PROGRAM KERJA

ADK (ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN)

FKMI FKMI IBNU SINA PERIODE 2014-2015
BAB I

PENDAHULUAN
Bismillahirrahmanirrahim
Hai orang-orang yang beriman, janganlah kamu menghianati Allah dan Rasulnya
(Muhammad) dan janganlah kamu menghianati amanah-amanh yang dipercayakan kepadamu
sedang kamu mengetahui (QS. Al-Anfal :23)
Segala puji hanya pantas dan berhak kita haturkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan nikmat dan hidayah-Nya kepada kita sehingga kita dapat menjalankan amanah yang
telah diberikan kepada kita. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi
Muhammad SAW, keluarga, sahabat dan pengikutnya yang tetap istiqomah berjihad di jalan
dakwah hingga akhir zaman.
Semoga apa yang telah kami rencanakan dalam program kerja ini dapat terealisasi dan
berjalan dengan lancar serta mendapat ridho Allah SWT. Dan semoga pula permasalahan dan
bukanlah menjadi penghalang untuk tetap berputarnya roda dakwah ini.
I.a
SDM BIDANG
Nama
Prodi / Angkatan
Ketua
Kartika Sari
Ilmu Keperawatan / 2012
Sekretaris
Muhammad Amin
Pendidikan Dokter / 2013
Bendahara
Egy Septiansyah
Pendidikan Dokter / 2013
Anggota
Nur Anisyah
Farmasi
/ 2012
Anggota
Agustina
Ilmu Keperawatan / 2013
I.b

I.c

I.d

I.e
BAB II
II.a
1

RUANG LINGKUP KERJA

1. Pengelolaan sistem administrasi organisasi
2. Pengelolaan surat masuk dan keluar
3. Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi kelembagaan baik intern maupun
ekstern
4. Pengelolaaan fisik sekretariat dan lingkungan
5. Pengelolaan peminjaman dan pengembalian inventaris
SWOT
Strength
Weakness
Koordinasi yang lebih mudah dengan staff Belum adanya sekre dari FKMI Ibnu sina
karena jumlahnya yang tidak terlalu sehingga ADK kurang leluasa untuk
melakukan pengontrolan.
banyak.
Opportunity
Threat
Akan banyak inventaris Ibnu Sina yang tidak
Fasilitas yang mendukung sehingga
terjaga dengan baik apabila tidak ada tempat
memudahkan kerja ADK
yang khusus untuk menyimpannya.
TARGET
Internal
Eksternal
Seluruh pengurus dapat turut serta Seluruh ADK di LDF UNTAN dapat bekerja
menjaga kerapian suatu orgnasisasi dan sama demi kerapian lembaga
FKMI Ibnu sina segera memilki sekre
tersendiri.
MOTTO
KERTAS ( Kerja Rapi Tuntas )
PROGRAM KERJA
PROGRAM UNGGULAN ( Big Special Event)
Nama
1 PENGURUS 1 BUKU
Latar Belakang
Melihat kondisi buku di Taman Baca Ibnu Sina yang jumlahnya
masih minim, maka ADK mempunyai inisiatif untuk menambah
jumlah koleksi buku tersebut, namun tidak dengan biaya dari
FKMI Ibnu Sina melainkan dari pengurus. Jadi setiap pengurus
mempunyai peran aktif dalam memperbanyak koleksi buku di
FKMI Ibnu Sina.
Deskripsi Kegiatan
Publikasinya dengan cara pemberitahuan kepada seluruh
pengurus baik melalui SMS, jarkom dari kabid atau kadiv
masing-masing maupun melalui sosial media.
Sasaran / Objek
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina maupun civitas akademik FK
Target
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina periode 2014-2015
Parameter Keberhasilan Semua pengurus dapat menyumbang minimal 1 buku islami
untuk Taman Baca FKMI IBNU SINA
Waktu Pelaksanaan
Agustus-Desember 2014

Biaya Awal
PJ Kegiatan
Nama
Latar Belakang
Deskripsi Kegiatan
Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan

II. b
1

Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
PROGRAM RUTIN
Nama
Latar Belakang
Deskripsi Kegiatan
Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
Hasil

