Prosedur Aktivasi BCP

PROSEDUR AKTIVASI BCP (PAB)
<< NAMA ANGGOTA BURSA >>
<< LOGO
<< NAMA ANGGOTA BURSA>>
Halaman
2 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Daftar Isi
Pengendalian Dokumen ................................................................................................................................ 3
Daftar Kata / Definisi ..................................................................................................................................... 4
1.
Pendahuluan ...................................................................................................................................... 5
1.1
Tujuan .......................................................................................................................................... 5
1.2
Ruang Lingkup ............................................................................................................................. 5
1.3
Asumsi ......................................................................................................................................... 5
2.
Struktur Tim ........................................................................................................................................ 6
2.1
Struktur Tim Aktivasi BCP ............................................................................................................ 6
2.2
Struktur Tim Tanggap Darurat (TTD) ........................................................................................... 7
2.3
Struktur Tim Pemulihan Krisis (TPK) ........................................................................................... 7
2.4
Struktur Tim Kepatuhan saat Krisis (TKK) ................................................................................... 7
3.
Peran dan Tanggung Jawab............................................................................................................... 9
3.1
Peran dan Tanggung Jawab BCT ................................................................................................ 9
3.2
Peran dan Tanggung Jawab TTD ................................................................................................ 9
3.3
Peran dan Tanggung Jawab TPK .............................................................................................. 10
3.4
Peran dan Tanggung Jawab TKK .............................................................................................. 10
4.
Proses Aktivasi BCP......................................................................................................................... 11
5.
Uraian Prosedur ............................................................................................................................... 12
Lampiran A Checklist BCT ....................................................................................................................... 14
Lampiran B Checklist TTD ....................................................................................................................... 15
Lampiran C Checklist TKK (untuk Manajemen Risiko) ............................................................................ 16
Lampiran D Checklist TPK ....................................................................................................................... 17
Lampiran E Checklist TKK ....................................................................................................................... 18
Lampiran F Daftar Kontak BCT ................................................................................................................ 19
Lampiran G Contact Tree ......................................................................................................................... 20
Halaman
<< LOGO
3 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
Pengendalian Dokumen
Review Dokumen
Ditinjau Oleh
Posisi
Versi
Persetujuan Dokumen
Disetujui Oleh
Posisi
Versi
Tanggal dan Tanda Tangan
Distribusi Dokumen
Penerima Dokumen
Keterangan
Histori Dokumen
Versi
Status
Tanggal
Kontributor / Editor
< Posisi >
Keterangan
<< LOGO
Halaman
4 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Daftar Kata / Definisi

