Penghargaan

Awal bicara saya ingin melahirkan syukur ke hadrat Allah di atas segala petunjuk
dan hidayah-Nya. Alhamdulillah, Kerja Kursus Pendek ini telah berjaya disiapkan
dengan jayanya walaupun terdapat beberepa kesulitan, tetapi dapat dilaksanakan di
atas kurnia dan petunjuk yang telah dianugerahkan oleh-Nya. Selawat dan salam ke
atas junjungan Nabi besar kita Muhammad s.a.w dan kepada ahli keluarganya,
seterusnya kepada para sahabat baginda dan para tabi'n, para alim ulama sehinggalah
kepada sekelian hamba-hamba Allah yang mengikuti jejak langkah mereka.

Setinggi-tinggi penghargaan saya tujukan kepada individu-individu yang telah

terlibat dalam proses pembikinan kerja kursus pendek ini sama ada secara langsung
ataupun tidak langsung. Terima kasih juga diucapkan kepada pensyarah pembimbing
saya, Pn. Faiziah Binti Hj. Shamsudin yang telah banyak memberikan tunjuk ajar serta
buah fikiran sepanjang saya menjalankan tugasan kerja kursus pendek ini.

Ribuan terima kasih juga ditujukan kepada rakan-rakan yang tidak lokek
memberikan cadangan dan buah fikiran bagi memantapkan lagi hasil tugasan ini. Tidak
dilupa juga, sekalung penghargaan ditujukan kepada mereka yang telah memberikan
kerjasama secara langsung ataupun tidak.

Semoga Allah s.w.t. memberikan ganjaran pahala yang besar kepada semua
yang sentiasa membantu dan memberikan tunjuk ajar kepada saya.

Sekian, terima kasih..

 1.0 Pengenalan

Apakah itu minit mesyuarat? Minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang
telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap
perbincangan tersebut. ( Muhaimin, 2010). Ini bermaksud catatan minit mesyuarat amat
penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat
dengan berkesan.Minit mesyuarat menjadi panduan perlaksanaan yang terlibat. Minit
mesyuarat di catat oleh setiausaha sesebuah pertubuhan itu. Setiausaha harus
mencatat setiap perbincangan dan keputusan yang diambil. ( Khairuddin.M, Maridah. A,
Faiziah. H. S, 2012 ). Namun begitu, setiausaha harus mencatat perkara-perkara yang
penting sahaja untuk dimuatkan dalam minit mesyuarat. Setiausaha merupakan antara
individu yang penting dalam sesebuah pertubuhan. Seorang setiausaha itu harus
menghadiri mesyuarat sepanjang masa, mengemaskinikan senarai kedatangan dan
buku catatan minit, mencatat selengkap mungkin hal yang dibincangkan dalam
mesyuarat dan keputusan yang diambil dan bersama-sama pengerusi menyemak isi
catatan mesyuarat sama ada tepat atau sebaliknya. Menurut Sulaiman Masri dalam
buku Bahasa Melayu Komunikatif . ( Khairuddin.M, Maridah. A, Faiziah. H. S, 2012 ),
terdapat lima jenis mesyuarat iaitu mesyuarat arahan, penasihat, demokratik,
penerangan dan campuran. Kelima- lima jenis mesyuarat ini berkongsi format
mesyuarat yang hampir sama. Format minit mesyuarat serta analisis minit mesyuarat
akan diterangkan dengan lebih lanjut di dalam tugasan ini.
 2.0 Contoh Minit Mesyuarat.

Minit Mesyuarat Bilangan 1/2012

Program Sukan Tahunan Sekolah Kebangsaan Tesl 2,

Seremban.

Tarikh : 28 Februari 2012

Hari : Selasa

Masa : 12.30 1.30 tengah hari

Tempat : Bilik Kuliah B 3.5

KEHADIRAN

1. Muhammad Ismail bin Rosli - Pengerusi

2. Siti Nur Anis Atasha bt Kamil - Setiausaha
3. Farah Aliah bt. Jasmin - Bendahari
4. Nurul Nadrah bt. Baharudin - AJK
5. Muhd Amirul bin Md Dom - AJK

TIDAK HADIR

1. Abu bin Ali - AJK (Bersebab)

2. Ali bin Abu - AJK (Bersebab)

1.0 UCAPAN PENGERUSI

1.1 Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Muhammad Ismail Bin Rosli. Pengerusi
memulakan mesyuarat dengan salam dan bacaan al-fatihah bagi memberkati
mesyuarat pada petang ini.
 1.2 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang telah
sanggup meluangkan masa dan memberikan komitmen yang baik untuk
menjalankan mesyuarat bagi program sukan tahunan sekolah ini.

