PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG

DAN KAWALAN STOK

(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 1
Carta Alir







PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 2

1.0 Tujuan

Memastikan stok yang diterima, disimpan dalam keadaan teratur dan
sistematik.


2.0 Skop

Merangkumi semua barangan terkawal dan juga barang-barang tidak
terkawal untuk edaran ke Pusat Tanggung Jawab dan pengguna MARDI.


3.0 Tanggungjawab

Prosedur penyimpanan barang-barang dan kawalan stok di Stor
diselaraskan oleh Pegawai Tadbir/Penolong Pegawai Tadbir/Pengurus
Stesen di Pusat tanggungjawab masing-masing. Tanggungjawab secara
spesifik mengikut aktiviti adalah seperti tercatat dalam prosedur.


4.0 Definisi

4.1 Barang Terkawal

Barang-barang yang di bawah kawalan Stor Pusat dari segi
perolehannya dan diagihkan kepada PTJ dengan menggunakan
peruntukan Ibu Pejabat MARDI .

4.2 Barang Tidak Terkawal

Barang-barang yang tidak dikawal oleh Stor Pusat dari segi
perolehannya.

4.3 Barang-Barang Menarik

Barang-barang yang mempunyai nilai yang tinggi dari segi harga dan
penggunaannya seperti pakaian, alat-alat kelengkapan dapur, makmal,


PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 3
perabot dan sebagainya. Setiap pengurusan stor akan mengklaskannya
berdasarkan peralatan yang disimpannya.

4.4 TP(P&A) - Timbalan Pengarah (Pengurusan
Perolehan & Aset)

4.5 PT - Pegawai Tadbir

4.6 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

4.7 J/K Verifikasi Stok - Anggota yang dilantik oleh Ketua
Pengarah dan bebas daripada kerja-kerja
Pengurusan Stesen

4.8 PAR - Pembantu Am Rendah

4.9 PTJ - Pusat Tanggung Jawab


5.0 Rujukan

5.1 PK/S 01 : Manual Pengurusan Kewangan MARDI

5.2 PK/S 02 : Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
















PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 4
6.0 Prosedur

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Menentukan Lokasi Penyimpanan

6.1.1 Cara penyimpanan di dalam stor hendaklah
kemas dan teratur mengikut kesesuaian ruang stor




PT,PT(P/O), PAR
6.1.2 Penyimpanan barang-barang hendaklah
ditetapkan mengikut lokasi yang disediakan
berdasarkan kod dan telah direkodkan di dalam
buku stok dan kad petak. Usaha hendaklah dibuat
supaya ruang stor digunakan secara maksima dan
ekonomik

PT (P/O),PT, PAR

6.1.3 Gunakan petak/rak/gerobok yang mudah diubah-
ubah untuk membolehkan barang-barang
disimpan dengan lebih baik dan cekap. Gunakan
palet kayu bagi barang-barang besar dan berat
manakala bagi bahan-bahan mudah terbakar
hendaklah menggunakan tangki kalis api dan air.
Tanda pengenalan barang-barang hendaklah
diletakkan di setiap lokasi penyimpanan

PT (P/O),PT, PAR

6.1.4 Barang-barang hendaklah disimpan dan disusun
secara teratur dan sesuai dengan lokasi
penyimpanan supaya tidak menghalang kepada
kerja-kerja pemunggahan dan pengeluaran.

PT (P/O), PT,
PAR

6.1.5 Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada
beberapa Seksyen atau Kumpulan mengikut
susunan barang dan plan lokasi

PT (P/O), PT
PAR
6.1.6 Barang-barang menarik dan berharga hendaklah
disimpan di dalam gerobok atau bilik berkunci

PT (P/O), PAR




PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 5
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7 Barang-barang yang dibekal di dalam standard
seperti kotak, botol, kartoon hendaklah disimpan di
dalam bekas asalnya dan ditindan dengan baik
serta disusun agar mudah untuk dikeluarkan dan
dikira.

PT/PAR
Jawatankuasa
verifikasi yang
dilantik
6.2 Pemeriksaan Kawalan Stok/Verifikasi

6.2.1 Pemeriksaan dan verifikasi stok hendaklah
dijalankan dari semasa kesemasa selaras dengan
Manual Pengurusan Kewangan MARDI.

PT
Jawatankuasa
verifikasi yang
dilantik
6.2.2 Pemeriksaan dan pengiraan stok hendaklah
dilakukan oleh pegawai pengawal stor atau
wakilnya dengan mengira 100% barang-barang
yang dikawalselia sekurang-kurangnya enam (6)
bulan sekali dengan menandatangani di kad
petak.

PT (P/O)
Peg. Penjaga
Stor

6.2.3 Urusan verifikasi stok dilakukan oleh Pemverifikasi
Stok yang dilantik oleh Ketua Pengarah terdiri
daripada Pegawai-pegawai yang tidak terlibat
langsung dengan aktiviti stor (berkecuali) sekurang-
kurangnya setahun sekali (Rujuk PK/S02).

J/K Verifikasi
Stok
6.2.4 Verifikasi dilakukan mengikut pengklasan barang-
barang seperti dalam Manual Pengurusan
Kewangan. Laporan verifikasi Stok MARDI (MDI
144), dan sijil verifikasi stok (MDI 144E) hendaklah
dikeluarkan selepas selesai operasi dijalankan.

J/K Verifikasi
Stok




PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)


Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1
Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 6
7.0 Rekod

Bil. Rekod/Fail Lokasi/
Tanggungjawab
Tempoh
Simpanan

7.1 Kad Petak
Kad Kawalan Stok
Buku Stok

Pejabat Am
Stor/
PT(P/O)

5 tahun


7.2 Kad Kawalan Stok (MDI 305)
[Borang PK/P02-(1)]
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07

Pejabat Am
Stor/
PT(P/O)

5 tahun


7.3 Kad Petak(Bin Kad) (MDI 304)
[Borang PK/P02-(2)]
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07

Pejabat Am
Stor/
PT(P/O)

5 tahun


7.4 Laporan Verifikasi Stok MARDI (MDI
144) [Borang PK/P02-1-(1)]
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07

Pejabat Am
Stor/
PT(P/O)

5 tahun


7.5 Sijil Verifikasi Stok (MDI 144E)
[Borang PK/P02-1-(2)]
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07

Pejabat Am
Stor/
PT(P/O)

5 tahun