KOLEJ VOKASIONAL DUNGUN

KM5 JALAN PAKA

23000 DUNGUN
TERENGGANU

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA PROGRAM /
PROGRAM CODE AND NAME

PENGURUSAN PERNIAGAAN

TAHAP / LEVEL

1 SEMESTER 1

NO. DAN TAJUK

MODUL /MODULE NO. AND
TITLE

BPP 101 AUTOMASI PEJABAT

NO. DAN PERNYATAAN

KOMPETENSI /

M1K1.1- MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI

COMPETENCY NO. AND

STATEMENT
OBJEKTIF MODUL / MODULE
OBJECTIVES

Pada akhir kursus ini, pelajar dapat:

1.

Menerangkan dan menjelaskan fungsi mesin fotokopi.

2.

Memastikan keadaan mesin fotokopi yang baik dan sedia

untuk digunakan.

3.

Mengendalikan mesin fotokopi mengikut peraturan.

4.

Mengenal pasti dan melaporkan kerosakan mesin

fotokopi kepada orang yang dipertanggungjawabkan.

5.

Menutup mesin fotokopi mengikut prosedur yang

disarankan.

NO KOD

BPP/101/P(1/6)

Muka : 01

Drp : 11

TAJUK: MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI

TUJUAN:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk

Menerangkan jenis & fungsi mesin fotokopi kepada murid dan cara-cara menggunakan
mesin fotokopi dengan baik dan selamat

Menerangkan dan mentafsir manual arahan fotostat

Mengenalpasti dan mentafsir simbol-simbol kerosakan mesin fotokopi.

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 02 Drp: 11

MODUL: AUTOMASI PEJABAT

Automasi Pejabat didefinisikan sebagai suatu sistem pelaksanaan tugas alat automatik yang
membolehkan proses kerja dilakukan dengan menggunakan tenaga kerja manusia yang sedikit atau
tidak menggunakan tenaga manusia sama sekali di tempat bekerja.
Jenis peralatan pejabat yang digunakan termasuk mesin pendua, alat komunikasi seperti telefon.
faksimile, televisyen dan radio, alat pengiraan seperti kalkulator, mesin juruwang, mesin frangki, alat
penimbang surat, komputer, mesin pencetak, alat pengimbas, mesin taip elektronik, perakam untuk
merakam minit mesyuarat dan macam-macam lagi.

Mesin fotokopi

Mesin faksimile

Mesin frangki

Mesin pencetak

Mesin ricih

Mesin stensil

Rajah 1: Peralatan pejabat

Mesin pendua

Pengimbas

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 03 Drp: 11

PENERANGAN:
M1K1.1 Memastikan mesin fotostat sedia untuk digunakan
1.0 JENIS DAN FUNGSI MESIN FOTOKOPI
1.1 JENIS DAN FUNGSI MESIN FOTOKOPI
Sebelum penggunaan mesin fotokopi bermula pertengahan tahun 1970an, sistem penduaan atau
penyalinan menggunakan cara lama seperti mesin thermal dan penyalinan penduaan (cyclostyle).
Seperti mesin gestetner seperti di bawah. Pada masa sekarang terdapat 2 jenis penyalinan yang
digunakan iaitu fotokopi dan RISO

Rajah 2: Mesin Fotokopi

Mesin Stensil

Mesin RISO

Mesin Stensil

Kertas Stensil

Thermal Copier

Rajah 2: Peralatan Fotokopi

Mesin fotokopi ialah alat pendua yang membuat salinan dokumen bercetak dalam bentuk tulisan
dan visual. Mesin ini dilengkapi satu kamera besar yang merakam paparan dokumen atau kertas
dan mendedahkan imej tersebut ke selinder sensitif.
Pada masa sekarang terdapat pelbagai jenis mesin fotokopi dengan pelbagai fungsi. Jenamajenama yang biasa terdapat di pasaran: RICOH SHARP CANON FUJITSU MINOLTA

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 04 Drp: 11

Rajah 3: Contoh Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi dikategorikan kepada tiga jenis mengikut saiz dan fungsinya iaitu:
i. Mudah alih (portable) kecil dan fungsi terhad
ii. Sedang dan standard
iii. Besar dan pelbagai fungsi (multifunction)

Rajah 4: Mesin fotokopi mudah alih

Ciri-ciri mesin fotokopi mudah alih
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.

Saiz maksima salinan asal: A4 (210 x 297mm) atau letter (8.5" x 11")
Saiz salinan: Dari A4 ke A6 (105 x 148mm) atau letter ke poskad (4.125" x 5.875")
Mencetak pada satu muka surat sahaja.
Nisbah pembesaran / pengecilan (magnification) ialah 1:1
Kepantasan menyalin: 4 salinan per minit dengan saiz A4 atau letter
Masa output salinan pertama: 22 saat
Masa warm-up: 0 saat (20C)
Kartrij / toner: Hitam
Berat termasuk katrij / toner: 8.2kg
Dimensi: 359 x 402 x 104mm
Penggunaan kuasa: Maksimum 0.6kw

Rajah 5 : Mesin fotokopi standard

Ciri-ciri mesin fotokopi Sedang dan Standard
1.
2.
3.
4.
5.

Kartrij / toner: Hitam.

Paparan saiz salinan boleh dibesarkan sehingga 200%.
Paparan saiz salinan boleh dikecilkan sehingga 50%.
Ukuran kaca sehingga ke saiz A3.
Saiz salinan dari saiz A4 hingga ke saiz A3.

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 05 Drp: 11

6. Boleh membuat salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
7. Boleh membuat salinan lebih pantas, iaitu pada kadar sehingga 20 salinan seminit.

