Rubby Eka S.

Sebelum Membahas
Masalah
Samakan Persepsi!!!
1. Definisikan Masalah
3. Kembangkan solusi Alternatif
2. Cari Penyebab Utama
5. Rencanakan Eksekusi Solusi
7. Uji Solusi
6. Monitor Eksekusi Rencana
4. Pilih Solusi Paling TEPAT
Langkah-langkah Pemecahan
Masalah
kerangka berpikir sistematis SAPADAPPA
SA: Situation Analysis
PA : Problem Analysis
DA : Decision Analysis
PPA: Potential Problem Analysis
Mengelola Pemecahan Masalah
Tingkat Lanjut
SA1
IDENTIFIKASI MASALAH
1. Menjabarkan Masalah:
Menemukan masalah tunggal dan spesifik

2. Menentukan Prioritas
Pemecahan
Sesuai dengan tingkat urgensi dan
kepentingannya

3. Menentukan Proses Pemecahan
Yang Sesuai
Antara PA, DA, atau PPA

SA2
MENJABARKAN MASALAH
Memperoleh masalah tunggal dan
spesifik dengan cara memisahkan
antara Gejala dengan Masalah
dengan menggunakan Rumus
Sebab-Akibat
MENENTUKAN PRIORITAS PEMECAHAN
Dengan berpedoman pada
seberapa GAWAT dan MENDESAK
dari masalah yang dihadapi :
SA3
GAWAT: Besarnya kerugian yang
ditimbulkan jika masalah tersebut
tidak disesesaikan

MENDESAK: Cendrung ke aspek
waktu, yaitu apakah masalah
tersebut bisa ditunda atau tidak,
atau mutlak saat ini juga
diselesaikan
PROBLEM ANALYSIS
ANALISA MASALAH
PA
Dilakukan bila menghadapi suatu
kenyataan di mana terjadi
penyimpangan atas standar atau
keadaan normal yang
menyebabkan timbulnya gap
antara kenyataan dan harapan,
atau antara rencana dan
reaslisasi
HAKEKAT PEMECAHAN
MASALAH
Maka Problem Analysis bertujuan untuk
mengidentifikasi fakta dalam proses
mencari penyebab timbulnya
masalah
PA
Hakekat Pemecahan masalah adalah
menghilangkan penyebab
timbulnya masalah
Mencari penyebab timbulnya masalah
adalah tahap yang paling memakan
waktu dalam proses pemecahan
masalah
MENGIDENTIFIKASI FAKTA
1. Tetapkan data & fakta yang ingin
diketahui - dengan melakukan hipotesa
tentang perkiraan sumber yang
menyebabkan timbulnya masalah

2. Tentukan sumber di mana data & fakta
dapat diperoleh

3. Tetapkan cara, tempat dan waktu data
& fakta tersebut diperoleh
PA1
SYARAT-SYARAT FAKTA
Fakta harus akurat, lengkap, bisa
dipercaya, dan relevan dengan
masalah yang dipecahkan
PA
Harus diperoleh :
Dari sumber yang tepat dan
dapat dipercaya
Dengan cara yang tepat dan bisa
dipertanggungjawabkan
Dan pada waktu dan tempat yang tepat
MENYARING FAKTA
1. Memisahkan antara fakta yang
relevan dan tidak relevan

2. Membuat daftar Kemungkinan
Penyebab timbulnya masalah

3. Membuat daftar Penyebab Yang
Paling Mungkin dari masalah yang
sedang dipecahkan
PA
DAFTAR ALTERNATIF
JALAN KELUAR
Daftar Alternatif Jalan Keluar
berkaitan erat dengan Daftar
Penyebab Yang Paling Mungkin

Setiap alternatif diberi spesifikasi
seperti kelebihan dan kekurangan,
biaya dan manfaat dll.

Memilih jalan keluar yang tepat
dengan menggunakan Decision
Analysis
PA2
DECISION ANALYSIS
ANALISA KEPUTUSAN
DA
Dilakukan bila harus menentukan
pilihan atas
beberapa alternatif tindakan
yang harus dilakukan
dalam proses pemecahan
masalah
CONTOH PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
DA1
Mau lewat
Semanggi atau
Casablanca ya?
1.Belok kiri : Bapak mati
2.Belok kanan: I bu mati
3.J alan terus: Anak mati
4.Balik Kanan: I steri mati
5.Tetap di tempat: diri sendiri
mati
Yang mudah
Yang Sulit
HAKEKAT ANALISA KEPUTUSAN
DA2
Membandingkan antara :
Hasil yang diinginkan
Sumber daya yang dimiliki
Spesifikasi dari setiap alternatif
yang ada
Sumber Daya
Yang Dimiliki
Hasil Yang
Diinginkan
Alternatif Yang
Ada
DA3
Berapa Sumber Daya yang
harus disisihkan untuk
mendapatkan hasil yang
diinginkan ?
Alternatif yang mana
yang mendekati hasil
yang diinginkan ?
Dengan Sumber Daya
yang dimiliki, apa hasil
yang bisa diperoleh
Alternatif mana yang
mendekati kemampuan
Sumber Daya yang
dimiliki
Realisasi keinginan
terbatas pada
alternatif yang ada
Sumber Daya yang
disediakan disesuaikan
dengan pilihan dari
alternatif yang ada
HUBUNGAN

