ANALISIS PROSES PERMINTAAN DAN PEMBELIAN BARANG

DI DEPARTEMEN PURCHASING PADA PT. HANURABA SAWIT

KENCANA REGIONAL PALEMBANG
REZA FAHLEFI PUTRA
09.145.008
Manajemen Informatika

ABSTRAK
Tugas akhir ini mengambil judul Analisis Sistem Permintaan Dan Pembelian Barang Di
Departement Purchasing Pada PT. Hanuraba Sawit Kencana Region Palembang. Dalam
proses permintaan dan pembelian barang masih terdapat beberapa kekurangan, karena sistem
yang ada belum terhubung langsung antara estate / kebun sebagai user atau pengguna barang
dan departement purchasing sebagai penyedia barang yang dibutuhkan estate / kebun. Untuk
itu guna mempermudah system permintaan dan pembelian barang, maka penulis mencoba
menganalisis Sistem Permintaan Dan Pembelian Barang Di Departement Purchasing Pada
PT. Hanuraba Sawit Kencana Region Palembang, yang bertujuan untuk mengatasi
permasalahan yang ada pada departement purchasing PT. Hanuraba Sawit Kencana. Untuk
menganalisis proses permintaan dan pembelian barang di PT. Hanuraba Sawit Kencana,
menggunakan metode analisis sistematis, merupakan analisis yang dilaksanakan menurut
pola tertentu dan yang paling sederhana sampai kompleks hingga tercapai tujuan secara
efektif dan efisien. Untuk pemecahan masalah dilakukan dengan memperbaiki proses yang
ada agar proses permintaan dan pembelian barang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Kata kunci : purchasing, permintaan dan pembelian barang

1.

melibatkan komputer. Selain itu ada

PENDAHULUAN
Di

era

globalisasi

ini,

teknologi yang memperlancar pertukaran

perkembangan ilmu pengetahuan dan

informasi yaitu teknologi internet yang

teknologi

pesat

menyediakan informasi dan melakukan

sehingga menuntut sumber daya yang

pengiriman data baik teks, gambar, suara

berkualitas dalam hal komputerisasi bagi

maupun gambar bergerak dengan cepat,

semua

tepat, dan akurat.

sangatlah

kalangan,

telekomunikasi,

maju

baik

pendidikan,

saat

dan

dari

segi

kesehatan

PT. Hanuraba Sawit Kencana

maupun dalam dunia bisnis. Dengan

merupakan salah satu perusahaan yang

adanya perkembangan ilmu pengetahuan

bergerak di bidang perkebunan kelapa

dan teknologi mengakibatkan banyaknya

sawit.

perubahan yang terjadi terutama di bidang

permintaan dan pembelian barang di PT.

administrasi dan manajement. Dengan

Hanuraba Sawit Kencana. Didalam proses

meningkatnya kebutuhan akan berbagai

permintaan dan pembelian barang ini

jenis informasi mendorong manusia untuk

masih belum berjalan dengan lancar

mengembangkan teknik teknik yang

dikarenakan sistem yang ada belum

baru, agar pengolahan data dan informasi

terhubung langsung antara kebun dengan

dapat dilakukan secara cepat dan efisien.

kantor regional sehingga masih banyak

Untuk mencapai hasil yang baik perlu

hambatan dan kesalahan. Untuk itu sistem

adanya perhatian dan penanganan untuk di

dalam permintaan dan pembelian barang

ambil dalam suatu keputusan yang tepat

di analisis dan di teliti agar proses

sesuai dengan tujuan yang diharapkan,

permintaan dan pembelian barang dapat

tentu tidak hanya mengandalkan tenaga

lebih baik dan berjalan lebih effisien.

manusia saja akan tetapi memerlukan

peralatan modern.

satu

peralatan

fokus

pada

proses

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis

melakukan penelitian dengan judul:

Teknologi komputer merupakan

salah

Peneliti

modern

yang

memberikan alternatif pemecahan masalah

yang efektif dalam memenuhi kebutuhan
akan informasi tersebut. Teknologi ini

ANALISIS PROSES PERMINTAAN

DAN PEMBELIAN BARANG DI
DEPARTEMEN PURCHASING PADA
PT. HANURABA SAWIT KENCANA
REGIONAL PALEMBANG.

mempunyai kemampuan mengelola data

menjadi suatu bentuk informasi jauh lebih
baik dan canggih dari sistem manual yang
2

2.

ada

TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan dari pelaksanaan

penelitian ini adalah mempelajari dan

mengamati bagaimana proses permintaan
dan pembelian barang pada PT. HSK

di

PT.

HSK

Region

Palembang.
b. Observasi ( Pengamatan )
Pengamatan
objek

langsung

penelitian

ke

dengan

mengetahui proses permintaan

Region Palembang.

dan pembelian barang pada

PT. Hanuraba Sawit Kencana.
3.

METODE

PENGUMPULAN

DATA

c. Dokumentasi
Penulis

menggunakan

data

dalam

keadaan umum pada PT. HSK

pengumpulan data penulis menggunakan

Region Palembang berupa buku

beberapa cara untuk mendapatkan data,

sejarah IMC Plantations, foto foto

antara lain adalah :

serta data lainnya yang berkaitan

Adapun

metode

dengan penelitian yang akan di

1. Data Primer / Penelitian Lapangan (
Field Research ) Yaitu data informasi
yang di peroleh secara langsung dari
objek yang di teliti yaitu pada PT.
HSK Region Palembang. Adapun
cara

yang

di

gunakan

untuk

mengumpulkan data primer dengan

menggunakan

metode

metode

sebagai berikut :

buat.
d. Studi Pustaka
Data yang di ambil dari buku
buku ilmu pengetahuan yang di
dapat penulis baik berasal dari
buku referensi yang berhubungan
dengan masalah yang di teliti,
media

cetak

maupun

media

elektronik.

a. Wawancara

2. Data Sekunder / Data Kepustakaan (

Pengumpulan data dengan cara

wawancara

dan

tanya

langsung

dengan

library search )

jawab
General

Mengumpulkan data dengan cara

Manager PT. HSK, Bapak Rio

membawa dan mempelajari buku

Wira

buku literatute dan tulisan tulisan

Adi

Pratama

dan para

pegawai PT. HSK dengan tujuan

yang ada hubungannya dengan

untuk mengetahui informasi yang

masalah yang akan dibahas, hal ini

dapat menjadi pedoman dalam

penulisan laporan tugas akhir yang di

selanjutnya assistant lapangan melapor

lakukan dalam ANALISIS PROSES

kepada KTU (Kepala Tata Usaha)

PERMINTAAN DAN PEMBELIAN

kebun agar di buatkan PR ( Purchase

BARANG DI DEPARTEMEN

Requisition ).

PURCHASING PADA PT.