Evaluasi

Rekomendasi

Nama
Latar Belakang

Deskripsi Kegiatan

Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan

Biaya Awal
PJ Kegiatan
Nama
Latar Belakang

Deskripsi Kegiatan

Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal

Nur Anisyah
Foto Kepengurusan
Foto merupakan objek nyata sebagai suatu gambar fisik yang
dapat dikenang.
Foto kepengurusan bertujuan agar pengurus selanjutnya
mengetahui kepengurusan sebelumnya.
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina periode 2014-2015
Foto kepengurusan dapat disimpan di sekre maupun dapat
dicopy oleh setiap pengurus sebagai bentuk kenang-kenangan.
Januari 2015 (Insaa Allah)
Kartika Sari
BBM (Bersih Bersih Musola)
Mushola adalah tempat beribadah seluruh civitas akademika
muslim FK, sehingga harus dijaga kebersihannya.
Jadwal piket disusun oleh bidang ADK perbidang dan divisi,
seluruh bidang dan divisi memiliki jadwal piket masing-masing.
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina
Pengurus FKMI Ibnu Sina setiap bidang dan divisi
Mushola tampak bersih dan rapi
Setiap hari Senin-Jumat selama kepengurusan (dimulai dari
tanggal 12 Mei 2014
Muhammad Amin dan Agustina
Mushalla dibersihkan tapi pada akhirnya akan kotor dan
berantakan lagi karena masih kurangnya kesadaran dari
pengguna Mushalla untuk menjaga dan menertibkan Mushalla.
Kendala BBM selama ini sulitnya pengontrolan jadwal piket
karena banyak pengurus yang tidak mengisi buku piket.
Sehingga ADK tidak bisa mengetahui siapa saja yang piket dan
tidak piket.
Dilakukan pengawasan terhadap pengurus yang melaksanakan
BBM dan penegasan tentang jadwal piket, kemudian sebaiknya
lakukan piket selama 1 bulan sekali sehingga lebih bisa
dikontrol.
PICINA (PIket CucI mukeNA)
Mukenah adalah alat sholat yang sangat penting dijaga
kebersihannya, ini demi syarat sah sholat sehingga diperlukan
jadwal khusus akhwat yang bertugas untuk mencuci mukenah
tersebut.
PICINA adalah kegiatan rutin pengurus FKMI Ibnu Sina bagi
akhwat untuk mencuci mukena mushola dengan jadwal piket
yang sudah ditentukan oleh ADK.
Seluruh Pengurus FKMI Ibnu Sina
Pengurus FKMI Ibnu Sina Akhwat
Mukenah mushola tampak bersih dan terawat
Setiap 2 minggu sekali (random) dimulai dari tanggal 9 Mei
2014
Nur Anisyah
IRIS MATA (Inventaris dan pengaRsipan Surat FKMI Ibnu
Sina UnTAn)
Merupakan salah satu cara untuk menciptakan kerapian suatu
organisasi dan sebagai contoh yang digunakan oleh
kepengurusan yang baru dalam menjalankan agenda dakwah
berikutnya.
ADK mencatat surat yang masuk dan surat yang keluar. Adapun
surat keluar yang dibuat langsung oleh ADK sehingga
pengontrolan nomor surat langsung oleh bidang ADK.
Surat masuk yang diterima dan yang dikeluarkan FKMI Ibnu
Sina
Mengarsipkan surat sudah terlaksana dengan baik
Surat masuk dan surat keluar tersimpan dengan rapi dan lengkap
dan sesuai dengan keadaan
Selama periode kepengurusan
-

PJ Kegiatan
Nama
Latar Belakang
Deskripsi Kegiatan
Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
Hasil

Evaluasi

Rekomendasi

Nama
Latar Belakang

Deskripsi Kegiatan

Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan

II. c
1

Kartika Sari dan Agustina

PERANGKAT
(PEndataan
baRAngbaraNG
KesekretAriaTan)
Pendataan barang yang dimiliki FKMI Ibnu Sina sangat penting
dalam mendukung setiap agenda yang dijalankan.
ADK memeriksa dan mendata setiap barang yang dimiliki FKMI
Ibnu Sina.
Semua barang yang dimiliki oleh FKMI Ibnu Sina
Semua barang yang dimiliki oleh FKMI Ibnu Sina
Barang kesekretariatan terdata dengan rapi dan jelas
Selama periode kepengurusan (Minimal 2 bulan sekali)
Muhammad Amin dan Egy Septiansyah
PERANGKAT dilaksanakan sekali sama kepengurusan, hal ini
terjadi karena banyak kendala yang dialami oleh ADK seperti
susahnya bertemu dan menyesuaikan jadwal.
Banyak barang-barang selain punya IBNU SINA yang terletak di
sekre sehingga ADK bingung apakah barang tersebut milik
IBNU SINA atau bukan
Sebaiknya progja PERANGKAT dilaksanakan 2x selama
kepengurusan, karena melihat jadwal dari setiap staff ADK yang
berbeda prodi sehingga susah untuk menyusun jadwal.
HAPUS (pemeliHAraan Printer penguRUs)
Printer adalah alat penting untuk membantu kerja ADK yang
banyak berhubungan dengan surat maupun berkas-berkas
penting lainnya, sehingga sangat perlu dilakukan pemeliharaan.
ADK bertanggung jawab terhadap printer pengurus dan
melaksanakan perawatan terhadap printer agar tetap bisa
digunakan dengan baik.
Printer FKMI Ibnu Sina
Printer FKMI Ibnu Sina
Printer FKMI Ibnu Sina dapat digunakan dengan baik hingga
akhir kepengurusan maupun untuk kepengurusan selanjutnya
Selama periode kepengurusan
Rp 500.000,Egy Septiansyah

Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
Hasil
Evaluasi
Rekomendasi
PROGJA INSIDENTAL
Nama
Pengadaan papan pengumuman struktur kepengurusan
FKMI IBNU SINA
Latar Belakang
Pengadaan papan struktur ini sebagai salah satu cara publikasi
mengenai kepengurusan FKMI Ibnu Sina.
Deskripsi Kegiatan
Pembuatan pengumuman berupa struktur FKMI Ibnu Sina di
mading.
Sasaran / Objek
Seluruh civitas akademik FK UNTAN
Target
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina
Parameter Keberhasilan Struktur kepengurusan dapat dibuat dan dapat diketahui oleh
civitas akademika FK UNTAN
Waktu Pelaksanaan
Agustus 2014 (Insaa Allah)
Biaya Awal
Rp 50.000
PJ Kegiatan
Egy Septiansyah dan Muhammad Amin
Hasil
3x diterbikan Papan pengumuman struktur kepengerusuan FKMI
IBNU SINA
Evaluasi
3x diterbitkannya dikarenakan papan pengumuman struktur
kepengerusan rusak terkena hujan
Rekomendasi
Sebaiknya Papan pengumuman struktur kepengurusan dibuat
dengan menggunakan banner, sehingga tidak akan rusak dan
hanya sekali dibuat saja.
Nama
Pengadaan buku rapat setiap Bidang dan Divisi
Latar Belakang
Sebagai salah satu cara publikasi administrasi dan
kesekretariatan yang lebih terstruktur dan terarah.
Deskripsi Kegiatan
Setiap pengurus harian (PH) bidang dan divisi akan diberikan
buku rapat selama tahun kepengurusan dan akan dikembalikan
kesekretariat dipertengahan dan diakhir periode kepengurusan.
Sasaran / Objek
Seluruh Pengurus FKMI Ibnu Sina
Target
Seluruh Pengurus Harian FKMI Ibnu Sina semua bidang
ataupun divisi

Parameter Keberhasilan

Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
Nama
Latar Belakang
Deskripsi Kegiatan

Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
Nama
Latar Belakang

Deskripsi Kegiatan

Sasaran / Objek
Target
Parameter Keberhasilan
Waktu Pelaksanaan
Biaya Awal
PJ Kegiatan
BAB III

Buku rapat di bagikan ke setiap bidang dan divisi serta setiap

bidang dan divisi mendokumentasikan agenda rapat dan
kehadiran tiap anggota dibuku rapat tersebut secara rapi dan
terarah.
Juni 2014
Rp. 50.000,Agustina
Pengadaan perlengkapan Musholla dan ADK
Penggandaan perlengkapan bertujuan untuk meningkatkan
kelengkapan mushola dan ADK
Penggadaan perlengkapan merupakan memperbanyak atau
menambah barang-barang mushola dan ADK yang kurang, habis
ataupun hilang
Semua civitas akademika FK UNTAN
Muslim FK UNTAN
Proses ibadah dan kegiatan kesekretariatan dapat berjalan lancar
Mei 2014 (bertahap apabila ada yg habis ataupun hilang)
Rp 700.000,Kartika Sari
PENGADAAN BUKU PROFIL PENGURUS
Tujuan pengadaan buku profil pengurus yaitu untuk
memudahkan dalam mengetahui tentang biodata seluruh
pengurus.
Semua pengurus FKMI Ibnu Sina mengumpulkan foto dan
formulir biodata yang telah disiapkan oleh ADK. Selain itu, foto
tersebut dan biodata dipisahkan dalam satu buku, yaitu profil
pengurus. Buku tersebut juga akan diturunkan kembali untuk
ADK dikepengurusan selanjutnya sehingga kepengurusan
selanjutnya lebih mudah mengetahui alumni-alumni FKMI Ibnu
Sina.
Seluruh pengurus FKMI Ibnu Sina periode 2014-2015
Buku profil pengurus dapat dibuat sesuai rencana
Profil pengurus dapat direkap dengan rapi
Juni-Agustus 2014
Nur Anisyah
Penutup

Dan betapa banyak nabi yang berperang di dampingi sejumlah besar dari pengikut(nya)
yang bertakwa. Mereka tidak (menjadi) lemah karena bencana yang menimpanya di jalan
Allah, tidak patah semangat dan tidak (pula) menyerah (kepada musuh). Dan Allah
mencintai orang-orang yang sabar. (Q.S : Ali Imran :146)