaiki dan mengatasinya Penutup Laporan yang telah lengkap akan dibentangkan kepada semua jawatankuasa kerja

dalam sesi mesyuarat akan datang.

20

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Contoh Penulisan Kertas Kerja

SELLING PRACTICE CHALLENGE

CONTOH
Anjuran: KELAB KEUSAHAWANAN (R2001) Politeknik Merlimau Melaka Sesi Julai 2010 Tarikh: 30 - 31 Julai 2010

21

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

1.0

PENGENALAN Kertas kerja ini dikemukakan bagi memohon kelulusan dan peruntukan kewangan dalam menjayakan Selling Practice Challenge yang bakal dianjurkan oleh ahliahli Kelab Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010. Ia diadakan bersempena dengan Majlis Konvokesyen ke-7 Politeknik Merlimau yang akan berlangsung pada 30 hingga 31 Julai 2010 ini. Program sebegini dilihat dapat mendedahkan dunia keusahawanan secara teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti kursus R2001 yang berminat untuk berkecimpung dalam dunia perniagaan. Selain itu, program keusahawanan ini juga menyediakan ruang dan peluang bagi pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling Practice Challenge ini nanti. Diharapkan hasil daripada program ini dapat memberi pengetahuan dan pengalaman keusahawanan kepada pelajar-pelajar Kelab Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia perniagaan selepas menamatkan pengajian di Politeknik kelak.

2.0

OBJEKTIF i. ii. iii. iv.

CONTOH

Memberi pendedahan praktikal bidang keusahawanan kepada pelajar. Memupuk semangat kerjasama dan tolong menolong sesama ahli kumpulan. Mencungkil bakat-bakat kepimpinan dan ciri-ciri keusahawanan Membangunkan kemahiran interpersonal dan komunikasi pelajar.

3.0

PELAKSANAAN PROGRAM Tarikh Hari Masa Tempat : 30 - 31 Julai 2010 : Jumaat - Sabtu : 8.00 pagi 10.00 malam : Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan.

4.0

PENGLIBATAN 30 orang ahli Kelab Keusahawanan. (Lihat lampiran 1)

5.0

PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN (Lihat lampiran 2)

22

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

6.0

PENUTUP Adalah diharapkan program ini berjaya mendapat kelulusan dan dana yang diperlukan serta dapat mencapai objektif yang disasarkan dan mendapat sokongan padu daripada pihak pentadbiran Politeknik Merlimau. Segala aktiviti yang berjalan semasa program ini diadakan dapat membantu pelajar dalam memahami dan mempelajari bidang keusahawanan dengan lebih mendalam. Semoga program seperti ini menjadi platform dalam membangunkan semangat dan ciri-ciri keusahawanan dalam diri pelajar.

Disediakan oleh, .......................... (NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF) Setiausaha Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010.

Disemak oleh,

CONTOH

......................... (ZURYA BINTI ALIAS) Pensyarah Kursus Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 2010.

Disokong oleh, ......................... (MD NOR BIN ABDUL HALIM) Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum Politeknik Merlimau Melaka.

Diluluskan oleh, .......................... (NORMAH BINTI JANTAN) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik), Politeknik Merlimau Melaka.

23

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Lampiran 1

SENARAI NAMA AHLI KELAB KEUSAHAWANAN YANG TERLIBAT DALAM PROGRAM SELLING PRACTICE CHALLENGE

BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

NAMA AHLI Muhammad Faiz Zikri bin Muhri. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof. Noor Elly Asmidar binti Nordin. Zuhal bin Saari. Zulfadzli bin Ab. Halim. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi. Umi Latifah Bte Mohd Kidam. Atikah bte Mohd Mohed. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele. Syazni binti Subar. Syazana binti Mohd Shahruddin Nurul Afiqah bt Rahman. Nor Sofia binti Ali. Nur Aina bt Mohd Fadil. Hairani bt Mohd Tolah Nurfarahein bt Rafie. Nurul Azreen bt Md Ishak. Fatin Nabila bt Harun. Faizatul Azma bt Abdul Majid. Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi. Izwan Ruznor bin Ruslan. Noor Akidah bt Ramly. Nurmaslina bt M.Sani Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim. Farah Azureen bt Zalani. Ezza Hafiza bt Johari. Atiyah bt Zainal. Muhammad Nazuar bin Rauzan. Masuriyah binti Abd Wahab

CONTOH

24

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Lampiran 2

ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN SELLING PRACTICE CHALLENGE

BIL

PERKARA

BELANJAWAN PENDAPATAN PERBELANJAAN RM570.00

1.

Wang Aktiviti Pelajar (RM19.00 X 30 pelajar )

2.