3. Jika sudah PR tersebut di cetak dan di

HANURABA SAWIT KENCANA

mintakan approve estate manager dan

REGION PALEMBANG.

general manager.
4. Jika PR sudah selesai di approve oleh

4.

HASIL PEMBAHASAN

general manager, maka PR tersebut

1. Sistem Yang Sedang Berjalan

Selama melakukan penelitian di PT.

bisa

Hanuraba

department purchasing.

Palembang,

Sawit

Kencana

banyak

kegiatan

Region

Jika

yang

dilakukan diantaranya untuk mengamati

proses kegiatan kerja di PT. Hanuraba
Sawit Kencana baik aktivitas pegawai
maupun proses permintaan dan pembelian
barang. Adapun proses tersebut adalah

langsung

diberikan

permintaannya

kepada

berupa

pekerjaan atau jasa yang bersifat kontrak

maka SOP yang digunakan adalah sebagai
berikut :
1. Estate manager melakukan pengecekan
terhadap estate yang dipimpinnya dan
mengambil tindakan serta keputusan

sebagai berikut :

bahwa progress apa yang dibutuhkan

estatenya agar dapat berkembang.
2. Proses Permintaan Barang Yang Di

2. Untuk progress pekerjaan yang bernilai

besar dan bersifat kontrak, maka estate

Butuhkan Estate ( Kebun )

Untuk permintaan barang, maka SOP

manager akan membuat sebuah draft

( system operational procedure ) yang di

persetujuan untuk suatu pekerjaan yang

gunakan adalah sebagai berikut :

di

1. Pada saat kebun ingin melakukan

management atau yang sering disebut

tujukan

kepada

pimpinan

yang

dengan CR ( Contract Requisition ).

dibutuhkan, assistan lapangan terlebih

CR ini harus di approve oleh pimpinan

dahulu menanyakan keadaan stock

management IMC Plantations sesuai

barang yang akan di order kepada store

dengan

polecy

keeper agar tidak terjadi oper stock.

sebagai

bukti

sebuah

permintaan

barang

2. Jika sudah konfirmasi dengan store

keeper tentang keadaan stock barang,

menyetujui

masing
bahwa

untuk

masing

management
pelakasanaan

pekerjaan tersebut.
4

3. Jika CR (Contract Requisition) tersebut

(Schedule Of Quotations) dari beberapa

sudah di approve dan di setujui, CR

penawaran

tersebut di berikan kepada departement

Untuk

contract

persyaratan minimal 2 penawaran atau

untuk

kontraknya

dibuatkan
dan

draft

dicarikan

kontraktornya agar pekerjaan tersebut

dapat segera dilaksanakan.

harga

SQ

barang

tersebut.

juga

memiliki

ini

lebih dari supplier.

4. Jika SQ sudah di buat dan disetujui
oleh purchasing manager, selanjutkan
akan di buatkan PO ( Purchase Order )

3. Proses Pembelian Di Departement

berdasarkan PR yang di pinta.

5. PO yang sudah di approve oleh

Purchasing.
Pada departement purchasing juga

purchasing

manager

dan

general

sudah memiliki SOP ( system operational

manager selanjutnya di berikan kepada

procedure ) yang dibuat dan ditentukan

supplier yang memenangkan SQ, agar

oleh

supplier tersebut dapat menyiapkan dan

pimpinan

Plantations.

Untuk

management

IMC

pembelian

barang

maka SOP yang digunakan adalah sebagai

mengirimkan barang yang kita order.

6. Jika barang yang di POkan sudah

berikut :

datang, maka purchasing departement

1. PR ( Purchase Requisition ) yang

akan mengirimkan barang tersebut ke

sudah di terima dari kebun akan di

lokasi

kebun

agar

dapat

stempel received terlebih dahulu agar

digunakan oleh kebun.

segera

tahu PR mana yang sudah terlalu lama

menggantung dan belum di proses.
2. PR yang sudah di stempel received

4. Analisis

Sistem Permintaan dan

Pembelian Barang

akan dibagi berdasarkan jenis barang

Proses permintaan dan pembelian

yang diminta dan diserahkan kepada

barang

ini

akan

purchaser sesuai dengan jenis barang

perkebunan kelapa sawit dari pertama kali

yang sudah ditentukan sebelumnya.

perusahaan

tersebut

selalu

terjadi

berdiri

di

sampai

3. PR yang sudah dibagi akan segera

perusahaan tersebut berkembang. Proses

dicarikan penawaran harganya untuk

ini merupakan sebuah sirkular kebutuhan

barang yang di minta. Jika beberapa

kebun akan suatu barang yang akan coba

supplier sudah memberikan penawaran

dipenuhi oleh departement purchasing

harga

kebun

untuk selalu mensuport apa saja yang

butuhkan, maka akan dibuatkan SQ

dibutuhkan kebun. Untuk sistem yang

untuk

barang

yang

digunakan dalam proses permintaan dan

1. Buka tampilan shortcut program yang

pembelian barang ini adalah aplikasi

ada pada tampilan desktop komputer

FoxPro yang masih berbasis DOS. Sistem

dengan cara klik shortcut seperti

yang ada ini belum bisa terhubung

gambar dibawah ini:

langsung antara kebun / estate dengan

kantor regional Palembang. Jadi dalam
proses permintaan dan pembelian barang

Gambar 5.1 Tampilan Shortcut

ini menjadi 2 bagian di mana pertama di

Program Store

lakukan di kebun / estate dan yang ke dua

2. Setelah kita klik shortcut program

dilakukan di kantor regional Palembang di

store, maka akan keluar tampilan awal

departement purchasing dan departement

program seperti berikut :

accounting.

5. Proses Permintaan Barang Di Kebun

Seperti

yang

di

jelaskan

sebelumnya, permintaan di kebun ini

berawal dari semua laporan karyawan
kebun, mulai dari karyawan harian sampai

Gambar 5.2 Tampilan Awal Program

ke senior assistant lapangan kepada estate

Store

manager akan kebutuhan barang yang

akan dialokasikan di kebun baik untuk
perawatan dan kelangsungan pertumbuhan
bibit kelapa sawit dan tanaman kelapa
sawit. Jika semua laporan itu sudah di
terima oleh estate manager, maka estate
manager tersebut akan memerintahkan
KTU ( Kepala Tata Usaha ) untuk
membuatkan sebuah PR ( Purchase

Didalam tampilan awal ini terdapat

kata LPT1, dimana kata LPT1 ini
adalah untuk melambangkan printer
yang digunakan ada di port satu
program.
3. Setelah tampilannya keluar seperti
diatas, maka kita bisa tekan enter dan
akan keluar tampilan login program
seperti dibawah ini :

Requisition ) dari sistem yang sudah ada

dan sudah di gunakan oleh perusahaan.
Banyak langkah langkah yang dilakukan
dalam proses penginputan PR diantaranya
adalah sebagai berikut :
6

