SIM2209

E-PENTADBIRAN

MODUL PENGAJARAN
Disusun Oleh:

MOHAMMAD SOFIAN BIN HASHIM KOLEJ POLY-TECH MARA KUALA LUMPUR

Bab 1

KONSEP ORGANISASI MAYA

Pengenalan
Kewujudan teknologi rangkaian komputer dan telekomunikasi telah membantu syarikat-syarikat mengkoordinasi keupayaan yang teragih secara geografi kepada Organisasi Maya. Collaborative Application seperti persidangan berasaskan komputer, perkongsian pangkalan data, perkongsian aplikasi, pengurusan aliran kerja, pengurusan projek dan persidangan video boleh digunakan unutk menyokong penggunaan yang teragih bersama-sama. Sistem kerjasama mewujudkan persekitaran kerja di mana individu dalam oranisasi boleh berinteraksi, mengumpul kemahiran dan berkongsi maklumat serta pengetahuan.

Definasi Organisasi Maya

Organisasi bermaksud komponen-komponen yang bertugas (termasuklah komponen manusia dan komponen-komponen lain seperti peralatan dan perkakasan) bagi mencapai sesuatu matlamat. Maya bermaksud keadaan yang wujud tanpa persekitaran fizikal Pentadbiran bermaksud menjalankan sesuatu urusan berasaskan kepada tugas dan tanggungjawab. Elektronik bermaksud menggunakan ICT bagi menggantikan kerja yang dilakukan secara manual. Kolaborasi bermaksud perkongsian dan kerjasama bagi mencapai sesuatu objektif: Organisasi Maya membolehkan manusia berhubung di antara satu sama lain tanpa perlu hadir secara fizikal pada satu-satu lokasi dan di hubungkan dengan menggunakan rangkaian komputer. Organisasi maya juga bermaksud rangkaian sementara yang terdiri dari syarikat, pembekal, pelanggan dan pekerja yang dihubungkan oleh teknologi maklumat dan komunikasi, dengan tujuan untuk menghasilkan produk. Dua contoh perisian yang berkonsepkan organisasi maya adalah: 1. MS NetMeeting 2. Lotus Notes Sebab-sebab Pembentukan Organisasi Maya 1) Dapat memudahkan urusan. (lebih mesra pengguna) 2) Memastikan semua urusan dapat ditakbir dengan lancar dan berkesan. 3) Memastikan semua urusan dapat dicapai dengan lebih cepat dan tepat. 4) Dapat memudahkan kawalan (control). 5) Dapat mempertingkatkan mutu (kualiti) dan produktiviti kerja. Langkah-langkah Pembentukan Organisasi Maya Perolehan peralatan Pemasangan Latihan Penyelenggaraan 3

Promosi dan kempen kesedaran Kepentingan Pentadbiran Elektronik kepada warga organisasi. 1) 2) 3) 4) 5) Mudah Cepat Menjimatkan kos Menjimatkan sumber Dapat tingkatkan kualiti dan produktiviti

Kelemahan Pentadbiran Elektronik 1) Keselamatan 2) Kesukaran untuk berkongsi 3) Lebih percaya kepada sistem manual 4) Takut hak mereka di ambil alih oleh ICT 5) Susah untuk mencuba sesuatu yang baru Cara mengatasi kelemahan 1) 2) 3) 4) 5) Tingkatkan pengetahuan tentang keselamatan Galakkan kepentingan perkongsian Beri latihan Kempen kesedaran Wujudkan kepentingan kepada pembaharuan

Struktur Maya Pasukan Maya (Virtual Team) Makmal Maya (virtual laboratory (collaboratories) Pejabat Maya (Virtual office) Kedai Maya (Virtual shops) Organisasi Maya (Virtual organization) Peranan pasukan maya adalah perlu dan individu yang di pilih adalah berdasarkan kepada Peserta-peserta adalah terdiri kemahiran yang dimilikinya. daripada pakar-pakar yang dipanggil untuk menyumbang kepada satu projek dimana kemahiran tertentu diperlukan Peranan pejabat diperuntukkan kepada individu yang dipanggil untuk menjalankan tanggungjawab pejabat jika perlu. Produk kedai berubah dengan cepat dengan adanya pembekal yang menjadi pusat membelibelah secara maya. Keseluruhan organisasi adalah maya.

Ciriciri Organisasi Maya 1)Organisasi maya adalah bersifat global 2)Perkongsian sumber dan kemahiran 3)Penggunaan ICT dalam sebarang urusniaga 4)Pakatan 4)Pakatan untuk mencapai matlamat bersama 5)Integrasi 5)Integrasi Menegak 1. Globalisasi Untuk mencapai keuntungan yang maksima, sumber perlu diagihkan. Organisasi sebagai ibu pejabat yang kecil yang beroperasi dengan unit dalaman, pakatan yang terbina dan sub kontraktor yang berbeza. Konsep organisasi maya tidak hanya tertumpu dalam kawasan sesebuah negara sahaja, malah menurut Wold (1995) san Coates (1994), idea organisasi maya patut terdiri daripada jabatan-jabatan yang berselerakan di serata dunia. 2. Perkongsian (Collaboration) Salah satu komponen penting yang perlu ada bagi sesebuah organisasi maya adalah kerjasama di kalangan pekerja didalam organisasi terbabit yang berselerakan sama ada didalam sesebuah negara ataupun di merata tempat di dunia ini. Dubuskas (1995) dan Craner (1995) menjelaskan bahawa organisasi maya adalah satu pasukan maya. Pasukan maya akan membentuk sesuatu organisasi, sebahagian dari proses yang berterusan, dihasilkan dari penggunaan Groupware. Perkongsian disini bermaksud sekumpulan manusia yang bertanggungjawab dalam mencapai sesuatu matlamat dengan berkongsi kemahiran dan sumber. 3. Pengunaan ICT Tapscott (1996) dan Fisher (1993) menekankan bahawa ICT menjadi mekanisme yang penting dalam penubuhan organisasi maya. Coates (1994) menerangkan bahawa IT telah menukar hubungan tradisional pengurusan dengan kerja kepada faktor masa dan ruang. Tapscott (1996) juga menerangkan bahawa kombinasi jaringan syarikat, individu dan organisasi akan membentuk satu perniagaan. Fisher (1993) menerangkan bahawa pekerja organisasi maya akan berali ke arah pakatan dan perkongsian untuk menghasilkan produk Setalah itu pakatan itu akan dilupuskan Ini membolehkan kos dapat dikongsi, masa dapat dikurangkan dan proses rekabentuk serta pengeluaran akan menjadi lebih efektif. 4. Pakatan Untuk Mencapai Matlamat Bersama Goldman (1995) menerangkan bahawa organisasi maya adalah sebagai kumpulan syarikat yang berpakat untuk mendapai matlamat tertentu dan menghasilkan produk dengan sumber yang dikongsi bersama. 5

Organisasi maya sebagai pengagih proses perniagaan dimana sumber dihimpun dan kemudian di lupuskan

