Bab 13 Siklus Produksi
Bab 13 Siklus Produksi
SIKLUS PRODUKSI
PENDAHULUAN
Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data
terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Gambar 13-1
memperlihatkan siklus produksi dihubungkan dengan subsistem lainnya dalam SIA suatu
perusahaan. Sistem informasi siklus pendapatan (lihat Bab 11) memberikan informasi
Alokasi dan perencanaan sumber daya (contohnya, apakah akan membuat atau
membeli suatu produk, tingkat laba relatif berbagai produk)
Manajemen
biaya
(merencanakan
dan
mengendalikan
biaya
produksi,
mengevaluasi kinerja)
Keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak informasi terinci mengenai
biaya daripada data yang dibutuhkan untuk mempersiapkan laporan keuangan yang
sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum (Generally Accepted
Accounting Principles-GAAP). Jadi, desain SIA siklus produksi perusahaan harus
mencakup informasi yang jauh lebih banyak daripada hanya demi memenuhi persyaratan
pelaporan keuangan ke pihak luar.
Bab ini diatur berdasarkan tiap fungsi utama SIA dalam siklus produksi. Bagian
pertama menjelaskan aktivitas siklus produksi dan membahas bagaimana data mengenai
biaya aktivitas tersebut akan dikumpulkan dan diproses. Bagian kedua membahas tujuan
pengendalian utama dalam siklus produksi dan menjelaskan bagaimana SIA dapat
didesain untuk mencapai tujuan tersebut. Bagian terakhir membahas keputusan penting
siklus produksi dan menyajikan model data yang memperlihatkan bagaimana SIA dapat
secara efektif dan efisien menyimpan serta mengatur informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan tersebut.
Desain Produk
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk (lingkaran 1.0
dalam gambar 13-2). Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang
memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan
meminimalkan biaya produksi. Beberapa kriteria ini saling bertentangan satu sama lain,
hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang.
mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Daftar operasi kadang kala
disebut sebagai lembar pergerakan karena menunjukkan bagaimana sebuah produk
bergerak di sepanjang pabrik, menyebutkan apa yang dilakukan di setiap langkah dan
berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh aktivitas tersebut.
Peran akuntan
Para akuntan harus terlibat dalam desain produk karena 65 hingga 80 persen biaya
produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para akuntan dapat memberikan
informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya
produksi dan tingkat laba. Misalnya, dimungkinkan untuk mengurangi biaya produksi
suatu lini produk-produk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen
bersama yang digunakan dalam masing-masing produk. SIA juga harus mampu
memberikan data tentang penggunaan bahan baku dalam berbagai produk dan proyeksi
biaya penggunaan komponen alternatif. Dalam cara yang hampir sama, berbagai aspek
kompleksitas produk, seperti jumlah komponen yang berbeda dan cara perakitan, dapat
secara signifikan mempengaruhi waktu dan biaya produksi. Oleh karenanya, SIA harus
didesain untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan
mesin dan penanganan bahan baku yang lerkail dengan berbagai allernalif desain produk.
Terakhir, data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk
yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik. Data ini harus
dikumpulkan dalam siklus pendapatan. Kuncinya adalah mendesain SIA agar informasi
tersedia bagi para desainer produk. Perhatikan bahwa dalam semua contoh ini, akuntan
menambah nilai bukan hanya dari mengukur biaya, tetapi dengan menggunakan
informasi biaya secara proaktif untuk meningkatkan laba jangka panjang.
Metode Perencanaan
Dua metode perencanaan produksi yang umum adalah perencanaan sumber daya
produksi (manufacturing resource planning= MRP-II) dan sistem produksi just in time. MRPII adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku (lihat Bab 12) yang
mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku
untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai
push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan
pelanggan.
Seperti halnya MRP-II yang merupakan perpanjangan dari sistem pengendalian
persediaan MRP, sistem produksi just-in-time (JIT) memperluas prinsip sistem
pengendalian persediaan just-in-time (lihat Bab 12) untuk seluruh proses produksi. Tujuan
produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang
dalam proses, dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai pull manufacturing, karena
barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Secara teoretis, sistem
produksi JIT hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan. Dalam
praktiknya, kebanyakan sistem produksi JIT mengembangkan rencana produksi jangka
pendek. Contohnya, Toyota mengembangkan rencana produksi bulanan agar dapat
memberikan jadwal yang tetap kepada para pemasoknya. Strategi ini memungkinkan
para pemasok merencanakan jadwal produksi agar mereka dapat mengirimkan produk
mereka ke Toyota pada waktu yang tepat saat dibutuhkan. Jadi, baik MRP-II maupun
sistem produksi JIT merencanakan produksi di depan. Akan tetapi, MRP II dan JIT
berbeda dalam segi lamanya rentang waktu perencanaan. Sistem MRP-II dapat
mengembangkan rencana produksi hingga untuk 12 bulan ke depan, sementara sistem
produksi JIT menggunakan rentang waktu perencanaan yang lebih pendek.
menetapkan tingkat produksi. Walaupun bagian jangka panjang MPS dapat diubah
berdasarkan perubahan kondisi pasar, rencana produksi harus tetap untuk beberapa
minggu ke depan agar dapat memberikan waktu yang cukup guna mendapatkan bahan
baku, perlengkapan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan. Selanjutnya, kompleksitas
penjadwalan meningkat secara dramatis sejalan dengan semakin banyaknva jumlah
pabrik.
dalam MPS (lihatTabel 13-1). Permintaan ini dibandingkan dengan tingkat persediaan saat
ini, dan jika bahan baku tambahan dibutuhkan, permintaan pembelian akan dihasilkan
serta dikirim ke bagian pembelian untuk memulai proses perolehan bahan.