Gambar 5.3 Menu Login Program

Gambar 5.5 Tampilan Menu Input PR

Store

4. Jika passwordnya benar, maka kita bisa

menggunakan program store, adapun
menu utamanya seperti tampilan di

6. Didalam menu PR ini terdapat dua

pilihan dalam penginputan PR, yaitu :
PR stock dan PR non stock. PR stock
ini untuk barang barang yang bersifat

bawah ini :

sering dipakai dan tidak langsung habis

atau dipakai secara terus menerus
(contoh : pupuk, racun, bibit sawit, dll),
sedangkan untuk PR non stock untuk
barang barang yang sekali pakai dan
lansung habis dan juga barang barang
Gambar 5.4 Tampilan Menu Utama

yang dibutuhkan kebun (contoh :

Program Store

motor, mesin mesin, alat alat work

5. Didalam tampilan ini banya terdapat

pilihan

menu

yang

dilambangkan

shop, dll). Jika kita mau menginput PR

untuk kategori stock sebelumnya kita

dengan angka. Untuk menginput PR

harus

(Purchase Requisition) menu yang di

barangnya

pilih adalah menu nomor 03. Kita bisa

menginput kode stock barang kita

langsung tekan nomor 03 saja pada

harus kembali ke menu awal program

keyboard computer, maka akan keluar

store. Untuk kembali ke menu awal

tampilan sebagai berikut :

program store kita tinggal menekan

tombol

menginputkan
terlebih

angka

kode

stock

dahulu.

Untuk

pada

keyboard

computer dan akan kembali ke menu

awal swperti berikut :

Gambar 5.8 Tampilan Menu Stock

Master

Di dalam menu ini terdapat tiga

pilihan menu, yaitu : C (Create)
untuk menambahkan kode stock
barang baru didalam data base
Gambar 5.6 Tampilan Menu Awal

program, kemudian A (Mend)

untuk

Program Store

mengedite

kode

stock

Jika sudah kembali ke menu awal

barang yang sudah ada di dalam

seperti tampilan diatas maka kita

data base program, dan yang

bisa memilih menu master dengan

terakhir Q (Quit) untuk keluar dari

menekan angka 02 pada keyboard

program input kode stock. Di sini

computer,

kita memilih C (Create) karena

maka

akan

keluar

kita akan menginputkan kode

tampilan sebagai berikut :

stock baru. Untuk menjalankannya

kita tinggal menekan tombol huruf
C pada keyboard komputer maka
akan

keluar

tampilan

sebagai

berikut :
Gambar 5.7 Tampilan Menu Input
Master Program Store

Selanjutnya kita pilih stock master

dengan cara langsung menekan
huruf

A,

maka

akan

tampilan sebagai berikut :

keluar
Gambar 5.9 Tampilan Input Stock
Master

Setelah tampilannya keluar, maka

kita bisa mengisi kode stock yang
baru untuk pembelian barang yang
bersifat stock item.
7. Untuk membuat dan menginput PR
stock, langkah langkah yang kita

lakukan adalah didalam menu input PR

sudah

pernah

kita

input

kita tinggal menekan tombol huruf A

sebelumnya yang tersimpan di

pada keyboard komputer, maka akan

database program. Kita tinggal

keluar tampilan sebagai berikut :

memilih salah satu kode stock

barang yang ingin kita beli dengan
menekan tombol enter pada item
stock barang yang kita pilih.

Gambar 5.10 Tampilan Input PR

Stock

Jika tampilannya sudah keluar,

kita bisa langsung menginput PR

Gambar 5.12 Tampilan Input PR

untuk barang yang dibutuhkan

Jika sudah kita pilih dan kita tekan

kebun. Untuk menginput kode

enter

stock dalam PR ini, program yang

tinggal mengisi kolom quantity

digunakan akan langsung mencari

pada

sendiri kode stock yang kita

banyak barang yang dibutuhkan

inginkan ketika kita menekan

kebun. Jika quantitynya sudah kita

tombol enter pada kolom kode

isi, kita bisa langsung menekan

stock pada program. Tampilannya

tombol escip agar selanjutnya kita

sebagai berikut :

bisa

maka

program

selanjutnya

untuk

memberikan

kita

berapa

keterangan

untuk PR yang kita buka tersebut,

tampilannya sebagai berikut :

Gambar 5.11 Tampilan Input Kode

Stock Pada Proses Pembuatan PR

Pada

tampilan

tersebut

akan

keluar semua kode stock yang

Gambar 5.13 Tampilan Input

Keterangan PR

Jika keterangan yang dibutuhkan pada

PR tersebut selesai kita buat, maka kita
bisa langsung menekan tombol escip
untuk keluar dari program input PR
stock. Untuk mencetak PR yang sudah
kita iput kita tinggal menekan tombol
huruf F pada program, tampilannya
sebagai berikut :

Gambar 5.15 Tampilan Cetak PR

Jika tampilannya sudah keluar

seperti

berikut,

kita

tinggal

menginput nomor PR berapa yang

ingin kita cetak. Selanjutnya untuk
mencetak no PR yang ingin kita
cetak,

kita

tinggal

menakan

tombol Y pada program dan PR

tersebut
Gambar 5.14 Tampilan Menu Cetak
PR

tiga pilihan menu, yaitu :

(yes)

untuk

bisa

langsung

tercetak.
8. Untuk menginput PR non stock,

Pada tampilan kali ini memiliki

1. Y

akan

langkah
digunakan

mencetak

semua PR stock yang sudah

pernah kita input
2. N (no) untuk mencetak no PR

langkah

sama

seperti

yang
yang

dilakukan pada saat menginput PR

stock. Pada menu PR kita memilih
menu yang di wakili dengan huruf
B, tampilannya seperti berikut :

yang hanya ingin kita cetak

saja
3. Q (quit) jika kita tidak jadi
mencetak PR yang sudah kita
input.
Untuk mencetak PR yang sudah
kia input tadi, maka kita bisa

Gambar 5.16 Tampilan Input PR Non

langsung menekan tombol huruf

Stock

N, dan tampilannya akan berubah

Selanjutnya

kita

tinggal

sebagai berikut :

menginputkan nama barang dan

10

quantity barang yang ingin kita

Gambar 5.18 Tampilan Menu Cetak

beli. Untuk menginput keterangan

PR

yang akan kita buat dan kita cetak

Jika tampilannya sudah seperti

kita tinggal menekan tombol escip

berikut, kita tinggal menginput

dan tampilannya akan berubah

huruf

seperti berikut :

tampilannya

pada

program

akan

dan

berubah

menjadi seperti berikut :

Gambar 5.17 Tampilan Input

Keterangan PR

Kita

bisa

langsung

memberi

Gambar 5.19 Tampilan Menu

komen dan keterangan untuk PR

Cetak PR Sesuai No PR

yang akan kita cetak ini. Jika

Kita bisa langsung menginput no

keterangan sudah selesai kita buat,

PR berapa yang ingin kita cetak,

kita

dan

bisa

langsung

menekan

untuk

mencetaknya

kita

tombol escip untuk keluar dari

tinggal menekan tombol Y pada

program input PR non stock.

program, dan berikut hasil PR

Untuk mencetak PR non stock

yang kita cetak :

yang sudah kita input tadi, kita

bisa langsung menekan huruf G
pada komputer dan tampilannya
akan keluar seperti berikut :

Gambar 5.20 Contoh Tampilan PR

(Purchase Requisition)

Sumber : Purchasing PT.

