PERLAKSANAA PEMERIKSAAN

ASET
KERAJAAN
Aturan dan Panduan
Pemeriksaan Aset di Agensi Kerajaan
Tindakan Unit Pengurusan Aset
sebelum Pemeriksaan Aset
1. Menjadualkan tarikh pemeriksaan aset dan
pegawai yang akan menjalankan pemeriksaan
di lokasi/ bahagian. (Aset Alih/Stor)

2. Mengadakan satu sesi taklimat
kepada Pegawai Pemeriksa bagi memberi
panduan kepada mereka dalam menjalankan
pemeriksaan aset.
(Pemeriksaan Manual atau Sistem)




Tindakan Unit Pengurusan Aset
sebelum Pemeriksaan Aset
3. Meminta setiap Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
menyediakan dokumen Aset Alih
(KEW.PA-10/11)
dan Stor KEW.PS-14/15 bagi memudahkan
pemeriksaan dilakukan oleh Pegawai Pemeriksa.


4. Bagi Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan,
Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ hendaklah
menyediakan dokumen
Aset Alih (KEW.PA-17) dan
Stor (KEW.PS-19)









Tindakan Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
sebelum tindakan pemeriksaan
1. Sediakan dokumen aset alih (KEW.PA-10
dan KEW.PA-11) mengikut lokasi aset sepertimana
KEW.PA-7.

2. Kemukakan fail yang mengandungi daftar aset
atau salinan daftar aset yang akan diperiksa
oleh Pegawai Pemeriksa.

3. Sediakan senarai stok (KEW.PS-14) oleh Pegawai
Stor
untuk pemeriksaan dan verifikasi stor.



Tindakan Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
sebelum tindakan pemeriksaan
4. Kemukakan rekod (KEW.PS-3 dan KEW.PS-14)
yang akan disemak oleh Pegawai
Pemverifikasi Stor.

5. Sediakan pelan lokasi atau floor plan
bahagian untuk memudahkan proses pemeriksaan
oleh Pegawai Pemeriksa atau Pegawai
Pemverifikasi.

6. Bagi Pemeriksaan Pelupusan hendaklah
disediakan KEW.PA-17 oleh Pegawai Aset atau
Unit Pengurusan Aset beserta
lain-lain dokumen.





Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi

1. Mengambil maklum akan tarikh dan
lokasi pemeriksaan.

2. Menjalankan pemeriksaan pada tarikh
seperti yang dijadualkan oleh Unit Pengurusan aset.

3. Pemeriksaan adalah terhadap keseluruhan 100%
aset alih atau stok di sesuatu bahagian/lokasi.


4. Jika aset alih atau stok di lokasi yang diperiksa
mempunyai kuantiti banyak,
maka tarikh pemeriksaan perlulah dilanjutkan.



5. Pastikan dokumen aset alih atau stok yang
diserahkan kepada Pegawai
Pemeriksa/Pemverifikasi
oleh Pegawai Aset adalah mengikut lokasi.
Pastikan juga Pegawai Aset menyerahkan
dokumen yang mengandungi daftar aset atau stok
di bahagian/lokasi pemeriksaan.




Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi
6. Pemeriksaan adalah mengikut aturan lokasi
seperti pelan atau floor plan bahagian.
Pemeriksaan perlulah dilakukan bagi setiap
kawasan
di bahagian/lokasi selagi terdapat aset atau stok
yang ditemui di bahagian/lokasi tersebut.


7. Jika terdapat aset yang tidak disenaraikan,
maka Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya
di dalam dokumen pemeriksaan aset alih/stok
(KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14) berkenaan.


Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi
Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi
8. Jika terdapat aset yang tidak disenaraikan
sepertimana KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14,
maka Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya
di ambil tindakan selanjutnya. Contoh
didaftarkan/direkodkan

9. Sekiranya tidak terdapat aset seperti yang
disenaraikan
di dalam (KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14), maka
Pegawai Pemeriksa boleh mendapatkan maklumat
lanjut mengenainya daripada Pegawai Aset
dan mencatatkan tindakan sewajarnya di
dokumen berkenaan.

10. Bagi setiap daftar aset alih (KEW.PA-2 dan
KEW.PA-3) yang telah diperiksa, salah
seorang Pegawai Pemeriksa hendaklah
menurunkan tandatangannya pada daftar
tersebut.


11. Bagi Pegawai Pemeriksa Stok hendaklah
menggariskan garisan merah pada Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3)







Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi
12. Jika berkeperluan, gunakan flag berwarna
bagi setiap daftar yang telah diperiksa.
Cadangan: flag merah bagi aset yang perlu
tindakan kemaskini, flag hijau bagi aset yang telah
diperiksa dan tidak perlu kemaskini, dan flag
kuning bagi kes-kes aset yang tidak ditemui fizikal
asetnya.


13. Setelah berpuashati dengan pemeriksaan aset
yang dijalankan, pegawai hendaklah menyerahkan
(KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14) serta KEW.PA-17
kepada Pegawai Aset untuk tindakan seterusnya.