5. Integrasi Menegak Supaya dapat bertindak terhadap pasaran, organisasi maya perlu bertindak terhadap permintaan pelanggan dan mengukuhkan hubungan. Organisasi maya terdiri dari syarikat yang akan berhadapan dengan pelanggan dan jaringan syarikat lain. Kebaikan Organisasi Maya 1) 2) 3) 4) 5) 6) Menambah kelebihan untuk berdaya saing Lebih fleksible Lebih responsive terhadap pasaran Mempertingkatkan komunikasi dan kawalan dalaman Mempertingkatkan perkhidmatan pelanggan Kos yang rendah

Keburukan Organisasi Maya 1) Budaya kerja setempat Dalam organisasi maya, bekerja merentasi budaya adalah merupakan satu cabaran yang besar. Adalah sukar bagi mana-mana pekerja bekerja bersama rakan yang berlainan negara, bangsa, agama, dan sebagainya. Ini adalah kerana setiap budaya mempunyai cara, bentuk, pemikiran, dan pendekatan yang berbeza-beza. 2) 3) 4) Kos yang tinggi dalam sesuatu aspek Kurang kepercayaan dan penghormatan Undang-undang kurang diperketatkan

Salah Tanggap Terhadap Organisasi Maya 1. Syarikat berasaskan Internet Organisasi yang menggunakan internet untuk menjual produk tidak dianggap salah satu contoh organisasi maya kerana tiada persepakatan dan perkongsian kerja di antara pekerja wujud. Syarikat yang menjual barangan dan perkhidmatan di internet adalah sebuah syarikat yang dikenali sebagai teleshopping atau emarketing 2. Persekitaran Transaksi Elektronik Setiap organisasi yang berhubungan antara satu sama lain hanya untuk pertukaran maklumat sahaja tetapi tidak melibatkan perkongsian sumber tidak dianggap sebagai organisasi maya.

BAB 2 BEKERJA DALAM PASUKAN MAYA

Pengenalan Pasukan kerja maya secara global adalah salah satu komponen penting dalam organisasi rangkain. Rangkaian elektronik telah membangun dan membentuk organisasi baru yang juga dikenasi sebagai spiders web. Individu atau pasukan menyertai rangkaian bila mereka boleh menambah nilai (added value) dan keluar dari rangkaian bila ia tidak diperlukan lagi. Ramai meramal bahawa organisasi maya, pasukan maya, meja maya dan pekerja maya akan terus membangun di masa akan datang. Apa yang unik tentang konsep pasukan kerja maya adalah kerana kewujudannya tidak mempunyai bentuk fizikal, dimana mereka hanya wujud dalam bentuk elektronik atau digital.

CARA BEKERJA PASUKAN KERJA MAYA Untuk memastikan pasukan maya dapat bekerja dengan lebih efektif, tindakan yang perlu dilaksanakan adalah: 1. Bertindak secara kumpulan 2. Dapat menyelesaikan masalah 3. Kurangkan sikap membuat keputusan sendiri dan perlu berbincang besama dalam menyelesaikan sesuatu masalah 4. Kenalpasti peranan dan identiti pasukan. Kesemua kemahiran tertentu, iaitu: tidakan diatas dapat dicapai memalui

1. Kemahiran perkongsian (collaboration) 2. Kemahiran sosialisasi (sosialization) 3. Kemahiran komunikasi (communication) Dalam kemahiran (collaboration), elemen yang perlu adalah: i. Perkongsian

Tindakan bersama Secara keseluruhannya, kebanyakan pasukan maya megambil tidakan bersama Mamun begitu, terdapat masalah dalam menghasilkan tugasan yang baik kerana tidak dapat menggunakan masa sebaiknya, yang mana berlaku kesukaran untuk berbincang sesuatu perkara serta terdapat kelalaian semasa menggunakan internet. Proses perkongsian Ukuran kejayaan proses perkongsian dinilai dari tahap persetujuan bersama yang dicapai, tahap kepuasan yang diperolehi serta sejauh mana integrasi yang berlaku semasa melaksanakan tugas.

ii.

Dalam kemahiran sosialisasi (sosialization), elemen yang perlu ada adalah: i. ii. iii. Semangat berpasukan Norma berkumpulan Penglibatan

Dalam kemahiran kumunikasi (communication), elemen yang perlu ada adalah: i. ii. Bahasa Teknologi

Cadangan bagi organisasi maya: 1. kemahiran komunikasi 2. pengagihan tugas 3. penggunaan teknologi

Teknologi komunikasi dan maklumat penting didalam membangunkan aplikasi perkongsian. Contoh aplikasi perkongsian adalah: 1. 2. 3. 4. persidangan video perkongsian pangkalan data pengurusan aliran kerja perkongsian aplikasi yang perlu dibincangkan dalam kemahiran

Terdapat empat kriteria perkongsian, iaitu:

1. tindakan bersama perkongsian memerlukan pasukan maya untuk bertindak bersama-sama bukan secara individu 2. proses perkongsian ukuran kejayaan proses perkongsian dinilai dari tahap persetujuan bersama yang dicapai, tahap kepuasan yang diperolehi serta sejauh manakah integrasi berlaku semasa melaksanakan tugas. 3. konflik untuk menjadi kumpulan maya yang berjaya, ahli kumpulan hendaklah mengelak dari berlakunya konflik dalam kumpulan dan bijak mengatasinya sekiranya berlaku. 4. masa global perbezaan masa di negara yang berbeza perlu digunakan dengan efektif

BAB 3 KESIHATAN, KESEJAHTERAAN DAN KEBERKESANAN ORGANISASI

10

Objektif: Melihat implikasi ruang kerja maya terhadap kesejahteraan dan keberkesanan organisasi Bagaimana bentuk strategi organisasi yang boleh dilaksanakan bagi memastikan perubahan kentuk kerja tidak akan mengganggu kesejahteraan dan keberkesanan organisasi. IMPLIKASI ICT TERHADAP BENTUK KERJA Penggunaan ICT memberi kesan terhadap kesejahteraan keberkesanan organisasi melalui tiga (3) aspek, iaitu: dan

1. Penggunaan teknologi menyebabkan tekanan kerja Terdapat pendapat mengatakan bahawa penggunaan teknologi di tempat kerja akan memberi tekanan kepada pekerja Namun, berdasarkan kajian yang dibuat, penggunaan teknologi TIDAK mempengaruhi tekanan kerja. Ini disebabkan oleh: Teknologi hanya menstruktur semula sesuatu pekerjaan Tekanan hanya berlaku apabila teknologi baru itu dipraktikkan pada peringkat permulaan perlaksanaan dan hanya berlaku pada para pekerja tertentu sahaja, tidak kepada semua pekerja. 2. Pengurangan kemahiran IT dikatakan juga akan memudahkan sesuatu kerja serta akan mengurangkan kemahiran oleh para pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas. Hakikatnya, keadaan pengurangan sesuatu kemahiran (deskilling) adalah berlaku secara serentak dengan penambahan kemahiran (upskilling) bergantung kepada ciri-ciri pekerja tertentu. Contoh: dengan adanya peralatan eloktronik di tempat kerja 3. Wujudnya kontrak psikologi baru diantara pekerja dan organisasi Kontrak psikologi wujud dimana-mana tempat kerja Ia adalah merupakan satu hubungan secara subjektif diantara para pekerja dan majikan Kontrak psikologi bukan lah wujud dalam bentuk perjanjian zahir tetapi ia wujud dalam bentuk psikologi Dari perspektif pekerja pekerja mengharapkan kerja yang dilakukan sentiasa dihargai oleh majikan Pekerja juga mengharap setiap tugas akan mendapat ganjaran yang berbaloi. Dari persektif majikan majikan akan mengharap pekerja akan melakukan tugas dengan baik dan sentiasa meningkatkan prestasi Majikan juga mengharap pekerja akan setia (loyal) Apabila belaku perubahan dalam aspek kontrak psikologi dimana keadaan diatas tidak lagi belaku akibat perubahan dalam suasana 11

kerja akibat penggunaan ICT, ia akan memberi kesan yang NEGATIF terhadap kesihatan, kesejahteraan dan keberkesanan organisasi melalui tiga factor berikut: 1. 2. 3. emosi emosi pekerja akan terjejas kehilangan sikap untuk membuat kerja secara sukarela wujud sikap tidak ikhlas dalam melaksana sesuatu tugas.