Tabel 13-1 Contoh Melebihkan Daftar Bahan Baku
Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk
(lingkaran 3.0 dalam Gambar 13-2). Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai
perusahaan, perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat
otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi.
Penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin
yang dikendalikan oleh komputer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing
(CIM). CIM dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi. Contohnya, Northrop
Corporation dahulu menggunakan 16.000 lembar kertas yang berisi instruksi kerja dasar
yang berhubungan dengan manufaktur badan pesawat. Ketika terminal on-line diinstal di
setiap lokasi perakitan, peniadaan arus kertas dan peningkatan efisiensi mengurangi biaya
sebesar 30 persen.
Para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi
mereka harus memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA. Salah satu
pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi massal ke produksi sesuai pesanan.
Contohnya, setiap produk Northrop Grumman dirakit sesuai pesanan. Akan tetapi, setiap
produk
dapat
menggunakan
sekitar
256.000
komponen
terpisah.
Jadi,
untuk
Akuntansi Biaya
Langkah terakhir dari siklus produksi adalah akuntansi biaya (lingkaran 4.0 dalam
Gambar 13-2). Tiga tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah (1) memberikan informasi
untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi; (2) memberikan
data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga
serta keputusan bauran produk; dan (3) mengumpulkan dan memproses informasi yang
digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul
di laporan keuangan perusahaan.
Agar dapat berhasil mencapai tujuan pertama, Fokus 13-1 menjelaskan bahwa SIA
harus didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi
agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat pada waktunya. Guna mencapai
kedua tujuan lainnya, SIA harus mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan
kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional
tertentu. Hal ini membutuhkan pengkodean yang hati-hati atas data biaya selama
pengumpulan, karena sering kali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam beberapa
cara, untuk beberapa tujuan berbeda. Contohnya, biaya supervisoran pabrik dapat
dibebankan ke beberapa departemen untuk tujuan evaluasi kinerja, tetapi ke produk
tertentu untuk menetapkan harga dan keputusan bauran produk.
Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya
Sebagian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan dan proses
untuk membebankan biaya produksi. Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke
batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu, dan digunakan ketika produk atau jasa
yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasi secara terpisah.
Contohnya, perusahaan kontraktor menggunakan perhitungan biaya pesanan untuk
setiap rumah yang dibangun. Dalam cara yang hampir sama, kantor akuntan publik dan
firma hukum menggunakan perhitungan biaya pesanan untuk menghitung biaya setiap
audit atau kasus terkait.
Sebaliknya, perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, atau
pusat pengerjaan, dalam siklus produksi, kemudian menghitung biaya rata-rata untuk
semua unit yang diproduksi. Perhitungan biaya proses digunakan ketika barang atau jasa
yang hampir sama diproduksi dalam jumlah massal dan unit terpisah tidak dapat dengan
mudah
diidentifikasi.
Contohnya,
perusahaan
bir
mengakumulasi
biaya
yang
yang hampir sama. Bagian tersebut juga mengakses file buku besar dan persediaan untuk
informasi mengenai biaya desain produk alternatif. Departemen penjualan memasukkan
prediksi penjualan dan informasi pesanan khusus pelanggan. Bagian perencanaan
produksi menggunakan informasi tersebut dan data tingkat persediaan saat ini untuk
mengembangkan jadwal induk produksi. Catatan baru kemudian ditambahkan ke file
perintah produksi untuk mensahkan produksi barang yang ditentukan. Pada saat yang
sama,
catatan-catatan
baru
ditambahkan
ke
file
barang
dalam
proses
untuk
mengakumulasi data biaya. Daftar operasi yang akan dilakukan ditampilkan untuk
bengkel kerja terkait. Perintah yang terkait juga dikirimkan ke interface CIM untuk
menuntun operasi mesin terkomputerisasi dan robot. Terakhir, permintaan bahan baku
akan dikirim ke bagian penyimpanan persediaan untuk mengotorisasi pelepasan bahan
baku ke bagian produksi.
Sistem
yang
diperlihatkan
di
Gambar
13-7
dapat
digunakan
untuk
Kedua sistem tersebut membutuhkan akumulasi data mengenai empat jenis biaya:
bahan baku, tenaga kerja langsung, mesin dan peralatan, serta overhead pabrik. Pilihan
perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang
digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode
pengumpulan data. Mari kita mempelajari bagaimana keempat kategori data biaya ini
dikumpulkan.
