Modul VI Pengawasan

(Ancilla K Kustedjo)
EKMA4116 Manajemen
KEGIATAN BELAJAR 1

DASAR-DASAR PENGAWASAN
PENGAWASAN
Definisi
Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk
menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh
organisasi. (Handoko ,1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan
apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang
direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap
penyimpangan. (Robbins & Coulter, 2005)

Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas
karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan
dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang
diperlukan. (Daft, 2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja
tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain
sistem umpan balik informasi untuk membandingkan
kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang
ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan,
melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya
perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk
mencapai tujuan organisasi. (Mockler)

Key Point:
- Adanya standar kinerja
- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana
- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak
- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara
efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk
dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?
Perubahan
Kompleksitas
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)
didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari
standar tertentu dan memungkinkan perbaikan
dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu
diselesaikan
Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat &
tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)
Ddimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau
tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu
yang harus dipenuhi
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
3. Pengawasan Umpan Balik
mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi
setelah suatu kegiatan selesai dilakukan
memerlukan standar yang telah ditetapkan
berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

4. Pengawasan Multiple
Manajer melakukan pengawasan terhadap
semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah-
masalah yang muncul pada pengawasan
pendahuluan, pengawasan concurrent, dan
pengawasan umpan balik.
Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi
& Metode pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi
sesuai dengan
standar
Tidak ada
Perubahan
Melakukan perbaikan-
perbaikan atau
mengevaluasi kembali
standard prestasi dan
pengukurannya
TIDAK
YA
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
Fokus Pengawasan
FOKUS
PENGAWASAN
DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang
dihasilkan
Memproduksi lima
belas unit dalam satu
hari kerja
2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang
dapat diterima oleh
konsumen atau lolos uji
kualitas
Menghasilkan 99.5%
produk yang memenuhi
standard
3. Ketepatan waktu
(Timeliness)
Kecepatan atau
ketepatan dalam
memberikan layanan
atau jasa
Semua sales
representatives (tenaga
penjualan)
menyerahkan laporan
penjualan tepat waktu
4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau
penyimpangan
anggaran
Menggunakan
anggaran tidak
melebihi jumlah yang
ditetapkan
Faktor yang mempengaruhi
efektivitas pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Lingkungan
Organisasi
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian
berdasarkan laporan dan peraturan
Posisi dan
Tingkat
Tinggi Banyak Kriteria
Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat
Desentralisasi
Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah Pengurangan jumlah kendali
Budaya
Organisasi
Terbuka dan
mendukung
Informal, pengendalian mandiri
Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya
suatu kegiatan
Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
Definisi
Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik
acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)
cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible
standard)
cth. Sikap, Moral, Etika, kemampuan dalam kerja sama
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area)
aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif
agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat
mencapai sukses seperti yang diharapkan. (p
6.18)

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik
manajemen harus memperhatikan titik-titik
penting dalam suatu operasi tertentu.
KEGIATAN BELAJAR 2

JENIS DAN METODE
PENGAWASAN
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting
dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna
kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

Teknik yang digunakan
Melakukan observasi
Mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin
Mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis
Melakukan brainstorming dengan bawahan secara
berkala
Melakukan evaluasi
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
1. Management by Objective (MBO)
Penetapan tujuan secara bersama-sama antara
manajer dan bawahan, perumusan secara jelas
tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk
sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan
ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman
pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.
Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan
2. Management by Exception (MBE)
Fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan
strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan
tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih
rendah
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
3. Management Information System (MIS)
sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan,
penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk
mendukung keputusan manajemen yang efektif

4. Audit Kualitas (Audit Mutu)
Audit : Kegiatan mengumpulkan berbagai
informasi faktual dan relevan melalui
interaksi secara sistematis objektif, dan
terdokumentasi pada asas manfaat
Kualitas : Kesesuaian terhadap persyaratan
Audit Kualitas/Mutu
Contoh : Manajemen Kualitas secara Total (TQM)
Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan
Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu
yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan
menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data
tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu
pengawasan

Metode yang digunakan:
Anggaran
Audit Keuangan
Analisa Break Even
Analisa Rasio
Balance Score Card
Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran:
Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang
sumber daya yang disahkan untuk melakukan
kegiatan yang telah direncanakan selama jangka
waktu tertentu

Audit Keuangan:
- Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi
verifikasi bahwa dalam menyusun laporan
keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri
menjamin aset perusahanan telah dikelola
dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even:
Menggambarkan kondisi di mana perusahaan
dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba
(Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk
mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan
Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard
Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga
memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);
Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset
Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan Pangsa Pasar; Tingkat perolehan
Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan
Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis
Intern
Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi;
Layanan Purna Jual; dll
4 Pembelajaran &
Pertumbuhan
Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan
Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll
Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Objektif dan bisa dipahami
6. Kriteria yang masuk akal
7. Penempatan yang Strategis
8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur
organisasi
9. Disesuaikan dengan Manajer
10. Tindakan perbaikan
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda