Pengendalian Mesyuarat

Pengendalian Mesyuarat Program

'Atikah Khalil 1018708 Nurul Faizah Mohamad 0913710 Nur Nadhirah Arifin 1018408 Muhammad Hasif Bin Azizan 1011437 Nur Damia Syafiqah Mohamad Afandi 0935262

Semester 3, 2010/2011 LM 2021, Bahasa Melayu untuk Kerjaya, Seksyen 28 Puan Arina Johari

s u r t

Kandungan 1.0 PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Penyataan Masalah Objektif Umum Objektif Khusus Skop Kajian Kaedah Kajian 1.5.1 Rujukan Ilmiah 1.5.2 Lapangan 1.6 Bahan Kajian 7 3

2.0 PERMASALAHAN SALMAH

3.0 PENYELESAIAN MASALAH SALMAH 3.1 Persediaan Mesyuarat 3.2 Notis Panggilan Mesyuarat 3.3 Pengendalian Mesyuarat 3.4 Pengetahuan tentang Minit Mesyuarat 3.5 Tanggungjawab sebagai Pengerusi 3.6 Pemantauan terhadap Tugas Setiausaha 3.7 3.8 Pemantauan terhadap Tugas Bendahari Peranan Jawatankuasa

4.0 KESIMPULAN 5.0 BIBLIOGRAFI 6.0 LAMPIRAN

27 28 30

s u r t

1.0 PENDAHULUAN Dan juga (lebih baik dan lebih kekal bagi) orang-orang yang menyahut dan menyambut perintah Tuhannya serta mendirikan sembahyang dengan sempurna dan urusan mereka dijalankan secara bermesyuarat sesama mereka dan mereka pula mendermakan sebahagian dari apa yang Kami beri kepadanya (Asy-Syura : 38) Perbi c dalam bent mesyuarat bertujuan untuk mencapai kata sepakat tanpa

berlakunya sebarang perteligkahan. Idea-idea yang bernas dapat disatukan dan disebarkan kepada individu lain untuk perlaksanaan pelbagai program (Omardin, 1994). Selain itu, Abdul Aziz Hussein (2011) menyatakan bahawa mesyuarat juga bertujuan untuk meningkatkan produktiviti, membangunkan strategi dan menambahbaik urusan kerja. Konsep mesyuarat perlu diperjelas agar tidak tersasar makna dan pemahaman nya. Menurut Dewan Bahasa dan Pustaka (2008), istilah mesyuarat merujuk kepada rundingan untuk membincangkan sesuatu atau untuk mencari sesuatu ketetapan. Perkara tentang mesyuarat seperti notis, minit, agenda dan pindaan dan tetapan perlu diketahui secara mendalam. Mesyuarat bukan sekadar perbincangan kosong, namun mesyuarat yang baik haruslah mempunyai ciri-ciri tertentu. Secara umumnya, mesyuarat harus diketuai oleh seorang pengerusi yang juga merangkap tugasan sebagai pengerusi dalam sesuatu pertubuhan. Setiausaha pula berperanan memanggil ahli jawatan kuasa untuk menghadiri mesyuarat dan mencatatkan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat (Wikipedia, 2011). Kesimpulannya, mesyuarat merupakan satu usaha mencari penyelesaian yang melibatkan ahli mesyuarat, perkara yang dibincangkan, serta keputusan yang perlu dilaksanakan. Oleh yang demikian, perbincangan harus berlaku dalam keadaan yang harmoni dan bertolak ansur.

s u r t

1.1

Penyataan Masalah

Pengerusi program merupakan tunjang utama dalam memastikan mesyuarat berlangsung dengan lancar. Salmah, seorang pengurusi sebuah program penting di universiti menghadapi pelbagai masalah berkaitan dengan pengurusan mesyuarat. Komitmen ahli jawatan kuasa program yang rendah turut menambah beban Salmah. Sikap Salmah yang selesa bekerja secara individu memberi impak negati apabila beliau sendiri terpaksa melaksanakan tugasan AJK yang diberikan mandat. 1.2 Objektif Umum

Berdasarkan masalah yang telah dinyatakan di atas, kami telah menjalankan satu kajian melalui rujukan pustaka dan kajian lapangan untuk menghuraikan kaedah mengendalikan mesyuarat program yang berkesan. 1.3 i. ii. Objektif Khusus Mengenal pasti kaedah untuk mengendalikan mesyuarat program. Menganalisis persepsi pelajar Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM) tentang pengendalian mesyuarat program. 1.4 Skop Kajian

Kami memilih untuk menjalankan kajian tentang pengendalian mesyuarat jawatankuasa kerana mesyuarat jawatankuasa ini lebih bertepatan dengan situasi Salmah berbanding mesyuarat agung tahunan, mesyuarat agung luar biasa dan mesyuarat jawatankuasa. 1.5 Kaedah Kajian

Data dan maklumat dikumpul melalui rujukan ilmiah dan kaedah lapangan. Kaedah lapangan yang digunakan ialah borang kaji selidik.

s u r t

1.5.1 Rujukan Ilmiah Rujukan ilmiah yang dilaksanakan merangkumi buku-buku ilmiah dan artikel dari internet. Maklumat dari rujukan ilmiah diperlukan untuk memastikan kajian tidak tersasar daripada skop kajian. Bahan ilmiah telah diperolehi daripada Perpustakaan Darul Hikmah, UIAM dan laman sesawang. Tempoh rujukan ilmiah ialah selama seminggu bermula dari 11 Jun 2011 hingga 18 Jun 2011. Rujukan ilmiah dilaksanakan ketika melengkapkan laporan kajian. 1.5.2 Lapangan i. Borang Kaji Selidik

Pada 17 Jun 2011, Jumaat, borang kaji selidik (Rujuk Lampiran 1) telah diedarkan kepada responden. Responden terdiri daripada mahasiswa dan mahasiswi dari sebuah institusi pengajian tinggi tempatan iaitu Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM), Gombak. Di UIAM, terdapat beberapa kuliyah utama termasuklah Kuliyah Ilmu Wahyu dan Sains Kemanusiaan, Kuliyah Ekonomi dan Pengurusan, Kuliyah Undang-Undang, Kuliyah Teknologi Maklumat, Kuliyah Pendidikan, Kuliyah Kejuruteraan dan Kuliyah Seni Bina dan Reka Bentuk Persekitaran. Responden dipilih secara rawak yang terdiri daripada 15 orang lelaki dan 15 orang perempuan. Bilangan responden lelaki dan perempuan yang dipilih secara sama rata bertujuan untuk mengelakkan berat sebelah. Kesemua responden ialah warganegara Malaysia. Borang kaji selidik ini terdiri daripada dua seksyen utama. Responden dikehendaki untuk memilih jawapan berpandukan skala 1) Sangat tidak setuju, 2) Tidak setuju, 3) Tidak pasti, 4) Setuju, 5) Sangat setuju. Sekyen pertama mengkehendaki responden untuk memilih jawapan yang sesuai berdasarkan persepsi mereka tentang notis panggilan ke mesyuarat, kos kewangan program, ahli jawatan kuasa mesyuarat dan perjalanan mesyarat. Seksyen kedua pula melibatkan pandangan responden tentang komitmen ahli jawatan kuasa program ke atas

s u r t

mesyuarat yang diadakan. Borang kaji selidik telah diedarkan di pelbagai tempat sekitar UIAM termasuklah Perpustakaan Darul Hikmah, Mahallah dan kafeteria. Kebanyakan responden mengambil masa sekitar tiga hingga lima minit untuk melengkapkan borang kaji selidik. Kesemua responden mampu menjawab borang kaji selidik tanpa sebarang masalah. 1.6 Bahan Kajian