Tindakan : Makluman

2.0 PERLANTIKAN SETIAUSAHA DAN BENDAHARI

2.1 Pengerusi memohon persetujuan semua untuk membuat perlantikan bagi
kedua-dua jawatan penting ini. Keputusan telah dipersetujui oleh semua
yang hadir.
2.1.1 Setiausaha : Siti Nur Anis Atasha Bt.Kamil
2.1.2 Bendahari : Farah Aliah Bt. Jasmin.
Tindakan: semua ahli jawatankuasa

3.0 PERLANTIKAN KETUA-KETUA AHLI JAWATANKUASA PROGRAM.

Ahli mesyuarat bersetuju dengan perlantikan ketua-ketua ahli jawatankuasa
program seperti yang berikut:
a. Keselamatan dan Kebersihan: Noor Faizah Bt Muhamad.
b. Makanan: Muhammad Asyraf
c. Peralatan dan Hiasan: Muhammad Afiq
d. Teknik, Kepegawaian: Tamilselvem
e. Publisiti dan Perhubungan: Mohd Faiz Arsyad
f. Sambutan,hadiah & cenderamata: Nur Syazwani Subari
g. Protokol: Nurul Shazwani Ab Nasir
h. Kebajikan: Elvina
i. Pertandingan: Haziq.
Tindakan: Ahli yang terlibat
 4.0 PERANCANGAN PROGRAM SUKAN TAHUNAN
4.1 Pengerusi memaklumkan maklumat pelaksanaan Program Sukan Tahunan
S. K. Tesl 2 seperti yang berikut:
Tarikh : 28 Februari 2012
Masa : 7.30 pagi 2.00 petang
Tempat : Padang S.K. Tesl 2
4.2 Pengerusi memohon kerjasama ahli jawatankuasa yang dilantik untuk
merancang tugasan yang perlu dilaksanakan.
Tindakan: Semua ahli jawatankuasa yang dilantik.

5.0 HAL-HAL LAIN.

5.1 Pengerusi memohon kerjasama semua jawatankuasa yang dilantik untuk
merancang dan menyusun tugasan yang telah diberikan untuk program
sukan tahunan sekolah.
5.2 Pengerusi mencadangkan satu mesyuarat kali kedua dijalankan bagi
memastikan pergerakan program yang bakal dilaksanakan menjadi lebih
mudah dan teratur.

Tindakan: Setiausaha

6.0 UCAPAN PENANGGUHAN

6.1 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih di atas kerjasama dan
sokongan semua yang hadir dan berharap semua dapat bekerjasama dalam
satu pasukan agar program sukan tahunan ini dapat dilaksanakan dengan
baik sekali.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.30 petang pada 28 Februari 2012.

Disediakan oleh :

..

(SITI NUR ANIS ATASHA BT. KAMIL)

Setiausaha ,

Program Sukan Tahunan S.K Tesl 2.

Tarikh: 2 MAC 2012

2.1 Penerangan Contoh Minit Mesyuarat.

2.1.1 Ciri-ciri minit mesyuarat. (Gaya bahasa)

1) Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat serta laras
bahasanya adalah formal
2) Kata ganti diri pertama dan kedua tidak digunakan.
3) Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu
menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli-ahli
mesyuarat.
4) Gaya bahasa minit mesyuarat juga menggunakan kata-kata tertentu yang
dijadikan ungkapan khusus seperti mesyuarat mengambil maklum,
mesyuarat menerima pandangan dan mesyuarat membuat ketetapan.

( Khairuddin.M, Maridah. A, Faiziah. H. S, 2012 )

2.1.2 Ciri- ciri minit mesyuarat

Antara ciri-ciri lain yang perlu ada dalam minit mesyuarat ialah:

1) Tulen

Minit mesyuarat hendaklah mempunyai ketulenan dan bukan direka oleh

setiausaha. Minit mesyuarat merupakan rekod perkara-perkara yang benar-
benar berlaku ketika mesyuarat.

2) Lengkap

Minit mesyuarat hendaklah lengkap dari segi senarai kehadiran, tarikh serta
butiran perbincangan. Ini bertujuan supaya pembaca tahu apa sebenarnya yang
berlaku dalam mesyuarat tersebut.
3) Tepat

Butiran yang dicatat hendaklah lengkap selaras dengan apa yang telah
dibincangkan bagi mengelakkan kekeliruan kepada pembaca.

4) Sahih

Minit mesyuarat hendaklah dipastikan kesahihannya bagi mengelakkan

penyelewengan atau kesilapan yang dilakukan oleh setiausaha. Oleh itu minit
mesyuarat akan disahkan oleh pengerusi setelah dipersetujui oleh ahli
mesyuarat yang lain.

5) Berstruktur

Penulisan minit mesyuarat hendaklah dalam keadaan berstruktur bagi

memudahkan pembaca memilih bahagian minit yang ingin diteliti.
(http://www.scribd.com/doc/34206981/5/CIRI-CIRI-MINIT-MESYUARAT)

2.1.3 Format minit mesyuarat

1) Butiran mesyuarat

Butiran mesyuarat terdiri daripada nama mesyuarat, bilangan mesyuarat serta

tahun. Selain itu terdapat juga terikh, masa dan tempat mesyuarat. Butiran
tersebut ditulis dibawah tajuk dalam keadaan ke tengah sedikit dengan huruf
besar pada huruf awal perkataan serta penggunaan titik bertindih yang seragam
dan lurus.

2) Kehadiran mesyuarat

Kehadiran mesyuarat terbahagi kepada Hadir dan Tidak hadir. Bahagian

Hadir mencatatkan nama ahli yang hadir mengikut keutamaan jawatan.
 Manakala bahagian Tidak hadir mencatatkan nama ahli yang tidak hadir
mengikut keutamaan jawatan serta sebab tidak hadir.