Bahan Baku
Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit
barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi. Apabila bahan
baku tambahan dibutuhkan, debit tambahan akan dilakukan pada barang dalam proses.
Sebaliknya, barang dalam proses akan dikredit untuk bahan baku yang tidak digunakan
dan dikembalikan ke persediaan. Sebagian besar bahan baku diberi kode garis agar data
penggunaan dapat dikumpulkan dengan cara memindai produk tersebut ketika
dilepaskan dari, atau dikembalikan ke persediaan. Staf administrasi bagian persediaan
menggunakan terminal on-line untuk memasukkan data penggunaan bagi barang yang
tidak diberi kode garis.
Tenaga Kerja Langsung
Dahulu, banyak perusahaan masih menggunakan dokumen kertas yang disebut: kartu
waktu kerja untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas tenaga kerja. Dokumen ini
mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan
tertentu. Kini, seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 13-7, para pekerja memasukkan
data ini dengan menggunakan terminal on-line di setiap bengkel kerja pabrik. Guna
meningkatkan efisiensi proses, perusahaan mempertimbangkan untuk berganti ke kartu
identifikasi berkode, yang harus digesekkan para pekerja ke alat pembaca kartu atau
pemindai kode garis ketika mereka memulai dan mengakhiri tugas apa pun.
Penghematan waktu dengan menggunakan kode garis untuk mengotomatiskan
pengumpulan data dapat signifikan. Contohnya, Consolidated Diesel Company, sebuah
perusahaan bersama antara Cummings Engine Company dan J.I. Case, menemukan
bahwa menggunakan pemindai kode garis untuk mengambil data mengenai penggunaan
bahan baku dan operasi tenaga kerja menghemat sekitar 12 detik per bengkel kerja,
hingga menghasilkan peningkatan permanen sebesar 15 persen atas produktivitas.
Mesin dan Peralatan
Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses
produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya berhubungan dengan mesin dan peralatan
yang digunakan untuk membuat produk tersebut. Data mengenai penggunaan mesin dan
peralatan dikumpulkan di setiap tahap proses produksi, sering kali untuk sekaligus
mendapatkan data tentang biaya tenaga kerja. Contohnya, ketika para pekerja mencatat
aktivitas mereka di bengkel kerja tertentu, sistem tersebut dapat juga mencatat informasi
yang mengidentifikasi mesin dan peralatan yang digunakan serta durasi setiap
penggunaan.
Overhead Pabrik
Biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung
ke pekerjaan atau proses tertentu, dianggap sebagai overhead pabrik. Contohnya meliputi
biaya penggunaan air, listrik, dan utilitas lainnya; perlengkapan lain-lain; sewa, asuransi,
dan pajak gedung untuk pabrik; serta gaji supervisor pabrik. Sebagian besar dari biayabiaya ini dikumpulkan melalui sistem informasi siklus pengeluaran (lihat Bab 12), dengan
pengecualian gaji supervisor, yang diproses dalam sistem informasi siklus sumber daya
manusia (lihat Bab 14).
Para akuntan dapat memainkan peran penting dalam mengendalikan biaya
overhead dengan hati-hati menilai bagaimana perubahan bauran produk dapat
mempengaruhi total overhead pabrik. Akan tetapi, mereka harus melakukan lebih dari
hanya mengumpulkan data dan mengidentifikasi faktor-faktor dasar yang menggerakkan
perubahan biaya total. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk menyesuaikan
rencana produksi dan tata letak pabrik.
dan
catatan-catatan
yang
dijelaskan
dalam
bagian
Memberikan tempat di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang mengisi
dan siapa yang menelaah formulir tersebut akan memberikan bukti bahwa transaksi
tersebut telah diotorisasi dengan benar. Memberikan nomor tercetak ke semua dokumen
akan memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke
program yang membuat dokumen dan, jika dokumen kertas masih digunakan, ke
dokumen kosong, akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Tabel 13-2 menyebutkan ancaman-ancaman dan eksposur-eksposur utama dalam
siklus produksi beserta prosedur pengendalian tambahan, di samping dokumen serta
catatan yang memadai, yang harus ada untuk mengurangi ancaman dan eksposur
tersebut. Seperti yang akan Anda lihat dalam diskusi berikut ini, setiap perusahaan, apa
pun lini bisnisnya, menghadapi ancaman-ancaman ini. Oleh karenanya, merupakan hal
yang penting untuk memahami bagaimana SIA dapat didesain untuk mengatasinya.
Tabel 13-2 Berbagai Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Produksi
Proses/ aktivitas
Desain produk
Perencanaan dan
penjadwalan
Operasi
produksi
Ancaman
2. Kelebihan produksi
atau kekurangan
produksi
3. Investasi yang tidak
optimal dalam aktiva
tetap
4. Pencurian dan
perusakkan persediaan
dan aktiva tetap
Proses/
aktivitas
Ancaman
Akuntansi
Biaya
Ancaman
umum
6. Hilangnya data
Desain Produk
Desain produk yang kurang baik akan menaikkan biaya dalam beberapa hal.
Menggunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang
hampir sama akan meningkatkan biaya yang berhubungan dengan pembelian dan
pemeliharaan persediaan bahan baku. Hal ini sering kali juga mengakibatkan proses
produksi yang tidak efisien karena banyaknya kerumitan dalam perubahan produksi dari
suatu jenis produk ke produk lainnya. Produk yang didesain kurang baik akan lebih
banyak menimbulkan biaya jaminan dan perbaikan.
Desain produk dapat diperbaiki melalui data yang akurat tentang hubungan antara
komponen dengan barang jadi. Contohnya, produsen mobil telah mendapatkan
penghematan biaya yang signifikan dengan menaikkan jumlah komponen bersama dalam
dan lintas lini produk. Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasi
penyebab utama kegagalan produk. Informasi itu dapat kemudian digunakan untuk
mendesain ulang produk agar dapat meningkatkan kualitas.
menciptakan potensi masalah arus kas karena sumber daya terikat dalam persediaan.
Kelebihan produksi juga meningkatkan risiko menanggung persediaan yang tidak
terpakai. Sebaliknya, kekurangan produksi dapat mengakibatkan kehilangan peluang
penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.
Perencanaan produksi yang lebih akurat dapat mencegah kelebihan dan
kekurangan produksi. Perbaikan membutuhkan prediksi penjualan yang akurat dan baru
serta data mengenai jumlah persediaan, semuanya adalah informasi yang dapat
disediakan oleh sistem siklus pendapatan dan pengeluaran. Sebagai tambahan, informasi
mengenai kinerja produksi, terutama yang berhubungan dengan tren total waktu
produksi setiap produk, harus dikumpulkan secara teratur. Sumber-sumber data ini dapat
digunakan secara periodik untuk meninjau dan menyesuaikan jadwal induk produksi.
Akan tetapi, risiko kelebihan dan kekurangan produksi lebih tinggi untuk produk
baru yang inovatif, seperti busana butik, daripada bahan kebutuhan pokok dan seharihari, seperti kebanyakan bahan makanan, karena produk inovatif tersebut secara inheren
lebih sulit untuk secara akurat diperkirakan permintaannya daripada produk lainnya.
Oleh karenanya, perusahaan yang memproduksi produk-produk baru yang inovatif harus
berinvestasi untuk rantai pasokan fleksibel agar dapat dengan cepat meningkatkan atau
menurunkan produksi sebagai tanggapan atas permintaan yang didapat.
Persetujuan dan otorisasi yang memadai atas perintah produksi adalah
pengendalian lainnya untuk mencegah kelebihan produksi barang tertentu. Salah satu
caranya
adalah
membatasi
akses
ke
program
penjadwalan
produksi
dengan
menggunakan password dan matriks pengendalian akses. Merupakan hal yang juga
penting untuk memastikan bahwa perintah produksi yang benar telah dikeluarkan.
Verifikasi closed-loop dapat memenuhi pengendalian ini: Perencana produksi memasukkan
nomor produk dan sistem tersebut akan menarik deskripsi, jumlah pesanan, dan data
lainnya yang relevan, serta meminta pemakai untuk memverifikasi perintah produksi
yang benar yang akan dikeluarkan.
Ancaman lainnya adalah perolehan tidak sah aktiva tetap, yang dapat
mengakibatkan kelebihan investasi dan mengurangi tingkat laba. Prosedur yang
dilibatkan dalam mensahkan pembelian aktiva tetap berbeda, tergantung dari ukuran
Operasi Produksi
Pencurian persediaan dan aktiva tetap adalah ancaman utama bagi perusahaan
manufaktur. Sebagai tambahan dari hilangnya aktiva, pencurian juga mengakibatkan
kelebihan saldo aktiva, yang dapat mengarah pada analisis yang salah atas kinerja
keuangan dan dalam kasus persediaan, kekurangan produksi.
Sebuah laporan mengenai semua transaksi aktiva tetap harus dicetak secara periodik dan
dikirim ke kontroler, yang harus memverifikasi bahwa setiap transaksi telah disahkan dan
dilaksanakan dengan benar.
Terakhir, persediaan dan aktiva tetap juga dapat terkena risiko kehilangan karena
kebakaran atau bencana lainnya. Oleh karenanya, asuransi yang mencukupi harus dibuat
untuk memberikan perlindungan atas kehilangan semacam ini dan memberikan
penggantian atas aktiva tersebut.
Akuntansi Biaya
Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat
menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan merusak kemampuan pihak
manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Contohnya, data
biaya yang tidak akurat dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk
mana yang diproduksi dan bagaimana menetapkan harga jual saat ini. Kesalahan dalam
catatan persediaan dapat mengarah baik pada kelebihan maupun kekurangan produksi
barang. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan manajerial dapat
membiaskan analisis kinerja di masa lampau dan keinginan investasi di masa mendatang
atau perubahan dalam operasi.
