STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

DIVISI PENDAFTARAN

BAGIAN SDM DAN UMUM

KLINIK KELUARGA DR.NOERMAN
2014
Pasien Normal ( Gawat, Tua, Disability)
1. Ucapkan salam dan sapa dengan senyum.
2. Pasien atau keluarga pasien dipersilahkan untuk mengambil nomor antrian,
selanjutnya pasien dan atau keluarga pasien langsung dipersilahkan duduk
diruang tunggu (Jika nomor antrian masih jauh) dan atau dipersilahkan untuk
langsung menuju pos 1 pendaftaran (Jika nomor antrian sudah dipanggil atau
saat tidak ada pasien).
3. Nama pasien dan nomor antrian di tulis di buku register, sebagai bahan acuan
dalam memanggil pasien sesuai dengan nomor urut antrian.
4. Untuk pasien baru data diri pasien di isi secara lengkap di tulis pada Rekam
Medis pasien dan juga dimasukan ke dalam Software Klinik di dalam komputer,
dengan urutan prioritas data :
a. No rekam medis

b. Nama lengkap (Sesuai tanda pengenal).

c. Usia
d. Alamat lengkap
e. Nomor telepon
f. Nama keluarga
g. Jenis kelamin
h. Riwayat alergi
i. Pekerjaan
j. Nomor antrian (Dikertas kecil tambahan)
5. Setelah data diri pasien di isi secara lengkap pasien atau keluarga pasien di beri
kartu berobat yang juga sudah terisi data pasien tersebut untuk di bawa saat
berobat selanjutnya, kemudian pasien dipersilahkan menuju pos 2 pendaftaran.
6. Untuk pasien lama, di pos 1 pendaftaran data pasien di cek pada Software Klinik
di dalam komputer sesuai dengan data di kartu berobat (Jika kartu berobat di
bawa) atau tanda pengenal (Jika kartu berobat tidak di bawa).
7. Setelah data di dapat di dalam Software Klinik di komputer, kemudian rekam
medis pasien tersebut di cari di dalam kumpulan arsip rekam medis. Jika rekam
medis sebelumnya tidak ada, rekam medis boleh diganti dengan yang baru
dengan catatan riwayat catatan pengobatan sebelumnya di catat di dalam
rekam medis yang baru tersebut.
8. Setelah selesai di pos 1 pendaftaran, pasien dipersilahkan menuju pos 2
pendaftaran.
9. Di pos 2 pendaftaran pasien di anamnesa secara lengkap dari kepala sampai
kaki berdasarkan keluhan (Head To Toe), dan riwayat penyakit sebelumnya, serta
ditulis tanggal saat berobat pada Rekam Medis pasien tersebut, kemudian pasien
dipersilahkan menuju pos 3 pendaftaran.
10.Di pos 3 pendaftaran, pasien di cek tanda vital secara lengkap sesuai dengan
usia, dengan data sebagai berikut :
a. Tekanan Darah
b. Berat Badan
c. Suhu
d. Nadi (Optional)
e. Respirasi (Optional)
11.Di pos 3 pendaftaran juga pasien ditawarkan untuk dilakukan pemeriksaan
penunjang tambahan yang sesuai dengan keluhannya (Misal : Asam urat, Gula
Darah, Cholesterol, Rontgen, USG dan lain lain).
12.Jika pasien berkenan di lakukan pemeriksaan penunjang tambahan, maka
pemeriksaan dapat di lakukan sebelum status Rekam Medis di masukan ke ruang
dokter.
13.Jika pasien tidak berkenan atau ingin berkonsultasi dahulu dengan dokter, maka
pemeriksaan dilakukan setelah pasien berkonsultasi dengan dokter yang jaga.

Setelah hasil jadi pasien boleh masuk kembali ke dalam ruang dokter langsung
setelah pasien sebelumnya selesai keluar dari ruang Dokter.
14.Untuk Dokter Spesialis, pemeriksaan penunjang tambahan di lakukan setelah
ada instruksi langsung dari Dokter Spesialis.
15.Di pos 3 data data pasien di cek ulang sesuai urutan data tiap pos pendaftaran
sebelum Rekam Medis pasien dibawa menuju ruang dokter.
16.Setelah selesai di cek semua kelengkapan data pasien, petugas pos 3
pendaftaran membawa rekam medis pasien ke dalam ruang dokter sesuai
urutan nomor antrian di buku register.
CATATAN :
-

Jika pasien sedikit Rekam Medis langsung dibawa masuk ruang dokter saat

selesai di data.
Jika pasien banyak (lebih dari 10 Orang) Rekam Medis boleh di tunggu sampai
terkumpul maksimal 5 Rekam Medis pasien yang selesai di data dan baru di

masukan kedalam ruang dokter.