3) Kandungan minit mesyuarat

Kandungan minit mesyuarat hendaklah selaras dengan agenda mesyuarat yang

telah ditetepkan. Ini bertujuan untuk mengelakkan mesyuarat daripada
berlarutan. Oleh itu setiausaha harus berbincang dengan pengerusi berkaitan
agenda mesyuarat. Pengerusi harus mengikuti agenda yang telah ditetapkan
sewaktu mesyuarat dijalankan. Agenda mesyuarat yang standard adalah seperti
berikut:

1.0 Perutusan pengerusi

2.0 Membentangkan dan mengesahkan minit mesyuarat terdahulu
3.0 Perkara berbangkit
4.0 Perbincangan perkara baru
5.0 Hal-hal lain
6.0 Ucapan penagguhan

Waktu penangguhan hendaklah dicatat dalam minit mesyuarat. Setiausaha

hendaklah menggunakan istilah ditangguhkan dan bukannya ditamatkan
melainkan mesyuarat tersebut merupakan mesyuarat yang terakhir.

4) Penutup minit mesyuarat.

Penutup minit mesyuarat kebiasaannnya ditamatkan dengan ungkapan

Disediakan oleh, diikuti dengan tandatangan dan nama penuh setiausaha,
seterusnya nama jawatan dan organisasi yang diwakili. Kemudian dicatatkan
tarikh minit mesyuarat itu secara rasmi dikeluarkan.
2.2 Analisis Kesilapan Minit Mesyuarat

2.2.1 Contoh kesilapan dalam minit mesyuarat

MINIT MESYUARAT PROGRAM SUKAN TAHUNAN SEKOLAH

KEBANGSAAN TESL 2, SEREMBAN.

Tarikh : 28 Februari 2012

Hari : Selasa

Masa : 12.30 1.30 tengah hari

Tempat : Bilik Kuliah B 3.5

KEHADIRAN

1. Muhammad Ismail bin Rosli

2. Siti Nur Anis Atasha bt Kamil
3. Farah Aliah bt. Jasmin

TIDAK HADIR

1. Abu bin Ali

2. Ali bin Abu

1.0 UCAPAN PENGERUSI

1.1 Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Muhammad Ismail Bin Rosli. Pengerusi
memulakan mesyuarat dengan salam dan bacaan al-fatihah bagi memberkati
mesyuarat pada petang ini.
1.2 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang telah
sanggup meluangkan masa dan memberikan komitmen yang baik untuk
menjalankan mesyuarat bagi program sukan tahunan sekolah ini.
2.0 PERLANTIKAN SETIAUSAHA DAN BENDAHARI
2.1 Pengerusi memohon persetujuan semua untuk membuat perlantikan bagi
kedua-dua jawatan penting ini. Keputusan telah dipersetujui oleh semua
yang hadir.
2.1.1 Setiausaha : Siti Nur Anis Atasha Bt.Kamil
2.1.2 Bendahari : Farah Aliah Bt. Jasmin.

3.0 PERLANTIKAN KETUA-KETUA AHLI JAWATANKUASA PROGRAM.

Ahli mesyuarat bersetuju dengan perlantikan ketua-ketua ahli jawatankuasa
program seperti yang berikut:
j. Keselamatan dan Kebersihan: Noor Faizah Bt Muhamad.
k. Makanan: Muhammad Asyraf
l. Peralatan dan Hiasan: Muhammad Afiq
m. Teknik, Kepegawaian: Tamilselvem
n. Publisiti dan Perhubungan: Mohd Faiz Arsyad
o. Sambutan,hadiah & cenderamata: Nur Syazwani Subari
p. Protokol: Nurul Shazwani Ab Nasir
q. Kebajikan: Elvina
r. Pertandingan: Haziq.

4.0 PERANCANGAN PROGRAM SUKAN TAHUNAN

4.1 Pengerusi memaklumkan maklumat pelaksanaan Program Sukan Tahunan
S. K. Tesl 2 seperti yang berikut:
Tarikh : 28 Februari 2012
Masa : 7.30 pagi 2.00 petang
Tempat : Padang S.K. Tesl 2
4.2 Pengerusi memohon kerjasama ahli jawatankuasa yang dilantik untuk
merancang tugasan yang perlu dilaksanakan.

5.0 HAL-HAL LAIN.

 5.1 Pengerusi memohon kerjasama semua jawatankuasa yang dilantik untuk
merancang dan menyusun tugasan yang telah diberikan untuk program
sukan tahunan sekolah.
5.2 Pengerusi mencadangkan satu mesyuarat kali kedua dijalankan bagi
memastikan pergerakan program yang bakal dilaksanakan menjadi lebih
mudah dan teratur.

6.0 UCAPAN PENANGGUHAN

6.1 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih di atas kerjasama dan
sokongan semua yang hadir dan berharap semua dapat bekerjasama dalam
satu pasukan agar program sukan tahunan ini dapat dilaksanakan dengan
baik sekali.

Mesyuarat ditamatkan pada jam 1.30 petang pada 28 Februari 2012.

Disediakan oleh :

..