KESAN FAKTOR PSIKOLOGI TERHADAP KESEJAHTERAAN DAN KEBERKESANAN ORGANISASI kontrak psikologi yang baru adalah bertentangan dengan konsep psikologi tradisional yang lebih menekankan sikap sukarela dalam melaksanakan sesuatu tugas kontrak psikologi baru diantara pekerja dan organisasi dimana kontrak psikologi tradisional telah wujud dimana komitmen adalah berdasarkan kepercayaan diantra majikan dan pekerja. Kepercayaan terhadap majikan iaitu pekerja diberi gaji dan kebajikan pekerja diambil berat. Ini akan mewujudkan kesetiaan pekerja kepada majikan dan pekerja berusaha untuk menaikkan nama syarikat. Dengan pembangunan ICT, ia boleh menjejaskan kontrak psikologi tradisional ini.

PERUBAHAN ORGANISASI DALAM RUANG KERJA MAYA Terdapat beberapa kesan teknologi maklumat keatas kesejahteraan dan keberkesanan organisasi. Strategi organisasi bagi menghadapi perubahan ini adalah dengan: i. ii. Melakukan perbahan strategi Membangunkan semula struktur kerja yang baru.

Ini adalah penting bagi memastikan organisasi tersebut mempunyai ciri-ciri dalam membuat keputusan dengan cepat dan pantas, lebih fleksible dan lebih responsive Teknologi komunikasi dapat merealisasikan ciri-ciri yang diimpikan itu melalui perubahan organisasi yang boleh dilakukan iaitu: - telecommuting (bekerja dari rumah) Telecommuting adalah takrifan ruang kerja maya yang melibatkan bekerja sehari atau dua dalam seminggu dari rumah atau pejabat satelit.

KEBAIKAN Penggantian kepada kos perjalanan dan kos ruang pejabat. Dengan ini dapat mengurangkan kos menyedia dan mengawal selia tempat kerja. Ia

12

membolehkan majikan dapat menjimatkan kos kelengkapan, pengenggaraan, dan lain-lain Dapat mengambil pekerja yang berkebolehan tetapi tidak dapat bekerja pada jadual waktu biasa Meningkatkan fleksibiliti organisasi Merapatkan hubungan kekeluargaan di samping tidak mengabaikan kerja

KEBURUKAN Pekerja yang workaholic Sukar untuk menetukan piawaian buruh Pekerja sukar unutk mendapatkan perlindungan Computer Mediated Cooperative Work (CMCW) Kewujudan CMCW yang direalisasikan dengan penggunaan groupware telah membuka visi baru kepada organisasi. Groupware adalah teknologi komputer yang membantu lebih dari dua orang pekerja untuk sama-sama menyiapkan sesuatu projek. Ia menyediakan mekanisme di mana setiap kerja oleh individu yang berbeza dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mengelakkan tindanan kerja. Selain dari itu teknologi ini digunakan untuk berkomunikasi, bekerjasama, koordinasi, penyelesaian masalah, bersaing dan negotiate. Kelebihan groupware: Komunikasi yang lebih efektif Memudahkan pelaksanaan telecommuting Sebagai satu media komunikasi yang baru seperti anonymous interchanges or structured interaction. Membantu dalam membuat keputusan berkumpulan Dapat menghimpunkan pelbagai media Menjimatkan kos perjalanan Menjimatkan kos dan masa untuk mengkoordinasi kumpulan kerja

Teknologi groupware di kategori kepada dua: Pengguna yang bekerja bersama pada masa yang sama (realtime/synchronous groupware) atau bekerja bersama pada masa yang berlainan (asynchronous groupware). Contoh : Chat, DSS (Decision Support System), Whiteboard Sharing dan Video conferencing. Pengguna yang bekerja bersama pada tempat yang sama (collocated/face-to-face) atau bekerja pada tempat yang berlainan ( non collocated/distance). Contoh : Newsgroup, email dan mailing list.

13

Same time "synchronous" Same Place "colocated" Different Place "distance" voting, presentation support videophones, chat

Different time "asynchronous" shared computers email, workflow

Contoh aplikasi groupware: 1. Asynchronous groupware Newsgroup and mailing lists membolehkan perbincangan sesuatu perkara dilaksanakan melalui penghantaran mesej secara berkumpulan. Email membolehkan penghantaran mesej beserta dokumen yang berkaitan dilaksanakan. Mailing list satu kumpulan perbincangan dengan menghantar mesej kepada senarai mel. Workflow system menggerakkan dan mengawasi dokumen yang dikeluarkan oleh kumpulan. Contoh : Laporan perbelanjaan organisasi : pekerja akan menghantar laporan perbelanjaan kepada pengurus untuk disahkan; pengurus menerima dokumen dan mengesahkannya secara elektronik dan menghantar dokumen tersebut kepada bahagian kewangan untuk dibuat pembayaran Hiperteks sistem untuk menghubungkan dokumen teks di antara satu sama lain, sebagai contoh dokumen web . Apabila ramai penulis dan dokumen dihubungkan ianya menjadi sistem kerja berkumpulan. Sistem penulisan berkumpulan (collaborative writing systems) menyediakan kedua-dua kemudahan sama ada sokongan secara rea-time atau non realtime. Word processor menyediakan asynchronous support dengan membolehkan suntingan penulisan dan membenarkan pengguna menjejaki perubahan dan melakukan anotasi terhadap dokumen. Kalendar berkumpulan (group calendars) membenarkan penjadualan, pengurusan projek dan koordinasi di antara peserta 2. Synchronous or Realtime groupware Shared whiteboards membenarkan dua atau ramai pengguna melihat dan melukis atau menulis di atas whiteboard walaupun di lokasi yang berbeza. Sebagai contoh collaborative graphic design, publishing, or engineering applications. Video communications sistem membenarkan komunikasi dua hala atau banyak hala dengan live video, terutamanya sistem telefon dengan tambahan komponen visual. Chat systems membenarkan ramai pengguna menulis mesej pada masa nyata di ruang awam.