Pasien Usia Tua dan Pasien Disability
1. Ucapkan salam dan sapa dengan senyum.
2. Pasien langsung di persilahkan menuju ruang tunggu dan keluarga pasien
dipersilahkan untuk mengambil nomor antrian, selanjutnya keluarga pasien
langsung dipersilahkan menuju pos 1 pendaftaran (jika nomor antrian sudah
dipanggil atau saat tidak ada pasien).
3. Nama pasien dan nomor antrian di tulis di buku register, sebagai bahan acuan
dalam memanggil pasien sesuai dengan nomor urut antrian.
4. Untuk pasien baru data diri pasien di isi secara lengkap di tulis pada Rekam
Medis pasien dan juga dimasukan ke dalam Software Klinik di dalam komputer,
dengan urutan prioritas data :
a. No rekam medis
b. Nama lengkap (sesuai tanda pengenal)
c. Usia
d. Alamat lengkap
e. Nomor telepon
f. Nama keluarga
g. Jenis kelamin
h. Riwayat alergi
i. Pekerjaan
j. Nomor antrian (Dikertas kecil tambahan)
5. Setelah data diri pasien di isi secara lengkap pasien di beri kartu berobat yang
juga sudah terisi data pasien tersebut untuk di bawa saat berobat selanjutnya.

6. Untuk pasien lama, di pos 1 pendaftaran data pasien di cek pada Software Klinik
di dalam komputer sesuai dengan data di kartu berobat (Jika kartu berobat di
bawa) atau tanda pengenal (Jika kartu berobat tidak di bawa).
7. Setelah data di dapat di dalam Software Klinik di komputer, kemudian rekam
medis pasien tersebut di cari di dalam kumpulan arsip rekam medis. Jika rekam
medis sebelumnya tidak ada, rekam medis boleh diganti dengan yang baru
dengan catatan riwayat catatan pengobatan sebelumnya di catat di dalam
rekam medis yang baru tersebut.
8. Setelah selesai di pos 1 pendaftaran, untuk pos 2 dan pos 3 pendaftaran petugas
datang mengahampiri pasien di bangku tunggu untuk dilakukan anamnesa
secara lengkap, pengecekan tanda vital dan pemeriksaan penunjang tambahan
lainnya sesuai dengan prosedur pasien normal.
9. Di pos 3 data data pasien di cek ulang sesuai urutan data tiap pos pendaftaran
sebelum Rekam Medis pasien dibawa menuju ruang dokter.
10.Setelah selesai di cek semua kelengkapan data pasien, petugas pos 3
pendaftaran membawa rekam medis pasien ke dalam ruang dokter sesuai
urutan nomor antrian di buku register.

Pasien Gawat Darurat

1. Pasien langsung dipersilahkan menuju Unit Gawat Darurat (UGD) atau ruangan
yang kosong (jika UGD sedang terpakai oleh pasien lain), kemudian petugas
rawat jalan meminta salah seorang keluarga pasien dipersilahkan menuju pos 1
pendaftaran untuk mengisi data pasien sesuai dengan prosedur pasien Normal.
2. Untuk anamnesa, pengecekan tanda vital, dan pemeriksaan penunjang lainnya
di lakukan di tempat pasien di tempatkan.
3. Saat atau setelah data pasien selesai di isi, petugas administrasi atau petugas
rawat jalan melaporkan keadaan pasien kepada dokter yang sedang jaga.
4. Untuk pendaftaran pasien rawat jalan untuk jenis pasien normal boleh di
hentikan sementara jika petugas pendaftaran yang lain sedang mendata pasien
Gawat Darurat.

CATATAN TAMBAHAN
-

Jam masuk petugas administrasi maksimal 15 menit sebelum sift kerjanya

dimulai.
Untuk pasien yang mendaftar lewat telepon, petugas pendaftaran mengambil
nomor antrian sesuai dengan urutan (Jangan di lebih atau kurang kan), saat
pasien datang petugas melakukan pencatatan sesuai dengan standar prosedur

berdasarkan kondisi pasien.

Untuk mencari status Rekam Medis pasien dilakukan secara bergantian antar

petugas di divisi pendaftaran.

Untuk operan laporan divisi pendaftaran antar petugas pendaftaran saat
pergantian sift dilakukan sesuai dengan standar prosedur operasional yang telah

disepakati antar petugas.

Jika waktu sudah menunjukan 5 menit lagi akan masuk waktu sholat, petugas
divisi pendaftaran sebelum memasukan Rekam Medis pasien ke dalam ruang
dokter diharuskan mengkonfirmasi lanjut atau tidaknya kepada dokter yang

jaga. Kecuali untuk kasus pasien gawat darurat.

Jika dokter memilih untuk sholat dulu maka pemanggilan pasien di ruang dokter
diberhentikan sementara sampai selesai waktu sholat, dan petugas divisi

pendaftaran memberitahukan dengan jelas kepada pasien atau keluarga pasien.