BCP
Business Continuity Plan

Suatu perencanaan yang berisikan langkah-langkah yang mendukung organisasi untuk
memastikan bahwa aktivitas-aktivitas bisnis kritikal dapat terus dilakukan walaupun adanya
bencana / disrupsi bisnis.
BCT
Business Continuity Team
TOK
Tim Operasional Saat Krisis
TPK
Tim Pemulihan Krisis
TTD
Tim Tanggap Darurat
<< LOGO
Halaman
5 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
1. Pendahuluan
1.1
Tujuan
Dokumen ini merupakan panduan utama bagi personel Anggota Bursa yang termasuk di dalam Tim
BCT dalam pelaksanaan pengaktifan BCP dalam kondisi terjadinya bencana yang berdampak
terhadap perusahaan.
Tujuan dari Prosedur Aktivasi BCP (PAB) adalah:
a. Menyediakan panduan untuk pengaktifan BCP,
b. Mengidentifikasi tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh BCT untuk pengaktifan BCP.
1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari Prosedur Aktivasi BCP (PAB) terbatas kepada proses pengaktifan BCP pada saat
terjadi bencana dan mencakup seluruh bagian / unit kerja Anggota Bursa.
1.3
Asumsi
Prosedur ini mengacu sepenuhnya kepada Pedoman Business Continuity Plan (BCP) Anggota
Bursa. Bencana yang diasumsikan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi, tipe, dan skenario
bencana yang dijabarkan di dalam Pedoman BCP Anggota Bursa, terbatas kepada bencana yang
mempengaruhi lokasi utama Anggota Bursa.
Halaman
<< LOGO
6 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
2. Struktur Tim
2.1
Struktur Tim Aktivasi BCP
Proses aktivasi BCP dilakukan oleh Tim BCT. Tim BCT merupakan tim yang terdiri dari personelpersonel anggota bursa yang memiliki pemahaman yang memadai mengenai proses pengaktifan
BCP. Tim ini bertindak sebagai koordinator utama dalam inisiasi respon pada terjadinya bencana,
terfokus kepada pengaktifan BCP.
BCT pada proses ini bertanggung jawab secara menyeluruh atas perencanaan maupun pelaksanaan
kegiatan aktivasi BCP.
Secara garis besar, BCT terdiri atas:
a. Tim Tanggap Darurat (TTD)
b. Tim Operasional saat Krisis (TOK)
c. Tim Pemulihan Krisis (TPK)
d. Tim Kepatuhan saat Krisis (TKK)
BCM Steering Commitee
Pemimpin Utama
: << isi nama personil >>
Pemimpin Cadangan : << isi nama personil >>
Anggota
Business Continuity Team (BCT)

Pemimpin Utama
Pemimpin Cadangan : << isi nama personil >>
Anggota
Tim Tanggap Darurat

(TTD)
Tim Operasional Saat

Krisis (TOK)
Tim Pemulihan Krisis

(TPK)
Tim Kepatuhan Saat

Krisis (TKK)
Pemimpin Utama :
<< isi nama personil >>
Pemimpin Cadangan :
Anggota :
Pemimpin Utama :
Pemimpin Cadangan :
Anggota :
Pemimpin Utama :
Pemimpin Cadangan :
Anggota :
Pemimpin Utama :
Pemimpin Cadangan :
Anggota :
Struktur BCT adalah sebagai berikut:
Pemimpin
Anggota
Utama
Cadangan
Pemimpin Fungsi Terpilih
Pemimpin dari TDP, TOK, TPK, TKK
Untuk informasi kontak dari BCT, mohon lihat lampiran F Daftar Kontak BCT.
<< LOGO
Halaman
7 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
2.2
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
Struktur Tim Tanggap Darurat (TTD)
Tim Tanggap Darurat (TTD) merupakan tim yang bertanggung jawab untuk melakukan Evakuasi dan
Penyelamatan Aset, bertindak sebagai koordinator utama dalam proses respon awal terhadap
bencana. Tim ini bertanggung jawab secara spesifik atas perencanaan maupun pelaksanaan
kegiatan evakuasi dan penyelamatan aset.
Struktur TTD adalah sebagai berikut:
Pemimpin
Utama
Cadangan
Pemimpin Fungsi Umum
Pemimpin Fungsi Administratif
Anggota
Staf Fungsi Umum dan Administratif
Untuk informasi kontak dari TTD, mohon lihat lampiran F Daftar Kontak BCT.
2.3
Struktur Tim Pemulihan Krisis (TPK)
Tim Pemulihan Krisis (TPK) merupakan tim yang terdiri dari perwakilan tiap bagian / unit kerja
anggota bursa yang bertanggung jawab atas pemulihan TI, infrastruktur, SDM, dan komunikasi saat
krisis. Tim ini bertindak sebagai koordinator utama dalam proses pemulihan krisis setelah aktivasi
BCP dilakukan.
TPK bertanggung jawab secara spesifik atas perencanaan maupun pelaksanaan kegiatan pemulihan
krisis setelah bencana.
Struktur TPK adalah sebagai berikut:
Pemimpin
Anggota
Utama
Cadangan
Seluruh Pemimpin Fungsi IT, Umum, SDM, Komunikasi
Untuk informasi kontak dari TPK, mohon lihat lampiran F Daftar Kontak BCT.
2.4
Struktur Tim Kepatuhan saat Krisis (TKK)
Tim Kepatuhan saat Krisis (TKK) merupakan tim yang terdiri dari perwakilan bagian atau unit kerja
anggota bursa yang bertanggung jawab atas pengawasan kepatuhan operasional bisnis saat krisis
dan juga pengawasan BCP. Tim ini bertindak sebagai koordinator utama dalam proses kepatuhan
setelah aktivasi BCP dilakukan.
TKK bertanggung jawab secara spesifik atas perencanaan maupun pelaksanaan kegiatan
pengawasan kepatuhan
Struktur TKK adalah sebagai berikut:
Pemimpin
Anggota
Utama
Cadangan
Pemimpin Fungsi Kepatuhan