Bahan kajian yang spesifik diperlukan untuk memperincikan kajian pengendalian mesyuarat program.Bahan kajian kami merangkumi bahan ilmiah termasuk buku ilmiah, artikel daripada internet dan borang kaji selidik.

s u r t

2.0 PERMASALAHAN SALMAH Salmah menghadapi masalah untuk mengendalikan mesyuarat apabila ketua ahli jawatankuasa (AJK) yang dilantik tidak dapat menghadiri dan menyediakan laporan perkembangan aktiviti masing-masing dalam beberapa mesyuarat lepas. Kebanyakan ketua AJK memberikan alasan mereka mendapat surat panggilan mesyuarat pada saat saat akhir dan tidak dapat menunda aktiviti yang telah dirancang terlebih dahulu. Ini menyebabkan kos kewangan meningkat kerana segala persediaan seperti minuman dan makanan membazir begitu sahaja. Malahan, aliran keluar masuk wang tidak dapat dikesan kerana Salmah tidak mengetahui perkembangan aktiviti setiap biro yang telah menggunakan wang tersebut. Salmah juga menghadapi masalah dengan setiausaha program yang kurang komitmen sehingga tugas-tugas tersebut terpaksa dipikul sendiri oleh beliau termasuklah menyediakan minit mesyuarat, memanggil ahli bermesyuarat dan kerja-kerja yang memerlukan pendokumentasian. Selain itu, banyak perkara yang dibincangkan tidak dicatat dengan baik oleh setiausaha lalu menyebabkan banyak kekeliruan timbul. Salmah sedar masalah-masalah ini timbul akibat sikap beliau sendiri yang gemar melakukan semua kerja secara bersendirian tanpa kerjasama dan komitmen daripada AJK yang telah diberikan mandat dalam mesyuarat pemilihan jawatankuasa kali pertama.

s u r t

3.0 PENYELESAIAN MASALAH SALMAH 3.1 Persediaan Mesyuarat Sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha memainkan peranan penting untuk berbincang dengan Salmah, selaku pengerusi untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan juga agenda mesyuarat. Pengerusi dan setiausaha perlu mengadakan perbincangan secara dua hala agar peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda mesyuarat tidak tersasar. Persediaan ini penting untuk menyusun strategi mesyuarat program seterusnya memastikan mesyuarat akan berjalan dengan lancar,teratur dan berkesan (Omardin,1996). Perkara yang paling utama untuk dilaksanakan ialah tempahan bilik mesyuarat. Tempahan bilik mesyuarat perlu dilakukan secara hitam putih. Maklumat terperinci perlu diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab. Antara maklumat yang perlu dicatatkan termasuklah jenis mesyuarat, tarikh, masa bermula dan masa mesyuarat dijangka tamat, nama pengerusi, setiausaha, jawatankuasa, bilangan anggota yang akan hadir, peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat, jenis minuman ringan dan kuih-muih. Bilik mesyuarat perlulah disediakan mengikut pelan mesyuarat. Selain itu, bilik mesyuarat harus berada dalam keadaan kemas dan bersih untuk memastikan keselesaan semua ahli jawatankuasa mesyuarat. Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan sebaikbaiknya nama pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir disusun di atas meja. Sediakan juga alatan tulis, alat pembesar suara dan pastikan semua peralatan itu berfungsi dan dapat digunakan dengan baik. Projektor Overhead dan peralatannya perlu disediakan jika tedapat perbentangan visual ketika mesyuarat berlangsung. Pastikan semula tempahan minuman ringan telah dipesan. Semua perkara ini perlu disediakan sekurang-kurangnya sejam sebelum bermulanya mesyuarat program. Ini dapat mengelakkan berlakunya sebarang masalah seperti para hadirin tertunggu-tunggu minuman ketika sesi jamuan ringan apabila jamuan yang dipesan belum tiba dihantar kr bilik mesyuarat.

s u r t

Setiausaha atau pihak urus setia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh kementerian atau jabatan atau agensi pegawai untuk dibentangkan dalam mesyuarat tidak kurang daripada 15 hari sebelum mesyuarat. Beliau perlu memberitahu pihak berkaitan bilangan salinan yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan jika kertas kerja melebihi 15 muka surat, tidak termasuk lampiran. Selain itu, perkara penting yang tidak patut dilupakan Salmah ialah agenda mesyuarat. Agenda ialah perkara yang perlu dilakukan tetapi dari segi praktiknya, agenda lebih merujuk kepada kertas agenda yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Dalam menyediakan agenda, pengerusi harus berbincang dengan setiausaha tentang isi dan kandungan agenda sebelum ia ditetapkan, dicetak dan diedarkan kepada ahli yang akan hadir dalam mesyuarat program. Kebiasannya, pengerusi akan memberitahu setiausaha perkara yang harus dimasukkan dalam agenda mesyuarat. Walau bagaimanapun, adakalanya setiausaha yang bertanggungjawab untuk menyusun agenda mesyuarat tetapi pengerusi memainkan peranan untuk meluluskan agenda yang telah disediakan oleh setiausaha persatuan. Semua keputusan yang dibuat oleh ahli jawatankuasa tertinggi persatuan tidak perlu dimasukkan ke dalam agenda. Perkara yang ditugaskan kepada seorang jawatankuasa juga tidak boleh dimasukkan ke dalam agenda. Dalam agenda juga tidak perlu dimasukkan perkara yang boleh diselesaikan melalui surat atau telefon. Berdasarkan kajian lapangan yang dilakukan, responden memberikan reaksi yang pelbagai untuk kenyataan bahawa mesyuarat tidak perlu diadakan jika perkara yang hendak dibincangkan terlalu berkecamuk. Seramai 16.7% responden sangat tidak bersetuju, 16.7% responden tidak bersetuju, 16.7% responden tidak pasti, 29.2% responde setuju dan 20.8% responden sangat bersetuju dengan kenyataan tersebut. Oleh itu dapatlah disimpulkan bahawa

s u r t

10

mesyuarat tidak perlu diadakan jika perkara yang hendak dibincangkan terlalu berkecamuk atau masih tidak tersusun.

3.2 Notis Panggilan Mesyuarat Sesungguhnya mesyuarat merupakan elemen penting dalam memastikan sesuatu program dapat dijalankan. Tanpa mesyuarat, AJK program tidak mempunyai saluran maklumat yang jelas tentang perkembangan program. Oleh yang demikian, surat panggilan menjadi nadi kepada perlaksanaan mesyuarat yang berkesan. Walaupun surat mesyuarat dipandang enteng oleh banyak pihak, namun kelewatan pemberiannya kepada pihak yang bertanggungjawab menimbulkan masalah yang bukan sedikit. Sebagai contoh, dalam kes Salma, ketua AJK memberi pelbagai alasan untuk tidak menghadiri mesyuarat impak daripada kelewatan surat panggilan. Jadi, langkah-langkah yang berkesan supaya surat panggilan ke mesyuarat dapat diberikan dengan lebih awal harus dilaksanakan. Setiausaha merupakan orang yang bertanggungjawab member notis panggilan kepada ahli mesyuarat. Antara langkah perlaksanaan yang boleh diaplikasikan termasuklah melaksanakan perbincangan dua hala antara pengerusi dan ketua-ketua AJK agar mendapat persetujuan semua untuk menentukan tarikh, masa dan mesyuarat yang seterusnya. Cara ini bukan sahaja menjimatkan kos penghantaran mesej panggilan ke mesyuarat, tetapi juga dapat mengetahui bilangan ketua AJK yang tidak dapat hadir dan memudahkan kerja penggantian wakil. Melalui gabungan dan koordinasi semua pihak, setiap ahli mesyuarat berjaya memainkan peranan masing-masing. Setelah mencapai kata sepakat, setiausaha bolehlah menghaliskan notis pemberitahuan mesyuarat seperti di Lampiran 2. Satu kajian telah dijalankan di Amerika Syarikat terhadap sebuah syarikat multinasional yang gagal dalam perlaksanaan program kerja berpasukan (Dessler, 2000).