Hanuraba Sawit Kencana

11

6. Pembelian

Pada

Departement

Pada

departement

purchasing

sendiri telah diatur dan dibuat alur

Purchasing.
Departement

purchasing

pekerjaan yang berlaku, mulai dari proses

merupakan departemen supporting yang

penerimaan PR dari kebun sampai barang

mempunyai fungsi mencarikan, membeli

yang dibutuhkan kebun dibelikan dan

dan memenuhi semua permintaan yang

dikirimkan hingga diterima oleh pihak

dibutuhkan kebun. Purchasing sendiri

kebun. Alur kerja ini telah dibuat dan

akan banyak berhubungan dengan pihak

diberlakukan mulai dari bulan Maret 2009

luar atau pihak ke tiga yang disebut

dan masih berlaku hingga sekarang.

supplier sebagai pihak penyedia barang

dan

jasa

yang

Purchasing
dengan

juga

dibutuhkan
akan

departement

kebun.

berhubungan

accounting

dan

finance dimana departement accounting

dan finance adalah departement yang akan
memferifikasi dan melakukan pembayaran

Gambar 5.21 Alur Kerja Departement

Purchasing

Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit

semua tagihan supplier.

Departement
Regional

Kencana
purchasing

Palembang

dipimpin

di
oleh

seorang Manager Purchasing dan dibantu

oleh dua orang Executive Purchasing dan
satu orang Admin Clerk Purchasing.
Untuk pembagian tugasnya sudah diatur
oleh Head of Purchasing yang berada di
Jakarta

office

yang

membawahi

departement purchasing di dua region

yang berada di IMC Plantations. Untuk
SOPnya sendiri juga sudah di tentukan
oleh Head of Purchasing dan sudah
disetujui dan disahkan oleh management
IMC Plantations.

Proses kerja pada departement

purchasing sendiri dimulai pada saat
penerimaan PR (Purchase Requisition)
dari estate / kebun. PR tersebut diterima
oleh admin clerk purchasing dari kebun
kemudian di data dan di stempel received
agar dapat diketahui kapan PR ini diterima
dan berapa proses yang di butuhkan untuk
memproses PR tersebut. Setelah di data
dan di stempel received, PR tersebut
diberikan kepada Manager Purchasing
untuk di sign dan dibagi kepada dua
executive

purchasing

sesuai

dengan

bidang pembelian masing masing.

7. SOP Pada Departement Purchasing.

12

Executive

purchasing

sendiri

tagihan supplier mendapatkan credit /

dibagi menjadi dua bagian berdasarkan

tempo mulai dari 30 hari, 14 hari, atau

bidang pembelian masing masing,

minimal 7 hari dari barang atau invoice

diantaranya :

diterima dari pihak supplier. Jika barang

1. Bidang pembelian special order.

yang dipinta kebun bersifat langka atau

Merupakan pembelian untuk barang

barang yang sukar untuk dicari, maka

barang

penawaran harga bisa menggunakan dua

yang

bersifat

tender

dan

pembelian asset perusahaan.

Contoh :

fertilizer

agrochemical

atau satu supplier yang bisa menyediakan

(pupuk),

(racun),

barang tersebut saja.

mobil,

Jika beberapa penawaran harga

traktor, dan barang yang bersifat

dari barang yang dibutuhkan telah didapat

asset lainnya.

dari

2. Bidang pembelian umum.

beberapa

supplier,

selanjutnya

executive bisa langsung membuatkan tabel

Merupakan pembelian yang bersifat

perbandingan penawaran dari beberapa

rutin dan tidak bersifat tender.

supplier atau dalam isitilah purchasing

Contoh :

sering disebut dengan SQ (Schedule of

spare part mesin, barang

material,

atk,

perlengkapan

alat

pertanian,

alat

Quaotation).

dan

format perbandingan harga barang kualitas

lainnya.

SQ

merupakan

sebuah

barang, dan service dari beberapa supplier

Setelah mendapatkan PR dari manager

yang dibuat di dalam sebuah form excel,

purchasing yang sudah di bagi dan sign,

dimana

executive akan langsung memproses PR

mendetail dari barang yang akan dibeli

tersebut untuk dicarikan penawaran harga

termasuk cara pembayarannya.

terdapat

semua

keterangan

barang yang diminta didalam PR tersebut.

Untuk penawaran barang tersebut
akan dimintakan kebeberapa supplier agar
ada perbandingan harga, kualitas, dan
service

yang

diberikan

supplier.

Purchasing sendiri dituntut untuk bisa

bernegoisasi

dengan

supplier

agar

Gambar 5.22 Contoh SQ (Schedule of

Quotations)

mendapatkan cara bayar credit / tempo

Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit

dan tidak cash. Sebisa mungkin executive

Kencana

harus mengusahakan agar pembayaran

13

Di

departement

purchasing

Seperti yang sudah di jelaskan

terdapat matrix approval (ketentuan siapa

sebelumnya,

yang berhak untuk menanda tangani /

(Purchase

menyetujui sebuah keputusan berdasarkan

tahapan dan proses. Jika semua proses

limit nilai harga yang tercantum sesuai

telah dilakukan selanjutnya admin clerk

dengan

untuk PO

akan menginput dan mencetak PO pada

(Capital

sistem yang ada dan yang digunakan

pembelian

departement purchasing. Proses yang

barang yang bersifat asset), maupun SQ

dilakukan dalam proses pembuatan PO

(Schedule of Quotations).

adalah sebagai berikut :

jabatan

(Purchase

baik itu

Order),

Expenditure

Capex

persetujuan

1.

proses
Order)

pembuatan
melalui

PO

beberapa

Buka Tampilan shortcut program

purchasing yang ada pada tampilan
desktop komputer dengan cara klik
shortcut seperti gambar dibawah ini:

Gambar 5.23 Matrix Approval.

Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit

Gambar 5.24 Tampilan Shortcut

Kencana

Program Purchasing

2.
Matrix
pedoman

di

approval
departement

ini

menjadi

purchasing

Buka aplikasi yang ada di computer

admin clerk, dan tampilan awalnya
sebagai berikut :

sebagai landasan pimpinan mana yang

berhak menandatangani / mengapprove
sebuah SQ maupun PO, sebelum PO
tersebut diberikan kepada supplier. Jika
SQ sudah di approve oleh pimpinan, maka
selanjutnya admind clerk purchasing bisa
langsung membuat PO atas dasar PR dan
SQ yang sudah disetujui pimpinan.