Prosedur pengendalian terbaik untuk memastikan bahwa entri data akurat adalah
dengan mengotomatiskan pengumpulan data dengan menggunakan pemindai kode garis,
pembaca kartu, dan alat lainnya. Ketika semua hal ini tidak memungkinkan untuk
dilakukan, terminal on-line haras digunakan untuk entri data. Password dan ID pemakai
harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke pegawai yang berhak saja. Sebagai
tambahan, matriks pengendalian akses harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke
bagian database tertentu yang dibutuhkan pegawai tertentu untuk melakukan tugas yang
diberikan. Pemeriksaan digit dan verifikasi closed-loop harus digunakan untuk memastikan
bahwa informasi mengenai bahan baku digunakan, operasi dilakukan, dan nomor
pegawai dimasukkan dengan benar. Pemeriksaan validitas, seperti membandingkan
nomor barang bahan baku dengan yang tercantum dalam file daftar bahan baku,
memberikan kepastian lebih. Terakhir, untuk memverifikasi akurasi catatan database,
perhitungan fisik secara periodik atas persediaan harus dilakukan dan dibandingkan
dengan jumlah yang dicatat.
Seperti juga dengan persediaan, pemeriksaan periodik dan perhitungan atas semua
aktiva tetap harus dilakukan, dan angka-angka tersebut harus direkonsiliasi dengan
jumlah yang dicatat. Kelebihan nilai aktiva tetap meningkatkan biaya melalui depresiasi
tambahan dan pajak gedung yang lebih tinggi. Kekurangan nilai aktiva tetap juga dapat
menimbulkan masalah; contohnya, perhitungan yang tidak akurat atas jumlah komputer
yang digunakan, dapat menyebabkan perusahaan secara tidak sadar melanggar
persyaratan lisensi software.
Ancaman Umum
Seperti dalam siklus lainnya, dua ancaman umum dalam siklus produksi adalah
hilangnya data dan kinerja yang kurang baik. Hilangnya data produksi akan menghalangi
pengawasan persediaan dan aktiva tetap, sehingga menyusahkan untuk memastikan
bahwa aktivitas produksi telah dilakukan secara efisien dan efektif. Oleh karenanya,
catatan persediaan dan barang dalam proses harus dilindungi dari kehilangan sengaja
atau tidak sengaja, atau dari kerusakan. Pembuatan cadangan secara rutin atas semua file
data juga merupakan keharusan. Kopi tambahan atas file utama penting, seperti perintah
produksi yang belum diselesaikan dan persediaan bahan baku, harus disimpan di luar
lokasi perusahaan. Guna mengurangi kemungkinan penghapusan tidak sengaja file-file
yang penting, semua disket dan tape haras memiliki baik label internal maupun eksternal.
Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting, karena kehilangan rahasia
dagang produksi, dapat menghancurkan perusahaan. Contohnya, seorang pelanggan
Recon Optical di Barrington, Illinois, mendapatkan akses ke database produksi
perusahaan, mencuri rahasia dagang perusahaan, dan menggunakan informasi itu untuk
bersaing dengan Recon. Sebagai akibatnya, Recon Optical terpaksa memberhentikan 800
dari 1.000 pegawainya. Walaupun perusahaan yang menjadi korban karena hal ini dapat
menuntut penipunya, kompensasi keuangan apa pun akan terlambat didapatkan untuk
mengembalikan bisnisnya.
Akses tanpa otorisasi juga meningkatkan risiko kerusakan file data yang penting.
Penggunaan sistem password dan ID dapat membatasi akses ke file-file yang sensitif.
Selanjutnya, pengendalian akses juga harus berlaku untuk berbagai terminal. Contohnya,
sistem harus diprogram untuk menolak usaha apa pun untuk mengubah catatan
persediaan dari terminal yang berlokasi di departemen teknis. Terakhir, daftar semua
aktivitas, terutama tindakan apa pun yang melibatkan persetujuan dari pihak manajemen,
seperti permintaan tambahan bahan baku atau lembur, harus dicatat dan dipelihara untuk
nantinya ditinjau sebagai bagian dari jejak audit.
Ketidakefisienan dalam operasi produksi juga mengakibatkan kenaikan beban.
Masalah pengendalian kualitas juga dapat meningkatkan beban dan bahkan mengurangi
penjualan di masa mendatang. Jadi, aktivitas produksi harus diawasi secara dekat dan
tindakan yang tepat harus dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan apa pun dari
standar. SIA dapat membantu mengendalikan efisiensi dan kualitas dengan membuat
laporan kinerja yang sesuai. Sebagai tambahan atas perbandingan tradisional dari kinerja
yang dianggarkan dengan yang, sebenarnya, SIA harus menghasilkan ukuran
pengendalian kualitas danvhasil (throughput).
Kapasitas produktif, adalah syarat pertama dalam rumus tersebut, menunjukkan jumlah
maksimum unit yang dapat diproduksi dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini.