Program Jualan Proaktif Belanja Kos Operasi (3 kumpulan) Sewa Tapak Khemah Pengangkutan Promosi Jumlah RM 570.00 RM 570.00 RM 280.00 RM 230.00 -

CONTOH

RM 30.00 RM 30.00

25

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Contoh Laporan Aktiviti LAPORAN PROGRAM : SELLING PRACTICE CHALLENGE

1.0

Pengenalan Program Selling Practice Challenge yang telah dianjurkan oleh ahli-ahli Kelab

Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010 bersempena dengan hari Majlis Konvokesyen ke-7 Politeknik Merlimau Melaka yang berlangsung pada 30 hingga 31 Julai 2010 lalu. Melalui program ini dilihat para pelajar telah mendapat pendedahan dalam dunia

keusahawanan secara teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti kursus R2001 yang memang berminat berkecimpung dalam dunia perniagaan. Program keusahawanan ini juga dilihat menyediakan ruang dan peluang bagi pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan

membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling Practice Challenge ini. pengetahuan dan

pengalaman

CONTOH
Hasil keusahawanan kepada : 30 - 31 Julai 2010 : 8.00 pagi 10.00 malam : 30 orang pelajar ( lihat lampiran 1)

daripada program ini dapat diharap dapat memberi pelajar-pelajar Kelab

Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia perniagaan selepas menamatkan pengajian di politeknik kelak.

2.0

Pelaksanaan program Tarikh Masa Tempat Pelajar yang terlibat

: Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan

3.0 BIL 1.

Perbelanjaan yang terlibat PERKARA BELANJAWAN PENDAPATAN PERBELANJAAN RM570.00

Wang Aktiviti Pelajar (RM19.00 X 30 pelajar ) 2. Program Jualan Proaktif - Belanja Kos Operasi (3 kumpulan) - Sewa Tapak Khemah - Pengangkutan - Promosi Jumlah

RM 570.00

RM 280.00 RM 230.00 RM 30.00 RM 30.00 RM 570.00

26

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

4.0 Maklum balas program Daripada maklum balas yang telah dijalankan, semua peserta menyatakan Selling Practice Challenge ini telah berjaya memberi pendedahan kepada mereka dari aspek pengurusan perniagaaan, pelanggan dan pengurusan kewangan. Kemahiran berkomunikasi, proses membuat keputusan dan penyelesaian masalah dalam

perniagaan dapat diaplikasikan oleh peserta semasa menjalankan aktiviti ini.

5.0

Cadangan dan Kesimpulan Program seumpama ini dilihat sebagai platform yang tepat dalam usaha

menghasilkan

golongan

usahawan

dikalangan

bakal

pelajar

Politeknik

selepas

menamatkan pengajian pada masa akan datang. Diharap pada masa akan datang program seumpama ini dapat diperbanyakkan oleh pihak institusi dalam melengkapkan pelajar Politeknik dengan aspek kemahiran tambahan selepas menamatkan pengajian.

CONTOH
Disediakan oleh ____________________________________ (NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF) Setiausaha Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010. Tarikh :

Disemak oleh _________________ (ZURYA BINTI ALIAS) Pensyarah Kursus Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 201 Tarikh : Disahkan oleh, _________________________ (MD NOR BIN ABDUL HALIM) Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum Politeknik Merlimau Melaka.

27

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

Lampiran 1 SENARAI PELAJAR BAGI PROGRAM SELLING PRACTICE CHALLENGE SESI JULAI 2010 BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 NAMA AHLI Muhammad Faiz Zikri bin Muhri. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof. Noor Elly Asmidar binti Nordin. Zuhal bin Saari. Zulfadzli bin Ab. Halim. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi. Umi Latifah Bte Mohd Kidam. Atikah bte Mohd Mohed. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele. Syazni binti Subar. Syazana binti Mohd Shahruddin Nurul Afiqah bt Rahman. Nor Sofia binti Ali. Nur Aina bt Mohd Fadil. Hairani bt Mohd Tolah Nurfarahein bt Rafie. Nurul Azreen bt Md Ishak. Fatin Nabila bt Harun. Faizatul Azma bt Abdul Majid. Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi. Izwan Ruznor bin Ruslan. Noor Akidah bt Ramly. Nurmaslina bt M.Sani Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim. Farah Azureen bt Zalani. Ezza Hafiza bt Johari. Atiyah bt Zainal. Muhammad Nazuar bin Rauzan. Masuriyah binti Abd Wahab

CONTOH

28

Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

BIBLIOGRAFI Ab. Alim Abdul Rahim. (1996). Pengurusan Kokurikulum Dan Badan Beruniform. Penerbit Fajar Bakti Sdn Bhd. Ahmad Atory Hussain. (2002). Pengurusan Organisasi. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distributiors Sdn. Bhd. Ang Huat Bin. (2005). Pengurusan Perniagaan. Penerbit Fajar Bakti Sdn Bhd. Jamil Hashim. (2006). Tatacara Mengendalikan Majlis. Kuala Lumpur : Golden Books Centre Sdn. Bhd. Mohd Abdullah Jusoh. (2007). Pengurusan Kewangan Organisasi Pendidikan. Tanjung Malim : Penerbitan Profesional Baharu Mohamad Kayum A. Badarudin. (2006).Mesyuarat Efektif. Kuala Lumpur : PTS Professional Publishing Sdn. Bhd. Omardin Ashaari. (2002).Pegurusan Pejabat. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distribution Sdn. Bhd. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 Sabri Hj Hussin, Raida Abu Bakar, Mohd Radzuan B. Rahid dan Ruhana Busu.(2004). Pengurusan. Thompson Learning. Samsudin Wahab. (2003). Mengurus Majlis & Acara Rasmi. PTS Publications & Distributors Sdn Bhd. Surat Pekellllng Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

29