(SITI NUR ANIS ATASHA BT. KAMIL)

Setiausaha ,

Tarikh: 2 MAC 2012

2.2.3 Analisis kesilapan minit mesyuarat

Dalam minit mesyuarat di atas terdapat beberape kesilapan yang telah dilakukan
individu ataupun setiausaha yang mencatat minit mesyuarat ini. Antara kesilapan
yang telah dilakukan boleh dibahagikan kepada beberapa bahagian. Antaranya
ialah:

a) Format
i. Butiran mesyuarat
Dalam minit mesyuarat di atas, terdapat beberapa butiran mesyuarat
yang tidak lengkap. Antaranya ialah, bilangan mesyuarat serta tahun
mesyuarat tersebut tidak dicatat. Selain itu, semua huruf dalam tajuk
mesyuarat tersebut ditulis dengan huruf besar.

ii. Kehadiran
Minit mesyuarat tersebut tidak dicatat nama ahli yang hadir dengan
lengkap berserta dengan keutamaan jawatan. Manakala nama ahli
yang tidak hadir tidak dituliskan sebab ketidakhadiran mereka serta
keutamaan jawatan.

iii. Kandungan minit mesyuarat

Kesalahan pertama yang dapat dilihat dalam kandungan minit
mesyuarat ini ialah, terdapat beberapa agenda yang tidak lengkap.
Antaranya ialah, minit mesyuarat ini tidak dicatat dengan butiran
pembentangan berkaitan perkara yang dibincangkan pada mesyuarat
yang lalu dan juga pengesahan bagi minit mesyuarat yang lepas serta
perkara berbangkit. Tiga perkara ini harus dicatat bagi rujukan
pembaca, melainkan mesyuarat ini merupakan mesyuarat yang
pertama. Sekiranya mesyuarat ini merupakan mesyuarat yang
pertama, maka ketiga-tiga perkara ini tidak perlu dicatat.
Selain itu, kesilapan kedua yang terdapat dalam minit mesyuarat ini
ialah, minit mesyuarat ini tidak dicatat individu ataupun kumpulan yang
 bertanggungjawab untuk melaksanakan agenda-agenda yang telah
dibincangkan. Kesilapan lain yang terdapat dalam minit ini ialah,
dalam bahagian ucapan penangguahan, setiausaha pertubuhan ini
mengatakan mesyuarat ini ditamatkan dan bukannya
ditangguhkan. Walaupun kesilapan tersebut kelihatan kecil, namun ia
memberikan maksud yang sangat berbeza. Sekiranya perkataan
ditamatkan digunakan, bermaksud mesyuarat tersebut tidak akan
diadakan lagi. Oleh itu, istilah ditanggukan merupakan istilah yang
paling sesuai digunakan. Selain itu, nama persatuan atau organisasi
pada bahagian tandatangan dan nama setiusaha persatuan ataupun
organisasi yang diwakili olehnya.

3.0 Minit Mesyuarat Tahunan

3.1 Ciri-ciri minit mesyuarat tahunan.

Ciri-ciri minit mesyuarat tahunan sedikit sebanyak sama dengan ciri-ciri

mesyuarat yang lain. Namun begitu terdapat beberapa perbezaan antara minit
mesyuarat tahunan dengan minit mesyuarat jawatankuasa. Antaranya ialah:

i. Senarai kehadiran
Format penulisannya sama dengan minit mesyuarat yang lain. Senarai
nama ahli yang hadir perlu dicatat. Begitu juga yang tidak hadir, berserta
dengan sebab. Semua ahli berhak untuk hadir dalam mesyuarat
ini.kehadiran ahli menjadi penentu kepada keputusan yang dibuat.
Keputusan sebulat suara sekurang-kurangnya ialah 2/3 daripada jumlah
keseluruhan ahli

ii. Kekerapan atau pengendalian mesyuarat.

Hanya diadakan sekali setahun atau dalam tempoh satu sesi. Majlis perlu
melantik seorang untuk mengendalikan mesyuarat pada waktu itu. Semua
 ahli berhak untuk mengendalikan mesyuarat asalkan mendapat
persetujuan majority.
iii. Perasmian
Terdapat majlis perasmian sebelum mesyuarat tersebut diadakan dan
dirasmikan oleh tokoh yang berkaitan.

iv. Agenda mesyuarat

a. Laporan kewangan
Lapporan kewangan dijadikan salah satu agenda khusus dalam
mesyuarat ini. Pengesahan daripada ahli perlu didapatkan sebelum
laporan tersebut diterima.
b. Pembubaran atau perlantikan ahli jawatankuasa.
Agenda ini dijadikan agenda khas dalam mesyuarat ini. Semua
AJK sebelum dibubarkan dan diadakan perlantikan AJK baru.
c. Membahaskan usul.
Mesyuarat ini adalah sebagai medan untuk menerima atau
menolak usul yang dibawakan. Keputusan diputuskan oleh ahli.
Sekiranya sesuatu perubahan yang melibatkan dasar sesuatu
organisasi dan telah termaktub dalam perlembagaan organisasi
sekiranya ingin dipinda perlu mendapat suara majority iaitu 2/3
daripada jumlah ahli keseluruhan. Keputusan mesyuarat agung
menjadi agenda utama yang akan dilaksanakan oleh AJK yang
baru dilantik.
d. Ucapan penagguhan.
Ucapan penagguhan dibuat oleh pengerusi yang baru dilantik.
Saripati ucapannya berkisar kepada harapan dan visi yang akan
dibuat untuk memajukan organisasi.