14

Decision support systems direka untuk memudahkan kumpulan membuat keputusan. Ianya menyediakan peralatan seperti brainstorming, critiquing ideas, putting weights and probabilities on events and alternatives, and voting. Ianya direka khusus untuk kemudahan mesyuarat

Pembelajaran atau latihan berterusan Pekerja yang bekerja di ruang maya memerlukan latihan yang berterusan. Kebolehan yang perlu ditekankan adalah kemahiran asas seperti aritmetik, literasi, kemahiran teknikal berkaitan dengan kerja, kemahiran integratif yang menggunakan maklumat kompleks, interaksi sosial dan literasi komputeR. Latihan yang menerapkan kepada self-esteem membawa kepada kerja yang lebih positif. Produktiviti juga bertambah dengan bertambahnya kemahiran pekerja.

15

BAB 4 LATIHAN JARAK JAUH DALAM RUANG KERJA MAYA

16

DEFINASI merupakan kategori latihan yang berasaskan teknologi di mana tenaga pengajar dan peserta adalah berjauhan antara satu sama lain dan merupakan satu bentuk penggantian terhadap pembelajaran secara dalam kelas atau bersemuka. Pembelajaran Jarak Jauh (Distance Learning) Satu kaedah untuk memperolehi kelayakan profesional dan akademik tanpa perlu hadir di tempat kuliah. Latihan yang berasaskan teknologi. Pengajaran berlaku dimana pengajar dan pelajar berada ditempat fizikal yang berjauhan dan merupakan penggantian terhadap pembelajaran di dalam kelas. Samada secara synchronous ataupun asynchronous. Boleh melibatkan koresponden, video atau penyiaran satelit, atau epembelajaran. Biasanya digunapakai oleh institusi pendidikan tinggi. Kenapa pekerja perlu kepada latihan: 1. Untuk memastikan mereka dapat bergerak maju seiring dengan perkembangan teknologi dan keperluan pekerja. 2. Bagi memastikan setiap pekerja mempunyai tahap kepakaran yang tinggi. 3. Untuk memastikan pertukaran tenaga kerja dalam tahap yang minimum. Konsep ini amat bersesuaian dengan syarikat yang mempunyai ciri-ciri berikut: Ramai pekerja yang memerlukan latihan. Tenaga kerja syarikat yang bertebaran di merata tempat.

Kenapa pembelajaran jarak jauh amat diperlukan: Membolehkan lebih ramai tenaga kerja mendapat latihan dengan kos yang berpatutan. Dapat menggunakan perkhidmatan tenaga pengajar yang tertentu walaupun dari lokasi yang berlainan. Membolehkan sesuatu kursus dapat dilaksanakan pada tempat yang bersesuaian dengan syarikat. Menambah nilai terhadap pengalaman pembelajaran. Kelebihan pembelajaran jarak jauh: Membolehkan tenaga pengajar yang mempunyai kepakaran tertentu dapat diperolehi untuk pembelajaran walaupun berjauhan. Mengurangkan masalah kedudukan geografi melalui konsep maya. Membolehkan lebih banyak pekerja dilatih. Membolehkan masa sesuatu pembelajaran itu dipanjangkan. Majikan dapat menjimatkan kos kos pengangkutan dapat dikurangkan di samping bahan pembelajaran kursus boleh di guna semula 17

Membolehkan sesuatu kursus dapat dipelajari pada tempat yang bersesuaian Proses pembelajaran adalah menarik dengan adanya elemen interaktiviti

Kepentingan latihan kepada pekerja maya: 1. supaya seiring dengan perkembangan dan keperluan kerja 2. memastikan setiap pekerja mempunyai tahap kepakaran yang tinggi 3. mengurangkan kos pertukaran tenaga kerja Kemahiran yang diperlukan: Semangat untuk mengajar dan menyampaikan pengajaran. Berpengetahuan dalam kursus yang akan disampaikan. Mempunyai pelan perancangan pengajaran yang baik. Cabaran-cabaran yang perlu ditempuhi dalam pembelajaran jarak jauh: Penyediaan kursus yang benar-benar efektif. Kriterianya: Tahap interaktiviti yang tinggi dengan tenaga pengajar Tenaga pengajar perlu menggalakkan pelajar aktif dalam pembelajaran Perkakasan yang digunakan perlulah baik dan senang digunakan Dapat memastikan jumlah peserta kursus yang terbaik dalam proses pembelajaran Memastikan penumpuan peserta terhadap pembelajaran jarak jauh adalah baik

Salah satu kaedah untuk meningkatkan daya penumpuan bagi mengikuti pembelajaran jarak jauh adalah dengan membahagikan kandungan kursus keapda sesi-sesi tertentu. Contoh sesi yang boleh dilaksanakan adalah: 1. tenaga pengajar menyampaikan bahan pengajaran 2. penggunaan grafik, video dan audio bagi menggambarkan sesuatu konsep 3. pelajar menyempurnakan latihan secara individu atau berkumpulan 4. perbincangan sesama peserta kursus 5. tenaga pengajar memberikan pandangan bagi perbincangan yang dilaksanakan

18

Cabaran dalam pembelajaran jarak jauh: 1. penyediaan kursus yang efektif 2. memastikan penumpuan peserta terhadap pembelajaran jarak jauh adalah baik 3. kesukaran didalam menyesuaikan sesuatu bidang bagi dimuatkan dalam pembelajaran jarak jauh 4. memerlukan kos tambahan bagi keperlaun perkakasan Pembelajaran Elektronik (E-Learning) Sebarang bentuk pembelajaran yang menggunapakai talian (LAN, WAN atau internet) untuk menghantar, berinteraksi atau mengendali. Ini termasuklah pengagihan pembelajaran, pembelajaran jarak jauh, pengagihan CBT melaui talian, dan WBT. Boleh didalam bentuk synchronous, asynchronous, pimpinan pengendali atau melalui komputer atau gabungan. Teknologi bagi latihan pekerja dalam ruang kerja maya Latihan berasaskan persidangan video Contoh aplikasi: i. ii. CU-SEE MEE Mbone

Menggunakan elemen video bagi latihan Membentuk interaksi secara masa nyata (real time) diantara peserta Membolehkan latihan diadakan dimana-mana Ianya menyedia satu persekitaran dimana perbincangan dapat diadakan secara masa nyata Perkara yang perlu ditempuhi adalah kos telekomunikasi yang tinggi

Latihan berasaskan persidangan audiographic teleconferencing melalui rangkain Internet base training (IBT) - Real time: Bentuk perlaksanaan: - kursus berasaskan teks digabungkan dengan IRC - masalah: - lambat dalam pross penghantaran Asynchronous Kenapa dipilih: Lebih fleksible Kursus yang berteraskan konsep html dan www Diantara criteria: gabungan teks, grafik, audio dan video kandungan boleh diubah dengan kerap medium yang dinamik 19

tidak bergantung kepada mesin dan juga mesra pengguna

LAN dan server base training - kelebihan: Fleksible Dinamik Contoh penggunaan di IBM Mbone sesuai sebagai media pembelajaran secara jarak jauh penting bagi proses penghantaran bahan bagi pembelajaran contoh penggunaan: - penyiaran persidangan atau peristiwa

CDRom - kelebihan: capaian keatas rangkaian tidak diperlukan elemen video dan grafik boleh digabungkan pereka bentuk kurusus coursework developer berkuasa penuh dalam mengawal kandungan coursework tersebut keburukan: kandungan makluamt yang static

- contoh penggunaan: latihan berasaskan automotif Training Knowledge Knowledge requirement No employee can work well without adequate job knowledge; in some cases it can be acquierd in informal ways by experience in the job but usually it is imparted mre quickly and accurately by formal training. Job analtsis will show shat knowledge is required, for example under the following headings: a)Purpose b)Background information c)Legal requirements d)Quality standards e)Materials of work f)Tool and equipment g)Technical h)Personal cantacts i)procedures

Computer-bases Training (CBT) This is training based on computer software packages.