s u r t

11

Hasil dapatan kajian menunjukkan kelemahan organisasi terbabit menggabungkan individu daripada latar belakang yang berbeza dalam pasukan menjadi punca utama kegagalan. Keberkesanan kerja ataupun keputusan secara berkumpulan dibuktikan oleh syarikat terkemuka dunia. Buktinya, General Electrics Plant North Carolina berjaya meningkatkan produktiviti sehingga 250%, syarikat Hotel Ritz-Carlton berjaya mengurangkan kadar pusing ganti pekerja dalam organisasi manakala Motorolas Land Mobile Product Sector IL02 Facility pula berjaya merangkul pelbagai anugerah impak melaksanakan keputusan secara berkumpulan (Cheryl, 1995). Jelaslah, perbincangan merupakan alternatif terbaik bagi mengatasi masalah kelewatan surat panggilan ke mesyuarat. Di samping itu, setiausaha haruslah memanfaatkan penggunaan teknologi sejajar dengan dunia moden masa kini. Pada era globalisasi ini, menjadi satu kepelikan sekiranya seseorang individu terutamanya remaja jika tidak memiliki laman sesawang social seperti Facebook, Myspace, Twitter, Friendster dan lain-lain. Pengerusi program harus mengambil peluang keemasan ini dengan menggunakan laman sesawang sosial yang terkenal seperti Facebook dan merancang satu acara supaya semua ketua AJK mendapat maklumat terkini tentang mesyuarat yang akan datang dengan mudah dan cepat (Rujuk Lampiran 3). Perancangan acara di laman sesawang sosial merupakan alternatif lain kepada AJK mesyuarat supaya mereka mengesahkan kehadiran mereka pada mesyuarat yang akan datang. Malahan, mereka boleh memberikan sebab yang munasabah jika mereka tidak dapat hadir ke mesyuarat melalui ruangan komen (Brown, 2010). Individu yang tidak berani melontarkan idea yang bernas ketika mesyuarat juga berkemungkinan besar menggunakan medium alam maya ini untuk menyuarakan hasrat mereka. Dengan kewujudan kemudahan di alam maya, masalah kelewatan surat panggilan ke mesyuarat dapat dikurangkan. Tidak mustahil surat tersebut bakal pupus dan digantikan dengan teknologi yang serba canggih di masa kini.

s u r t

12

Pihak kami turut melaksanakn kaji selidik untuk mengetahui sama ada responden bersetuju atau tidak dengan penyataan bahawa notis panggilan ke mesyuarat yang dihantar tiga hari sebelum mesyuarat program adalah masa yang paling ideal. Hasil kajian mendapati sebanyak 37.5% responden tidak bersetuju dengan penyataan ini. Ada di anatara mereka yang mencadangkan notis mesyuarat patut dihantar selewat-lewatnya seminggu dari tarikh mesyuarat. Selain itu, 29.2% bersetuju untuk mendapat notis panggilan tiga hari sebelum mesyuarat berlangsung. 20.8% sangat bersetuju dengan penyataan ini, 8.3% tidak pasti dan hanya 4.2% sangat tidak setuju. Kami turut meminta pendapat daripada responden tentang penggunaan laman sosial seperti Facebook, Twitter, Myspace dan sebagainya sebagai medium yang efektif untuk menyampaikan notis mesyuarat. Responden memberikan maklum balas yang positif apabila 41.7% daripada responden bersetuju dan disokong dengan 12.5% responden yang sangat bersetuju dengan penyataan ini. 25% responden tidak pasti sama ada laman sosial mampu menjadi medium yang efektif. Hanya 16.7% responden tidak bersetuju dan 4.2% responden yang sangat tidak setuju dengan pendapat ini. Berdasarkan kajian lapangan ini, notis panggilan ke mesyuarat perlu dihantar selewatlewatnya seminggu sebelum mesyuarat berlangsung dan laman sosial merupakan alternatif terkini untuk menyampaikan notis mesyuarat.

s u r t

13

3.3 Pengendalian Mesyuarat Sebagai seorang pengerusi, Salmah perlu mempelajari cara mengendalikan mesyuarat dengan lebih baik dan efektif agar beliau melaksanakan tanggungjawab ini secara kolektif dan bukan secara individu. Kaedah pengendalian mesyuarat merupakan tunjang utama kejayaan mesyuarat program. Selaku pengerusi, Salmah perlu memberi perhatian terhadap maklumat mesyuarat yang sedia ada. Apabila tarikh dan waktu mesyuarat tiba, Salmah mesti memastikan sama ada bilangan ahli yang wajib untuk menghadiri mesyuarat telah mencukupi atau tidak. Sebagai pengerusi, Salmah perlu terus mengisytiharkan mesyuarat bermula secara rasmi selepas dipastikan bahawa korum telah mencukupi. Seterusnya, pengerusi memainkan peranan untuk membaca agenda mesyuarat kepada ahli jawatankuasa yang hadir. Seterusnya, Salmah perlu mengikuti butiran agenda yang berikutnya dengan meminta setiausaha membaca minit mesyuarat yang lalu. Selepas itu, Salmah perlu mempelawa cadangan daripada ahli mesyuarat dan seterusnya mengesahkan sokongan minit tersebut. Seterusnya, Salmah perlu beralih kepada perkara yang berikutnya, iaitu perkara berbangkit. Pada waktu ini, beliau akan meneliti perkara bercetak dalam minit mesyuarat satu per satu dan ahli mesyuarat boleh membangkitkan soalan-soalan untuk dijawab oleh setiausaha atau orang yang bertanggungjawab. Selepas itu, Salmah perlu beralih kepada perkara lain yang telah disusun untuk dibincangkan dalam agenda mesyuarat. Ahli mesyuarat yang bersuara harus sentiasa bercakap melalui pengerusi. Ini merupakan kaedah memberi penghormatan kepada pengerusi dalam mesyuarat. Mesyuarat program boleh gagal jika pengerusi tidak dapat memastikan bahawa tujuan mesyuarat itu selaras dengan tajuk-tajuk dalam agenda yang telah ditetapkan sebelumnya untuk perbincangan. Sikap Salmah yang hanya mementingkan buah fikirannya dan mengetepikan cadangan orang lain menjurus ke arah kegagalan mesyuarat.

s u r t

14

Salmah sebagai pengerusi perlu bersikap bijak dalam mengawal situasi mesyuarat. Kadang kala, terdapat ahli mesyuarat yang cuba menguasai mesyuarat dengan bercakap secara panjang lebar sehingga tidak memberi peluang untuk ahli mesyuarat yang lain untuk bersuara. Apabila sesuatu keputusan itu dicapai, keputusan itu perlu dicatatkan dengan sertamerta untuk direkodkan. Segala keputusan yang dibuat dalam mesyuarat itu mestilah dilaksanakan dengan segera. Jelaslah bahawa Salmah perlu mengawal keadaan mesyuarat agar matlamat, tujuan dasar program yang dirancang tercapai. Salmah juga mesti memastikan bahawa mesyuarat berjalan dalam suasana yang mesra dan baik sangka serta perlu mengelakkan suasana tegang yang mungkin berlaku dalam mesyuarat. Oleh itu, tujuan utama dalam mengendalikan mesyuarat adalah untuk mewujudkan kerjasama dalam kalangan ahli jawatankuasa untuk mendapatkan hasil yang baik untuk program tersebut. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, pengerusi perlu mengisytiharkan mesyuarat bermula secara rasmi selepas dipastikan bahawa korum telah mencukupi. Namun begitu, sudah pasti akan ada pada waktu ketika ahli korum tidak dapat menghadiri mesyuarat. Justeru, kami telah menjalankan kajian untuk mendapatkan pandangan pelajar UIAM. Kami ingin menguji sejauh mana kebenaran hipotesis tentang ahli jawatankuasa tidak akan hadir ke mesyuarat sekiranya sibuk dengan tugasan kuliyyah. Seramai 37.5% responden tidak pasti dengan kenyataan ini. 25% respoden setuju dengan hipotesis ini disokong dengan 16.7% responden sangat setuju untuk mengutamakan tugasan kuliyyah. Hanya 12.5% dan 8.3% responden tidak setuju dan sangat tidak setuju dengan pendapat ini. Kesimpulannya, ahli jawatankuasa berasa berbelah bahagi sama ada untuk menghadiri mesyuarat atau menyiapkan tugasan kuliyyah sekiranya dua perkara penting ini berlaku pada waktu yang sama. Oleh itu, ahli jawatankuasa perlu membuat pilihan yang bijak untuk mengimbangkan kedua-dua perkara ini.