3.2 Format minit mesyuarat tahunan

i. Butiran mesyuarat
 Butiran mesyuarat tahunan tiada perbezaan dengan mesyuarat yang lain.
Butiran mesyuarat terdiri daripada nama mesyuarat, bilangan mesyuarat
serta tahun. Selain itu terdapat juga terikh, masa dan tempat mesyuarat.
Butiran tersebut ditulis dibawah tajuk dalam keadaan ke tengah sedikit
dengan huruf besar pada huruf awal perkataan serta penggunaan titik
bertindih yang seragam dan lurus.

ii. Senarai kehadiran

Dalam minit mesyuarat tahunan hanya dicatatkan bilangan ahli yang
hadir. Namun begitu, senarai nama ahli yang hadir harus direkodkan atau
dilampirkan.

iii. Kandungan minit mesyuarat.

Kandungan minit mesyuarat hendaklah selaras dengan agenda
mesyuarat tersebut. Perbezaan minit mesyuarat tahunan dari segi
kandungan ialah, minit mesyuarat tahunan terdapat beberapa
penambahan. Berikut ialah agenda-agenda yang terdapat dalam minit
mesyuarat tahunan:

1.0 Ucapan pengerusi

2.0 Bacaan doa
3.0 Ucapan YDP
4.0 Ucapan Ahli Majlis (Wakil Rakyat)
5.0 Aktiviti-aktiviti yang dijalankan semasa mesyuarat berlangsung
6.0 Pembentangan dan laporan AJK sesi yang lepas
7.0 Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat
8.0 Perkara berbangkit
9.0 Pembentangan dan pengesahan laporan kewangan
10.0 Pembubaran AJK sesi lepas
11.0 Perlantikan pengerusi sementara
12.0 Perlantikan AJK sesi baru
 13.0 Ucapan YDP sesi baru
14.0 Pembentangan usul
15.0 Ucapan penagguhan

3.3 Minit Sebenar.

MINIT MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-10 SEKOLAH KEBANGSAAN BUKIT
JELUTONG

Tarikh : 27 Januari 2007

Hari : Sabtu
Masa : 8.30 pagi
Tempat : Dewan Sekolah Bukit Jelutong
KEHADIRAN
1. Tn. Haji Ahmad Zamri Bin Kamaruddin (Yang Dipertua)
2. Tn. Haji Rohyzam Merican Bin Haji Naina Merican (Naib Yang Dipertua)
3. Pn. Izan Salfina Bt Mukin (Setiausaha)
4. Pn. Shuhaila Bt Osman (Bendahari)
5. Tn. Haji Rohyzam Merican Bin Haji Naina Merican (AJK)
6. Tn. Haji Isa Bin Omar (AJK)
7. Lt. Kol. (B) Dr. Mohd. Salleh Bin Haji Nordin (AJK)
8. Prof. Madya Haji Kamran Bin S. Ali (AJK)
9. Prof. Dr. Zainab Bt Mohd Noor (AJK)
10. Pn. Safura Bt Atan (AJK)
11. En. Hakimi Bin Mohamad (AJK)
12. En. Khairul Azwar Bin Ab. Razak (AJK)
13. En. Mohd Hussairy Bin Daud (AJK)
14. Cik Nurul Huda Bt Zubair (AJK)
15. En. Wan Hisyamuddin Bin Wan Kar (AJK)
16. Pn. Zurina Bt Musa (AJK)
17. Encik Ahmad Fahmy b. Sallehudin (Juru Audit)
18. Pn. Nurul Fatmie bt Mohamad Nafi (Juru Audit)
AGENDA

1.0 UCAPAN PENGERUSI

1.1 Tuan Pengerusi mengalu-alukan kedatangan para ibubapa dan guru serta
mengucapkan ribuan terima kasih.
1.2 Tuan Pengerusi juga mengucapkan selamat datang kepada Tuan Haji
Kamarul Ariffin bin Kainin (Ahli Majlis MBSA) di atas kesudian beliau
meluangkan masa untuk hadir dalam mesyuarat agung PIBG kali ke-10.

2.0 BACAAN DOA

2.1 Bacaan doa telah disempurnakan oleh Ustaz Mohd Shukri bin Shahabudin.

3.0 UCAPAN YDP PIBG SESI 2006

3.1 Ucapan alu-aluan di atas kehadiran tetamu kehormat, Guru Besar, GPK,
guru- guru dan para ibu bapa ke mesyuarat pada hari ini.
3.2 Menerangkan tentang aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan iaitu:
3.2.1 MBSA dan PIBG telah bergotong-royong dalam membina
pagar dan laluan pejalan kaki.
3.2.2 Hari Bacathon telah diadakan pada bulan November. Kutipan yang
diperolehi hampir RM30,000.00. Beliau juga menegaskan hari
Bacathon diadakan bukan sahaja untuk mengumpul dana PIBG
tetapi juga dapat meningkatkan minat membaca di kalangan murid-
murid.
3.3 Ucapan terima kasih kepada semua yang telah berganding bahu
dalam menjayakan aktiviti-aktiviti dan program-program PIBG.