20

Most CBT programs are menu driven, meaning that the user selects from various oprtions that appear on a visual display unit about how the training is to proceed. Typically, packages contain numerous self-check exercises and provide for continuous interaction bwtween user and program. If the user makes a mistake, the program automatically scrolls back to the relevant part of the preceding text. Adaptive testing packages enable trainees to predetermine the depth of the materials they wish to cover. For instance, one user might require only a brief overview of a certain subject, while someone else may need extensive and detailed coverage and so would select the option providing this level of depth. Training is thus directly linked to individual training needs. The advatages of CBT are that trainees usually find it interesting as well as instructional, and taht users can work thought a package at their own pace. However, much time may be lost as users become familiar with the proclivities of a particular package, and self-displine is necessary to complete all the exercise from beginning to end.

Interactive Video These are videos of simulated inerpersonal communication situations in which actors portray various characters in workplace scenes. The background ot a situations is mapped out, developing to aclimax at which the video stops, leaving the viewer to pretend that he or she is one of the characters in the film, and having to provide the next step. For instance, the video might show a production operative just about to lose his or her temper and then, just at the crucial moment, invite viewers to say hoy they would resolve the problem. The action may, of course, be slowed down or frozen to highlight critical events.

21

BAB 5 ALIRAN KERJA

22

Objektif: Menakrifkan proses perniagaan dan hubungannya dengan aliran kerja. Kategori aliran kerja. Hubungan aliran kerja dengan groupware Definasi Aliran Kerja Satu konsep yang menekan kepada penghasilan kerja yang mempunyai ciri-siri seperti pelaksana (people), proses dan tempat (space) yang terlibat,penghantaran (router) yang berdasarkan kepada peraturan (rules) tertentu. Definasi Sistem Aliran Kerja Satu sistem yang membolehkan pengurus merancang, melaksana dan mengawas tugas yang dilakukan oleh pekerja samada secara berurutan atau selari dengan berkesan berbantukan sistem komputer. Ciri-ciri Sistem Aliran Kerja terhadap persekitaran kerja. 1.Mempunyai Pemproses yang melibatkan set aktiviti tertentu. 2.Mempunyai pelaksana yang dilakukan secara berurutan atau selari. 3.Mempunyai kawalan yang berasaskan kepada peraturan tertentu. 4.Mempunyai matlamat atau objektif yang tertentu yang ingin dicapai. Proses Perniagaan - Kebanyakan kita mengaitkan proses perniagaan dengan operasi biasa di bank atau syarikat insurans; di mana berlakunya proses pinjaman di bank dan aktiviti memproses tuntutan di syarikat insurans. - Contoh operasi di atas membolehkan kita memahami bahawa proses perniagaan adalah merupakan satu proses yang melibatkan aktiviti-aktiviti yang berurutan; yang dilaksanakan oleh individu berasingan.Aktiviti-aktiviti ini biasanya berulang-ulang dan mengikut langkah-langkah (pattern) yang telah ditentukan/juga dikenali sebagai Model Proses. - Jenis proses perniagaan ini dilaksanakan dengan berkesan di syarikat pengeluaran (manufacturing) seperti syarikat pengeluaran kereta terutama dibahagian pemasangan dan syarikat pengeluaran komputer peribadi. Proses Perniagaan sebagai Sumber Syarikat Sebuah syarikat boleh dianggap lebih kepada sumber maklumat yang penting sebagaimana pentingnya sumber tanah, modal dan buruh. Maklumat yang terlibat termasuklah sebarang maklumat yang diperlukan bagi mencapai matlamat organisasi. Syarikat yang dikatakan bermaklumat akan lebih berdaya saing dan dapat mencapai matlamat dengan lebih berkesan.

23

Pengurusan Aliran Kerja, Business Process Reingeneering dan Groupware BPR satu teknik pengurusan yang bertujuan untuk meningkatkan produktiviti san responsive dengan mengubah struktur organisasi dan pembahagian sumber dalam proses perniagaan Kenapa perlu ada BPR? persaingan, teknologi, ekonomi dan globalisasi Pengurusan aliran kerja perlaksanann dan penggunaan teknologi yang bertujuan membantu proses perniagaan Sistem groupware sistem yang membantu pekerja atau kumpulan kerja melaksanakan tugas mereka BPR BPR menumpu kepada perancangan dan ini dapat membantu organisasi menguruskan masa BPR akan membantu menjelaskan proses perniagaan dan akan menentukan keperluan automasi aliran kerja Pengurusan aliran kerja pula akan membantu keperluan teknologi yang diperlukan oleh BPR WFMS (sistem pengurusan aliran kerja) pula bertujuan membantu/menyokong proses kerja pekerja (individua) dan struktur kerja. Syarikat Maya (Virtual Enterprise) Contoh perniagaan secara tradisional: - Aktiviti proses perniagaan dilaksanakan didalam syarikat sahaja. - Sebarang permintaan luaran akan diuruskan oleh pegawai yang berkenaa - Pegawai tersebut akan melaksanakan proses tertentu yang berkaitan dengan permintaan itu. - Bagi sebarang pertanyaan tentang status permintaan itu, operator pusat akan membuat query terhadap sistem apliaksi yang bersesuain. - Setelah itu, tindakan akan dilaksanakan sehinggalah sesuatu proses itu selesai. - Apabila tindakan dilaksanakan, keputusan akan dimaklumkan kepada pihak yang membuat permintaan. - Proses ini akan berakhir sehinggalah produk yang dihasilkan siap untuk penghantaran/pemasaran. - Proses ini akan kembali bermula seperti biasa dan akan berulang-ulang. - Dengan perkembangan dan pembangunan terknologi komputer dan telekomunikasi yang semakin pesat, syarikat boleh mengubah proses perniagaan tradisional ke dalam bentuk yang lebih pantas dan mudah. - Pengguna kini boleh memilih mana-mana syarikat yang mereka suka untuk berurusan. - Untuk menyokong interaksi antara pengguna dan pengedar, proses perniagan pengguna dan pengedar perlu beriteraksi dengan proses perniagaan syarikat tanpa ada campurtangan manusia (human intervention). - Interaksi dari sekecil-kecil perkara sehinggalah kepada perkara ayng kompleks antara syarikat kepada keadaan dimana unit organisasi yang berbeza digandingkan bersama dengan berlakunya perkongsian

24

maklumat dan proses perniagaan dan mereka beroperasi seakan sebuah organisasi yang bergantungan (syarikat maya). Pengguna tidak lagi perlu membuat panggilan telefon atau membuat tempahan melalui pesanan pos. Dengan itu, mana-mana individu boleh melayari laman web yang berkenaan dan memilih aplikasi yang berkenaan. Organisasi maya terdiri dari gabungan beberapa organisasi yang bertanggungjawab dalam menyempurnakan sesuatu kerja, Contoh proses yang menggambarkan kerjasama di antara beberapa organisasi Proses perniagaan bagi pengeluaran PC. Memesan barangan motherboard dari pengeluar kepada pengedar motherboard. Ini akan melibatkan proses pemesanan, permintaan bil dan proses pembayaran.