s u r t

15

3.4 Pengetahuan Tentang Minit Mesyuarat Seperti sedia maklum, Salmah mempunyai masalah dengan setiausahanya dalam menghasilkan minit mesyuarat. Hal ini menyebabkan minit mesyuarat yang diedarkan tidak lengkap justeru menimbulkan pelbagai kekeliruan. Masalah sama yang berlanjutan ini menyebabkan AJK yang lain mula merungut kerana segala perbincangan yang diadakan dalam mesyuarat itu tidak dapat diambil tindakan susulan. Maka, sebagai pengerusi sebuah program, adalah menjadi tanggungjawab Salmah untuk memantau tugas setiausaha. Bagi memastikan minit mesyuarat itu direkodkan dengan betul, Salmah sendiri perlu arif tentang tugas setiausaha lebih-lebih lagi cara menyediakan minit mesyuarat. Sebagai pemahaman asas, Omardin (1996) menerangkan bahawa minit mesyuarat merupakan satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Setiausaha perlu menumpukan perhatian sepenuhnya terhadap perbincangan yang sedang berjalan. Jika didapatinya kurang jelas terhadap sesuatu perbincangan dan sukar untuk membuat catatan, dia perlu meminta penjelasan daripada pengerusi. Catatan dibuat secara ringkas terhadap perkara yang penting dan catatan merupakan dasar kepada keputusan perbincangan. Selain itu, Zanariah Abdol (n.d.) ada menyebut beberapa kriteria yang perlu dicapai bagi menghasilkan minit mesyuarat yang sempurna. Setiausaha perlu menghadiri mesyuarat sepanjang masa dan mengemaskini dua dokumen utama iaitu Senarai Kedatangan dan Buku Catitan Minit. Selain itu, setiausaha bertanggungjawab untuk mencatat selengkapnya semua yang dibincangkan dalam mesyuarat dan keputusan yang diambil. Setiausaha juga perlu bersama-sama dengan pengerusi untuk menyemak isi catatan mesyuarat samada tepat atau sebaliknya. Untuk menentukan ketepatan isi, catatan perlu dibuat sebaik sahaja mesyuarat selesai.

s u r t

16

Malah, minit mesyuarat yang baik perlu mempunyai ciri-ciri fizikal seperti yang dinyatakan berdasarkan Omardin (1996). Minit mesyuarat yang baik perlulah sah. Ini bermakna fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu benar dan bahan yang dicatat itu adalah bersamaan dengan prekara yang timbul dalam mesyuarat. Minit mesyuarat juga perlulah padat dan lengkap serta tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah. Bahan catatan mesti tersusun agar orang dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.minit mesyuarat juga perlu mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan cara yang mudah agar mempunyai kronologi penceritaan yang baik. Minit mesyuarat mesti ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai mengurangkan pemahamannya. Dengan kata lain, catatan minit mesyuarat perlu direkod secara tepat, padat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan itu hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja (Rujuk Lampiran 2). Pegawai-pegawai dan sesiapa sahaja yang ada membuat kenyataan, menerima dan memberi arahan mesti dicatatkan nama mereka supaya dikenali siapa yang melakukannya. Ada pihak yang mencatatkan nama pegawai atau orang yang akan melaksanakan sesuatu tugas atau catatan sebagai makluman sahaja dalam ruang sebelah kanan minit mesyuarat agar ia jelas kelihatan. Minit itu ditulis dalam bentuk pasif dan bukannya jenis ayat yang terlalu kompleks dan mengelirukan pembaca. Minit mesyuarat diedarkan kepada ahli sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyuarat. Draf minit itu dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan dan persutujuannya tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu. Minit mesyuarat juga perlu dicetak lebih kerana kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama mereka semasa mesyuarat diadakan pada masa akan datang.

s u r t

17

3.5 Tanggungjawab sebagai Pengerusi Selaku pemimpin, Salmah memainkan peranan utama dalam program yang dipertanggungjawabkan. Dengan menggalas tanggungjawab sebagai pengerusi, seseorang itu dengan sendirinya mengetuai jawatankuasa pertubuhan. Beliau menjadi tenaga penggerak, teras dan sumber ilham serta sentiasa memberi nafas baru terhadap kemajuan perjalanan dan perkembangan pertubuhan itu. Memainkan peranan sebagai pengerusi, Salmah mestilah sentiasa berfikiran kreatif dan berkebolehan membuat perubahan. Beliau mesti sedia berbakti, mengambil tindakan dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah yang timbul dengan adil dan berkesan. Beliau juga bertanggungjawab untuk menjayakan dan menyelaraskan semua aktiviti programnya. Pengerusi perlu menentukan bahawa semua jentera pentadbiran program tidak menyeleweng dari lunas-lunas dasar asal. Pengerusi juga mesti dapat menyatupadukan semua ahli jawatankuasa dan ahli-ahli lain dalam pertubuhannya itu dalam semua aspek. Beliau harus menguruskan bahagian ahli-ahli jawatankuasa dan memastikan bahawa semua tugas dan tanggungjawab itu dilaksanakan dengan baik dan memuaskan di samping menepati masa dan suasana. Pengerusi juga bertanggungjawab untuk membuat penilaian, perancangan dan menggubal dasar pertubuhan dari semasa ke semasa agar pengurusan pertubuhan berjalan dengan teratur dan sempurna. Dengan kata lain, pengerusi merupakan pemimpin yang berkaliber, berdedikasi, amanah dan bersikap bertanggungjawab. Beliau mendapat kepercayaan dan penghormatan daripada semua golongan. Bagi memainkan peranan yang berkesan, pengerusi mesti merupakan seorang yang bersikap jujur, adil, tenang, peramah dan berdisiplin. Selaku pengerusi, dia mesti merupakan seorang yang mempunyai daya utama, daya cipta, berkebolehan memimpin dan berani melaksanakan tugasnya. Beliau juga mesti sentiasa menggunakan kebijaksanaannya untuk