4.0 UCAPAN GURU BESAR

4.1 Ucapan alu-aluan di atas kehadiran para ibubapa ke mesyuarat kali ini.
4.2 Ucapan terima kasih kepada Tuan Haji Kamarul Ariffin di atas kesudian untuk
menghadirkan diri di dalam mesyuarat ini.
4.3 Menyatakan bahawa ibubapa yang hadir pada hari ini adalah ibubapa yang
mengharapkan kecemerlangan sekolah.
 4.4 Menerangkan bahawa SK Alam Megah Dua adalah di antara dua sekolah
terbaik di kawasan ini (8 buah sekolah). Oleh itu, pihak sekolah akan
sentiasa berusaha merealisasikan impian untuk terus mencapai
kecemerlangan disamping sokongan dan dorongan dari pihak ibubapa.
4.5 Hasrat untuk mencapai kecemerlangan ini adalah seiring dengan saranan
Kementerian Pelajaran untuk memperkasakan sekolah kebangsaan dalam
program PIPP.
4.6 Pencapaian UPSR pada tahun 2006 adalah 15% lebih tinggi berbanding
dengan sekolah lain di sekitar kawasan Alam Megah. Jumlah keseluruhan
murid dari setahun ke setahun juga sentiasa meningkat.
4.7 Menyatakan bahawa laman web sekolah akan dilancarkan pada hari ini. Para
ibubapa boleh melayarinya untuk mendapatkan semua maklumat dan aktiviti
sekolah.
4.8 Menerangkan MBSA juga banyak memberi bantuan sebagai contoh pihak
PIBG telah meminta lampu isyarat dan ianya telah dipasang.
4.9 Pihak sekolah merakamkan ucapan terima kasih kepada AJK PIBG dan AJK
Pelaksana untuk mesyuarat agung PIBG kali ini.

5.0 UCAPAN AHLI MAJLIS MBSA (TUAN HAJI KAMARUL ARIFFIN)

5.1 Ucapan alu-aluan kepada Guru Besar, YDP PIBG, NYDP PIBG, guru-guru
dan ibubapa.
5.2 Merakamkan ucapan terima kasih kepada PIBG kerana sudi menjemput
beliau untuk merasmikan mesyuarat ini.
5.3 Beliau menyatakan telah dua kali hadir ke sekolah ini. Kali pertama hadir
Guru Besar sedang berkursus, dan dalam ketiadaan guru besar sekolah
masih berjalan lancar. Beliau mengucapkan terima kasih kepada semua guru
yang berdedikasi dalam menjalankan tugas.
5.4 Beliau menegaskan perlunya keserasian antara PIBG dan pihak sekolah
untuk melancarkan perjalanan terutamanya dalam proses pembelajaran.
Ibubapa dan para guru perlu sentiasa sama-sama berusaha untuk
mempertingkatkan kecemerlangan anak-anak. Jika lebih ramai anak-anak
 yang berjaya, maka lebih majulah sekolah ini. Dalam kesibukan ibubapa
bekerja, amatlah perlu untuk meluangkan masa untuk bertanya mengenai
persekolahan anak-anak.
5.5 Beliau juga menerangkan, dalam mendidik, kesihatan juga perlu diterapkan
dikalangan anak-anak. Ini kerana wabak denggi semakin berleluasa. Shah
Alam merupakan daerah ke-3 tertinggi dengan wabak denggi.
5.6 Beliau mengucapkan tahniah kepada sekolah kerana merupakan antara
sekolah terbaik di kawasan ini.
5.7 Beliau juga menegaskan tanggungjawab mengekalkan kecemerlangan
sekolah adalah tanggungjawab bersama antara sekolah dan ibubapa.
5.8 Kehadiran para ibubapa pada hari ini diharap dapat memberi lebih
perangsang kepada guru-guru untuk menjadi lebih baik di antara yang
terbaik.

6.0 PELANCARAN LAMAN WEB SEKOLAH

6.1 Alamat laman web sekolah ialah www.skamd.edu.my
6.2 Pelancaran laman web sekolah ini telah dirasmikan oleh Tuan Haji Kamarul
Ariffin bin Kainin.
6.3 Beliau mengucapkan terima kasih kepada pihak sekolah yang telah
berjaya membina laman web ini. Semoga ianya sentiasa dikemaskini untuk
kemudahan semua pihak.