segitiga
FAKTOR-FAKTOR YANG
MENJADI PERTIMBANGAN
DA4
Biaya Yang
Harus
Dikeluarkan
Manfaat
Yang Bakal
Diterima
Resiko
Yang Akan
Dihadapi
Bisa
Dilaksanakan
Atau Tidak
MENENTUKAN KRITERIA
DA5
Kriteria
Mutlak (Must
To Have)
Kriteria
Keinginan
(Nice To Have)
Harga tidak boleh
lebih dari 65 juta
Saya lebih senang
yang warna merah
Tidak boleh lebih
tua dari thn 1986
Kalau bisa yang
A/T bukan M/T
Membeli
Kendaraan
MEMBERI BOBOT PADA KRITERIA
DA6
Bobot kriteria dinyatakan dalam
bentuk angka dari 1- 10, dan hanya
diberikan pada Kriteria Keinginan
Kriteria Mutlak tidak perlu
diberi bobot karena mutlak
harus dipenuhi
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
DA
Kriteria mutlak wajib ada
Kriteria keinginan berikan bobot
Hitung bobotnya dan bandingkan
Kriteria mutlak tidak terpenuhi ? turunkan
kriterianya
Jika harus memutuskan untuk mengambil satu
dari beberapa alternaif yang ada, padahal tidak
satupun yang memenuhi Kriteria Mutlak, maka
turunkan peringkat Kriteria Mutlak menjadi
Kriteria Keinginan, dan mungkin beberapa dari
Kriteria Keinginan bobotnya diturunkan
DA
Membeli
Kendaraan
1. Lebih senang jika warnanya merah
2. Kalau bisa A/T bukan M/T
3. STNK masih panjang lebih bagus
4. Sebaiknya CL dan PW juga
5. Kalau bannya baru lebih disenangi
6. Tangan pertama lebih disukai
7. Senang sekali jika interiornya asli


10
6
5
9
4
5
4
1
2
3
4
Ada 4 alternatif
Memberi Bobot
MENGHITUNG BOBOT
KRITERIA KEINGINAN UNTUK MASING-MASING
ALTERNATIF
DA
Membeli
Kendaraan
1
2
3 4
1.Warna merah
2.I nterior asli
3.Ban baru
4.Tangan pertama
5.STNK pendek
6.Manual
7.Tidak CL & PW


1.Warna merah
2.Automatic
3.CL & PW
4.Tangan pertama
5.Ban tua
6.STNK pendek
7.I ntr.tidak asli
1.Warna hijau
2.Automatic
3.CL & PW
4.Tangan pertama
5.Ban tua
6.STNK pendek
7.I ntr.tidak asli
1.Warna hitam
2.Ban baru
3.CL & PW
4.STNK lama
5.I ntr.tidak asli
6.Tangan ke 2
7.Manual
10
4
4
5
-
-
-
23
-
6
9
5
-
-
-
20
-
4
9
5
-
-
-
18
10
6
9
5
-
-
-
30
POTENTIAL PROBLEM
ANALYSIS
ANALISA MASALAH POTENSIAL
PPA
Adalah memperhitungkan dengan
menganalisa kemungkinan-
kemungkinan hambatan atau
masalah yang akan terjadi atau
yang berpotensi terjadi dalam
proses pelaksanaan
keputusan
STRUKTUR DARI
PROSES PELAKSANAAN KEPUTUSAN
PPA1
1. Menentukan langkah-langkah yang
perlu diambil
2. Mengantisipasi hambatan-hambatan
atau masalah yang mungkin timbul
3. Memperkirakan kemungkinan penye-
bab dari masalah yang mungkin timbul
4. Mengurangi kemungkinan timbulnya
penyebab
5. Menetapkan cara-cara menanggu-
langi jika hambatan memang benar-
benar terjadi
LANGKAH-LANGKAH
YANG PERLU DIAMBIL
DALAM PROSES MELAKSANAKAN KEPUTUSAN
PPA2
1. Tetapkan langkah-langkah penting
(Key Activities) yang perlu dilaku-
kan
2. Tetapkan kapan langkah-langkah
tersebut mulai dilakukan dan kapan
harus selesai
3. Tetapkan siapa yang bertanggung
jawab (Person In Charge=PIC) dari
setiap langkah yang diambil
KETENTUAN TENTANG
ACTION PLAN YANG EFEKTIF
PPA3
1. Setiap langkah dimulai dengan
Kerja (Action Word)
2. Disusun secara berurutan sesuai
dengan urutan pekerjaan yang
dilakukan
3. Sebagai pedoman bagi pelaksana
yang paling bawah di lapangan,
jabarkan Key Activities ke dalam
langkah-langkah yang lebih detail
LANGKAH-LANGKAH ANTISIPASI
PPA4
Memperkirakan
hambatan dan
masalah yang
mungkin timbul
Menetapkan
langkah-langkah
antisipasi
Mengurangi
penyebab dari
masalah yang
mungkin timbul
=
Persiapkan cara
menanggulangi
jika masalah
benar-benar terjadi
Setelah dipakai 1-2 minggu
banyak part yang harus
diganti
Mengajak montir
untuk mengecek
kendaraan
Mempersiapkan
anggaran untuk
membeli parts
Membuat
Perjanjian
dengan penjual