s u r t

18

memikirkan sesuatu perkara secara objektif, tidak pula dipengaruhi oleh perasaan dan tekanan daripada mana-mana pihak sekalipun melainkan untuk kepentingan dan kebaikan orang ramai dan mereka yang dipimpinnya. Selaku ketua dan pemimpin, Salmah juga mesti mempunyai keyakinan pada diri sendiri dalam menjalankan tugasnya. Pengerusi mesti mempunyai pengertian tentang kemasyarakatan dan membuat keputusan tanpa berat sebelah, berbudi bahasa, bersopan, diplomasi dan berkewibawaan dalam membuat teguran membina dan melaksanakan peraturan mesyuarat. Pengerusi ialah seorang yang berpengalaman luas dalam hal hidup dan tatacara mesyuarat dan boleh membuat keputusan yang tepat, dapat mengawal ahli yang bertegang leher dan menjawab soalan dengan cara yang meyakinkan. Di samping itu, pengerusi merupakan seorang yang arif, bijaksana, bersikap sabar dan sedikit bersifat lucu disamping dapat mengekalkan disiplin. Oleh itu, pengerusi menjadi contoh dan teladan kepada ahli dengan menepati waktu, menghadiri semua mesyuarat dan mematuhi peraturan. Membuat ucapan yang panjang bukan merupakan kebiasaan pengerusi. Sebaikbaiknya, pengerusi dapat mengumumkan sesuatu maklumat dengan jelas dan padat. Ucapan yang meleret-leret, kurang tepat dan kurang jelas kerap kali membosankan ahli dan ini menjadikan mesyuarat itu kurang berjaya dan tidak mendapat sambutan mereka. Pengerusi hendaklah bijak mewujudkan kemesraan dan pengawalan diri. Dalam perkara ini, suasana yang tenang dan mesra perlu diwujudkan dalam mesyuarat. Pengerusi harus dapat mengawal kemarahan dalam keadaan yang boleh meyinggung perasaan dan menyakitkan hati orang lain. Jika boleh, kemarahan itu ditukarkan kepada kemesraan dengan memetik kata-kata yang dapat mengendurkan keadaan dan melucukan agar tidak menyinggung perasaan mana-mana pihak. Kemesraan hendaklah digunakan untuk menenangkan keadaan.

s u r t

19

Adalah mustahak bahawa seseorang pengerusi itu mesti bekerjasama erat dengan setiausahanya untuk mengendalikan hal-hal pentadbiran dan menjalinkan hubungan yang baik dengan ahli-ahli biasa, amnya, dan ahli-ahli jawatankuasa khususnya. Seseorang pengerusi itu tidak seharusnya mempunyai sikap dingin terhadap ahli-ahli dalam pertubuhan yang dipimpinnya itu. Pengerusi mesti merupakan seorang yang pandai bergaul dengan semua golongan masyarakat dan mudah pula mesra dengan mereka. Pada keseluruhannya, kejayaan sesuatu mesyuarat itu banyak bergantung pada kewibawaan seseorang pengerusi. Tugas seorang pengerusi lebih menjurus kepada tugas pentadbiran. Pengerusi perlu mengetahui peranan, tugas, kuasa, kelayakan, kemampuan dan kewibawaannya. Jika tidak, mesyuarat tidak akan berjalan dengan teratur dan segala perbincangan yang diadakan itu tidak akan dapat mencapai sebarang keputusan Sekiranya . mesyuarat tidak dapat dijalankan dengan cara yang teratur dan betul, segala keputusan yang diambil itu mungkin tidak dapat diterima sebagai sah (Omardin ,1996).

3.6 Pemantauan Terhadap Tugas Setiausaha Selaku pengerusi, Salmah hendaklah memberikan garis panduan kepada setiausaha tentang apa yang perlu dilakukannya. Sebagai contoh, Salmah perlu memberi senarai bidang tugas, tindakan, dan peranan yang dipertanggungjawabkan ke atasnya. Salmah juga perlu membina hubungan yang baik dengan setiausahanya agar mereka boleh berkomunikasi dengan baik untuk mengendalikan mesyuarat dan program yang dijalankan. Sekiranya setiausahanya tidak menjalankan tanggungjawabnya dengan baik, Salmah perlulah menegur dengan cara yang baik agar setiausahanya dapat menyedari kesilapan dan tidak mengulanginya lagi. Dalam masa yang sama teguran itu haruslah tidak sehingga menjejaskan hubungan dan komunikasi mereka. Sekiranya kesalahan yang

s u r t

20

dilakukan oleh setiausaha sudah melampau, Salmah boleh bertegas dan menegur dengan cara yang lebih keras daripada yang sebelumnya tanpa menjatuhkan air muka setiausaha tersebut. Setiausaha ibarat nadi persatuan kerana kebanyakkan kerja harus dilaksanakan oleh setiausaha termasuk surat-menyurat dan penyediaan minit mesyuarat. Setiausaha yang lembab dan selalu tidur (tak aktif) akan membuatkan persatuan tidak aktif juga. Oleh itu, jawatan setiausaha haruslah disandang dari kalangan mereka yang rajin bekerja dan selalu menghadiri mesyuarat. Lazimnya, setiausaha ialah seorang penyelenggara yang baik, kemas dan berdisiplin kerjanya. Dari segi personalitinya pula, seseorang setiausaha hendaklah berfikiran jelas, bersikap tenang, seorang yang arif, bijaksana dan peramah serta seorang yang berusaha, berdedikasi, bertanggungjawab dan berkesanggupan memikul segala tugas yang berat dan mencabar. Di samping itu, setiausaha juga bertanggungjawab untuk menghidupkan dan memberikan nafas baru kepada pertubuhan mahupun program yang beliau juga menjadi pemimpinnya. Sebagai setiausaha, seseorang itu turut bertanggungjawab bagi melicinkan jentera pentadbiran dan pengurusan pertubuhan atau organisasi sesebuah program. Justeru, setiausaha perlu memainkan peranannya dengan baik supaya mesyuarat yang dirancang dapat berjalan dengan lancar. Kebanyakkan tugas mesyuarat perlu dijalankan oleh seseorang yang memegang portfolio setiausaha. Ada berbagai-bagai tugas yang perlu diketahui oleh setiausaha agar segala perancangan dan pelaksanaan mesyuarat dapat dijalankan dengan teratur dan sempurna. Malah, seorang setiausaha bertindak sebagai orang tengah dalam hubungan ahli bawahan dengan ahli jawatankuasa tertinggi. Antara tugas-tugas am yang perlu dilaksanakan oleh setiausaha ialah hal yang melibatkan surat-menyurat, pelaksanaan keputusan mesyuarat, menyusun agenda, panggilan mesyuarat, pengurusan sesebuah persatuan atau program, catatan minit mesyuarat dan penyediaan laporan.

s u r t

21

Setiausaha memainkan peranan yang penting dalam mesyuarat menerusi tindakan boleh dibahagi kepada tiga iaitu tindakan sebelum mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat. Tugas yang perlu dilaksanakan oleh setiausaha sebelum berlangsungnya sesebuah mesyuarat adalah menentukan agenda, tarikh, masa jemputan dan tempat mensyuarat. Setiausaha juga perlu membuat tempahan bilik sebagai tempat berlansungnya mesyuarat yang akan diadakan serta beliau juga perlu menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan yang akan dibuat dalam mesyuarat. Semasa mesyuarat, setiausaha dikehendaki mencatat minit mesyuarat. Bilangan kertas minit yang cukup perlu disediakan oleh setiausaha terutama sekali semasa mesyuarat kerana ada ahli jawatankuasa yang kerap kali tidak membawanya semasa mesyuarat. Dalam mesyuarat, setiausaha seharusnya tidak boleh memberikan pandangan peribadinya tentang perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat melainkan jika diminta oleh pengerusi. Setiausaha juga tidak boleh menggantikan tempat pengerusi jika pengerusi tidak hadir dalam mesyuarat. Bagaimanapun, dalam keadaan terdesak apabila tugas itu dipersetujui oleh suara teramai, beliau boleh melaksanakan tugas itu. Jika berlaku undi tidak percaya terhadap pengerusi, setiausaha boleh mengambil tempat itu buat sementara waktu sebelum pengerusi yang baru dilantik. Jika tidak, timbalan pengerusi boleh memainkan peranan sebagai pengerusi. Selain itu, setiausaha juga boleh mendapatkan penjelasan terlebih dahulu sekiranya beliau meragui sesuatu perkara yang kurang jelas sebelum perkara lain dibincangkan dalam mesyuarat itu. Ini adalah untuk memastikan bahawa minit yang ditulis itu tepat, teratur dan kemas. Selepas mesyuarat berlangsung, setiausaha bertanggungjawab untuk menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan dalam mesyuarat yang akan datang serta untuk tujuan penyimpanan rekod perjalanan program

