CHAPTER FOUR

Defining
the Project

McGraw-Hill/Irwin

Copyright 2011 by The McGraw-Hill Companies, Inc. All

rights reserved.

Where We Are Now

42

Defining the Project

Step 1: Defining the Project Scope
Step 2: Establishing Project Priorities

Step 3: Creating the Work Breakdown Structure

Step 4: Integrating the WBS with the Organization
Step 5: Coding the WBS for the Information System

43

Deskripsi Proyek

07/10/2015

Menentukan Cakupan Proyek

5

Menentukan cakupan proyek adalah langkah untuk

mengembangkan sebuah rencana proyek
Definisi hasil akhir atau misi dari proyek (spesifikasi produk
atau jasa untuk pelanggan sebagai yang bersifat tagible,
dapat diukur, dsb)

Tujuan pernyataan ruang lingkup proyek

Untuk menjelaskan bentuk penyampaian kepada pengguna
akhir
Untuk fokus kepada penyelesaian target dengan sukses
Sebagai alat perencanaan dan untuk mengukur kesuksesan
proyek

07/10/2015

Elemen dalam Menentukan cakupan proyek

6

Sasaran proyek
Deliverable
Milestones
Kebutuhan teknis
Batasan dan pengecualian
Peninjauan ulang dengan pelanggan

07/10/2015

Ruang lingkup Proyek

7

Cakupan proyek pada umum sering disebut sebagai project charter

atau statement of work (SOW)
Ruang lingkup proyek berisi terkait:

Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan

stakeholder dalam sebuah proyek.
Hak kepada manajer proyek untuk memulai dan memimpin proyek
Dokumen ini biasanya digunakan sebagai acuan untuk pengembangan
proyek di masa mendatang.

Scope creep

Pekerjaan yang perlu dilakukan untuk memberikan produk, layanan, atau

hasil dengan fitur-fitur tertentu dan fungsi
Scope creep adalah istilah yang mengacu pada perluasan tambahan dari
lingkup proyek, yang dapat mencakup dan memperkenalkan persyaratan
yang lebih yang tidak mungkin telah menjadi bagian dari perencanaan
awal proyek
07/10/2015

Menetapkan Prioritas proyek

8

Kesuksesan proyek umumnya ditentukan jika proyek

memenuhi dan atau melebih harapan pelanggan
atau manajemen puncak dalam hal:
Anggaran

dan biaya
Jadwal dan waktu
Kinerja proyek

Teknik yang bermanfaat untuk melakukan

pembatasan kriteria dalam proyek adalah
menggunakan matriks prioritas proyek
07/10/2015

Matriks Prioritas Proyek

9

07/10/2015

Contoh Pernyataan Cakupan

10

Sasaran

Deliverable

Rumah memenuhi kode bangunan lokal

Semua pintu dan jendela lolos rating energi 40 kelas NFRC
RTH 30%

Batasan dan perkecualian

Izin bangunan 5 maret 2014

Fondasi 14 maret 2014
Drywall 25 mei 2014
Inspeksi akhir 7 Juni 2014

Persyaratan teknis

Rumah dengan Lb 670 m2, kamar mandi 2 dan kamar tidur 3

Garasi dengan rolling door
Peralatan dapur dengan tungku, oven, mikrowave

Milestone

Membangun rumah yang sesuai keinginan yang berkualitas tinggi dalam lima bulan dengan biaya tidak lebih dari $ 150.000

Rumah berdasarkan cetak biru

Pemilik bertanggung jawab atas lanskap
Lokasi pekerjaan dibatasai senin sampai jumat jam 8.00 -18.00

Tinjauan ulang

John dan Joan Smith

07/10/2015

Membuat Work
Breakdown Structure
11

Work Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi

sebuah kerangka hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan
Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi
lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan
proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

Wbs dimulai dari deliverabel akhir, kemudian diuraikan

menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan
hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup
terperinci yang kemudian disebut subdeliverablel akhir dan
menjadi paket kerja
07/10/2015