Gambar 5.25 Tampilan Awal Menu

Program Purchasing

Didalam tampilan awal ini terdapat

8. Proses Pembuatan PO Pada Sistem
Purchasing

kata LPT1, dimana kata LPT1 ini

adalah untuk melambangkan printer

14

3.

yang digunakan ada di port satu

ingin menginput dan mencetak PO,

program.

maka langkah yang kita lakukan

Jika tampilannya sudah keluar seperti

adalah menginput PR yang kita

berikut, maka kita tinggal tekan enter

terima dari kebun terlebih dahulu.

pada

maka

Untuk PR dan PO juga di bedakan

tampilannya akan menjadi seperti

menjadi dua, yaitu : PR dan PO stock

berikut :

serta PR dan PO non stock. Untuk

keyboard

komputer

menginput PR yang sudah kita terima

dari kebun, kita tinggal menekan
nomor 03 pada program dan tampilan
yang keluar adalah sebagai berikut :

Gambar 5.26 Tampilan Menu Login

Program Purchasing

4.

Jika password yang kita masukkan

benar, maka kita bisa menggunakan
program purchasing, adapun menu
utamanya seperti gambar dibawah ini
Gambar 5.28 Tampilan Menu Input

PR

6.

Pada PR terdapat nomor PR yang

membedakan PR satu dengan PR
yang

lainnya

agar

tidak

terjadi

permintaan yang dobel. Pada program

Gambar 5.27 Tampilan Menu Awal

akan

Program Purchasing

5.

Didalam

tampilan

program

purchasing

menu

purchasing no PR yang akan di input

awal

terdapat

di

sesuaikan

antara

serial

number PR pada program dan no PR

agar

mudah

dalam pencariannya

beberapa submenu yang diwakili

datanya jika dibutuhkan dikemudian

dengan

hari. Untuk menginput no dan serial

angka

dan

huruf

yang

mempunyai fungsi berbeda antara

number

PR

kita

bisa

langsung

satu dengan yang lainnya. Jika kita

menekan huruf E pada program, dan

15

tampilannya akan berubah seperti

langsung memilih huruf B pada

berikut :

program purchasing dan tampilannya

akan keluar seperti berikut :

Gambar 5.29 Tampilan Input Serial

Nomor PR
Gambar 5.31 Tampilan Input PR Non

Di dalam tampilan menu edit PR

Stock

number ii terdapat permintaan

Jika tampilannya sudah seperti diatas,

password agar tidak semua bisa

kita tinggal menginput no PR, tanggal

mengakses dan merubah no PR.

7.

PR sesuai dengan tanggal kita terima

Jika tampilannya seperti itu kita bisa

PR dari kebun dan menginput nama

lansung mengisi password dengan

angka

911

dan

bisa

barang dan quantitynya. Jika sudah

langsung

selesai

menginput serial number PR sesuai

tempilannya akan kembali ke menu

awal input PR seperti di bawah ini :

input,

kita

tinggal

menekan tombol escip dan kita akan

dengan no PR yang kita terima dari

kebun dan lansung kita enter dan

kita

kembali ke menu input PR.

9.

Untuk PR stock, langkah langkah

yang kita jalankan juga sama seperti
saat kita menginput PR non stock.
Kita bisa langsung menekan huruf E
pada program untuk menginput serial
number PR dan no PR, seperti
tampilan dibawah ini :

Gambar 5.30 Tampilan Menu Awal

PR

8.

Karena kita akan menginput PR non

stock

terlebih

dahulu

kita

bisa

16

Gambar 5.32 Tampilan Input Serial

barang dan nama barangnya akan

Nomor PR

keluar secara otomatis saat kita

Sama seperti pada proses PR non

menekan enter setelah memasukkan

stock sebelumnya, kita bisa langsung

kode barang yang kita input. Setelah

memasukkan password dan serial

itu kita bisa langsung menginput

number PR yg disesuaikan dengan no

quantity barang yang dibutuhkan

PR lalu tekan enter dan kembali ke

kebun. Jika semua telah kita input,

menu input PR.

kita bisa langsung menekan tombol

escip dan secara otomatis kita akan
kembali ke menu input PR.
11. Jika semua PR sudah kita input, kita
bisa menekan angka 0 untuk kembali
ke menu tampilan awal seperti di
bawah ini :

Gambar 5.33 Tampilan Menu

Input PR
10. Jika tampilannya sudah kembali ke
menu awal input PR, kita bisa
langsung menekan huruf A pada
program dan tampilannya akan keluar
seperti berikut :

Gambar 5.35 Tampilan Menu Utama

Program Purchasing

12. Sebelum kita menginput PO, kita

harus memasukkan nama supplier
pemenang SQ yang sudah dipilih dan
ditentukan

oleh

pimpinan

yang

bewenang. Untuk menginput nama

Gambar 5.34 Tampilan Input PR

supplier baru, kita bisa langsung

Stock

menekan angka 02 pada program dan

Kita bisa langsung menginput no PR,

tampilannya akan berubah sebagai

tanggal PR sesuai dengan kapan kita

berikut :

terima PR tersebut dari kebun, kita

juga langsung menginput kode stock

17

3. D (Delete) merupakan menu untuk

menghapus supplier yang sudah
pernah kita input sebelumnya.
4. Q (Quit) merupakan cara untuk
keluar dari program input supplier
dan

kembali ke tampilan menu

sebelumnya.
Gambar 5.36 Tampilan Menu Input

Untuk menginput nama supplier baru

Master

kita tinggal menekan huruf C pada

Didalam menu ini terdapat beberapa

program

submenu master, dari stock master,

menjadi seperti berikut :

dan

tampilannya

akan

supplier master, dan location master.

Untuk menginput supplier master kita
bisa langsung menekan huruf C pada
program

dan

tampilannya

akan

berubah seperti berikut ini :

Gambar 5.38 Tampilan Input Nama

Supplier

Jika tampilannya sudah keluar, kita

bisa langsung mengisi nama supplier,
alamat supplier, no telfon dan nomor
Gambar 5.37 Tampilan Menu Input

fax supplier. Selanjutnya kita tinggal

menekan tombol enter dan kita

Supplier Master

Di dalam tampilan menu di atas,

lansung tekan huruf Y agar data

terdapat 4 bagian menu yaitu :

supplier

1. C (Create) merupakan menu untuk

2. A (Mend) merupakan menu untuk

supplier

yang

kita

input

tadi

tersimpan di database program dan

secara otomatis kita kembali ke menu

menambahkan supplier baru.

mengedit

yang

sudah

awal

master,

seperti

tampilan

dibawah ini :

pernah kita input sebelumnya.