Model Proses Menakfirkan: Langkah-langkah yang terdapat dalam sesuatu proses perniagaan. Langkah-langkah yang perlu diambil Tindakan yang perlu dilaksanakan Menerangkan struktur proses perniagaan dalam dunia sebenar. Boleh dilaksanakan melalui penggunaan komputer atau tanpa menggunakannya. Bagi yang dilaksanakan dengan menggunakan komputer sepenuhnya, ianya dikenali sebagai model aliran kerja. Model Proses dan Proses Aliran Kerja

REAL WORLD Model proses

KOMPUTER proses aliran kerja

Proses

proses

Model Aliran Kerja: - Terdiri dari sebahagian model proses kerja yang besar atau mewakili keseluruhan model proses tersebut. -Elemen/dimensi dalam model aliran kerja ini adalah proses yang bersesuaian, bentuk organisasi itu serta kemudahan ICT. - Kategori aliran kerja adalah Perkongsian Aliran Kerja, Pengeluaran Aliran Kerja, Aliran Kerja Sementara dan Aliran Kerja Pentadbiran.

25

Kategori Proses Aliran Kerja Tinggi

Kolaboratif Nilai Perniagaan Ad-Hoc

Pengeluaran

Pentadbiran

Rendah Rendah Kekerapan 1. Aliran kerja perkongsian - ciri-cirinya nilai perniagaan yang tinggi dan kadar pengulangan adalah rendah - contohnya dalam menghasilkan dokumentasi teknikal unutk produk perisian 2. Aliran kerja pengeluaran - ciri-cirinya nilai perniagaan yang tinggi dan kadar pengulangan yang tinggi - contohnya dalam proses pinjaman di bank 3. Aliran kerja sementara - ciri-cirinya nilai perniagaan yang rendah dan kadar pengulangan yang rendah - contohnya pada penghantaran memo oleh pengarah kepada ahli jabatan 4. Aliran kerja pentadbiran - ciri-cirinya nilai perniagaan yang rendah pengulangan yang tinggi - contohnya dalam penyediaan akuan perbelanjaan dan kadar Tinggi

26

Persekitaran Maya VS Persekitaran Fizikal Tempat kerja (workplace) boleh menjadi maya sekiranya salah satu aspek berikut dilaksanakan: i. ii. iii. Kebebasan ruang (space) siapa pun tidak perlu tahu dimana workplace dan kerja dilaksanakan Kebebasan masa (time) siapa pun tidak perlu tahu bila kerja dilaksanakan di workplace Kebebasan aktor (manusia, mesin dan komputer) -siapa pun tidak perlu tahu siapa yang melaksanakan tugas di workplace Kebebasan perlaksanaan siapa pun tidak perlu tahu bagaimana dan sebagainya sesuatu tugas itu dilakukan di workplace

iv. -

dari perspektif aliran kerja, proses perniagaan boleh dibahagikan kepada tiga bahagian: i. ii. iii. pengasingan aktiviti perniagaan dilaksanakan secara automasi penyelarasan aktiviti proses aktiviti di tempat kerja yang boleh diurus dan

tenaga kerja persekitaran fizikan adalah tempat dimana kerja dilaksanakan jenis dan bentuk proses kerja adalah berbeza bagi setiap jabatan dan organisasi walaupun beigtu, terdapat cirri-ciri umum bagaimana kerja dilaksakan: akses kepada :butiran kerja /work item butiran kerja dalah untuk kerja yang membantu pencapaian matlamat contoh butiran kerja adalah pemprosesan maklumat dan pengeluaran bunga/manufacturing goods

Pekerja memainkan peranan penting/utama salam perlaksanaankerja pekerja disini terdiri dari satu unit atau lebih tenaga manusia, mesin dan kos bagi perspektif aliran kerja manusia, mesin dan kos sama-sama menyumbang kepada perlaksanaan sesuatu kerja. Akses kepada peralatan dan aplikasi/tools and application proses kerja akan berjalan apabila butiran kerja bekerja

27

contoh peralatan dan aplikasi adalah text processing software atau media kumunikasi

Akses kepada know-how/pengetahuan pengetahuan/know-how manusia perlu unutk melaksanakan sesuatu tugas contoh pekerja manusia memasukkan data dalam komputer Akses kepada business object contoh business object adalah sebarang dokumen atau produk

28

BAB 6 PERUNDINGAN MAYA

29

Pengenalan Perundingan Maya Adalah merupakan salah satu elemen penting dalam perhubungan di dalam persekitaran maya. Salah satu medium yang boleh diguna pakai adalah persidangan video. Kini, persidangan video semakin popular. Walaupun ia tidak dapat menggantikan individu sepenuhnya, tetapi dalam banyak keadaan, ia boleh membantu dalam mempertingkatkan proses komunikasi dan mengurangkan masa perjalanan dan juga kos. Definasi: Membolehkan individu yang bekerja dalam kumpulan untuk berkomunikasi antara satu sama lain walaupun berada berjauhan. Persidangan video Adalah merupakan satu bentuk perbincangan masa nyata yang membolehkan setiap peserta kursus berbincang antara satu sama lain seperti yang berlaku didalam ruang kerja tradisional. Kegunaan Persidangan Video 1. komunikasi personel 2. perkongsian kerja 3. pendidikan 4. pembentangan Penggunaan video melalui desk top komponon yang diperlukan kamera speaker video boand network card Terdapat pelbagai sotfware boleh diguna persidangan video LAN Muticast bacbone (Mbone) dan internet JANET and superJanet pakai untuk menyokong

Kelebihan persidangan video: 1. Melihat/mendengar pekerja yang bekerjasama dalam menyempurnakan sesuatu kerja walaupun berjauhan antara satu sama lain. 2. Dapat mempertingkatkan sistem komunikasi 3. Dapat mengurangkan masa pengangkutan dan kos 4. membolehkan pembelajaran dapat dilakukan pada masa yang bersesuaian 5. penggunaan elemen video untuk latihan

30

Kelemahan persidangan video 1. kos tinggi termasuk kos latihan, kos pemasangan dan kos penyelenggaraan. 2. tidak semua urusan dapat dilaksanakan menggunakan persidangan video Jenis Persidangan Video: 1. Banyak ke banyak -juga dikenali dengan multi-point communication -Menyedia aplikasi audio dan video antara lebih dari satu tapak/site. -Dengan multi-point system ini, hanya satu site sahaja boleh dilihat pada satu-satu masa. 2. Satu ke banyak -Penyiaran audio dan video secara penuh dari site utama,manakala site lain hanya boleh menghantar audio. Satu ke satu - juga dikenali sebagai point to point communications. - biasanya melibatkan penyiaran penuh audio dan video.

3.

Secara fizikalnya, persidangan video biasa di kendalikan di: i) Desktop video conferencing/persidangan video komputer riba - biasanya, kamera kecil terletak di atas PC dan workstation monitor. -Video sebenar akan ditayang dalam bentuk window yang kecil, dan berlaku perkongsian aplikasi seperti perkongsian whiteboard. ii) Studio-based system. - sebuah studio akan dilengkapi dengan peralatan untuk persidangan video. - Kelengkapan yang ada termasuklah satu atau lebih kamera, mikrofion, satu atau lebih monitor, dan juga lain-peralatan seperti kamera
overhead. - Biasa dikendalikan untuk perjumpaan yang formal.