s u r t

22

Pihak kami turut melaksanakan kaji selidik untuk mengetahui pandangan pelajar UIAM. Kami membuat andaian bahawa hubungan pengerusi dengan setiausaha program yang renggang adalah punca utama mesyuarat tidak dapat dijalankan dengan baik. Se ramai 29.2% responden bersetuju disokong dengan 25% responden sangat bersetuju dengan pandangan ini. 16.7% responden tidak setuju dan 29.2% tidak pasti dengan pendapat ini. Seterusnya, kami ingin menguji kefahaman responden tentang bidang tugas. Kami menyatakan bahawa setiausaha memainkan peranan dalam memberikan taklimat tentang bidang tugas kepada ahli jawatankuasa. Sebenarnya, tugasan ini bukanlah di bawah bidang kuasa setiausaha tetapi di bawah tanggungjawab pengerusi. Dapatan kajian kami menunjukkan bahawa sejumlah besar responden tidak peka dengan tanggungjawab ini. Ini kerana 45.8% bersetuju dengan penyataan yang diberi disokong dengan 8.3% yang sangat bersetuju dengan pendapat ini. 20.8% responden tidak pasti, dan 12.5% responden masingmasing tidak setuju dan sangat tidak setuju dengan penyataan ini. Justeru, kesefahaman antara pengerusi dan setiausaha penting sebagai nadi kepada kelangsungan mesyuarat. Orang ramai seharusnya lebih peka dengan bidang tugas setiausaha agar tidak tertukar dengan bidang tugas pengerusi.

3.7 Pemantauan terhadap Tugas Bendahari Salmah juga menghadapi masalah kos kewangan yang semakin meningkat gara-gara tiada rekod dan pelupusan deposit akibat penangguhan beberapa program yang telah dirancang serta jumlah pembelanjaan melebihi belanjawan. Untuk mengatasi masalah diatas, Salmah sebagai pengerusi program harus memahami tugas bendahari agar kerja-kerja pemantauan menjadi mudah. Menurut Omardin (1996), bendahari sepatutnya dipilih daripada kalangan mereka yang mempunyai kelayakan dalam bidang akaun.

s u r t

23

Pada keseluruhannya, bendahari bertanggungjawab terhadap semua perkara tentang kewangan program. Bendahari memegang wang dan bertanggungjawab terhadap segala bentuk pengeluaran resit. Beliau juga menguruskan dan menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan mengawal perbelanjaan program. Malah, bendahari bertanggungjawab terhadap kewangan program dan menandatangani semua cek dan baucer bersama-sama pengerusi dan setiausaha. Bendahari juga mempunyai hak untuk menasihati ahli-ahli jawatankuasa berhubung dengan kedudukan kewangan program dan kaedah mengumpul kewangan program Semasa kajian ini dilakukan, pihak kami turut melakukan kerja lapangan bagi mengenal pasti masalah kos kewangan program yang meningkat akibat daripada penangguhan serta kekeliruan yang timbul sepanjang mesyuarat berlangsung. Hasil kajian mendapati sebanyak 46% responden bersetuju bahawa mesyuarat yang kurang berkualiti dan menimbulkan kekeliruan akan membawa kepada penangguhan program lalu meningkatkan kos kewangan program turut disokong oleh 16% responden yang sangat bersetuju. Manakala 21% responden pula menyatakan tidak pasti, dan sebanyak 17% tidak setuju dengan penyataan berikut. Berdasarkan kajian lapangan berikut, terbukti benar bahawa penangguhan program membawa kepada peningkatan kos kewangan dan situasi ini bertepatan sekali dengan masalah yang dihadapi Salmah. Oleh itu, pemantauan merupakan cara terbaik bagi memastikan bendahari menjaga aliran tunai dengan baik dan bersih.

s u r t

24

3.8 Peranan Jawatankuasa Jawatankuasa penting dalam memastikan kelancaran mesyuarat dan program. Selaku pengerusi, Salmah hendaklah memberikan garis panduan kepada jawatankuasa tentang bidang tugas mereka. Terdapat lima jenis jawatankuasa yang biasanya diwujudkan oleh sesebuah organisasi. Setiap jawatankuasa mempunyai fungsi yang berbeza (Omardin, 1996). Jawatankuasa yang pertama ialah Jawatankuasa Kerja. Ahli-ahli jawatankuasa jenis ini dipilih dalam mesyuarat. Ahli-ahli jawatankuasa kerja itu biasanya terdiri daripada pengerusi, naib pengerusi, setiausaha dan bendahari. Bidang tugas ahli jawatankuasa kerja banyak bergantung pada besar kecilnya saiz sesebuah pertubuhan itu. Perkara utama yang diselenggarakan oleh mereka adalah soal pengurusan pertubuhan. Seterusnya ialah Jawatankuasa Tetap. Biasanya, jawatankuasa jenis ini dilantik oleh jawatankuasa kerja. Mereka terlibat dalam bahagian kewangan, pendidikan, dan kebajikan. Jawatankuasa perlu mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sebulan atau tiga bulan sekali. Ketiga, Jawatankuasa Kecil. Ada kalanya amat perlu untuk mewujudkan beberapa jawatankuasa kecil bagi melicinkan lagi pengurusan sesebuah program. Jawatankuasa kecil merupakan unit-unit yang bertindak untuk membantu perjalanan dan memberi nasihat kepada jawatankuasa yang melantiknya. Selain itu, terdapatnya Jawatankuasa Ad Hoc. Tugas jawatankuasa ini adalah untuk menyelesaikan sesuatu tugas khas. Mereka yang menganggotai jawatankuasa ini terdiri daripada mereka yang pakar dalam kerja yang ditugaskan agar sesuatu kerja itu menjadi lebih licin, mudah dilaksanakan dan keputusan yang dibuat segera. Jawatankuasa yang terakhir ialah Jawatankuasa Bersama. Tujuan jawatankuasa ini diwujudkan adalah untuk menyelaraskan aktiviti atau kegiatan dua buah atau lebih jawatankuasa.

s u r t

25

Adalah menjadi tugas semua ahli jawatankuasa untuk menghadiri semua mesyuarat pertubuhan. Mereka perlu menerima dan melaksanakan semua tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka. Mereka juga mesti membantu tugas-tugas lain sama ada secara langsung atau tidak langsung. Selain itu, ahli jawatankuasa mesti mengambil bahagian dan membuat keputusan apabila sesuatu cadangan dikemukakan. Menurut kajian melalui soal selidik yang dijalankan kepada responden, 54.2% bersetuju bahawa ketua ahli jawatankuasa sememangnya bertanggungjawab menghantar wakil jika tidak dapat menghadiri sebarang mesyuarat. Kenyataan ini disokong dengan 33.3% yang sangat bersetuju. Hanya 8.7% yang tidak pasti dan tiada responden yang tidak bersetuju dengan pendapat ini. Ini membuktikan bahawa undian menentukan ahli jawatan kuasa perlulah disebabkan kebolehan dan kelayakan seseorang, bukanlah disebabkan populariti semata-mata. Melalui kajian kami juga, didapati bahawa 37.5% responden sangat bersetuju bahawa undian melalui populariti merupakan salah satu sebab ahli jawatankuasa kurang memberi komitmen. Begitu juga dengan 25% responden yang bersetuju dengan penyataan ini. Selebihnya, 25% responden tidak pasti dan 12.5% responden tidak setuju. Selain itu, seramai 62.5% responden bersetuju bahawa ahli jawatankuasa yang tidak berpengalaman memberikan komitmen yang berbeza dalam bidang tugas berbanding ahli jawatankuasa yang berpengalaman. Ini bermaksud, ahli jawatankuasa sepatutnya dipilih dalam kalangan mereka yang mempuyai kelayakan dalam bidang tugas masing -masing. Ini akan membolehkan tugas-tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan sempurna.29.2% responden juga sangat setuju dengan hipotesis ini. Hanya 4.2% responden masing-masing tidak pasti dan tidak setuju dengan penyataan ini. Kesimpulannya, ahli jawatankuasa perlu bersama-sama menyumbang idea, pendapat, dan tenaga untuk menjayakan rancangan dan projek yang ditetapkan oleh pertubuhan. Ahli