18

kembali ketampilan awal menu input

supplier.
13. Untuk membuat PO baik stock
ataupun

nonstock

kita

tinggal

menekan angka 05 pada program dan

akan keluar tampilan sebagai berikut :
Gambar 5.39 Tampilan Menu Input
Master

Agar nama supplier yang sudah kita

input tadi bisa digunakan juga oleh
estate

lainnya

pada

program

purchasing ini, kita bisa mengcopy

data base supplier yang sudah kita
input tadi ke semua program estate

Gambar 5.41 Tampilan Menu PO

yang ada di program purchasing

(Purchase Order)

dengan cara menekan huruf M pada

14. Untuk membuat PO stock, kita

program, maka akan keluar tampilan

tinggal

menekan

huruf

pada

sebagai berikut :

program purchasing dan akan keluar

tampilan sebagai berikut :

Gambar 5.40 Tampilan Proses Copy

Gambar 5.42 Tampilan Input PO

Suplier Master

Jika tampilannya sudah keluar seperti

diatas, kita tinggal menekan huruf Y
pada program dan secara otomatis
semua data supplier akan tercopy ke
semua program purchasing untuk
semua estate dan akan langsung

Stock

Pada tampilan diatas sudah terisi

nomor PO yang secara otomatis akan
bertambah sendiri jika kita sudah
mengisi nomor PO sebelumnya. Kita
bisa langsung menekan tombol enter
dan

mulai

menginput

tanggal,

location, supplier dan termsnya (CA

19

untuk pembayaran cash dan CR

untuk pembayaran credit / tempo)
seperti tampilan dibawah ini :

Gambar 5.45 Tampilan Proses Input

PO Stock

Jika sudah keluar seperti tampilan

diatas, kita tinggal mengisi harga
Gambar 5.43 Tampilan Proses Input

barang yang akan kita beli sesuai

PR Stock

dengan hasil SQ yang sudah disetujui

Untuk mengisi nama barang yang

atasan. Selanjutnya kita tekan tombol

akan kita beli, kita tinggal menekan

escip untuk memberikan keterangan

tombol enter dan akan keluar semua

atas PO yang sudah kita buat dan

nama barang yang sudah kita input

tampilannya seperti berikut :

sebelumnya berdasarkan PR yang

kita terima dari kebun. Tampilannya
seperti berikut :

Gambar 5.46 Tampilan Input

Keterangan PO

Disini kita bisa mengisi beberapa

Gambar 5.44 Pencarian Barang

keterangan, diantaranya :

Sesuai Dengan PR Yang Sudah Di

Input

1.

Harga yang ada di PO apakah sudah

Jika nama barang yang akan kita cari

include

sudah ketemu, maka kita tinggal

menggunakan PPN 10%

PPN

10%

atau

tidak

menekan enter pada program dan

2.

Kapan barang tersebut minta di kirim.

tampilannya seperti berikut :

3.

Cara

pembayarannya

payment

terms.

20

4.

Pengiriman barang tersebut, apakah

dikirim

ke

kantor

Regional

Palembang atau langsung di kirim ke

kebun.
Jika keterangan sudah kita isi kita
tinggal

menekan

escip

untuk

mencetak PO yang sudah kita input,

Gambar 5.48 Tampilan Input PO Non

dan tampilannya seperti berikut :

Stock

Pada tampilan diatas sudah terisi

nomor PO yang secara otomatis akan
bertambah sendiri jika kita sudah
mengisi nomor PO sebelumnya. Kita
bisa langsung menekan tombol enter
dan
Gambar 5.47 Tampilan Cetak PO

mulai

menginput

tanggal,

location, supplier dan termsnya (CA

untuk pembayaran cash dan CR

Stock

Untuk mencetak PO yang sudah kita

untuk pembayaran credit / tempo)

input, kita tinggal menekan tombol

seperti tampilan dibawah ini :

huruf P dan secara otomatis PO

tersebut akan di cetak. Jika kita ingin
keluar, kita tinggal menekan escip
dan kita kembali ke menu awal cetak
PO.
15. Untuk membuat PO non stock, kita
tinggal

menekan

huruf

pada

Gambar 5.49 Tampilan Proses Input

PO Non Stock

program purchasing dan akan keluar

Untuk mengisi nama barang yang

tampilan sebagai berikut :

akan kita beli, kita tinggal menekan

tombol enter dan akan keluar semua
nama barang yang sudah kita input
sebelumnya berdasarkan PR yang
kita terima dari kebun. Tampilannya
seperti berikut :

21

Gambar 5.52 Tampilan Input

Keterangan PO
Gambar 5.50 Pencarian Barang

Disini kita bisa mengisi beberapa

Sesuai Dengan PR Yang Sudah Di

Input

keterangan, diantaranya :
1.

Jika nama barang yang akan kita cari

include

sudah ketemu, maka kita tinggal

menekan enter pada program dan
tampilannya seperti berikut :

Harga yang ada di PO apakah sudah

PPN

10%

atau

tidak

menggunakan PPN 10%

2.

Kapan barang tersebut minta dikirim.

3.

Cara

pembayarannya

payment

terms.
4.

Pengiriman barang tersebut, apakah

di

kirim

ke

kantor

Regional

Palembang atau langsung di kirim ke

kebun.
Gambar 5.51 Tampilan Proses Input
PO Non Stock

Jika sudah keluar seperti tampilan

diatas, kita tinggal mengisi harga

Jika keterangan sudah kita isi kita

tinggal

menekan

escip

untuk

mencetak PO yang sudah kita input.

Dan tampilannya seperti berikut :

barang yang akan kita beli sesuai

dengan hasil SQ yang sudah disetujui
atasan. Selanjutnya kita tekan tombol
escip untuk memberikan keterangan
atas PO yang sudah kita buat dan
tampilannya seperti berikut :
Gambar 5.53 Tampilan Cetak PO
Non Stock

Untuk mencetak PO yang sudah kita

input, kita tinggal menekan tombol

22

huruf P dan secara otomatis PO

membuatkan IDN (Internal Delivery Note)

tersebut akan di cetak. Jika kita ingin

karena IDN ini bersifat surat jalan internal

keluar, kita tinggal menekan escip

perusahaan antara si pengirim barang

dan kita kembali ke menu awal cetak

(departement

PO.

pemesan barang (estate / kebun) dengan

purchasing)

kepada

kata lain hanya pengirman barang franco

kantor Palembang saja yang menggunakan
IDN.
Jika pengiriman barang tersebut
franco kebun kita cukup berkoordinasi
Gambar 5.54 Contoh tampilan PO
(Purchase Order)

bisa menghubungi store keeper ataupun

Sumber : Purchasing PT.

KTU kebun bahwa akan ada pengiriman

Hanuraba Sawit Kencana

9.