Bentuk Penghantaran persidangan video: ISDN (Integrated Services Digital Network) IP Penyiaran secara internet Penghantaran isyarat audio dan video mestilah secara masa nyata. Oleh itu, ia memerlukan: alur lebar (bandwidth) Compression Contoh kegunaan persidangan video: 1.Pendidikan 2.Presentations 3.Perkongsian kerja antara penyelidik 4.Berkomunikasi

31

Faktor yang menyebabkan persidangan video amat sesuai bagi organisasi maya adalah: PC serta stesen kerja sudah pun mempunyai komponen persidangan video yang sedia terpasang. Dapat menjimatkan masa perjalanan dan kewangan Secara khususnya, elemen yang boleh digunakan untuk perudingan maya adalah: 1.Ucapan lisan 2.Imej 3.Teks 4.Teks dan imej 5.Ucapan lisan dan video

32

BAB 7 TELEWORK DAN TEAM-TELEWORK

33

Pengenalan Definasi: Pengendalian kerja yang kebiasaannya dilakukan di rumah atau tempat yang berubah-ubah sebagai ganti kerja di pejabat dalam tempoh sehari atau tujuh hari seminggu. Jumlah pekerja yang terlibat dengan telework dijangkakan akan bertambah di masa depan memandangkan peningkatan yang ketara dalam pendapatan individu dan juga pendapatan isi keluarga. Keadaan ini juga di dorong dengan meningkatnya kesedaran tentang autonomy dan empowerment di tempat kerja, operasi perniagaan ke arah flatter, pengurusan yang lebih kepada konsep decentralization dan perkembangan yang pesat dalam teknologi maklumat membolehkan kebanyakan profesional (pekerja) menumpu tugas di rumah berbanding di pejabat. Faedah-faedah telework dapat di kongsi bersama oleh individu, keluarga dan juga sosial. Faedah-faedah ini diperoleh disebabkan keadaan yang fleksibel yang membolehkan pekerja telework semakin bertambah.

Konflik Dalam Keluarga Konflik ini wujud bila individu perlu melakukan dua tugas pada satu-satu masa iaitu sebagai pekerja dan suami/isteri. Peranan sebagai pekerja dan suami/isteri menyebabkan masa semakin singkat, tenaga dan komitmen juga akan terjejas. Bentuk gangguan. 1.Kehidupan keluarga diganggu kerja - bekerja sehingga tidak dapat menghadiri majlis untuk anak di sekolah 2.Kerja diganggu oleh keluarga - anak sakit, tidak dapat bekerja Pandangan Pertama: Telework membantu Ibubapa seimbangkan kerjakeluarga -Peluang untuk bekerja di rumah boleh membantu keluarga unutk memenuhi permintaan dual income. -Polisi syarikat yang memudahkan urusan telework juga membolehkan individu seimbangkan antara kerja dan keluarga. Bagaimana telework mengurangkan konflik keluarga. 1.Menambah waktu bekerja dan fleksibility lokasi tugas 2.Menambah kawalan terhadap kelajuan/pace dan jadual kerja 3.Mengurangkan masa commuting sebaliknya meluangkan masa yang lebih untuk keluarga. 4.Membolehkan ibubapa mengurus hal kecemasan keluarga; contohnya seperti anak sakit dan sebagainya. 34

5.Meningkatkan kepuasan ke atas penjagaan anak Kelebihan: 1.Lebih fleksible tugas lebih fleksible 2.Kawalan kerja dan tanggungjaaba keluarga 3.Masa lebih masa dengan famili 4.Penjagaan anak 5.Hubungan kekeluargaan di rumah. Pandangan 2 : Telework meningkatkan konflik keluarga Antara alasan di sebabkan oleh: 1.Meningkatkan jumlah aktiviti 2.Kelebihan kepada telework;bukan kepada keluarga 3.Memaksima produktiviti, mengurangkan aktiviti keluarga 4.Stress 1.Bebanan peranan 2.Workaholism 3.Meningkatkan gangguan 4.Kesan yang negatif terhadap hubungan kekeluargaan 5.Penjagaan anak Kebanyakan responden percaya yang telework dapat menjadikan kerja mereka lebih cekap dan dapat meningkatkan produktiviti, dapat mengurangkan stress, lebih kawalan terhadap jadual kerja dan juga lokasi serta lebih masa terhadap keluarga. Telework juga dapat memberi lebih kebebasan dan flexibility terhadap kerja.

TEAM-TELEWORK Team-telework tidak fokus hanya kepada electronic homeworking dan telecommuting sahaja, tetapi lebih menjurus kepada penggunaan telematics (multimedia terminal, groupware dan broadband network) Penggunaan telematics adalah perlu bagi menyokong pekerja bermaklumat yang berselerakan di merata tempat. Anjakan yang berlaku telah meningkatkan perlaksaan dan penerimaan telework sebagai satu bentuk kerja. EVOLUSI TEAM-TELEWORK Konsep awal telah diperkenalkan oleh Wiener (1950) dan Forster (1928). Walau bagaimanapun, konsep ini menjadi terkenal pada awal 1970an bila berlakuknya krisis minyak. Keadaan ini menyebabkan pekerja diberi peluang untuk bekerja di rumah dengan menggunakan kemudahan komputer dan alat telekomunikasi yang dihubungkan dengan ibu pejabat. Sejak tahun 1980an, telah banyak organisasi menjadi lebih kompleks yang menjurus kepada perlaksanaan telework.

35

Keadaan ini juga telah menyebabkan munculnya konsep mobile-working. Walau bagaimanapun pembangunan team-telework agak perlahan kerana terdapat pandangan yang menyatakan bahawa kerja adalah untuk individu berbanding kumpulan dan tempat kerja perlu mempunyai tempat yang ada bentuk fizikal supaya semua aktiviti boleh dilakukan di tempat tersebut. Team telework sebaliknya mempunyai keadaan yang di bentuk di luar kebiasaan manusia. Dalam keadaan sebenar, dengan perubahan dan pembangunan eskonomi yang semakin canggih telah membawa kepada satu keperluan kepada pekerja; bekerja di dalam satu kumpulan. Pandangan ke dua pula menyatakan bahawa tempat kerja (workplace) bukan sahaja merujuk kepada persekitaran fizikal di mana kerja dilakukan di situ, tetapi yang lebih utama, merujuk kepada persekitaran sosial di mana individu memperolehi inspirasi, penghargaan dan promosi atau mendapa kawan, musuh dan komunikasi. Kejayaan telework mesti/perlu mempunyai dua keadaan, iaitu, sesuatu kerja itu dilakukan oleh pasukan dan tempat kerja seperti persekitaran sosial tempat kerja fizikal. Dengan itu muncullah konsep team-telework yang fokus kepada persepakatan ahli kumpulan yang bekerja untuk matlamat besama dengan menggunakan kemudahan telematics.