s u r t

26

jawatankuasa yang tidak menghadiri mesyuarat sebanyak tiga kali berturut-turut tanpa alasan yang memuaskan boleh disifatkan sebagai meletak jawatan dan tindakan boleh diambil terhadapnya. Selain itu, adalah menjadi tugas ahli-ahli jawatankuasa untuk menghadiri semua mesyuarat yang diadakan. Mereka perlu menerima dan melaksanakan semua tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka. Bahkan, mereka juga mesti membantu tugastugas lain sama ada secara langsung atau tidak langsung. Tegasnya, mereka sebagai ahli jawatankuasa mesti memberi sokongan dan kerjasama sepenuhnya kepada sesebuah pertubuhan itu.

s u r t

27

4.0

KESIMPULAN Kesimpulannya, kejayaan sesuatu mesyuarat itu banyak bergantung pada kewibawaan

seseorang pengerusi itu. Dari itu seseorang pengerusi itu mesti mempunyai kebolehan dan pengetahuan yang secukupnya untuk mempengerusikan mesyuarat. Pengerusi perlu mengetahui peranan, tugas, kuasa, kelayakan, kemampuan dan kewibawaanya. Jika tidak, mesyuarat tidak akan berjalan dengan teratur, segala perbincangan yang diadakan itu tidak akan mencapai sebarang keputusan yang berfaedah. Pengerusi perlulah mahir berinteraksi dengan semua ahli jawatankuasa agar mesej yang hendak disampaikan it difahami oleh u semua. Untuk menjadi pengerusi program dan mesyuarat yang berwibawa, Salmah perlulah bersedia dari aspek fizikal dan mental. Beliau haruslah mahir selok-belok penyediaan mesyuarat, mengarahkan setiausaha untuk menyediakan notis mesyuarat yang efektif, bijak mengendalikan mesyuarat dan bertanggungjawab sebagai pengerusi. Beliau juga harus mempunyai pengetahuan tentang minit mesyuarat, memantau tugas setiausaha, bendahari dan ahli jawatankuasa.

s u r t

28

5.0 BIBLIOGRAFI Associate Professor Abdul Aziz Hussein. (2011). Tujuan Mesyuarat. Diakses pada Jun 13, 2011 dari Edu-kasi http://azizlaw.blogspot.com/2011/03/tujuan-mesyuarat.html Brown, M. (2011, Januari 27). Brainzooming. Diakses pada Jun 13, 2011 dari 8 Ways Social Media Benefits Event http://brainzooming.com/8-ways-social-media-benefits-event-organizers-andparticipants/2350/ Dessler, G. (2000). Human Resources Management. London: Prentice Hall. Dewan Bahasa dan Pustaka (2008). Carian Pusat Rujukan Persuratan Melayu (PRPM). Diakses pada Jun 14, 2011 dari Portal Rasmi Dewan Bahasa dan Pustaka http://prpm.dbp.gov.my/Search.aspx?k=mesyuarat&id=+Cari\ (n.d.). (n.d.). Contoh Minit Mesyuarat Kumpulan Kerja Sidang Video Syarahan Umum TYT. Diakses pada Jun 20, 2011 dari Scribd http://www.scribd.com/doc/38814435/Contoh-Minit-Mesyuarat (n.d.). (2010, Mac 3). Notis Pemberitahuan Mesyuarat Agong Tahunan Astra Kali ke 13. Diakses pada Jun 20, 2011 dari Astra Negeri Johor http://astra-selatan.blogspot.com/2010/03/notis-pemberitahuan-mesyuarat-agong.html n.d. (2010). Setiausaha Persatuan, Pilih atau Lantik? Di akses pada 17 Jun 2011 dari Passionate About Blogging http://passionateaboutblogging.com/bm-new/blog/diskusi/setiausaha-persatuan-pilihatau-lantik Omardin Haji Ashaari (1994). Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. Percetakan Dewan Bahasa dan Pustaka. Selangor, Malaysia.

s u r t

29

Rosen, C. (1995). Ritz Staff Gets Authority: Work Teams to Start Making Line Decisions. Bussiness Travel News , 1-2. Saiful Islam. (2008). Manusia Berhubang Dengan Perasaan. Diakses pada Jun 26, 2011, dari Erti Hidup Pada Memberi http://saifulislam.com/513 Wan Hussein. (2011, Januari). Kepentingan Set Induksi dalam P&P. Diakses pada Jun, Khamis, 2011, dari Cikgu Anda: http://cikguanda.blogspot.com/2011/01/kepentingan-set-induksi-dalam-p-p.html Wikipedia (2011). Mesyuarat. Wikipedia Ensiklopedia Bebas. http://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat Zuckerberg, M. (2011). Event. Diakses pada Jun 27, 2011, dari Facebook: http://www.facebook.com/?ref=cws Zanariah Abdol. (n.d.). Contoh Pengendalian Mesyuarat. Diakses pada Jun 20, 2011 dari http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN_MES YUARAT.pdf

s u r t

30

6.0

LAMPIRAN LAMPIRAN 1 BORANG KAJI SELIDIK

Demografi 1 2 Jantina Kuliyyah Lelaki IRKHS ICT AIKOL EDU Perempuan KAED ENGINE ECONS

ARAHAN : Sila jawab semua soalan dengan menandakan ( ) berpandukan skala di bawah.

1 Sangat tidak setuju

2 Tidak setuju

3 Tidak pasti

4 Setuju

5 Sangat setuju

SKALA 1 Persepsi 1. Notis panggilan ke mesyuarat yang dihantar tiga hari sebelum mesyuarat program berlangsung adalah masa yang paling ideal 2. Laman sosial (Facebook, Twitter, Myspace) merupakan medium yang efektif untuk menyampaikan notis mesyuarat 2 3 4 5

CATATAN

s u r t

31

SKALA 1 3. Kos kewangan program meningkat disebabkan mesyuarat yang tertangguh. 4. Undian melalui populariti merupakan salah satu sebab AJK kurang memberi komitmen 5. Mesyuarat tidak perlu diadakan jika perkara yang hendak dibincangkan terlalu berkecamuk 2 3 4 5

CATATAN

Komitmen Anda tidak akan hadir ke mesyuarat program kerana 6. sibuk dengan tugasan kuliyyah Hubungan pengerusi dengan setiausaha program yang 7. renggang adalah punca utama mesyuarat tidak dapat dijalankan dengan baik Setiausaha memainkan peranan memberikan taklimat 8. tentang bidang tugas. Ketua ahli jawatan kuasa (AJK) yang tidak berpengalaman memberikan komitmen yang berbeza 9. dalam bidang tugas berbanding ketua AJK yang berpengalaman. Ketua AJK bertanggungjawab menghantar wakil jika 10. tidak dapat menghadiri mesyuarat

s u r t

32

LAMPIRAN 2: CONTOH PEMBERITAHUAN MESYUARAT NOTIS PEMBERITAHUAN MESYUARAT AGONG TAHUNAN ASTRA KALI KE 13 NOTIS ini adalah diberi untuk memaklumkan bahawa Mesyuarat Agong Tahunan ASTRA Kali Ke 13 akan diadakan seperti ketetapan berikut: Tarikh : Sabtu, 20 Mac 2010 Tempat : Dewan SMT Taiping, 34600 Kamunting, Perak Masa Pendaftaran : 9.00 pagi Masa Mesyuarat : 10.00 pagi AGENDA MESYUARAT 1. Melantik Pengerusi Mesyuarat 2. Melantik 2 orang Pencatit Minit Mesyuarat 3. Ucapan Presiden & Perasmian 4. Laporan Setiausaha Kehormat 5. Laporan Bendahari Kehormat 6. Membahas Usul Pindaan Perlembagaan 7. Membahas Usul Tergempar 8. Melantik AJK Pengurusan Sesi 2010/2012