7.0 JAMUAN
7.1 Jamuan telah disediakan untuk semua tetamu yang bertempat di
Kafetaria sekolah.

8.0 PEMBENTANGAN DAN LAPORAN BIRO-BIRO PIBG 2006

8.1 Pembentangan dan laporan berkenaan aktiviti yang dijalankan telah

disampaikan oleh YDP PIBG (En Khairil Fithri). Biro-biro tersebut ialah:
a) Biro Pendidikan & Penerangan b) Biro Ekonomi
 c) Biro Keselamatan & Disiplin
d) Biro Keceriaan dan Pembangunan e) Biro Sukan

9.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

9.1 Puan Norlia bt. Ahmad mencadangkan minit mesyuarat yang lalu disahkan
dan disokong oleh Pn. Rojiyah bt. Hashim.

10.0 PERKARA BERBANGKIT

10.1 En. Hamzah bin Othman
10.1.1 Bertanya mengenai penyelenggaran Sekolah
10.1.2 Mencadangkan supaya membuat surat permohonan kepada PPD
melalui Guru Besar untuk keceriaan sekolah sepanjang tahun.
10.2 En. Abdul Razak bin Omarudin
10.2.1 Mengucapkan tahniah kepada Biro Keselamatan kerana berjaya
mengawal keadaan lalulintas di sebelah pagi dengan berkesan.
Namun begitu keadaan kawalan lalulintas di sebelah petang kurang
pengawasan.
10.3 En. Marlan bin Sahri
10.3.1 Mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua AJK PIBG, Guru
Besar dan guru-guru di atas kejayaan mewujudkan laman web
sekolah.
10.3.2 Mencadangkan pemberian insentif kepada guru-guru atas hasil
usaha mereka dalam kejayaan UPSR.
10.3.3 Ingin mengetahui mengenai perkembangan makmal
komputer. Mencadangkan agar di adakan sesi lawatan ke makmal
komputer untuk mengetahui keceriaan dan infrastruktur makmal.
10.4 En. Khairil Fithri (YDP PIBG)
10.4.1 Menyatakan bahawa bantuan penyelenggaraan sekolah adalah di
bawah Biro Keceriaan dan Pembangunan.
10.4.2 Kawalan di sebelah pagi adalah tanggungjawab sekolah dan PIBG.
Maka gaji untuk dua orang pengawal dibayar oleh PIBG, manakala
 di sebelah petang adalah dibawah pengurusan Sekolah Agama
KAFA. Beliau menyatakan akan mengutarakan perkara ini kepada
pengurusan Sekolah Agama KAFA.
10.5 En. Abdul Razak bin Jidin (Guru Besar)
10.5.1 Menyatakan bahawa peruntukan sekolah yang diberi adalah
terhad. Ianya lebih menjurus kepada perkara-perkara yang besar
sahaja seperti penyelenggaraan tandas, kerusi, dan meja murid.
Sekolah telah memperuntukkan RM12,000 untuk penyelengaraan
tandas pada tahun 2006. Manakala RM10,000 untuk
memperbaiki bumbung tempat letak basikal.
10.5.2 Merujuk kepada insentif untuk guru-guru, beliau menyatakan setiap
ketua panitia akan diberi RM1,000 jika 50 orang murid berjaya
mendapat 5A dalam peperiksaan UPSR.
10.5.3 Aktiviti di makmal komputer berjalan seperti biasa. Kelab Komputer
dijalankan pada hari Rabu petang, manakala pembelajaran ICTL
untuk murid Tahun 1 dan 2 diadakan sekali dalam seminggu.
10.5.4 Merujuk kepada keceriaan sekolah, beliau menyatakan ketiadaan
tempat untuk menyimpan kerusi dan meja yang sudah rosak. Ini
kerana kerusi dan meja yang sudah rosak perlu mendapat
kebenaran PPD terlebih dahulu sebelum dihapus kira. Oleh itu,
dapatlah kiranya PIBG membina stor untuk kegunaan tersebut.

11.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KEWANGAN

11.1 Puan Rosni bt Ismail mencadangkan laporan kewangan yang lalu
disahkan dan disokong oleh En. Ramli bin Hussin.

12.0 PEMBUBARAN AJK PIBG SESI 2006/2007

12.1 YDP PIBG, En Khairil Fithri mengucapkan terima kasih kepada AJK PIBG
sesi 2006/2007 dan mengumumkan pembubaran AJK PIBG sessi
2006/2007.
13.0 PERLANTIKAN PENGERUSI SEMENTARA
13.1 En Che Om mencadangkan En Khairil Fithri dilantik sebagai pengerusi
sementara dan disokong oleh En Hamzah.
13.2 Cik Fairuz Kamila pula dilantik sebagai pencatat.

14.0 PERLANTIKAN AJK PIBG SESI 2007/2008

14.1 Lantikan AJK PIBG sesi 2007/2008

YDP : En Khairil Fithri bin Md Hatah

NYDP : En Mohamed Iqbal bin Mohamed Kassim
Setiausaha : Pn Aini bt Semikin

Bandahari : Cik Aslinah bt Wasli

AJK Ibubapa :
1. En Ashraf bin Ahmad
2. En Abdul Razak bin Baharudin
3. En Hamzah bin Othman
4. En Mohamed Azmi bin Mukhsam
5. Pn Noor Roha
6. En Che Om B. Ahmad

AJK Guru :
1. Pn. Rosni bt Ismmail
2. Pn. Rosemaria bt Mohd Nordin
3. Pn. Rohana bt Md Said
4. Pn.Rojiyah bt Hashim
5. En. Zamani bin Wasili

Juru Audit :
1. En Mohamed Najib bin Mustapha (Guru)
 2. En Kamaruddin bin Ishak (Ibubapa)

15.0 UCAPAN YDP PIBG SESI 2007/2008

15.1 En Khairil Fithri mengucapkan terima kasih kepada para hadirin kerana
memilih beliau untuk menerajui PIBG dan berharap dapat menjalankan
tanggungjawab sebaik mungkin.
15.2 YDP memperkenalkan AJK PIBG sessi 2007/2008.