Kapasitas produktif dapat ditingkatkan dengan memperbaiki efisiensi tenaga kerja dan
mesin, melalui pengaturan ulang tata letak pabrik untuk melancarkan perpindahan bahan
baku, atau dengan cara menyederhanakan spesifikasi desain produk.
Waktu pemrosesan produktif, adalah syarat kedua dalam rumus tersebut,
menunjukkan persentase total waktu produksi yang digumakan untuk membuat produk
2.
3.
4.
Biaya kegagalan eksternal terjadi ketika produk dijual ke pelanggan. Biaya tersebut
meliputi biaya klaim keandalan produk, jaminan dan biaya perbaikan, hilangnya
kepuasan pelanggan, dan kerusakan reputasi perusahaan.
Tujuan utama dari pengendalian kualitas adalah untuk meminimalkan jumlah
keempat jenis biaya ini. Tujuan ini mengakui fakta bahwa terdapat trade-off antar kategori.
Contohnya, meningkatkan biaya pencegahan dapat menurunkan biaya pemeriksaan dan
juga biaya kegagalan internal serta eksternal. Pengalaman Lockheed Martin di pabrik Pike
County yang berada di Troy, Alabama, menggambarkan potensi manfaat peningkatan
perhatian pada kualitas. Para pekerja pabrik di pabrik diatur dalam tim. Para anggota tim
secara terus-menerus mengawasi jumlah ukuran kualitas dan membahas berbagai cara
untuk menghemat waktu dan uang. Setiap langkah baru dalam proses produksi dimulai
dengan memverifikasi kualitas tahap sebelumnya. Dengan cara ini, masalah kualitas apa
pun segera menjadi perhatian orang yang melakukan kesalahan tersebut. Kedua orang
tersebut kemudian akan bekerja sama memperbaiki masalah tersebut, hingga dapat
mengajarkan satu sama lain cara untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.
Pihak manajemen menilai prosedur semacam ini dengan cara memotong tingkat
kecacatan hingga 82 persen agar kecacatan yang kini timbul hanyalah 0,0003 kali per
sejuta operasi. Pengaruhnya pada laba atas kualitas semacam ini adalah bahwa pabrik
tidak pernah mengalami penolakan dari pelanggan atas suatu produk yang dikirim.
Elizabeth Venko setuju dengan LeRoy Williams bahwa para manajer produksi AOE
harus menerima baik laporan hasil maupun biaya kualitas. Dia juga berdiskusi bersama
LeRoy tentang pengaruh keperilakuan atas pelaporan kinerja. Contohnya, mengukur total
produksi dapat mendorong penumpukan persediaan. Dalam cara yang hampir sama,
mengganti biaya departemen atas buangan dan pengerjaan ulang dapat menjadi kurang
efektif untuk mendorong usaha pengendalian kualitas daripada mengukur serta memberi
penghargaan pada departemen berdasarkan perolehan. Berdasarkan diskusi ini, LeRoy
menyadari bahwa dia mungkin perlu mengawasi secara dekat pengaruh laporan kinerja
baru apa pun dan membuat perubahan yang sesuai atas laporan-laporan tersebut.
dalam kasus pembuka bab untuk AOE: Biaya overhead dialokasikan secara tidak tepat ke
produk, dan ukuran kinerja tidak secara akurat mencerminkan pengaruh otomatisasi
pabrik.
biaya
berdasarkan
aktivitas
(activity-based
costingABC)
dapat
memperbaiki dan meningkatkan alokasi biaya di bawah sistem biaya berdasarkan proses
dan pesanan. Perhitungan ini mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktivitas yang
menimbulkannya, seperti penghalusan dan pelapisan, dan secara berurutan hanya
mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau departemen. Tujuan yang mendasari
perhitungan biaya berdasarkan aktivitas adalah untuk menghubungkan biaya ke strategi
perusahaan. Strategi perusahaan menghasilkan keputusan tentang barang dan jasa apa
yang akan dibuat. Aktivitas harus dilakukan untuk nenghasilkan barang dan jasa ini, yang
selanjutnya akan menimbulkan biaya. Jadi, strategi perusahaan menentukan biaya. Oleh
karenanya, dengan mengukur biaya aktivitas dasar, seperti penanganan bahan baku atau
pemrosesan pesanan pembelian, ABC dapat memberikan informasi pada pihak
manajemen untuk mengevaluasi konsekuensi keputusan strategisnya.
Sistem ABC mencoba untuk secara langsung menelusuri lebih banyak biaya overhead
ke produk. Kemajuan dalam TI membuat hal ini memungkinkan. Contohnya,
pemberian kode garis memfasilitasi penelusuran berbagai bahan yang digunakan
dalam setiap produk atau tahapan proses. Ketika mengimplementasikan sistem ABC,
para akuntan mengamati operasi produksi dan mewawancarai para pekerja pabrik
dan supervisor untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana
biaya berhubungan dengan produksi.
2.