BERSAHABAT MELALUI UDARA

Yang menjalankan tugas, (NORUL AMIN BIN HAMSAN) Setiausaha Kehormat ASTRA

s u r t

33

LAMPIRAN 3

Sumber: Facebook, 2011

s u r t

34

LAMPIRAN 4 MINIT MESYUARAT KUMPULAN KERJA SIDANG VIDEO SYARAHAN UMUM TYT KOFI ANNAN-MANTAN SETIAUSAHA AGUNG PBB BIL. 2/2007 Tarikh Masa Tempat : : : 27 Jun 2007 (Rabu) 12.00 tengahari Bilik Mesyuarat PUSPA, Aras 2, Bangunan Canselori

Hadir: Y Bhg. Prof. Dato Dr. Abdul Rahman Embong Felo Penyelidik Utama Institut Kajian Malaysia dan Antarabangsa Prof. Madya Dr. Othman A. Karim Pengarah Pusat Komputer Prof. Madya Saliha Hj. Hassan Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan Prof. Madya Dr. Hafriza Burhanudeen Pengarah Pejabat Hubungan Antarabangsa Prof. Madya Saliha Hassan Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan Dr. Ganakumaran Subramaniam Timbalan Pengarah Pejabat Hubungan Antarabangsa Encik Ir. Ab Ghani Wahab Timbalan Pengarah Jabatan Pengurusan Pembangunan (JPP) Puan Padlon Hj. Yahya Ketua Pejabat Perhubungan Awam dan Korporat (PPAK) En. Mior Norazmi Mior Hassan Technical Supervisor Conferencing Services Service Delivery & Complaint Resolution Telekom Malaysia Berhad - Wakil JPP - Pengerusi

s u r t

35

Encik Abdul Halim Sidek Unit Kenderaan Bahagian Pentadbiran Am Jabatan Pendaftar Cik Zie Fazleen Hashim Penolong Pendaftar Pejabat Hubungan Antarabangsa Turut Hadir: Puan Noorma Sidek Timbalan Bendahari Jabatan Pendaftar Tidak Hadir dengan Kenyataan: Y Bhg. Prof. Dato Dr. Laily bin Din Pengarah Pusat Pengajian Siswazah

-Wakil Bahagian Pentadbiran Am

- Pencatat

Y Bhg. Prof. Dr. Saran Kaur Gill Pusat Pengajian Bahasa dan Linguistik Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan Prof. Madya Dr. Rashila Ramli Pengerusi Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan Dr. Raslan Haniff Abdul Rashid Penolong Timbalan Pengarah Khazanah Research & Investment Strategy Khazanah Nasional Encik Abdul Aziz Abu Bakar Timbalan Pendaftar Jabatan Hal-ehwal Pelajar En. Kamarul Ariffin Drahman Aleph One Sdn. Bhd Encik Hazrul Abd. Halim Pegawai Penerbitan Elektronik Pusat Penerbitan dan Percetakan

s u r t

36

I. ALU-ALUAN PENGERUSI Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli jawatankuasa yang sudi hadir ke mesyuarat kedua untuk membincangkan Sidang Video Syarahan Umum TYT Kofi Annan Mantan Setiausaha Agung PBB yang akan diadakan pada 12 Julai 2007 (Khamis) jam 8.00 malam. Tujuan mesyuarat adalah untuk membincangkan progress persiapan sidang video tersebut.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT a. Minit disahkan dengan pindaan berikut: i. Prof. Madya Saliha Hj. Hassan adalah wakil Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi (PPSP) Makluman: Semua

III. PERBINCANGAN PROGRES PERSEDIAAN PROGRAM Mesyuarat bersetuju bahawa :

PERKARA BIL TINDAKAN

a.

Prof. Dato Dr. Abdul Rahman Embong

1. Coordinator semasa sidang video TYT Kofi Annan berlangsung

b.

Pejabat Perhubungan Awam dan Korporat (PPAK)

1. Senarai Jemputan (Sasaran kehadiran adalah dalam 500 orang) a. Pelajar Kolej b. Alumni UKM yang terlibat dengan UN c. Pelajar Fakulti/ Instiut (Pelajar Pascasiswazah dan pelajar antarbangsa) d. Ahli-ahli Kelab UN, UKM e. Pensyarah 2. Berkerjasama dengan pihak penyediaan Poster, buku program, Banner dan Kain Rentang

s u r t

37

3. Makluman e-warga dan e-pelajar

c.

Pejabat Hubungan Antarabangsa (PHA)

1. Tempahan Kompleks Bestari DK43.101 (9-12 Julai 2007) 2. Mendapatkan tajuk dan sinopsis Syarahan Umum, CV TYT Kofi Annan dan logo Khazanah Nasional

d.

Puan Noorma Sidek (Timbalan Pengarah, Jabatan Bendahari)

1. Menguruskan tempahan jamuan 2. Masa yang ditetapkan untuk minum malam ialah pada jam 11.00 malam 3. Menu dicadangkan ialah: a. Kopi dan Teh Tarik b. Mee Hoon Goreng c. 2 Jenis kuih d. Roti Jala

d.

- FSSK (Prof. Madya Saliha Hassan) - Prof.Dr. Saran Kaur Gill

1. Sediakan pelajar dan soalan yang akan dikemukakan semasa sidang video 2. Sediakan bilangan pelajar yang akan hadir ke sidang video

1. Menguruskan penyertaan pelajar dari Kolej-kolej Kediaman, UKM ke program ini. - Jabatan Hal-ehwal Pelajar (HEP)

e.

TM

1. Persiapan teknikal (Persediaan bermula 9-12 Julai 2007)

f.

Pusat Komputer

1. Persiapan teknikal

g.

JPP

1. Persiapan teknikal

s u r t

38

h.

PP & P

1. Liputan Gambar dan Video

i.

Bahagian Pentadbiran Am, Jabatan Pendaftar

1. Penyediaan bas untuk pelajar-pelajar a. 4 buah bas disediakan (2 buah bas untuk yang menghala ke laluan Kolej Keris Mas dan 2 buah bas yang akan menghala ke laluan Kolej Pendita Zaaba) b. Bas akan mula bergerak bermula jam 7.45 malam

j.

Bahagian Keselamatan Jabatan Pendaftar

1. Pergerakan lalulintas 2. Papan tunjuk arah

k.

IKMAS

1. Mengadakan post lecture activities contohnya Roundtable Meeting dengan tokoh-tokoh yang pernah terlibat dengan UN. 2. Taklimat kepada pelajar tentang UN

4. HAL HAL LAIN i. Mesyuarat akan Datang Mesyuarat bersetuju mesyuarat akan datang akan diadakan pada 9 Julai 2007 jam 2.30 petang untuk menyemak pengagihan tugas yang telah dipersetujui.

Makluman : Semua ahli Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.55 petang dengan ucapan terima kasih oleh Pengerusi.

Disediakan oleh
Tarikh

: Zie Fazleen Hashim

: 30 Jun 2000

s u r t

39