Proses

Pengiriman

Barang

Ke

Lokasi Kebun
Jika PO sudah dicetak dan di
approve oleh pimpinan sesuai dengan
mattrix

approval

yang

berlaku,

selanjutnya PO tersebut di stempel dan

diberikan kepada supplier agar supplier
tersebut dapat segera menyiapkan barang
yang

kita

order

dan

bisa

segera

mengirimkan barang yang kita order

tersebut

sesuai

dengan

permintaan

delivery barang tersebut yang sudah ada di

dalam PO.
Dalam proses pengiriman barang
yang kita order dari supplier menjadi dua
bagian, yaitu pengiriman franco kantor
Palembang dan pengiriman franco kebun.
Jika pengiriman barang yang kita order
franco

kebun,

kita

tidak

dengan pihak kebun, dalam hal ini kita

perlu

barang yang mereka pesan dengan jumlah

quantity

barang

yang

akan

dikirim.

Setelah dikonfirmasi dengan pihak kebun,

kebun bisa segera menyiapkan tempat
untuk penyimpanan barang tersebut (
contoh : pengiriman pupuk, mereka bisa
menyiapkan tempat digudang untuk stock
pupuk yang akan masuk ). Jika barang
yang dikirim suplier sudah di terima
kebun, maka kebun akan menerbitkan
bukti terima barang atau yang di sebut
GRN (Good Received Note) sebagai bukti
bahwa barang yang dikirim oleh pihak
supplier sudah di terima dengan baik dan
cukup oleh pihak kebun. GRN ini harus di
tanda tangani oleh store keeper dan di
paraf oleh estate manager agar estate
manager mengetahui bahwa barang yang
mereka order sudah di kirim dan di terima
oleh kebun. Jika sudah di tanda tangani
23

dan di paraf oleh estate manager, GRN

gudang kantor

dikirim ke departement purchasing karena

jadwal pengiriman barang tersebut

GRN akan berguna sebagai salah satu

atau menunggu mobil yang akan

sarat dokumen pembayaran untuk barang

mengangkut barang tersebut.

yang dikirim franco kebun.

sampai menunggu

3. Jika mobil yang akan mengangkut

barang

tersebut

selanjutnya

sudah

purchasing

menyiapkan

akan

IDN barang tersebut

sebelum barang barang

dikirim.

siap,

Proses

tersebut

pembuatan

IDN

sebagai berikut :
Gambar 5.55 Contoh GRN Yang Diterbitkan
Kebun

purchasing

Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit

Kencana
Sedangkan

1. Buka tampilan shortcut program

untuk

tampilan

yang
desktop

ada

pada

komputer

dengan cara klik shortcut seperti

pengiriman

gambar dibawah ini :

barang franco kantor Palembang, ada

beberapa

langkah

yang

dilakukan

termasuk proses pembuatan IDN (internal

delivery note) sebagai bukti pengiriman
dan

penerimaan

departement

barang

purchasing

dan

Gambar 5.56 Tampilan Shortcut

Program Purchasing

antara
estate.

2. Buka program purchasing, dan

Berikut langkah langkah pengiriman

akan

keluar

barang franco kantor Palembang :

berikut :

tampilan

seperti

1. Supplier akan mengirimkan barang

yang kita order ke kantor Palembang,
dimana sebelumnya pihak supplier
telah mengkonfirmasi terlebih dahulu
mengenai pengiriman barang tersebut
kepada departement purchasing.
2. Barang
diterima

yang

sudah

departement

datang

dan

purchasing

selanjutnya akan dimasukkan kedalam

Gambar 5.57 Tampilan Awal

Program Purchasing

24

Di dalam tampilan awal ini terdapat

kata LPT1, dimana kata LPT1 ini
adalah untuk melambangkan printer
yang digunakan ada di port satu
program.
Jika sudah keluar tampilannya seperti
berikut, tekan enter dan akan keluar
tampilan seperti berikut :

Gambar 5.60 Tampilan Menu IDN

(Internal Delivery Note)

Di dalam tampilan menu ini terdapat

beberapa sub menu yang digunakan,
diantaranya :
a.

Update stock item receipt, digunakan

untuk

menggunakan

mencetak

item.

Program Purchasing

bisa

dan

barang barang yang bersifat stock

Gambar 5.58 Tampilan Login

Jika passwordnya benar, maka kita

menginput

b.

program

Update

non

digunakan

stock

untuk

item

receipt,

menginput

dan

purchasing. Adapun menu utamanya

mencetak barang barang yang

seperti gambar dibawah ini :

bersifat non stock item.

c.

Update job order receipt, digunakan

untuk menginput dan mencetak IDN
dari PO yang berhubungan dengan
jasa ( contoh : angkut bibit, angkut
barang, service, dll ).
4. Untuk menginput dan mencetak

Gambar 5.59 Tampilan Menu Utama

Program Purchasing

3. Untuk membuat IDN kita tinggal

menekan angka 11 pada program
dan akan keluar tampilan sepeti

IDN stock item, kita tinggal

menekan huruf A pada program
dan akan keluar tampilan seerti
berikut :

berikut :

25

Gambar 5.61 Tampilan Input IDN

Gambar 5.63 Tampilan Proses Input

Stock

IDN Stock

Untuk nomor IDNnya tidak perlu

Secara otomatis no PO akan terisi

diinput karena nomor tersebut selalu

dari item barang yang sudah kita

update secara otomatis. Selanjutnya

pilih,

kita

dan

mengambil nama barang tersebut

seperti

kita tinggal menekan enter dan

bisa

tampilannya

menekan
akan

enter,

keluar

berikut :

selanjutnya

untuk

tampilannya seperti berikut :

Gambar 5.62 Tampilan Pencarian

Gambar 5.64 Tampilan Pengambilan

Item Barang Yang Akan Diinput

Item Barang Sesuai Dengan PO

Sesuai Dengan PO Yang Sudah

Yang Sudah Diterbitkan

Diterbitkan

Tekan enter untuk mengambil

Disini terdapat beberapa barang

item

barang

yang

ada

pada

berdasarkan PO yang sudah kita

tampilan tersebut dan tampilannya

terbitkan dan kita tinggal mencari

akan berubah menjadi seperti

barang yang sudah datang dan

berikut :

yang akan kita kirim ke kebun lalu

menekan enter dan akan keluar
tampilannya sebagai berikut:

26

Gambar 5.65 Tampilan Proses Input

Gambar 5.67 Tampilan Proses Input

IDN Non Stock

IDN Stock

jika tampilannnya sudah seperti

diatas,

kita

tekan

escip

dan

tampilannya akan berubah seperti

tampilan dibawah ini :

Untuk nomor IDNnya tidak perlu

diinput karena nomor tersebut
selalu update secara otomatis.
Selanjutnya kita bisa menekan
enter,

dan

tampilannya

akan

keluar seperti berikut :