Saat dokter jaga sedang sholat, aktivitas divisi pendaftaran tetap dilanjutkan
dengan sistem bergantian untuk melaksanankan sholat antara petugas divisi

pendaftaran atau petugas divisi lain jika petugas divisi lain sedang tidak sibuk.
Setiap selesai sift, petugas sebelumnya diwajibkan untuk merapihkan dan
membersihkan area divisi pendaftaran dari sampah non medis ataupun medis

terutama dalam bentuk spuit, lancet, dan alat tajam dan infeksius lainnya.
Alat medis tajam dan infeksius lainnya harus di simpan di dalam wadah khusus

yang telah disediakan.

Letakan rekam medis pasien berdasarkan kategori di wadah arsip rekam medis

sesuai dengan urutannya.

Kebersihan dan kerapihan serta kelancaran kerja divisi pendaftaran menjadi
tanggung jawab bersama antar petugas divisi pendaftaran yang sedang atau

selesai bertugas.
Jika petugas sedang sibuk atau cape, petugas diwajibkan untuk selalu tersenyum

dan melayani keluhan pasien dengan sebaik baiknya.

Jika ada petugas yang bekerja tidak sesuai dengan standar prosedur operasional,
maka petugas akan dikenakan sanksi administratif sesuai dengan peraturan
klinik yang ada dan yang telah disepakati bersama seluruh petugas antar divisi.

JOB DESCRIPTION
PETUGAS DIVISI PENDAFTARAN
POS 1 PENDAFTARAN
1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.
2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien

atau keluarga

pasien.
3. Mempersilahkan pasien atau keluarga pasien mengambil nomor antrian (Jika
bukan pasien gawat).
4. Mencatat daftar pasien berobat di Buku Register.
5. Mengisi data pasien secara lengkap sesuai dengan urutan prioritas data di
Rekam Medis dan di Software Klinik di dalam Komputer.
6. Menerima telepon, dan mengambil nomor antrian dan mencatatnya dibuku
register untuk pasien yang daftar berobat via telepon.
7. Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.
8. Menyusun dan menempatkan status Rekam Medis sesuai dengan urutannya
pada tempat arsip Rekam Medis yang tersedia.

9. Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap

pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah
disepakati dengan petugas lainnya di divisi.
10.Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.
11.Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang
berlaku.
POS 2 PENDAFTARAN
1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.
2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien

atau keluarga

pasien.
3. Melakukan anamnesa secara lengkap dan jelas dari atas kepala sampai ujung
kaki (Head To Toe).
4. Menulis riwayat penyakit sebelumnya.
5. Menulis riwayat pengobatan sebelumnya jika rekam medis sebelumnya tidak ada
atau belum ketemu.
6. Mencatat tanggal berobat pasien di status Rekam Medis.
7. Mengisi kartu berobat, memberikannya kepada pasien atau keluarga pasien dan
memberi penjelasan untuk selalu membawa kartu berobat setiap kali berobat
(Jika pasien baru atau pasien lama yang belum dapat kartu berobat).
8. Untuk pasien Usia Tua, Disability atau pasien gawat darurat anamnesa di
lakukan di tempat pasien di posisikan.
9. Memberi tanda dibuku register untuk nama pasien yang sudah dianamnesa.
10.Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.
11.Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap
pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah
disepakati dengan petugas lainnya di divisi.
12.Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.
13.Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang
berlaku.
14.Bertanggung jawab terhadap kelancaran kerja di Divisi Pendaftaran.
POS 3 PENDAFTARAN
1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.
2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien atau keluarga
pasien.
3. Melakukan pengecekan Tanda Vital Pasien dengan lengkap sesuai dengan usia.
4. Menawarkan dan melakukan pemeriksaan penunjang tambahan lainnya sesuai
dengan keluhan.
5. Menulis semua hasil pemeriksaan di status Rekam Medis dan di Formulir hasil
laboratorium jika ada pemeriksaan tambahan.

6. Melakukan pengecekan ulang dan melengkapi semua data dari tiap pos pos
pendaftaran sebelum status rekam medis di masukan ke ruang Dokter.
7. Melakukan pemanggilan ulang terhadap pasien yang sudah selesai di data
sebelum status Rekam Medis di bawa masuk ke dalam ruang dokter, untuk
memastikan pasien ada di ruang tunggu.
8. Membawa masuk ke dalam ruang dokter status rekam medis yang sudah
lengkap di isi. Jika pasien sedikit Rekam Medis langsung dibawa masuk ruang
dokter saat selesai di data. Jika pasien banyak (lebih dari 10 Orang) Rekam
Medis boleh di tunggu sampai terkumpul maksimal 5 Rekam Medis pasien yang
selesai di data dan baru di masukan kedalam ruang dokter.
9. Untuk pasien Usia Tua, Disability atau pasien gawat darurat pemeriksaan tanda
vital dan pemeriksaan penunjang tambahan lainnya di lakukan di tempat pasien
di posisikan.
10.Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.
11.Menyusun dan menempatkan status Rekam Medis sesuai dengan urutannya
pada tempat arsip Rekam Medis yang tersedia.
12.Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap
pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah
disepakati dengan petugas lainnya di divisi.
13.Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.
14.Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang
berlaku.