14. Bagi Pegawai Pemverifikasi Stor hendaklah
melengkapkan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15.


Tindakan Pegawai Pemeriksa/Verifikasi
Tindakan Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
Setelah Pemeriksaan Dilakukan


1. Mengumpulkan semua KEW.PA-10/11 dan
KEW.PS-14/15
daripada Pegawai Pemeriksa serta KEW.PA-17 dan
KEW.PS-19 daripada Lembaga Pemeriksa Pelupusan
atau Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok

2. Mendapatkan semula fail daftar aset alih/stok
yang telah
ditandatangani oleh Pegawai Pemeriksa atau
Lembaga Pemeriksa Pelupusan/ Stok


Tindakan Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
Setelah Pemeriksaan Dilakukan
3. Meneliti setiap daftar, KEW.PA-10/11 dan
KEW.PS-14 bagi setiap catatan yang telah
dibuat oleh Pegawai Pemeriksa/Verifikasi.

4. Bagi Aset alih dan Stok yang tidak mempunyai
daftar, maka daftar aset hendaklah dibuka.

5. Semua dokumen tersebut dikumpulkan oleh
Unit Pengurusan Aset untuk pengesahan Ketua
Jabatan

Tindakan Pegawai Aset Kem/Jab/PTJ
Setelah Pemeriksaan dilakukan
6. Bagi daftar aset Alih dan Stok yang tidak
terkemaskini, rujuk semula catatan Pegawai
Pemeriksa.

7. Bagi aset alih/stok yang tidak ditemui fizikalnya, lihat
semula catatan Pegawai Pemeriksa. Jika aset tersebut
telah berubah tempat, maka kemaskini daftar. Jika
aset alih/stok tersebut telah dilupuskan atau telah
dihapus kira, maka catatkan tarikh dan no. rujukan
kelulusan pelupusan atau hapus kira. Jika ia
merupakan aset alih/stok yang sememangnya hilang,
maka tindakan sewajarnya perlu dilakukan dengan
segera.

8. Kemukakan kesemua KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14
kepada Ketua Jabatan/Bahagian untuk tindakan
seterusnya.
Tindakan Ketua Jabatan
1. Ketua Jabatan/Bahagian hendaklah
meneliti laporan KEW.PA-10/11 dan
KEW.PS-14/15 dan mengambil maklum
akan semua laporan daripada Pegawai
Pemeriksa.

2. Memastikan tindakan wajar dilakukan
terhadap laporan Pegawai Pemeriksa di
dalam KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-14/15.

3. Serahkan laporan yang telah diteliti ini
kepada Unit Pengurusan Aset untuk
tindakan selanjutnya.


Tindakan Unit Pengurusan Aset Setelah
Pemeriksaan Aset/Stok Selesai

1. Mendapatkan semula KEW.PA-10/11 dan
KEW.PS-14/15 daripada Pegawai-Pegawai
Pemeriksa Aset dan Stok Kem/Jab.

2. Adakan pertemuan dengan Pegawai-Pegawai
Aset bagi mengemaskini daftar aset yang telah
diperiksa oleh Pegawai Pemeriksa dan
menyelesaikan isu-isu berbangkit berkaitan
dengan pemeriksaan aset.


Tindakan Unit Pengurusan Aset Setelah
Pemeriksaan Aset/Stok Selesai
3. Memastikan tindakan diambil terhadap laporan
Pegawai Pemeriksa di dalam KEW.PA-10/11 dan
KEW.PS-14/15 untuk tindakan Ketua Jabatan.

4. Menyediakan laporan pemeriksaan untuk laporkan
di dalam JKPAK dan dibincangkan pada mesyuarat
JPKA.




5. Sebelum 15 Mac tahun berikutnya, satu laporan
ringkas mengenai perlaksanaa pemeriksaan aset
hendaklah disediakan untuk dikepilkan
bersekali
dengan laporan KEW.PA-10/11 dan KEW.PS-
14/15

Bagi tujuan penyediaan Sijil Tahunan
Pemeriksaan
Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12)
hendaklah
di selaraskan di peringkat Unit Pengurusan Aset
Kementerian /Jabatan.

Bagi Pemverifikasi Stor juga penyediaan
Laporan di selaraskan oleh Unit
Pengurusan Aset melalui KEW.PS-16.
Tindakan Unit Pengurusan Aset Setelah
Pemeriksaan Aset/Stok Selesai
Tindakan Unit Pengurusan Aset Setelah
Pemeriksaan Aset/Stok Selesai
6. Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab mem
buat Penyediaan dan Menyelaras Ringkasan
Laporan Tahunan Aset berserta ringkasan
termasuk Laporan Pemeriksaaan Aset Alih dan
Verifikasi Stor (Aset Alih/ Stok/ Aset Hidup). untuk
ditandatangani oleh Pegawai Pengawal.

7. Menguruskan penyediaan Laporan Ringkasan
Laporan Pemeriksaan / Verifikasi kepada Pegawai
Pengawal untuk pengesahan dan tanda tangan
Ringkasan Laporan Tahunan Aset.






Tindakan Unit Pengurusan Aset
Kementerian Setelah Pemeriksaan
Aset/Stok Selesai Untuk Perakuan
Pegawai Pengawal

1. Menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Aset
(Aset Alih/ Stok/ Aset Hidup) untuk
ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dengan
merujuk kepada
Surat Arahan Perbendaharaan Bertarikh 12 Mac
2010.


2. Mengemukakan kepada Perbendaharaan
sebelum 15 Mac berserta dengan
Ringkasan Laporan Tahunan Aset (SAP 12 Mac
2010).






KEMENTERIAN KEWANGAN
Bahagian Kawalan Dan Pemantauan
Perbendaharaan Malaysia


sohimi.harun@treasury.gov.my
03-88824201