Rajah 6 : Mesin fotokopi Besar

Ciri-ciri mesin fotokopi Besar dan Pelbagai fungsi
1. Berat 70 kg dan ke atas.
2. Panel digital.
3. Fungsi jaringan (network).
4. Kepantasan 30-55 salinan per minit.
5. Salinan dua muka dalam satu halaman/muka surat.
6. Salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
7. Salinan boleh disisihkan.
8. Salinan berwarna-warni (model berwarna sahaja).
9. Sebagai mesin pencetak dokumen dari komputer peribadi (pc), USB, faksimile dan e-mel.
10. Sebagai mesin pengimbas.
Alat
Mesin
Fotostat

Fungsi

Ciri-ciri

Membuat salinan

a) Salinan dalam bentuk tulisan dan visual seperti salinan asal dalam

dokumen
bercetak dalam
bentuk tulisan
dan visual

pelbagai saiz sama ada kecil atau besar.

b) Salinan pada satu muka sahaja.

c) Salinan dua muka surat dalam satu muka surat
d) Salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
e) Salinan boleh disisihkan.
f) Salinan berwarna-warni juga boleh dibuat.

Jadual 1: Manual mesin fotokopi

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 06 Drp: 11

1.2 CARA MENGGUNAKAN MESIN FOTOKOPI DENGAN BAIK DAN SELAMAT

Langkah keselamatan khusus untuk mesin fotostat:
Sebelum menggunakan peralatan pejabat, pastikan arahan keselamatan dipatuhi untuk
mengelakkan sebarang risiko kemalangan:
1. Baca dan fahami semua arahan.
2. Ikuti semua arahan dan amaran yang ditandakan pada peralatan yang akan digunakan.
3. Tanggalkan plag
membersihkannya.

peralatan

atau

mesin

daripada

punca

kuasa

sebelum

4. Jangan gunakan peralatan elektrik berhampiran dengan tempat yang lembap dan basah.
5. Letakkan peralatan di tempat yang selamat dan permukaan yang rata.
Kerosakan yang teruk atau kecederaan boleh berlaku jika alat ini terjatuh.
6. Jangan tutup atau biarkan alat tersebut terdedah kepada cahaya matahari secara terus.
Pastikan alat tersebut mendapat sistem pengudaraan yang lancar dan dilindungi
daripada kepanasan melampau.
7. Jangan letakkan mesin berhampiran dengan alat pemanas atau di bawah alat penyaman
udara.
8. Jangan buka dan tutup suis mesin terlalu cepat.
Selepas menutup suis mesin, tunggu 10-15 saat sebelum membukanya semula.
9. Jangan letakkan mesin di tempat yang kotor, berhabuk dan lembap.
Apabila mesin tidak digunakan untuk jangka masa yang lama seperti cuti panjang, tutup
suis dan cabut plag daripada soket bekalan.
Jangan letakkan mesin anda di tempat seperti berikut:

Tempat lembab
atau terlalu
berdebu

Tempat kurang
pengudaraan

Tempat yang terdedah

pancaran matahari

Tempat yang
berhampiran dengan
penyaman udara

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 07 Drp: 11

Rajah 7 : Tempat bahaya bagi Mesin Fotokopi

2.0 MANUAL MESIN FOTOKOPI

2.1 BUKU MANUAL

Buku Manual Mesin Fotokopi juga dinamakan sebagai User Guide atau User Manual.
Mengandungi panduan pengoperasian dan pengenalan bahagian mesin fotokopi.
Informasi keselamatan mesin.
Meliputi panduan instalasi jaringan (network) mesin fotokopi mulai dari instal, mencetak,
mengimbas (scan), faksimile, send to file, send to email, ifax dan lain-lain.

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Contoh kandungan manual mesin fotokopi:

Muka: 08 Drp: 11

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

2.2 BAHAGIAN-BAHAGIAN MESIN FOTOKOPI

Muka: 09 Drp: 11

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 010 Drp: 11

Rajah 8: Bahagian-bahagian mesin fotokopi besar

3.0 SIMBOL-SIMBOL KEROSAKAN MESIN FOTOKOPI

Penyelenggaraan diperlukan

SOALAN:

NO KOD

BPP/101/P(1/5)

Muka: 011 Drp: 11

1. Lengkapkan bahagian-bahagian mesin fotokopi yang bertanda A, B, C, D, E & F dalam

ruang jawapan di bawah.

J
A

J
A

C
D

A
E

J
A

KOD

Nama bahagian

A
B
C
D
E
F

2. Nyatakan tiga fungsi dan ciri-ciri mesin Fotostat

(i)

.
.

(ii)

NO KOD
(iii)

BPP/101/P(1/5)

Muka: 012 Drp: 11

.
RUJUKAN :

1. MPAV Teknologi Pejabat Perniagaan Tingkatan 4 dan 5, DBP 2005

1.1 Jenis, Fungsi dan Ciri Mesin Fotokopi: Halaman 22
1.2 Pengendalian Mesin Fotokopi: Halaman 28 31
1.3 Penyelenggaraan Mudah Mesin Fotokopi: Halaman 36-37
2. NOSS: Duty No. 01, Task No. 01.01: Perform Photostating Duties
3. DPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
4. DICPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
5. KSKV BBM 101: Office Automation
6. http://en.wikipedia.org/wiki/Photostat_machine
7. http://id.wikipedia.org/wiki/Mesin_fotokopi
8. http://www.scribd.com/doc/95449311/Photocopy-Machine-Manual
9. http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Mesin.
Pengganda/tes.html
10. SOP mesin fotokopi.