16.0 PEMBENTANGAN USUL

16.1 En Kamaruddin mencadangkan agar sekolah membina bangunan
perhimpunan yang berbumbung. YDP menyatakan perkara tersebut sudah
dirancang dan dalam proses perlaksanaan untuk mencari dana yang
mencukupi.

16.2 Jawatankuasa PIBG mencadangkan agar menaikkan yuran PIBG

daripada RM24.00 kepada RM50.00. Cadangan tersebut telah disokong oleh
Pn Azlina dan beliau mencadangkan agar pembayaran dapat dibuat 2 kali
setahun untuk meringankan bebanan ibubapa yang kurang berkemampuan.
Setelah diperbahaskan, semua ahli PIBG telah bersetuju untuk menaikkan
yuran PIBG daripada RM24.00 kepada RM50.00.
Cadangan Daripada: En. Ashraf B. Ahmad (AJK PIBG 2007)

Keputusan: Semua Ahli PIBG Sebulat Suara Bersetuju

16.3 Puan Wan Hasiah telah mencadangkan agar sekolah mengadakan

program Merdekathon pada tahun ini bersempena sambutan 50 tahun.
16.4 kemerdekaan. Ahli sebulat suara telah bersetuju untuk mengadakan
program tersebut.

17.0 UCAPAN PENANGGUHAN

 17.1 YDP mengucapkan ribuan terima kasih kepada ibubapa dan guru-guru
dalam melicinkan perjalanan mesyuarat agung PIBG kali ke 10.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.05 tengah hari.

Disediakan oleh Disahkan oleh

---------------------------- ---------------------------
(CIK ZAIDELINDA BT ZAINAL ABIDIN) (TN HJ. AHMAD ZAMRI B
Setiausaha Kehormat KAMARUDIN)
PIBG SK BUKIT JELUTONG Yang Dipertua
Sesi 2010/2011 PIBG SK BUKIT JELUTONG
Sesi 2010/2011
4.0 Kesimpulan

Minit mesyuarat merupakan perkara yang sangat penting ketika menjalankan

mesyuarat. Minit mesyuarat memastikan semua ahli peka dengan agenda yang ingin
dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat itu dan peka terhadap apa sahaja yang berlaku
dalam organisasi tersebut. Minit mesyuarat merupakan salah satu bentuk komunikasi
bertulis dan ia direkodkan secara rasmi. Ciri-ciri penulisan minit mesyuarat terbahagi
kepada bahagian. Antaranya dari segi gaya bahasa, cara penulisan dan juga format.
Minit mesyuarat haruslah ditulis mengikut format yang betul. Tujuan minit mesyuarat
diadakan adalah untuk memberi maklumat kepada ahli-ahli sesuatu organisasi
berkaitan perkembangan dan masalah yang dialami oleh organisasi tersebut. Oleh itu
individu yang diitugaskan untuk mencatat minit mesyuarat iaitu setiausaha harus
mempunyai pengetahuan tentang format penulisan minit mmesyuarat.

5.0 Refleksi

Bagi memenuhi tugasan KKP Bahasa Melayu Komunikatif 2, saya dikehendaki

menghasilkan satu analisis tentang cara penulisan minit mesyuarat dan analisis
kesalahan dalam penghasilan minit mesyuarat. Sepanjang proses pelaksanaan tugasan
ini, banyak pengetahuan yang telah saya peroleh berkaitan penulisan minit mesyuarat
yang betul. Sebagai seorang yang bakal bergelar guru, pengetahuan untuk
menghasilkan minit mesyuarat yang berkualiti sangat penting untuk dikuasai. Ini kerana,
di alam pekerjan kelak, pengetahuan ini sangat penting kerana saya akan kerap kali
berhadapan dengan mesyuarat. Oleh itu, sedikit sebanyak saya telah memperolehi
pengetahuan yang sepatutnya melalui tugasan ini. Selain itu saya mengetahui
beberapa kesilapan yang sering dilakukan dalam penulisan minit mesyuarat. Pendek
kata, melalui tugasan inilah saya mendapat hampir seluruh pengetahuan berkaitan
penulisan minit mesyuarat.
6.0 Rujukan

Ciri-ciri minit mesyuarat. (t.t). Didapati pada 1 September 2012 daripada

http://www.scribd.com/doc/34206981/5/CIRI-CIRI-MINIT-MESYUARAT

Pekeliliing Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA). (t.t). Didapati pada 3 September

2012 daripada http://www.google.com.my/url?sa=t&rct=j&q=pekeliling

Pekelililng Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 1991. (t.t). Didapati pada 2

September 2012 daripada http://www.google.com.my/url?sa=t&rct=j&q=pekeliling

Pengurusan mesyuarat. (t.t). Didapati daripada http://pengurusanmesyuarat-

muhaimin.blogspot.com/2010/09/minit-mesyuarat.html

Khairuddin Mohamad, Maridah Alias dan Faiziah Hj. Shamsudin. (2012). Bahasa
Melayu Komunikatif. Selangor Darul Ehsan. Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd.
7.0 Lampiran