Staf Fungsi Kepatuhan
Untuk informasi kontak dari TKK, mohon lihat lampiran F Daftar Kontak BCT.
<< LOGO
Halaman
8 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
<< LOGO
Halaman
9 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
3. Peran dan Tanggung Jawab

Setiap tim yang berada di dalam struktur organisasi BCM memiliki peran dan tanggung jawab yang
meliputi 3 tahapan, yaitu:
a. Pre-disaster kondisi sebelum / tidak terjadinya bencana
b. During disaster kondisi pada saat terjadinya bencana
c. Post-disaster kondisi setelah terjadinya bencana
3.1
Peran dan Tanggung Jawab BCT
Pre-disaster
During disaster
Post-disaster
Pemimpin Tim
a.
b.
c.
d.
e.
Menjadi koordinator utama dalam

penyusunan PAB
Melakukan review terhadap PAB
Memastikan pemutakhiran PAB
secara berkala
Memastikan
bahwa
setiap
anggota BCT beserta tim-tim
dibawahnya telah memahami PAB
dengan baik
Memastikan
bahwa
setiap
anggota BCT beserta tim-tim
dibawahnya selalu siap untuk
menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya sesuai dengan PAB
Melakukan koordinasi
pengaktifan BCP
pelaksanaan
a.
b.
Melakukan
review
terhadap
proses pengaktifan BCP
Melakukan koordinasi dengan BC
Steering Commitee untuk
langkah
selanjutnya
apabila
diperlukan
Anggota Tim
a.
b.
c.
3.2
Menyusun
dan
melakukan
pemutakhiran PAB secara berkala
Mendistribusikan PAB kepada
setiap anggota BCT
Melakukan
sosialisasi
PAB
kepada semua pihak di anggota
bursa.
Mengikuti koordinasi
pengaktifan BCP
pelaksaanaan
Menyusun laporan pengaktifan BCP
Peran dan Tanggung Jawab TTD
Pre-disaster
During disaster
Post-disaster
a.
Mengikuti koordinasi pelaksanaan

pengaktifan BCP dari BCT
Menjadi
koordinator
yang
menginisiasi prosedur tanggap
darurat setelah pengaktifan BCP
Membantu
penyusunan
pengaktifan BCP
laporan
Mengikuti
koordinasi
pelaksanaan pengaktifan BCP
dari BCT
Menjalankan prosedur tanggap
Membantu
penyusunan
pengaktifan BCP
laporan
Pemimpin Tim
a.
b.
Membantu koordinator utama

dalam penyusunan PAB
b.
Anggota Tim
Membantu koordinator utama dalam
penyusunan PAB
a.
b.
<< LOGO
Halaman
10 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
3.3
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
Peran dan Tanggung Jawab TPK
Pre-disaster
During disaster
Post-disaster
a.
Mengikuti koordinasi pelaksanaan

pengaktifan BCP dari BCT
Menjadi
koordinator
yang
menginisiasi prosedur pemulihan
krisis setelah pengaktifan BCP
Menyusun
penyusunan
pemulihan krisis
laporan
Mengikuti
koordinasi
dari BCT
Membantu
penyusunan
pemulihan krisis
laporan
Pemimpin Tim
a.
b.

