TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

BAB I PENDAHULUAN

Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan, penetuan kebutuhan maupun penganggaran. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk., 2004). WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung, harga yang terjangkau, pemilihan dan penggunaan obat yang rasional, dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha, 2007). Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS), menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab.

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2008).

2.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik), maupun penganggaran. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah, misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI, 2008). Menurut Seto dkk., (2008), adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya. y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono, 2007).

2.3 Langkah Pengadaan Obat Langkah - langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok

(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun, 2008) 2.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. Menurut Quick J. et al, ada empat metode pengadaan obat (Maimun, 2008) : 1. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga, metode ini lebih menguntungkan tetapi

memerlukan waktu yang lama, perhatian lebih, dan staff yang kuat 2. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan,tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih ,terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga

4. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga relatif lebih mahal

Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka, tender terbatas, negosisiasi bersaing, pengadaan / penunjukan langsung, dimana

keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga, waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan, pembelian tetap atau pembelian terus menerus. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun, 2008). Menurut penelitian Sarmini, pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat, juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang, harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya, mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan, bila ada kesalahan mudah mengurusnya, memperpendek lead time , sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun, 2008). Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya, memperoleh harga yang murah, menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas, dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat, memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan, dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun, 2008). Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan, untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun, 2008). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono, 2007) : 1. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. Persyaratan pemasok 3. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat, meliputi : 1. Penyusunan rencana pemasukan obat

2. Penerimaan obat 3. Pemeriksaan mutu obat 4. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. Pencatatan harian penerimaan obat 6. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO, ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun, 2008) : 1. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. 2. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. 3. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. 4. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono, 2007) : 1. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik, Obat Program Kesehatan, Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. 2. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. 3. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. 4. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. 5. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. 6. Obat termasuk dalam katagori VEN. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono, 2007) : 1. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 2. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana. 3. Memilih metode pengadaan. 4. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). 5. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. 6. Memantau status pesanan. 7. Menerima dan mengecek obat.

8. Melakukan pembayaran. 9. Mendistribusikan obat. 10. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian.

Gambar 2.1 Siklus pengadaan obat

Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B dan C.

Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.

Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda

antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun, 2008). Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun, 2008). Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventory, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini, sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun, 2008)

b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut : a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. b. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. c. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. d. Hitung prosentase kumulatif, dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap 70% anggaran perbekalan total. y y y Cara Perhitungan: 1. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Hitung kumulasi persennya 5. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI, 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI, 2008)

Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. Hitung persentase harga dari masing-masing item e. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. Tentukan klasifikasinya A, B atau C (Maimun, 2008)

c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000

8. Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk

mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung, y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain lain. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2.2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N

9. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C.

Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat.

Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC

BAB III KESIMPULAN

1. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC, metode VEN, dan metode kombinasi ABC dan VEN.

DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Hartono, Joko Puji. 2007. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Semarang : Universitas Diponegoro. Maimun, A. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Semarang : Universitas Diponogoro. Seto, S. Yunita N. dan Lily T. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya : Airlangga University Press. Suciati , S. Dan Wiku B.B Adisasmito. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Jakarta : Universitas Indonesia.