Sistem ABC menggunakan lebih banyak pool biaya untuk mengakumulasi biaya tidak
langsung (overhead pabrik). Sementara sebagian besar sistem biaya tradisional
menyatukan semua biaya overhead menjadi satu, sistem ABC membedakan overhead
ke dalam tiga kategori terpisah:
Overhead keseluruhan pabrik. Kategori ini meliputi biaya-biaya seperti sewa atau
depresiasi. Biaya-biaya ini berlaku untuk semua produk. Jadi, sistem ABC
biasanya mengalokasikan biaya dengan menggunakan tarif departemen atau
pabrik.
3.
memperoleh sumber daya, sistem ABC mengukur baik jumlah yang dikeluarkan untuk
memperoleh sumber daya maupun konsumsi sumber daya tersebut. Perbedaan ini
dicerminkan dalam rumus berikut ini:
Biaya kapabilitas aktivitas
Tabel 13-3 Perbandingan Perhitungan biaya Berdasarkan Aktivitas dan Alokasi Biaya
Tradisional untuk Departemen Sistem Informasi
Sebagai
gambaran,
bayangkanlah
fungsi
penerimaan
dalam
perusahaan
manufaktur seperti AOE. Biaya total pegawai bulanan di bagian penerimaan, termasuk
gaji dan kompensasi, mencerminkan biaya untuk memberikan fungsi ini, yaitu menerima
pengiriman dari para pemasok. Asumsikan bahwa biaya gaji bagian penerimaan adalah
$100.000, dan asumsikanlah bahwa jumlah pegawai cukup untuk menangani 500 kiriman.
Biaya per kiriman akan sebesar $200. Terakhir, asumsikanlah bahwa 400 kiriman benarbenar diterima. Sistem ABC akan melaporkan bahwa biaya aktivitas penerimaan yang
digunakan adalah $80,000 ($200 x 400 kiriman) dan bahwa sisanya sebesar $20,000 dalam
biaya gaji mencerminkan biaya kapasitas yang tidak digunakan.
Dalam cara ini, laporan kinerja dengan sistem ABC akan membantu mengarahkan
perhatian manajerial ke bagaimana kebijakan dalam suatu area mempengaruhi biaya di
area lainnya. Contohnya, manajer bagian pembelian dapat saja memutuskan untuk
meningkatkan jumlah pesanan minimum untuk mendapatkan diskon yang lebih besar
bagi pembelian dalam jumlah besar. Hal ini akan mengurangi jumlah kiriman datang,
yang seharusnya ditangani oleh bagian pembelian, hingga meningkatkan kapasitas yang
tidak digunakan. Dalam cara yang hampir sama, tindakan yang dilakukan untuk
meningkatkan efisiensi operasi, seperti meminta para penjual untuk mengirimkan produk
dalam kontainer berkode garis, akan meningkatkan kapasitas praktik dan menghasilkan
tambahan kapasitas yang tidak digunakan. Dalam kasus yang manapun, laporan kinerja
ABC akan menekankan kelebihan kapasitas ini untuk menjadi perhatian pihak
manajemen. Pihak manajemen kemudian dapat mencoba untuk meningkatkan laba
dengan menggunakan kapasitas yang tidak digunakan tersebut untuk aktivitas penghasil
pendapatan lainnya.
kecacatan dengan segera, sebelum tenaga kerja dan bahan baku tambahan digunakan.
Oleh karenanya, baik data biaya maupun operasi harus diintegrasikan ke dalam satu
sistem. Bahkan dalam sistem ABC biasanya membutuhkan kedua jenis data tersebut,
dengan menggunakan data operasi sebagai penggerak untuk membebankan biaya ke
produk.
2.
3.
4.
Produksi barang jadi baru, diwakili dengan kegiatan barang dalam proses
Diagram REA juga memasukkan tiga jenis entitas abstrakdaftar bahan baku, daftar
operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesinyang akan dijelaskan di bawah ini.
kita
pelajari
Gambar
13-8
lebih
dekat
untuk
melihat
apa
yang
diungkapkannya mengenai sifat siklus produksi ini. Entitas abstrakdaftar bahan baku
digunakan untuk menyimpan informasi mengenai bahan baku yang digunakan untuk
membuat barang jadi. Entitas ini meliputi data mengenai jumlah standar setiap bahan
baku yang harus digunakan untuk membuat produk itu. Dalam cara yang hampir sama,
entitas abstrak daftar operasi pekerjaan dan operasi mesinmenspesifikasikan aktivitas
tenaga kerja serta mesin yang akan dilakukan untuk membuat setiap barang jadi. Kedua
entitas tersebut menyimpan data mengenai waktu standar yang harus dilewati untuk
melakukan operasi-operasi tersebut.
Jika AOE akan mengubah gaya matriks organisasi, di mana setiap pegawai melapor ke
beberapa supervisor, maka hubungan antara pegawai pabrik dan supervisor akan
dimodel menjadi banyak-ke-banyak.
Entitas pelayanan pegawai adalah sumber daya waktu pegawai yang tersedia
untuk pekerja. Kita akan membahas entitas ini secara lebih rinci pada Bab 14.