Pekerja Bermaklumat dalam konteks Ekonomi Bermaklumat. Dalam konteks ekonomi bermaklumat, sumber strategik yang bermaklumat adalah penting untuk proses pengeluaran yang efektif dalam menghasilkan barangan dan perkhidmatan dalam semua sektor ekonomi. Dengan itu, ekonomi memerlukan jumlah pekerja yang ramai bagi mencipta, memanipulasi dan menjana maklumat. Pembangunan dalam ICT juga memerlukan para pekerja yang bermaklumat. Pembangunan dan perkembangan ICT dalam ekonomi global juga banyak mempengaruhi keadaan. Elemen penting dalam ekonomi bermaklumat adalah komoditi dan sumber yang bermaklumat. Terma pekerja bermaklumat dan pekerja berpengetahuan digunapakai dalam ertikata yang sama. Dalam konteks organisasi maya, pekerja bermaklumat adalah mereka yang bertanggungjawab dalam bidang pengeluaran, pemprosesan dan pengedaran maklumat. Pekerja-pekerja ini didapati di semua sektor ekonomi. Team-telework dan bentuk geografi yang berubah-ubah untuk pekerja bermaklumat. Team-telewrok fokus kepada penggunaan telematics yang baru untuk membantu peker-pekerja bekerja bersama untuk kerja yang saman atau kerja yang berkaitan. Telework menekankan kerja yang besar dan perlu dibuat oleh kumpulan yang bersosialisasi seperti persekitaran fizikal. 36

Perlaksaaan team-telework boleh di lihat dalam beberapa situasi: Salah satu perlaksanaan kerja dalam team-telework adalah dalam bentuk sequential participation atau penglibatan yang berurutan oleh pekerja bermaklumat unutk tugas yang sama atau berkaitan. Apabila sesuatu tugas di serahkan kepada kumpulan, seorang ahli akan mula dahulu di tempat yang sesuai. Kemudian, selepas ahli pertama tadi selesai tugasnya, kerja tadi akan di serahkan pula kepada ahli yang kedua dan seterusnya sehinggalah kerja tersebut selesai. Bentuk perlaksanaan team-telework yang kedua adalah dalam bentuk penglibatan bersama dimana semua ahli bersama dalam menyiapkan sesuatu tugas yang merentasi ruang angkasa dan masa. Dalam keadaan ini, semua pekerja perlu kepada sokongan dari medium komunikasi multi media, incorporating voice, data picture and graphic, dan berkongsi whiteboard di mana semua ahli boleh melihat, memberi komen dan membua tperubahan. Ahli tidak perlu tahu di mana ahli lain berada, yang penting mereka dapat berhubung antara satu sama lain. Team telework amat berkesan dalam senario projek multi lokasi bernilai tinggi ( contoh dalam pasukan pembangunan produk terbaru) Sebagai contoh; dalam projek pembuatan kereta di Jepun. Satu pasukan telework telah ditubuhkan bagi kolaborasi antara staf R & D di Jepun, Eropah dan Amerika Utara. Dengan adanya telework, syarikat dapat memberi kepuasan yang lebih kepada para pengguna terutama perkhidmatan lepas jualan yang mendapat bayak faedah dari konsep ini. Dengan ini, team-telework dapat menjimatkan kos dan juga masa. Team-telework tidak hanya dapat menjiamtkan kos, tetapi yang. lebih penting dapat memberi ruang untuk pekerja bekerja bersama merentasi ruang dan masa.

Team-Telework dan persekitaran Kini dalam Ekonomi Bermaklumat . Team-telework mudah berkembang dengan adanya perkembangan ICT dan konsep baru perniagaan seperti globalisasi. Perlaksanaan team-telework boleh membantu pekerja bermaklumat dalam bentuk persekitaran kerja kini. Perubahan persekitran berlaku dimana penggunaan meja, telefon dan mesin taip telah ditukar dengan penggunaan komputer dan teknologi telokomunikasi canggih. Persekitaran team-telework akan menyebabkan berlakunya perubahan yang ketara dalam persekitran kerja amnya dan skop kerja semulajadi khasnya. Oleh itu, pejabat konvensional tidak lagi sesuai. Pengenalan team-telework juga memerlukan masa nyata; komunikasi multi media, text, video dan lain-lain fungsi yang boleh berintegrasi dengan semua ahli dalam pasukan.

37

Halangan utama dalam perlaksanaan team-telework adalah komunikasi antara manusia dalam konsep maya dimana tidak ada non-verbal komunikasi berlaku.

KAJIAN KES ORGANISASI MAYA KES 1 Syarikat Kejuruteraan - John Brown Atribut yang dilaksanakan: 1.Penggunaan ICT 2.Globalisasi 3.Perkongsian (Collaboration) Kelebihan perlaksanaan: 1. Sesuatu projek dapat dilaksanakan tanpa adanya batasan geografi dan secara berkongsi sumber. 2. Cawangan syarikat dapat memperolehi kepakaran dan menerima kontrak. 3. Dapat menjimatkan kos. 4. Mempertingkatkan komunikasi Keburukan Perlaksanaan: 1. Pelaburan yang besar KES 2 Syarikat pengeluaran Makanan - Rank Hovis Atribut yang dilaksanakan: 1.Penggunaan ICT 2.Globalisasi 3.Perkongsian (Collaboration) Kelebihan perlaksanaan: 1. Dari aspek masa 2. Perhubungan dengan pelanggan Keburukan perlaksanaan: 1. Mengawal aliran maklumat KES 3 Agensi Berita - Reuters Holdings Atribut yang dilaksanakan: 1.Pakatan (Alliance) 2.Penggunaan ICT

38

3.Integrasi Menegak 4.Globalisasi 5.Perkongsian (Collaboration)

Kelebihan Perlaksanaan: 1. Menyatukan kepakaran 2. Berkongsi sumber Keburukan Perlaksanaan: 1. Halangan budaya 2. Kawalan yang ketat 3. Terlalu mahal KES 4 Agensi Pereka Grafik Sonicon Ltd. Atribut yang dilaksanakan: 1.Penggunaan ICT 2.Perkongsian (Collaboration) 3.Pakatan (Alliance) 4.Globalisasi 5.Integrasi Menegak Kelebihan Perlaksanaan: 1. Masa 2. Kos Keburukan perlaksanaan: 1. Kepercayaan yang tinggi 2. Teknologi yang kerap berubah KES 5 Agensi Perisian Triange Company Services Atribut yang dilaksanakan: 1.Penggunaan ICT 2.Perkongsian (Collaboration) 3.Globalisasi 4.Integrasi Menegak Kelebihan perlaksanaan: 1. Perkongsian maklumat 2. Memperbaiki perkidmatan pelanggan 3. Kos yang rendah

39

Keburukan perlaksanaan: 1. Vo bersifat Keterbukaan (Openness) KESIMPULAN Kebaikan Organisasi Maya 1. Menambah kebolehan untuk berdaya saing 2. Lebih Fleksibel 3. Lebih responsive terhadap pasaran 4. Mempertingkatkan komunikasi dan kawalan dalaman 5. Mempertingkatkan perkhidmatan pelanggan 6. Kos yang rendah KESIMPULAN Keburukan Organisasi Maya 1. Budaya kerja setempat 2. Kos yang tinggi dalam sesuatu aspek 3. Kepercayaan dan penghormatan 4. Undang-undang

40