Gambar 5.66 Tampilan Cetak IDN

Stock

Untuk mencetak IDN yang sudah

Gambar 5.68 Tampilan Pencarian

kita input, kiota tinggal menekan

Item Barang Yang Akan Diinput

huruf P pada program dan IDN

Sesuai Dengan PO Yang Sudah

akan dicetak dan tekan escip

Diterbitkan

untuk kembali ke menu awal input

Disini terdapat beberapa barang

IDN.

berdasarkan PO yang sudah kita

5. Untuk menginput dan mencetak

terbitkan dan kita tinggal mencari

IDN non stock item, kita tinggal

barang yang sudah datang dan

menekan huruf C pada program

yang akan kita kirim ke estate /

dan akan keluar tampilan seerti

kebun lalu menekan enter dan

berikut :

akan keluar tampilannya sebagai

berikut:

27

Gambar 5.69 Tampilan Proses Input

Gambar 5.71 Tampilan Proses Input

IDN Non Stock

IDN Non Stock

Secara otomatis no PO akan terisi

dari item barang yang sudah kita
pilih,

selanjutnya

untuk

mengambil nama barang tersebut

jika tampilannnya sudah seperti

diatas,

kita

tekan

escip

dan

tampilannya akan berubah seperti

tampilan dibawah ini :

kita tinggal menekan enter dan

tampilannya seperti berikut :

Gambar 5.72 Tampilan Cetak IDN

Non Stock
Gambar 5.70 Tampilan Pengambilan

Untuk mencetak IDN yang sudah

Item Barang Sesuai Dengan PO Yang

kita input, kiota tinggal menekan

Sudah Diterbitkan

huruf P pada program dan IDN

Tekan enter untuk mengambil

akan dicetak dan tekan escip

item

untuk kembali ke menu awal input

barang

yang

ada

pada

tampilan tersebut dan tampilannya

IDN.

akan berubah menjadi seperti

berikut :

Gambar 5.73 Contoh tampilan IDN

(Internal Delivery Note)

28

Sumber : Purchasing PT.

9. Jika IDN tersebut sudah di paraf

Hanuraba Sawit Kencana

6. Jika

IDN

sudah

di

approve

oleh

estate

cetak

manager, dokumen IDN tersebut

selanjutnya di approve oleh salah

di kirim kembali ke depertement

satu staf departement purchasing,

purchasing, karena IDN tersebut

kemudian IDN tersebut dikirim

akan digunakan sebagai salah satu

serempak

sarat

dengan

di

dan

pengiriman

barang yang akan dikirim.

kelengkapan

pembayaran

tagihan supplier atas barang yang

7. Ketika barang yang di kirim sudah

sudah kita order.

di terima oleh pihak estate / kebun

Proses permintaan dan pembelian

(store keeper ataupun staf gudang

barang yang dilakukan di departement

lainnya) IDN

tersebut di paraf

purchasing akan berakhir jika barang yang

oleh mereka dan IDN tersebut

di order oleh estate / kebun sudah di

harus di approve oleh estate

terima oleh estate / kebun. Barang yang

manager agar estate managernya

sudah di terima oleh estate / kebun

juga mengetahui bahwa barang

menjadi tanggung jawab semua staf

yang yang di order kebun telah di

gudang dan KTU di bawah pengawasan

kirim dan di terima oleh kebun.

estate manager.

8. Jika dalam penerimaan barang

tidak sesua dengan IDN yang di

5.

KESIMPULAN

kirim ( baik selisih quantity

barang ataupun nama barang ),
pihak

kebun

bisa

memberi

komentar atau catatan mengenai

kekurangan

atau

kesalahan

pengiriman barang pada kolom

remark keterangan yang ada pada
IDN dan di konfirmasi juga
kepada

departement

puchasing

baik via telfon atau via email agar

masalah tersebut dapat segera
diatasi.

Berdasarkan hasil analisis dan data

yang diperoleh penulis pada PT. Hanuraba
Sawit Kencana maka penulis menarik
suatu kesimpulan dari hasil analisis pada
PT. Hanuraba Sawit Kencana sebagai
berikut :
1. Proses permintaan dan pembelian
barang pada PT. Hanuraba Sawit
Kencana telah menggunakan sebuah
sistem komputerisasi.
2. Sistem yang digunakan dalam proses
permintaan dan pembelian barang

29

pada PT. Hanuraba Sawit Kencana

barang dapat berjalan lebih efektif

ini belum bisa terhubung langsung /

dan efisien.

terintegrasi

antara

kebun

departement

purchasing

dan

3. Sesuai

dengan

meningkatnya

sehingga

kebutuhan akan barang pada kebun

memungkinkan terjadinya kesulitan

dan makin bertambahnya luas area

komunikasi

kebun,

antara

pihak

kebun

dengan departement purchasing.

diharapkan

semua

staf

purchasing dapat lebih proaktif dan

berkoordinasi serta berkomunikasi

6.

dengan

SARAN
Sebagai

masukan

menyampaikan

saran

berguna

PT.

bagi

penulis

yang

mungkin

Hanuraba

pihak

kebun

dalam

pengadaan barang barang yang

dibutuhkan kebun.

Sawit

Kencana sebagai berikut :

1. Karena didalam proses permintaan
dan

pembelian

menggunakan

barang

sudah

sistem

yang

komputerisasi maka penulis sarankan

untuk melakukan pemeliharaan data
permintaan dan pembelian agar lebih
efektif dan efisien.
2. Seiring

dengan

kemajuan

ilmu

pengetahuan dan teknologi maka

dapat menutup kemungkinan aplikasi
yang sudah ada ini, nantinya dapat
dikembangkan

lagi

dan

bisa

terintegrasi langsung antara kebun

dengan departement purchasing guna
megurangi

terjadinya

mist

komunikasi antara pihak kebun dan

departement

purchasing

sehingga

proses permintaan dan pembelian

30

DAFTAR RUJUKAN
Alfatta,

Hanif. 2007. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi
Untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan
dan
Organisasi
Modern. Yogyakarta : Andi

Arianto. 2010, Purchasing. Diakses dari

(http:/sobatbaru.blogspot.
com/2010/05/definisipembelian.html).
tanggal
8
Desember 2011
Febrian, Jack. 2004. Pengertahuan
Komputer
dan
Teknologi
Informasi. Bandung : BI-Obses
Indah. 2009, Pembelian. Diakses dari
(http://carapedia.com/pengertian
_definisi_penjualan_info2103.htm
l). tanggal 8 Desember 2011
Kristianto, Andri. 2007. Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta : Gava Media
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan
Pengolahan
Basis
Data.
Yogyakarta : Andi
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta : Andi
2011,

Permintaan.
Diakses
dari
(http:/abib1080.wordpress.com/20
11/03/20/ pengertian-permintaandan-penawaran-di-dalamekonomi/) tanggal 8 Desember
2011

PT. Hanuraba Sawit Kencana yang

beralamat di Jl. Petanang No.7 Palembang

31