b.
Anggota Tim
penyusunan PAB
a.
b.
3.4
Peran dan Tanggung Jawab TKK
Pre-disaster
During disaster
Post-disaster
a.
Mengikuti
koordinasi
dari BCT
Menjadi
koordinator
yang
menginisiasi prosedur kepatuhan
setelah pengaktifan BCP
Menyusun laporan analisa risiko dan

dampak bencana
Mengikuti
koordinasi
dari BCT
Membantu penyusunan laporan analisa

risiko dan dampak bencana
Pemimpin Tim
a.
b.

b.
Anggota Tim
penyusunan PAB
a.
b.
Halaman
<< LOGO
11 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
4. Proses Aktivasi BCP

Mulai
Staf
Pelaporan suatu kejadian
TKK
Analisa kejadian / situasi
Berdampak
terhadap AB
Tidak
Ya
Immediate
problem (force
majeure)
Evolving problem
TKK
PTD
TKK
TKK
Penentuan skala
level 0 dan level 1
BCT
Penanganan
Masalah
Dapat
diselesaikan
dalam batas
waktu?
Ya
Penentuan skala level

2 dan level 3
5
Tidak
BCT
6
Rekomendasi kepada
BCM Steering
Comittee
BCM SC
Deklarasi bencana
BCM SC
Permohonan izin
Pembukaan Akses
sistem ke BEI
8
BCT
Pengaktifan
perencanaan BCM
(terutama BCP)
TPK
PPK
Selesai
<< LOGO
Halaman
12 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
5. Uraian Prosedur
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Uraian Prosedur
Unit Pelaksana
Dokumen
Pendukung
Pelaporan Kejadian
Personel Anggota Bursa melaporkan
suatu kejadian bencana.
Analisa Kejadian
1. Melakukan penilaian terhadap
kejadian dan menganalisa
dampaknya terhadap operasional
bisnis
2. Jika tidak berdampak, maka
prosedur selesai
3. Jika berdampak, langkah
selanjutnya adalah menentukan
apakah kejadian tersebut
merupakan evolving problem atau
immediate problem (force majeure)
Seluruh unit / bagian

Anggota Bursa
TKK
Checklist TOK
Pelaksanaan Prosedur Tanggap

Darurat (PTD)
Kejadian yang dikelompokkan sebagai
immediate problem (force majeure)
akan segera ditangani dengan
menjalankan PTD
Penentuan Skala level kejadian
bencana
Kejadian yang dikelompokkan sebagai
evolving problem akan dikategorikan
skala level bencananya dari 0 sampai
dengan 3
Pelaksanaan prosedur penanganan
risiko dan masalah
TTD
Checklist TTD
TKK
Checklist TOK
BCT
Checklist BCT
Rekomendasi kepada BCM Steering

Committee
Berdasarkan hasil analisa kejadian oleh
BCT terutama TOK (Manajemen Risiko)
dan TTD, diberikan rekomendasi untuk
pendeklarasian bencana
Deklarasi Bencana
1. Memberikan pengumuman
deklarasi bencana pada seluruh
stakeholder, terutama personel
Anggota Bursa.
2. Menggunakan Contact Tree untuk
penyampaian informasi deklarasi
bencana agar informasi mencapai
seluruh personel
3. Menyampaikan permohonan untuk
pembukaan akses sistem ke PT
BCT
Checklist BCT
BCM Steering Commitee
1. Checklist BCT
2. Contact Tree
BCP
<< LOGO
Halaman
13 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
No.
8.
9.
Uraian Prosedur
BEI
Pengaktifan BCP
Menjalankan prosedur prosedur pada
BCP serta pengaktifan struktur
organisasi BCP
Pelaksanaan Prosedur Pemulihan
Krisis
Setelah pengaktifan BCP, maka
dilakukan pemulihan agar Anggota
Bursa dapat kembali menjalankan
operasional bisnisnya secara normal.
Unit Pelaksana
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Dokumen
Pendukung
BCT
Checklist BCT
TPK
Checklist TPK
<< LOGO
Halaman
14 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Lampiran A Checklist BCT