Akhirnya, perhatikan bahwa Gambar 13-8 berbeda dari diagram REA sebelumnya
dalam hal diagram tersebut memperlihatkan hanya satu pelaku yang terkait dengan
kegiatan operasi pekerjaan dan operasi mesin. Kegiatan-kegiatan internal ini berbeda dari
kegiatan-kegiatan lainnya yang telah didiskusikan sepanjang buku ini karena tidak
melibatkan pertukaran atau transfer sumber daya. Malahan, kegiatan-kegiatan internal ini
mencerminkan konsumsi atau penggunaan setiap sumber daya seperti waktu pegawai
tertentu atau penggunaan jenis perlengkapan tertentu. Oleh karenanya, kegiatan tersebut
dihubungkan dengan pelaku (pegawai atau jenis perlengkapan) yang ingin dikumpulkan
informasinya untuk penetapan biaya produk serta tujuan evaluasi kinerja oleh pihak
manajemen.
untuk
mengeksplorasi
kemungkinan
perubahan
desain
yang
akan
menggunakan lebih banyak komponen bersama. Sebagai tambahan, model data yang
diperlihatkan dalam Gambar 13-8 mendukung perhitungan biaya berdasarkan aktivitas
karena model tersebut mengambil data kinerja serta biaya berdasarkan setiap penggerak
biaya (operasi pekerjaan, operasi mesin, dan pengeluaran bahan baku).
Gambar 13-9 memperlihatkan kelebihan lain model data REA: kemampuan untuk
dengan mudah berbagi data di antara siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan
sumber daya manusia. Jadi, ketika sebuah pesanan pelanggan baru diterima, sistem
tersebut dapat dengan cepat memeriksa tingkat persediaan saat ini. Apabila produksi
tambahan diperlukan untuk memenuhi pesanan tersebut, data tersebut akan segera
diteruskan ke modul perencanaan dan penjadwalan, dan kemudian kebutuhan atas
tenaga kerja dapat ditentukan. Informasi ini dibagi dengan sistem manajemen sumber
daya manusia untuk mengidentifikasi kebutuhan mempekerjakan pegawai sementara
atau menjadwalkan lembur. Pada saat yang sama, informasi dalam daftar bahan baku
digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan bahan baku; data dikirim ke sistem
pengendalian persediaan, yang akan membandingkannya dengan tingkat persediaan saat
ini, dan jika perlu, membuat pesanan pembelian untuk meminta barang tersebut. Jadi,
model data yang didesain dengan baik akan memfasilitasi integrasi berbagai sistem
informasi perusahaan agar dapat secara optimal merespons pesanan baru dari pelanggan.
Manfaat koordinasi dan berbagi informasi seperti ini dapat sangat dramatis. Contohnya,
Foxboro, sebuah produsen pengendalian proses dan sistem untuk penyulingan minyak
dan bahan kimia, memotong waktu siklus produksinya dari 16 minggu menjadi 6 minggu
setelah mengimplementasikan database siklus produksi yang terintegrasi. Software baru
tersebut memungkinkan bagian desain, teknis, pembelian, dan produksi untuk berbagi
berbagai jenis data, termasuk informasi mengenai spesifikasi produk, status pesanan
pembelian, dan jadwal produksi. Dengan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu,
semua penundaan dalam jadwal produksi tidak akan ada. Selain itu, akan lebih mudah
untuk menyesuaikan jadwal produksi sebagai respons atas perubahan permintaan dari
pelanggan. Selanjutnya, pengurangan waktu siklus tersebut tidak hanya meningkatkan
kepuasan pelanggan, tetapi juga mengurangi tingkat persediaan barang dalam proses
sebanyak 76 persen.
Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat ini, sangat tergantung dari akurasi
informasi dalam model data, yang berarti bahwa, di dalam lingkungan database, edit entri
data dan pengendalian pembaruan database sangatlah penting. Bahkan, akurasi, atau
ketidaktepatan, dapat menimbulkan biaya yang mahal. Contohnya, Elizabeth Venko
mengingat bacaan yang menyebutkan bahwa Red Devil, sebuah produsen peralatan dan
perlengkapan untuk pembuatan model ulang rumah mandiri, secara rutin menumpuk
persediaan
karena
tidak
mempercayai
akurasi
angka
persediaannya.
Setelah
mendesain ulang sistem informasi pendapatan dan pengeluaran AOE, Ann merasa bahwa
hal ini dapat dicapai dengan baik melalui pembangunan model data yang hampir sama
dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 13-8.
Elizabeth dan Ann menyajikan rencana mereka untuk pertemuan eksekutif
berikutnya. LeRoy Williams puas bahwa perubahan-perubahan memang diarahkan pada
keluhannya tentang sistem informasi siklus produksi AOE saat ini. Linda Spurgeon,
mendukung proposal tersebut dan setuju untuk mendanai perubahan yang dibutuhkan.
Peter Wu, wakil direktur utama bagian sumber daya manusia, juga terkesan dengan
rencana Elizabeth dan Ann. Bahkan, dia membiarkan pertemuan tersebut membentuk
kerja sama untuk mengubah sistem informasi siklus manajemen sumber daya manusia/
penggajian di AOE.