Hierarchical Breakdown of the WBS

12

07/10/2015

Bagaimana WBS Membantu Manajer

Proyek
13

Memfasilitasi

evaluasi kinerja biaya, waktu, dan teknis

dari organisasi pada sebuah proyek
Menyediakan manajemen dengan informasi yang tepat
untuk masing-masing tingkat organisasi
Membantu
dalam pengembangan struktur rincian
organisasi (OBS), yang memberikan tanggung jawab
proyek untuk unit-unit organisasi dan individu
Membantu mengelola rencana, jadwal, dan anggaran
Mendefinisikan aliran komunikasi dan membantu dalam
mengkoordinasikan berbagai elemen proyek
07/10/2015

Pengembangan WBS
14

Tingkat paling rendah dalam WBS adalah paket kerja

Paket kerja adalah tugas-tugas dengan durasi pendek
yang memiliki titik mulai dan titik berhenti dengan
mengkonsumsi sumber daya.
Paket kerja memberikan hasil sebagai berikut:
Mendefinisikan kerja (what)
Identifikasi waktu untuk menyelesaikan paket kerja (how long)
Identifikasi anggaran untuk menyelesaikan paket kerja (cost)
Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
paket kerja (how much)
Identifikasi kesesuaian pekerja dengan tanggung jawab pada
unit kerja

07/10/2015

Work Breakdown Structure

15

07/10/2015

Integrasi WBS dengan Organisasi

16

Organizational Breakdown Structure (OBS)

Menggambarkan

bagaimana perusahaan diatur untuk

memberikan tanggung jawab pekerjaan pada proyek
Menyediakan

kerangka kerja untuk meringkas kinerja

organisasi pada unit kerja
Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab
untuk paket pekerjaan
Mengontrol unit organisasi untuk pengendalian biaya

07/10/2015

Integrasi of WBS dan OBS

17

07/10/2015

Pengkodean WBS
Untuk Sistem Informasi
18

Pengkodean WBS digunakan untuk:

Tingkat

dan elemen WBS

Elemen organisasi
Paket kerja
Informasi anggaran dan biaya

07/10/2015

Contoh pengkodean WBS

19

07/10/2015

Struktur Uraian Proses

20

Proyek Berorientasi Proses

Proyek proses yang dikendalikan oleh persyaratan kinerja

di mana hasil akhir adalah produk dari serangkaian
langkah-langkah dari fase di mana satu fase
mempengaruhi fase berikutnya

Process Breakdown Structure (PBS)

Mendefinisikan hasil kerja sebagai output yang dibutuhkan
untuk proses berikutnya
Checklist untuk mengelola PBS:

Deliverable yang dibutuhkan pada proses berikutnya

Titik pemeriksaan kualitas untuk hasil yang lengkap dan akurat
Persetujuan dari para pemangku kepentingan yang bertanggung
jawab untuk memantau kemajuan

07/10/2015

PBS Untuk Pengembangan Software

Proyek
21

07/10/2015

Matrks Tanggung Jawab

22

Responsibility Matrix (RM)

Umumnya disebut sebagai Grafik Tanggung Jawab linier
Merangkum tugas yang harus diselesaikan dan siapa yang
bertanggung jawab pada proyek terkait:

Daftar kegiatan dan peserta proyek

Klarifikasi koordinasi yang bersifat penting antara unit dan
individu
Menyediakan sarana bagi semua peserta untuk melihat tanggung
jawab mereka dan menyepakati tugas mereka
Menjelaskan tingkat dan tipe otoritas yang dapat dilakukan oleh
setiap peserta

07/10/2015

Matriks tanggung Jawab untuk Proyek

Riset Pasar
23

07/10/2015

Matriks Tanggung Jawab untuk Proyek

Conveyor Belt
24

07/10/2015

Tugas
25

Bagi setiap kelompok, kerjakan:

Berdasarkan proyek yang telah dibuat maka tentukan struktur organisasi yang
mengelola proyek tersebut dan beri alasan!
Tentukan lingkup proyek yang meliputi:

Project objective (pernyataan tujuan proyek)

Deliverables
Milestones
Technical requirements (kebutuhan teknis)
Limits and exclusions (batasan dan pengecualian)
Reviews with customer

Tentukan dan jelaskan matriks prioritas proyek

Tentukan struktur organisasi proyek yang digunakan
Tentukan work breakdown structure dari proyek
Gambarkan integrasi antara WBS dengan OBS
Tentukan matriks tanggung jawab untuk proyek tersebut
07/10/2015