No.
Aktivitas
Keterangan
Menerima laporan analisa kejadian dari TKK (untuk

Manajemen Risiko) terkait force majeure ataupun evolving
problem.
Melakukan validasi
mengaktifkan BCP
untuk
Menerima informasi skala bencana yang terjadi dari TOK

(terutama Manajemen Risiko)
Melakukan prosedur penanganan risiko untuk bencana

berskala 0 dan 1
Memberikan hasil rekomendasi kepada BCM - SC tentang

pengaktifan BCP ataupun deklarasi bencana
Menerima keputusan deklarasi bencana dari BCM SC
Melakukan pengaktifan BCP
Melakukan permohonan pembukaan akses sistem ke BEI
terhadap
analisa
kejadian
<< LOGO
Halaman
15 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Lampiran B Checklist TTD

No.
Aktivitas
Keterangan
Melakukan proses evakuasi dan penyelamatan aset pada saat

bencana
Memberikan input untuk rekomendasi kepada BCM SC

terkait deklarasi bencana
Melakukan koordinasi dengan BCT untuk langkah selanjutnya

apabila diperlukan
<< LOGO
Halaman
16 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Lampiran C Checklist TKK (untuk Manajemen Risiko)

No.
Aktivitas
Keterangan
Menerima laporan dari karyawan tentang suatu kejadian atau

bencana
Melakukan analisa risiko dan dampak terhadap kejadian atau

bencana
Melakukan penentuan skala bencana
Memberikan laporan skala bencana kepada BCT sebagai

masukan untuk rekomendasi kepada BCM SC terkait
deklarasi bencana

apabila diperlukan
<< LOGO
Halaman
17 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Lampiran D Checklist TPK

No.
Aktivitas
Keterangan
Menerima instruksi deklarasi bencana dan pengaktifan BCP
Melakukan proses pemulihan krisis setelah diberikan instruksi

dari BCT

apabila diperlukan
<< LOGO
Halaman
18 dari 20
ANGGOTA
BURSA >>
<< VERSI >>

<< TAHUN >>
Lampiran E Checklist TKK

No.
Aktivitas
Keterangan
Menerima instruksi deklarasi bencana dan pengaktifan BCP
Melakukan proses pengawasan kepatuhan

apabila diperlukan
Halaman
19 dari 20
<< LOGO ANGGOTA

BURSA >>
<< VERSI >>
<< TAHUN >>
Lampiran F Daftar Kontak BCT

Peran
Jabatan
Pemimpin
BCT
UtamaTim
Pemimpin Fungsi
Terkait
Pemimpin
Tim BCT
Cadangan
Pemimpin Fungsi
Terkait
Pemimpin Tim TTD
Pemimpin Fungsi
Umum
/
Administratif
Pemimpin Tim TOK
Pemimpin Fungsi
Terkait
Pemimpin Tim TPK
Pemimpin Fungsi
Terkait
Pemimpin Tim TKK
Pemimpin Fungsi
Kepatuhan
Anggota Tim
Pemimpin Fungsi
Terkait
Anggota Tim
Pemimpin Fungsi
Terkait
Anggota Tim
Pemimpin Fungsi
Terkait
Nama
No. Telepon Kantor
Email
No. Handphone
No. Telepon Darurat
<< LOGO
ANGGOTA
BURSA >>
Lampiran G Contact Tree
Halaman
20 dari 20
<< VERSI >>
<< TAHUN >>

Prosedur Aktivasi BCP

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosedur Aktivasi BCP

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR AKTIVASI BCP (PAB)

<< NAMA ANGGOTA BURSA >>

<< NAMA ANGGOTA BURSA>>